Dijagrami toka idealni su program za razbijanje teško razumljivih procesa u skup lakih koncepata. Izrada pravog dijagrama toka uravnotežit će informacije potrebne za njihovo prenošenje i lakoću s kojom se može prenijeti. Slijedite ovaj vodič za izradu dijagrama toka u Excelu i Wordu.
Korak
Metoda 1 od 3: Osmišljavanje koncepta
Korak 1. Zapišite osnovni koncept
Ključ uspješnog dijagrama toka je da je jednostavan za čitanje. Pobrinite se da su temeljni pojmovi zapisani i da se razvoj među pojmovima objasni u jednostavnim koracima.
Provjerite imate li prepoznatljivu krajnju točku na planu grafikona. To će olakšati čitanje grafikona
Korak 2. Odlučite hoćete li odabrati standardni format ili format za plivanje
Standardni dijagrami toka rastavljaju procese prema ključnim konceptima i potrebnim radnjama. Ako imate više grupa uključenih u proces na dijagramu toka, format Swimlane može vam pomoći naznačiti tko bi to trebao učiniti. Svaki korak dijagrama toka smješten je u "traku" (poznatu i kao put) grupe odgovorne za izvršavanje zadatka (marketing, prodaja, HR itd.).
- Swimlane obično ima vodoravni ili okomiti format. Početna točka je gornji lijevi kut grafikona.
- Swimlane može biti teško dizajnirati ako postoji nekoliko koncepata koji moraju putovati naprijed -natrag između odjela. Ovo će poremetiti grafikon.
Korak 3. Napravite dijagram toka
Prije nego što počnete dizajnirati dijagram toka sa softverom, nacrtajte ga na komadu papira. Postavite nacrt počevši od vrha i proširite grafikon ispod njega.
- Većina dijagrama toka radi na osnovnim binarnim principima. U trenutku kada dođe do procesa varijacije, čitatelju se postavlja pitanje Da ili Ne (poznato i kao da ili ne). Odgovor će čitatelja uputiti na odgovarajući koncept.
- Koristite različite oblike za predstavljanje različitih vrsta koncepata ili odluka. Dodavanje vizualnih znakova pomoći će čitanju i razumijevanju.
Korak 4. Izolirajte složene procese
Ako područja dijagrama toka postanu previše gusta, podijelite podprocese u novi dijagram toka. Dodajte okvir kao referencu podprocesa u izvorni dijagram toka i dopustite čitatelju da se vrati dok prolazi kroz prošireni odjeljak.
Metoda 2 od 3: Izrada dijagrama toka u Excelu
Korak 1. Napravite rešetku
Excel radni listovi prema zadanim su postavkama oblikovani tako da imaju ćelije koje su šire nego što su visoke. Da bi bila ujednačena, postavite veličinu ćelije na kvadrat. Da biste to učinili, kliknite gumb Odaberi sve ćelije koji se nalazi u gornjem lijevom kutu radnog lista.
- Desnom tipkom miša kliknite svaki naslov stupca i s izbornika odaberite Širina stupca. Unesite 2.14 u polje i pritisnite Enter. To će sve ćelije pretvoriti u savršen kvadrat.
- Aktivirajte Snap to Grid iz izbornika Align na Layout ili Page Layout kartici. Time će se stvorenom objektu promijeniti veličina tako da stane u rešetku i stvoriti jednoličan oblik.
Korak 2. Podesite margine
Ako izvozite radni list u Word ili neki drugi program, provjerite jesu li linije margina poravnate. Pomoću izbornika Margins na stranici Layout ili Layout postavite margine tako da odgovaraju softveru za izvoz grafikona.
Orijentaciju dokumenta (portret ili pejzaž) možete prilagoditi pomoću izbornika Orijentacija na kartici Raspored. Dijagram toka koji ide slijeva nadesno trebao bi biti u pejzažnom formatu
Korak 3. Kreirajte oblik
Kliknite karticu Umetanje i odaberite izbornik Oblici. Odaberite oblik koji želite stvoriti, a zatim pomoću miša nacrtajte veličinu okvira. Nakon izrade oblika možete promijeniti njegovu boju i stil crte pomoću alata na kartici Oblikovanje koja se otvara.
Korak 4. Dodajte tekst
Da biste tekstu dodali tekst, kliknite središte oblika i počnite tipkati. Font i stil možete postaviti na kartici Početna. Neka tekst bude kratak i sažet te se lako čita.
Korak 5. Spojite sve oblike
Otvorite izbornik Oblici na kartici Umetanje. Odaberite stil linije koji najbolje odgovara vašim potrebama. Zadržite pokazivač miša iznad prvog oblika. Vidjet ćete mali crveni okvir na kraju koji pokazuje gdje se linije mogu spojiti.
- Počnite liniju u crvenom kvadratu i povucite je do drugog oblika.
- Na drugom obliku pojavit će se crvene kutije. Krajnju točku postavite na liniju jednog od okvira.
- Svi su oblici sada povezani. Ako pomaknete oblik, linije će ostati povezane i prilagoditi se pravom kutu.
- Dodajte komentare na povezujući redak unošenjem tekstualnog okvira dostupnog na kartici Umetanje.
Korak 6. Preuzmite predložak
Umjesto stvaranja dijagrama toka od nule, možete koristiti različite Excel predloške i čarobnjake koji su dostupni besplatno ili se plaćaju na internetu. Većina ovih predložaka uštedjet će vam vrijeme na crtanju.
Metoda 3 od 3: Stvaranje dijagrama toka u Wordu
Korak 1. Umetnite platno
Najlakši način za stvaranje dijagrama toka u Wordu je prvo stvoriti platno. S platnom možete slobodnije raditi s crtežima i dopustiti neke značajke koje inače nisu dostupne, poput povezivanja linija.
Kliknite karticu Umetanje. Odaberite izbornik Oblici, a zatim pri dnu izbornika kliknite Novo platno za crtanje. U dokumentu će se pojaviti točkasta linija platna. Veličinu platna možete prilagoditi promjenom kuta
Korak 2. Aktivirajte rešetku
Pomoću rešetke možete stvoriti jednoličan oblik. Da biste ga aktivirali, kliknite na platno kako biste ga aktivirali. Na kartici Oblikovanje kliknite Poravnaj, a zatim odaberite Postavke mreže. Potvrdite okvire za prikaz linija rešetke i poravnavanje oblika.
Korak 3. Kreirajte oblik
Na aktivnom platnu odaberite karticu Umetanje i kliknite izbornik Oblici. Odaberite oblik koji želite dodati. Mišem nacrtajte oblik željene veličine. Nakon stvaranja oblika, možete promijeniti njegovu boju i stil crte pomoću alata na kartici Oblikovanje koja se otvara.
Korak 4. Dodajte tekst
Da biste tekstu dodali oblik u programu Word 2007, desnom tipkom miša kliknite na njega i na izborniku odaberite Dodaj tekst. Za Word 2010/2013 samo kliknite oblik i počnite ga upisivati. Font i stil možete postaviti na kartici Početna.
Korak 5. Spojite oblike
Otvorite izbornik Oblici na kartici Umetanje. Odaberite stil linije koji najbolje odgovara vašim potrebama. Zadržite pokazivač miša iznad prvog oblika. Vidjet ćete male okvire koji se pojavljuju na krajevima koji pokazuju gdje se linije mogu spojiti.
- Započnite liniju unutar okvira, a zatim je povucite do drugog oblika.
- Mali kvadratići pojavit će se na rubovima drugog oblika. Krajnju točku postavite na liniju jednog od okvira.
- Svi su oblici sada povezani. Ako pomaknete oblik, linije će ostati povezane i prilagoditi se pravom kutu.
- Dodajte komentare na povezujući redak unošenjem tekstualnog okvira dostupnog na kartici Umetanje.
