Microsoft Access je program za izgradnju baze podataka koji omogućuje svakome stvaranje i upravljanje bazama podataka. Ovaj je program prikladan za male projekte velikim tvrtkama i djeluje vrlo vizualno. To ga čini izvrsnim za unos podataka jer ne morate raditi s tablicama ili radnim listovima. Provjerite prve korake u nastavku kako biste započeli s iskorištavanjem Microsoft Accessa na najbolji način.
Korak
1. dio od 6: Stvaranje nove baze podataka
Korak 1. Kliknite karticu Datoteka i odaberite "Novo"
Baza podataka je mjesto gdje se vaši podaci pohranjuju u različitim oblicima. Možete odabrati stvaranje prazne baze podataka ili odabrati postojeći predložak.
- Prazna baza podataka standardna je baza podataka programa Access i preporučuje se za lokalnu uporabu. Stvaranje lokalne baze podataka uključivat će tablicu.
- Web baze podataka dizajnirane su tako da budu kompatibilne s Access web uređajima. Izrada web baze podataka uključivat će tablicu.
- Predlošci su baze podataka koje su dizajnirane za različite namjene. Odaberite predložak ako ne želite trošiti vrijeme na dizajniranje baze podataka.
Korak 2. Imenujte bazu podataka
Nakon što odaberete vrstu baze podataka, dajte joj naziv koji odražava njezin sadržaj. Ovo je osobito korisno ako ćete raditi s mnogo različitih baza podataka. Unesite naziv svoje baze podataka u okvir "Naziv datoteke". Odaberite "Kreiraj" da biste stvorili novu datoteku baze podataka.
Dio 2 od 6: Dodavanje podataka u bazu podataka
Korak 1. Odredite najbolju strukturu svojih podataka
Ako stvarate praznu bazu podataka, morat ćete razmisliti kako organizirati svoje podatke i dodati odgovarajuće strukture podataka. Postoje različiti načini oblikovanja i interakcije s vašim podacima u programu Access:
- Tablice - Tablice su primarni način spremanja podataka u vašu bazu podataka. Tablice se mogu usporediti s radnim listovima u Excelu: podaci su organizirani u stupce i tablice. Stoga je uvoz podataka iz programa Excel i drugih programa za obradu brojeva jednostavan proces.
- Obrasci - Obrasci su način dodavanja podataka u vašu bazu podataka. Iako podatke možete dodati u bazu podataka izravno u tablicama, upotreba obrazaca ubrzat će vizualni unos podataka.
- Izvješća - Izvješća su korisna za sažimanje i prikaz podataka iz vaše baze podataka. Izvješća se koriste za analizu podataka i odgovaranje na određena pitanja, primjerice o tome koliko je zarade ostvareno ili gdje ima najviše kupaca. Izvješća su dizajnirana za tiskanje.
- Upit - Upit je način na koji primate i sortirate podatke. Pomoću njega možete prikazati određene unose iz različitih tablica. Također možete koristiti upite za dodavanje i ažuriranje podataka.
Korak 2. Izradite svoju prvu tablicu
Ako pokrenete praznu bazu podataka, počet ćete s praznom tablicom. U ovu tablicu možete početi unositi podatke ručno ili kopiranjem iz drugog izvora.
- Svaki podatak mora biti pohranjen u svoj stupac (polje), dok se podaci moraju staviti u svoj redak. Na primjer, podaci o svakom korisniku pohranjeni su u nizu, dok su dostupna polja različiti podaci o tom potrošaču (ime, prezime, adresa e -pošte itd.)
- Možete imenovati oznake stupaca kako biste lakše znali naziv svakog polja. Dvaput kliknite zaglavlje stupca da biste ga preimenovali.
Korak 3. Uvezite podatke iz drugih izvora
Ako želite uvesti iz podržane datoteke ili mjesta, možete postaviti Access da prihvati podatke i doda ih u vašu bazu podataka. Ovo je korisno za primanje podataka s web poslužitelja ili drugih dijeljenih izvora.
- Kliknite karticu Vanjski podaci
- Odaberite vrstu datoteke koju želite uvesti. U odjeljku "Uvoz i veza" vidjet ćete nekoliko mogućnosti za vrste podataka. Možete kliknuti Više da biste vidjeli više opcija. ODBC znači Open Database Connectivity i uključuje baze podataka kao što je SQL.
- Pregledajte lokacije podataka. Ako se podaci nalaze na poslužitelju, morate unijeti adresu poslužitelja.
- U sljedećem prozoru odaberite "Odredite kako i gdje želite pohraniti podatke u trenutnu bazu podataka". Odaberite "OK". Slijedite korake za uvoz podataka.
Korak 4. Dodajte drugu tablicu
Morat ćete pohraniti različite zapise u različite baze podataka. Time će vaša baza podataka nesmetano raditi. Na primjer, možda imate tablicu s podacima o korisniku i drugu tablicu za informacije o naručivanju. Tada možete povezati tablicu s podacima o kupcu s tablicom s podacima o narudžbi.
U odjeljku "Kreiraj" na kartici Početna kliknite gumb "Tablica". Nova tablica pojavit će se u vašoj bazi podataka. Podatke možete unijeti na isti način kao i prvu tablicu
3. dio od 6: Upravljanje odnosima između tablica
Korak 1. Shvatite kako brave funkcioniraju
Svaka tablica će imati jedinstveni primarni ključ za svaki unos. U početku Access stvara ID stupac čiji se broj povećava sa svakim unosom. Ovaj stupac će djelovati kao "primarni ključ". Tablice također mogu imati polja "stranog ključa", koja su povezana polja iz drugih tablica u bazi podataka. Povezana polja imat će iste podatke.
- Na primjer, u tablici Narudžbe možda imate polje Korisnički ID za bilježenje onoga što je kupac naručio. Za to polje možete stvoriti odnos s poljem ID u tablici Kupci.
- Korištenje odnosa između tablica pomoći će u dosljednosti, učinkovitosti i jednostavnosti pristupa vašim podacima.
Korak 2. Kliknite karticu Alati baze podataka, a zatim kliknite gumb Odnosi u odjeljku Odnosi
Ovo će otvoriti novi prozor s pregledom svih tablica u bazi podataka. Svako polje bit će prikazano pod imenom svake tablice.
Prije stvaranja odnosa morate stvoriti polje za "strani ključ". Na primjer, ako želite upotrijebiti korisnički ID u tablici Narudžbe, u tablici stvorite polje s imenom Korisnik i ostavite polje prazno. Provjerite je li format isti kao i polje na koje povezujete (npr. Brojeve)
Korak 3. Povucite polje koje želite koristiti kao strani ključ u polje koje ste stvorili za vanjski ključ
Pritisnite Stvori u prozoru koji se pojavi da postavite odnos između polja. Pojavit će se linija između dvije tablice koja povezuje dva polja.
Potvrdite okvir "Primijeni referentni integritet" pri stvaranju odnosa. To znači da će se, ako se podaci promijene u jednom polju, promijeniti i u drugim poljima. Time će vaši podaci biti točniji
4. dio od 6: Stvaranje upita
Korak 1. Shvatite ulogu upita
Upiti su radnje koje vam omogućuju brzi pregled, dodavanje i uređivanje podataka u bazi podataka. Postoji mnogo vrsta upita, od jednostavnih pretraživanja do stvaranja novih tablica na temelju postojećih podataka. Upiti su važni pri stvaranju izvješća.
Upiti su podijeljeni u dvije glavne vrste: Odabir i Radnja. Prvi upit izvlači podatke iz tablice i može ih izračunati, dok drugi može dodavati, uređivati i brisati podatke iz tablice
Korak 2. Pomoću čarobnjaka za upite stvorite osnovni upit za odabir
Ako želite koristiti osnovni upit za odabir, upotrijebite čarobnjak za upite da vas vodi kroz korake. Čarobnjaku upita možete pristupiti s kartice Stvori. To vam omogućuje prikaz određenih polja iz tablice.
Stvaranje upita za odabir s kriterijima
Korak 1. Otvorite Dizajn upita
Pomoću kriterija možete umanjiti svoj upit Odabir i prikazati samo potrebne podatke. Za početak kliknite karticu Stvori i odaberite Dizajn upita.
Korak 2. Odaberite svoju tablicu
Otvorit će se okvir Prikaži tablicu. Dvaput kliknite tablicu koju želite koristiti, a zatim kliknite Zatvori.
Korak 3. Dodajte polja u koja će se podaci izdvojiti
Dvaput kliknite svako polje u tablici koje želite dodati u upit. Polje će biti dodano na popis Dizajn.
Korak 4. Dodajte kriterije
Možete koristiti različite vrste kriterija, poput teksta ili funkcija. Na primjer, ako želite prikazati cijenu veću od 50 USD iz polja Cijena, unesite
=50
o kriterijima. Ako želite prikazati samo korisnike iz Velike Britanije, unesite
UK
u okviru Kriteriji.
U svakom upitu možete koristiti više kriterija
Korak 5. Kliknite "Pokreni" da vidite rezultat
Ovaj gumb nalazi se na kartici Dizajn. Rezultati vašeg upita bit će prikazani u prozoru. Pritisnite Ctrl+S za spremanje upita..
Stvaranje upita za odabir s parametrima
Korak 1. Otvorite Dizajn upita
Upit s parametrima omogućuje vam postavljanje podataka koje želite primati svaki put kada pokrenete upit. Na primjer, ako imate bazu podataka o korisnicima iz različitih gradova, možete upotrijebiti upit s parametrima kako biste pitali za koji grad želite prikazati podatke.
Korak 2. Kreirajte upit Select i definirajte tablicu
Dodajte polja za koja želite dohvatiti podatke u upitu dvostrukim klikom na pregled tablice.
Korak 3. Dodajte parametre u odjeljak Kriteriji
Parametri su označeni znakom "" oko sebe. Tekst u zagradama bit će prikazan na upitu koji se pojavi kada se upit izvrši. Na primjer, da biste zatražili unos grada, kliknite ćeliju Kriteriji za polje Grad i unesite
[Koji grad?]
Možete završiti parametre sa? ili:, ali ne s! ili
Korak 4. Izradite upit s mnogo parametara
Možete koristiti više parametara za stvaranje prilagođenog razmaka u rezultatima upita. Na primjer, ako je vaše željeno polje Datum, možete dobiti rezultate između određenih datuma upisivanjem koda> Između [Datum početka:] i [Datum završetka:]. Prilikom pokretanja upita dobit ćete dva upita.
Izrada upita za izradu tablice
Korak 1. Kliknite karticu Kreiraj i odaberite Dizajn upita
Pomoću upita možete dohvatiti određene podatke iz postojeće tablice i stvoriti novu tablicu s tim podacima. Ovo je vrlo korisno ako želite podijeliti određeni dio baze podataka ili stvoriti obrazac za određeni dio baze podataka. Najprije ćete stvoriti običan upit Odabir.
Korak 2. Odaberite tablicu iz koje želite dohvatiti podatke
Dvaput kliknite tablice. Po potrebi možete odabrati više tablica odjednom.
Korak 3. Odaberite polje iz kojeg želite dohvatiti podatke
Dvaput kliknite svako polje koje želite dodati iz pregleda tablice. Ovo polje će biti dodano na vaš popis upita.
Korak 4. Postavite kriterije
Ako želite navesti određene podatke u polju, postavite ih u odjeljak Kriteriji. Pojedinosti potražite u odjeljku "Stvaranje upita za odabir s kriterijima".
Korak 5. Testirajte svoj upit kako biste bili sigurni da rezultati odgovaraju vašim potrebama
Prije nego stvorite tablicu, pokrenite upit kako biste bili sigurni da dohvaća točne podatke. Prilagodite kriterije i polja dok ne dobijete prave podatke.
Korak 6. Spremite upit pritiskom na Ctrl+S
Upit će se pojaviti u navigacijskom okviru na lijevoj strani ekrana. Pritisnite upit da biste ga ponovo odabrali i kliknite karticu Dizajn.
Korak 7. Kliknite "Napravi tablicu" u odjeljku "Vrsta upita"
Pojavit će se prozor koji traži novi naziv tablice. Unesite naziv tablice i kliknite U redu.
Korak 8. Pritisnite Pokreni
Vaša nova tablica bit će izrađena na temelju upita koji ste sami izgradili. Tablica će se pojaviti u navigacijskom okviru s lijeve strane ekrana.
Izrada upita za dodavanje
Korak 1. Otvorite Upit koji je kreiran ranije
Pomoću upita za dodavanje možete dodati podatke u postojeću tablicu iz druge tablice. Ovo je korisno ako trebate dodati podatke u tablicu koju ste stvorili upitom za izradu tablice.
Korak 2. Pritisnite gumb Dodaj na kartici Dizajn
Ovo će otvoriti prozor Dodavanje. Odaberite tablicu u koju želite dodati podatke.
Korak 3. Promijenite kriterije upita po želji
Na primjer, ako stvorite tablicu s kriterijima "2010" u polju "Godina", promijenite je u godinu koju želite dodati, na primjer "2011".
Korak 4. Postavite gdje želite dodati podatke
Pobrinite se da postavite ispravna polja za svaki stupac u koji dodajete podatke. Na primjer, pomoću gornjih promjena, podatke treba dodati u okvir Godina u retku "Dodaj u".
Korak 5. Pokrenite upit
Kliknite "Pokreni" na kartici Dizajn. Upit će se izvršiti i podaci će se dodati u tablicu. Zatim možete dodati tablicu kako biste provjerili jesu li podaci ispravno unijeti.
5. dio od 6: Stvaranje i korištenje obrazaca
Korak 1. Odaberite tablicu za koju želite stvoriti obrazac
Obrasci vam omogućuju pregled podataka u svakom polju i kretanje između unosa te brzo i jednostavno stvaranje novih unosa. Obrasci su vrlo važni ako unosite podatke tijekom dužeg vremenskog razdoblja, jer je mnogima lakše koristiti od tablica.
Korak 2. Pritisnite gumb Obrazac na kartici Kreiranje
Ovo će automatski stvoriti obrazac na temelju polja u tablici. Access stvara polja dovoljne veličine, ali možete promijeniti veličinu i premjestiti elemente na obrascu po želji.
- Ako ne želite da se određena polja pojavljuju u obrascu, kliknite desnom tipkom miša i odaberite Izbriši.
- Ako vaša tablica ima odnos, ispod svakog unosa pojavit će se niz podataka koji prikazuje povezane podatke. To vam omogućuje lakše uređivanje povezanih podataka. Na primjer, svaki prodavač u vašoj bazi podataka može imati podatke o klijentima povezan s njihovim unosom.
Korak 3. Pregledajte obrazac
Gumbi za usmjeravanje pri dnu korisni su za kretanje između unosa. Okviri na obrascu bit će ispunjeni vašim podacima dok se krećete između unosa. Pomoću gumba u kutu možete prijeći na prvi ili posljednji zapis.
Korak 4. Pritisnite gumb Tehnički list da biste koristili tablicu
Ovaj gumb nalazi se u gornjem lijevom kutu i omogućit će vam da počnete mijenjati sadržaj svojih podataka pomoću obrasca.
Korak 5. Promijenite unose koje ste unijeli
Možete urediti tekst u cijelom okviru za svaki unos kako biste promijenili postojeće podatke u tablici. Izmjene će se odmah pojaviti u tablici i povezanim podacima.
Korak 6. Dodajte novi unos
Pritisnite gumb "Dodaj zapis" u blizini navigacijskih gumba da biste stvorili novi unos na kraju retka. Pomoću okvira možete unijeti podatke u prazne okvire u tablici. Ovo je jednostavan način dodavanja informacija, umjesto korištenja prikaza tablice.
Korak 7. Spremite obrazac kad završite
Spremite obrazac pritiskom na Ctrl + S kako biste mu kasnije mogli pristupiti. Obrazac će se pojaviti u navigacijskom okviru na lijevoj strani ekrana.
Dio 6 od 6: Izrada izvješća
Korak 1. Odaberite tablicu ili upit
Izvješća će vam omogućiti prikaz sažetka vaših podataka. Izvješća se često koriste za izvještaje o plaćama i isporukama i mogu se prilagoditi za bilo koju upotrebu. Izvješća dohvaćaju podatke iz tablica ili upita koje ste stvorili.
Korak 2. Kliknite karticu Kreiraj
Odaberite vrstu izvješća koje želite stvoriti. Izvješća možete napraviti na nekoliko načina. Access može automatski generirati izvješća za vas, a možete stvoriti i prilagođena izvješća.
- Izvješće - Ovo će generirati automatsko izvješće sa svim podacima iz vašeg izvora. Ovdje nema grupiranja podataka, ali za male baze podataka ova vrsta izvješća može biti prikladna za vaše potrebe.
- Prazno izvješće - Ovo će stvoriti prazno izvješće koje možete po želji popuniti. Možete odabrati jedno od dostupnih polja za izradu prilagođenog izvješća.
- Čarobnjak izvješća - Čarobnjak za izradu izvješća provest će vas kroz proces izrade izvješća, omogućujući vam odabir i grupiranje podataka te oblikovanje podataka.
Korak 3. Odaberite izvor podataka za svoje prazno izvješće
Ako odaberete generiranje praznog izvješća, morate odabrati izvor podataka. Najprije kliknite karticu Rasporedi i odaberite List svojstava. Ili možete pritisnuti Alt+Enter.
Pritisnite strelicu prema dolje pored izvora zapisa. Pojavit će se popis vaših tablica i upita. Odaberite tablicu ili upit i vaše će se opcije odabrati za izvješće
Korak 4. Dodajte polja svom izvješću
Kad dobijete izvore, svom izvješću možete dodati polja. Kliknite karticu "Oblikovanje", a zatim "Dodaj postojeće polje". S desne strane pojavit će se popis polja.
- Kliknite i povucite polja koja želite dodati u okvir za dizajn. Unos će se pojaviti u vašem izvješću. Kad dodate dodatna polja, ona će se automatski postaviti s postojećim poljima.
- Veličinu polja možete promijeniti klikom na njegov kut i povlačenjem miša.
- Uklonite polje iz izvješća klikom na njegov naslov i pritiskom na Izbriši.
Korak 5. Grupirajte svoja izvješća
Grupiranje vam omogućuje brzu obradu informacija iz izvješća jer su povezani podaci već organizirani. Na primjer, možda biste željeli grupirati prodaju prema regiji ili prema prodavatelju. Grupiranje vam omogućuje upravo to.
- Kliknite karticu Dizajn, a zatim kliknite "Grupiraj i sortiraj".
- Desnom tipkom miša kliknite bilo gdje u polju koje želite grupirati. Na izborniku odaberite "Grupa uključena".
- Za grupu će se stvoriti voditelj. Naslove zaglavlja možete prilagoditi grupama oznaka.
Korak 6. Spremite i podijelite izvješće
Nakon što izvješće dovršite, možete ga spremiti i podijeliti ili ispisati kao i svaki drugi dokument. Upotrijebite izvješća za razmjenu izvješća o učinku s investitorima, podatke za kontakt o radnicima i drugo.
Savjeti
Microsoft Access otvara se u načinu "Backstage View", koji nudi opcije izbornika koje vam omogućuju otvaranje baze podataka, stvaranje nove baze podataka ili pristup naredbama za uređivanje baze podataka
Upozorenje
Neke značajke u programu Access nisu uvijek dostupne, ovisno o vrsti baze podataka koju stvarate. Na primjer, ne možete dijeliti stolnu bazu podataka na webu, a određene značajke radne površine, kao što je broj upita, nisu dostupne u web bazi podataka
== Izvor ==
- https://office.microsoft.com/hr-hr/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
