Razne stvari ponekad vas tjeraju da otkažete sastanak, na primjer jer se suočite s hitnim slučajem, zaglavljeni ste u prometnim gužvama ili loše upravljate rasporedom. Možda ćete se osjećati zabrinuto kad razmišljate o tome kako obavijestiti o otkazivanju, ali ljudi koje nije moguće pronaći mogu razumjeti ako im to kažete što je prije moguće. Postavite novi raspored sastanaka kad ga kontaktirate ili kad vam se ukaže prilika. Da biste se osjećali ugodno, ponudite mu da se sastane na mjestu blizu njegove kuće ili ureda.
Korak
1. dio od 2: Ljubazno otkazivanje termina
Korak 1. Kontaktirajte nestalu osobu što je prije moguće
Dosadite drugim ljudima ako odgodite otkazivanje sastanka do posljednjeg trenutka. Reći mu na vrijeme pokazuje da ga poštujete i cijenite vrijeme koje vam je pripremio.
Korak 2. Obavijestite vas osobno telefonom ako otkažete sastanak koji je vrlo blizu
Morate nazvati da biste osobno obavijestili ako otkažete termin istog dana. Odjednom otkazivanje sastanka kako bi se druga osoba osjećala iznervirano može izgledati nepristojno ako joj to kažete putem e -pošte, SMS -a ili nekog drugog.
Korak 3. Ponudite iskrenu ispriku
Čak i ako im to kažete unaprijed, pobrinite se da znaju da vam je žao što ste morali otkazati termin. Možda je razočaran što ste otkazali termin, iako je već otkazao druge planove da vas vidi.
- Iznesite kratku, jasnu ispriku, na primjer, "Žao mi je, ne mogu doći sutra."
- Nemojte koristiti dvosmislene riječi niti govoriti da "možda" nećete održati obećanje. Recite vijesti iskreno i otvoreno.
Korak 4. Dajte kratko objašnjenje zašto ste otkazali termin
Ako je razlog, na primjer, logičan, jer se vozilo pokvarilo ili ste bolesni, obavijestite ga o čemu se radi. Ako je razlog teško prihvatiti, na primjer zato što ste zaboravili dogovoriti termin ili ste slučajno imali dvostruki raspored, navedite opći razlog, na primjer: "Žao mi je, hitno mi je potrebna."
- Ne morate davati detaljne razloge čak i ako govorite istinu. Opširno objašnjavanje čini se kao da želite nešto prikriti.
- Nemojte reći: "Imam važnije stvari za obaviti" ili neki drugi sličan izgovor.
- Ne lažite jer će odnos biti u problemu ako se otkrije da niste iskreni.
Korak 5. Pobrinite se da zna da cijenite njegovo vrijeme
Jasno dajte do znanja da cijenite njegovu spremnost izdvojiti vrijeme za vas i da vam je doista žao što je morao otkazati termin jer razumijete da je zauzet i da je imao vremena za susret s vama.
To je osobito važno ako zakazujete sastanke s ljudima za koje vam je potrebna pomoć, poput profesora ili klijenata
Dio 2 od 2: Postavljanje zamjenskog rasporeda
Korak 1. Zatražite njegovu spremnost da promijeni raspored sastanka kada objavite vijest
Osim što smanjuje muku oko ponovnog kontaktiranja radi dogovora, ovaj korak pokazuje da ga zaista želite vidjeti. Kad zovete ili šaljete e -poštu, na kraju recite da biste htjeli dogovoriti novi termin ako mu to ne smeta.
Korak 2. Provjerite svoj raspored i zabilježite vrijeme na raspolaganju za sastanak
Možete predložiti raspored sastanaka, ali pokušajte svoj raspored uklopiti u njegov raspored. Ponudite nekoliko alternativnih opcija rasporeda, a zatim zatražite povratne informacije.
Na primjer, recite mu: "Moj raspored nije popunjen ponedjeljkom od jutra do večeri, četvrtkom od 1 do 5 i petkom nakon 2, ali ako ne možeš, prilagodit ću raspored."
Korak 3. Predložite da se sastanak održi na mjestu blizu njegove kuće ili ureda
Kao naknadu za otkazivanje sastanka, dobro je dogovoriti sastanak na mjestu do kojeg on lako može doći, na primjer u svom uredu ili određenom mjestu pored kojeg prolazi na putu kući.
Alternativno, predložite sastanak putem Skypea ili Google Hangoutsa ako je jako zaposlen ili je izvan grada
Korak 4. Odredite raspored zamjene koji možete ispuniti
Nakon otkazivanja prvog sastanka, ne dopustite da se drugi termin ponovno otkaže. Osim što je dosadnije i neugodnije, to može naštetiti vašem ugledu. Prije nego što se dogovorite o zamjenskom rasporedu, pažljivo provjerite svoj raspored i provjerite možete li ispuniti svoje termine prema novom rasporedu.
Na primjer, nemate sastanke tijekom prosinca, ali obično imate puno aktivnosti pred novu godinu. Dakle, nemojte to vrijeme popunjavati rasporedom zamjena
Korak 5. Snimite dogovoreni novi raspored sastanaka
Ako postoji raspored zamjena, zapišite ga na dnevni red. Također, zapišite svoj raspored na komad papira i stavite ga na lako vidljivo mjesto kao podsjetnik.
Korak 6. Zahvalite im se na razumijevanju i strpljenju kada ih upoznate
Otvorite razgovor zahvalivši mu (ili njima) što su pristali otkazati termin. Ne morate se ponovno ispričavati. Umjesto toga pokažite da cijenite njegovo/njezino vrijeme cijeneći priliku da promijenite raspored.
Savjeti
- Koliko je god moguće, nemojte otkazivati zakazane sastanke jer to može naštetiti ugledu i odnosima s drugim ljudima.
- Prije nego što sklopite ugovor s nekim tko pruža plaćenu uslugu, poput savjetnika, saznajte otkazujete li termin kod njega ili nje.
