Mnoge tvrtke koriste Microsoft Excel za praćenje troškova odjela ili cijele tvrtke. Trenutno je Excel postao zadani program na računalima s operacijskim sustavima Windows. Stoga možete koristiti ovaj program za praćenje svojih računa. Postoje brojni predlošci (ispisi) s Microsofta i drugih web stranica koje možete koristiti za praćenje troškova. Čak su i u najnovijim verzijama programa Excel ti predlošci već dostupni u programu. Također možete stvoriti vlastite radne listove za praćenje računa u Excelu. Ovaj članak će govoriti o oba načina.
Korak
Metoda 1 od 2: Korištenje Excel predloška
Korak 1. Odaberite zadani predložak programa Excel
Najnovija verzija programa Excel sadrži predloške za praćenje osobnih troškova i predloške za opće poslovne operacije. Ovom predlošku možete pristupiti i koristiti ga za praćenje troškova u Excelu.
- U Excelu 2003 odaberite "Novo" s izbornika "Datoteka". Odaberite "Na mom računalu" u oknu zadataka "Nova radna knjiga" da biste otvorili dijaloški okvir "Predlošci".
- U Excelu 2007 odaberite "Novo" s izbornika "Datoteka" da biste otvorili dijaloški okvir "Nova radna knjiga". Odaberite opciju "Instalirani predlošci" s izbornika "Predlošci" u lijevom oknu. Odaberite "Osobni mjesečni proračun" iz "Instalirani predlošci" u srednjem oknu i kliknite "Izradi".
- U programu Excel 2010 kliknite oznaku "Datoteka", a zatim na izborniku "Datoteka" odaberite "Novo". Odaberite "Uzorci predložaka" na vrhu ploče "Dostupni predlošci", zatim odaberite "Osobni mjesečni proračun" iz prikaza uzoraka predložaka i kliknite "Izradi".
Korak 2. Odaberite internetski predložak
Ako ugrađeni predložak osobnog proračuna programa Microsoft Excel ne može pratiti vaše troškove, pokušajte upotrijebiti predloške dostupne na internetu. Predloške možete preuzeti sa web mjesta trećih strana ili koristiti Excel za povezivanje s Microsoft Office Online.
- U Excelu 2003 možete odabrati odgovarajući predložak iz internetske knjižnice Microsoft Office na adresi https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Ovdje možete pronaći i predloške za starije verzije programa Excel.)
- U Excelu 2007 odaberite "Proračuni" u odjeljku Microsoft Office Online u dijaloškom okviru "Nova radna knjiga". Morate imati internetsku vezu da biste se povezali s mrežnom bibliotekom predložaka sustava Office.
- U Excelu 2010 odaberite "Proračuni" u odjeljku Office.com u oknu Dostupni predlošci. Morate imati internetsku vezu da biste se povezali s mrežnom bibliotekom predložaka sustava Office.
Korak 3. Unesite podatke u odgovarajuće ćelije
Uneseni podaci ovise o predlošku radnog lista koji se koristi.
Korak 4. Spremite svoj radni list
Možete koristiti naziv radnog lista koji je naveden u predlošku ili unijeti naziv po želji. Ili jednostavno zapišite naziv i godinu proizvodnje radnog papira.
Metoda 2 od 2: Izradite vlastiti radni list za praćenje rashoda
Korak 1. Otvorite Excel
Korak 2. Unesite naziv radnog lista u ćeliju A1
Koristite jasan naziv, poput "Osobni proračun", "Praćenje osobnih rashoda" ili nešto slično. (Nemojte koristiti navodnike pri pisanju imena. Ovdje se navodnici koriste za označavanje primjera).
Korak 3. Unesite naslove stupaca u 2. redak
Evo nekih naziva i nizova koje možete koristiti, “Datum”, “Plaćeno”, “Dopis”, “Troškovi”, “Prihodi” (ili “Zarada” ili “Depozit”) i “Stanje”. Unesite te naslove u ćelije od A2 do G2 i prilagodite širinu stupca tako da sav tekst bude vidljiv.
Nakon što postavite naslove i zaglavlja stupaca, upotrijebite značajku "Zamrzni okna" tako da zaglavlja stupaca budu pri vrhu dok se pomičete prema dolje. Opcija Zamrzni okna nalazi se na izborniku "Pogled" za Excel 2003 i novije verzije, te u grupi "Prozor" na vrpci izbornika "Pogled" za Excel 2007 i 2010
Korak 4. Unesite prvi trošak u redak ćelije 3
Korak 5. Unesite formulu ravnoteže u ćeliju G3
Stanje će biti određeno razlikom između prihoda i rashoda jer je ovo prvi unos stanja. Način postavljanja ovisi o vašoj želji da vidite proračun sa strane rashoda ili gotovine koju imate.
- Ako želite da prilagođeni radni list prikazuje troškove, vaša formula ravnoteže je = E3-F3, gdje je E3 ćelija koja sadrži saldo rashoda, a F3 ćelija bilance prihoda. Na ovaj način, ako su vaši troškovi veći od vaših prihoda, vaši će ukupni troškovi imati pozitivan broj, što će vam olakšati razumijevanje.
- Ako želite da prilagođeni radni list prikazuje novac koji imate, formula stanja je = F3-E3. Stoga će radni papir prikazati pozitivan tijek novca ako je gotovina na raspolaganju više od rashoda, a negativan ako su rashodi veći od prihoda.
Korak 6. Unesite drugi unos cijene u 4. redak ćelije
Korak 7. Unesite formulu ravnoteže u ćeliju G4
Budući da će saldo drugog i sljedećih unosa bilježiti tekuće stanje, morate rezultirajuću razliku u troškovima i prihodima dodati u stanje u prethodnom unosu.
- Ako želite da radni list posebno prikazuje troškove, formula stanja je = G3+(E4-F4), tj. G3 je ćelija koja sadrži prethodnu bilancu, E4 je ćelija koja sadrži troškove, a F4 ćelija koja sadrži prihod.
- Ako želite da radni list prikazuje iznos gotovine pri ruci, formula stanja je = G3+(F4-E4).
- Zagrade u formuli koje pokazuju razliku između troškova i prihoda zapravo nisu potrebne. Napisali smo ga tako da je pojam formule postao jasniji.
- Ako možete ostaviti ćeliju vrijednosti stanja praznu dok se svi unosi ne dovrše, upotrijebite riječ IF u formuli tako da kada unesete datum, ćelija salda ne prikazuje vrijednost. Formula za ovu metodu za drugi unos je = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) ako želite da radni list prati opterećenje, i = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)) ako želite radni papir za praćenje tijeka novca pri ruci. (Zagrade koje se odnose na troškove i prihod mogu se izostaviti, ali se vanjske zagrade ne smiju izostaviti.)
Korak 8. Kopirajte formulu vage u drugu ćeliju u stupcu G (stupac Stanje)
Desnom tipkom miša kliknite ćeliju G3 i na skočnom izborniku odaberite "Kopiraj". Nakon toga pomaknite se dolje do ćelije ispod nje. Desnom tipkom miša kliknite odabranu ćeliju, a zatim na skočnom izborniku odaberite "Zalijepi" da biste zalijepili formulu u odabranu ćeliju. (U Excelu 2010 odaberite opciju "Zalijepi" ili "Zalijepi formule" na skočnom izborniku.) Formula će automatski ažurirati reference ćelija kako bi naznačila troškove, prihod i reference datuma (ako se koriste) trenutnog retka i referentni saldo retka iznad trenutnog retka.
Korak 9. Spremite radni list
Dajte svom radnom listu jasan naziv, na primjer "Praćenje troškova.xls" ili "Osobni proračun.xls". Možete unijeti naziv i godinu datoteke, isto kao i način stvaranja radnog lista s. (Opet, ne morate koristiti navodnike kako smo ih napisali samo da pojasnimo primjere naziva datoteka. Ne morate upisivati vrstu nastavka datoteke jer će je Excel automatski zapisati.)
Excel 2003 i starije verzije spremaju radne listove u ".xls" formatu, dok Excel 2007 i 2010 spremaju radne listove u novijem formatu zasnovanom na XML-u ".xlsx". Međutim, najnoviji Excel također ima mogućnost spremanja datoteka u ".xls" formatu. Ako imate više računala i planirate spremiti ovaj radni list na sva njih, upotrijebite stari format ako vaše računalo ima Excel 2003 ili stariji. Upotrijebite najnoviji format ako sva vaša računala imaju barem Excel 2007
Savjeti
- Upotrijebite "Automatsko dovršavanje" u kategorijama rashoda i prihoda kako bi pravopis bio ispravan.
- Podebljanom bojom teksta ili zasjenjivanjem ćelija možete razlikovati neplaćene, plaćene i buduće troškove.
- Kako biste spriječili slučajnu promjenu formula ili naslova stupaca, dobro je zaštititi ćelije od promjene. Odaberite ćelije koje želite zamijeniti (datum, kategorija primatelja uplate, trošak, prihod i bilješka), te otključajte te ćelije, a zatim primijenite zaštitu na cijeli radni list.
