Access je sučelje upravitelja baze podataka koje korisnicima omogućuje uvoz jednog ili više dijelova baze podataka programa Excel u sustav kako bi mogli pronaći podudarnosti između ili unutar svojih polja (polja). Budući da jedna Access datoteka može sadržavati više Excel proračunskih tablica, ovaj je program također odličan za prikupljanje ili analizu velikih količina Excel proračunskih tablica u Access. Vi samo trebate učiniti nekoliko ključnih koraka.
Korak
1. dio 3: Priprema za uvoz Excela u Access
Korak 1. Otvorite oba programa na računalu
Morat ćete kupiti i preuzeti plan sustava Microsoft Office koji uključuje Excel i Access. To možete učiniti samo putem Microsoftove web stranice.
- Nakon što je program završio s preuzimanjem, kliknite "Start" u sustavu Windows i odaberite "Svi programi".
- Kliknite "Microsoft Office" i s padajućeg izbornika odaberite "Pristup" (ili "Excel"). Možda je Excel proračunska tablica poslana e -poštom ili je preuzeta s web mjesta. Datoteka će otvoriti Officeov program na vašem računalu.
Korak 2. Očistite Excel proračunsku tablicu prije uvoza u Access
Kako bismo vam olakšali stvari, preporučujemo da prije uvoza Excel datoteke u Access učinite nekoliko jednostavnih koraka. Ključno je da podaci između proračunskih tablica koje se uvoze moraju biti dosljedni.
- Bilo bi dobro provjeriti sadrži li prvi redak Excelove proračunske tablice naslove stupaca (ili nazive ćelija) i može li se razumjeti jasno i jednostavno. Na primjer, za stupac koji sadrži prezimena osoba preporučujemo da stupcu date naslov "Prezime". Omogućite jasne i točne naslove kako biste lakše uskladili naslove stupaca jednog Excel lista s drugim.
- Access vam omogućuje povezivanje dva ili više polja između više radnih listova. Recimo da imate radni list programa Excel koji sadrži podatke o plaćama. Ova proračunska tablica sadrži ime i prezime osobe, adresu i iznos plaće. Recimo da želite upariti list u Pristupu drugom Excelovom listu koji sadrži informacije o kampanji financijskih doprinosa. Ovaj drugi list sadrži ime, adresu i donaciju osobe. Pristup vam omogućuje usporedbu naslova jednog stupca s drugim. Na primjer, možete povezati naslove imena kako biste vidjeli osobe s istim imenom koje se pojavljuju u obje baze podataka.
- Skenirajte Excel list kako biste bili sigurni da se sa svakom vrstom podataka postupa na isti način i očistite ga prije uvoza u Access. To je ono što se u Accessu naziva "relacijskim". Na primjer, ako vaša proračunska tablica obračuna plaća sadrži prva, zadnja i srednja početna imena u jednom stupcu, ali druga proračunska tablica sadrži samo imena u zasebnim stupcima, Access neće prikazati podudaranja. Naslovi stupaca/polja moraju se točno podudarati.
Korak 3. Podijelite podatke u stupce u Excelu
Da biste zaobišli ovaj problem, informacije je potrebno podijeliti u stupce u Excelu kako to ne bi rezultiralo "bez podudaranja" u programu Access.
- Na primjer, možete podijeliti ime, srednje slovo i prezime tako da svaki ima svoj stupac. Ako je drugi radni list strukturiran na isti način, kada povežete, recimo, prezime s prezimenom u programu Access, rezultati podudaranja pojavljuju se za ista imena.
- Da biste podijelili stupac u Excelu, označite stupac koji sadrži podatke koje želite podijeliti. Kliknite podatke "podaci" na alatnoj traci u programu Excel. Kliknite "tekst u stupce". Obično ćete odabrati opciju "razgraničeno". Pritisnite sljedeći (sljedeći).
Korak 4. Nastavite koristiti čarobnjak za razdvajanje konvergentnih stupaca
Sada ste spremni za izvršavanje procesa podjele informacija koje su povezane u jednom stupcu u nekoliko stupaca.
- Odaberite kako "razgraničiti" podatke u stupcu. Odnosno, svaki podatak u stupcu je nečim odvojen. Obično je ovaj razdjelnik razmak, zarez ili točka sa zarezom. Često su te informacije jednostavno odvojene prostorom. Na primjer, u sljedećem primjeru recite da se naziv "Budi A. Dodo" pojavljuje u jednom stupcu. Ime (Budi) i inicijali A. odvojeni su razmacima. Dodovo prezime i inicijali A. također su odvojeni razmakom. Dakle, odaberite prostor u čarobnjaku za razgraničenje.
- Pritisnite sljedeći, a zatim dovršite (završeno). Program će razdvojiti Budija, A. i Dodo u tri stupca. Zatim tim novim stupcima možete dati nove naslove kako bi naznačili vrstu informacija koje sadrže (prezime, ime itd.) Najbolje je prvo stvoriti nekoliko praznih stupaca desno od podijeljenih podataka kako bi se podaci gurnuli u novi prazan stupac (umjesto -mjesto prepisivanja stupaca koji već sadrže informacije).
2. dio od 3: Uvoz programa Excel u Access
Korak 1. Otvorite program Access na svom računalu
Idite na izbornik računalnog programa. idite na izbornik Start, odaberite Microsoft Office i kliknite Microsoft Access. Morate otvoriti novu praznu Access bazu podataka da biste mogli uvesti Excel.
- Odaberite "prazna baza podataka za računala" da biste stvorili novu bazu podataka u programu Access.
- Dajte mu novo ime ako želite. Pritisnite "stvoriti" (stvoriti).
Korak 2. Uvezite Excel proračunsku tablicu u Access
Sljedeći korak je povlačenje Excelove proračunske tablice (jedne ili više) u bazu podataka programa Access.
- Kliknite "Vanjski podaci" na alatnoj traci jednom u Access upravitelju baze podataka. Odaberite "Excel". U nekim verzijama programa Access ova se funkcija može pronaći klikom na "datoteka" na alatnoj traci i "Dohvati vanjske podatke".
- Kad se pojavi "naziv datoteke", kliknite "pregledaj" da biste pronašli Excel list na svom računalu.
- Ne označavajte okvir "Uvoz izvornih podataka u novu tablicu u trenutnoj bazi podataka". Ova je postavka unaprijed zadana.
- Kad pronađete proračunsku tablicu koju želite uvesti na računalo, kliknite je. Pritisnite "OK". Ovaj korak će vas odvesti do čarobnjaka za uvoz Excela u Access.
3. dio od 3: Korištenje čarobnjaka za dovršetak procesa uvoza
Korak 1. Prođite korake u čarobnjaku koji se pojavljuje u programu Access
Da biste dovršili postupak uvoza proračunske tablice, dovršite korake u čarobnjaku.
- Odaberite radni list u Excel proračunskoj tablici koju želite uvesti. Međutim, ponekad ljudi stvaraju više stranica u jednoj Excel proračunskoj tablici, koju se može vidjeti klikom na oznake na dnu proračunske tablice. Ako je tako, morate čarobnjaku za pristup reći odabrani radni list. Pritisnite sljedeći.
- Sljedeća stranica ima okvir u kojem se pita ima li prvi redak Excel lista naslove stupaca. To znači da bi se redovi u proračunskoj tablici koji predstavljaju podatke u svakom stupcu (npr. Prezime, adresa, plaća itd.) Trebali prvo očistiti kako bi bili sigurni da je prvi redak naslov stupca. Zatim provjerite "da da prvi redak sadrži naslove stupaca" (da, prvi redak sadrži naslove stupaca). Ovo je najjednostavniji način. Pritisnite sljedeći.
- Ako vaš prvi redak ne sadrži naslove stupaca, sljedeća će vas stranica pitati želite li imenovati ono što se u Accessu naziva "poljima" (to su naslovi stupaca). Ako prije uvoza niste preporučili svako od ovih polja jasnim i lako pamtljivim imenima (preporučeno), to činite ovdje.
Korak 2. Dovršite postupak uvoza
U postupku uvoza ostalo je još nekoliko koraka. Sljedeća stranica čarobnjaka će vas pitati želite li identificirati primarni ključ.
- Ovaj korak nije obavezan, ali se može učiniti. Primarni ključ znači da će računalni program svakom retku podataka dodijeliti jedinstveni broj. Ovaj korak može biti koristan kasnije pri sortiranju podataka. Pritisnite sljedeći.
- Završni zaslon u čarobnjaku ima prostor koji sadrži početni naziv. Uvezeni Excel list možete preimenovati (datoteka će po završetku uvoza postati "tablica" u programu Access na lijevoj strani stranice).
- Pritisnite "uvoz", a zatim "zatvori". Na lijevoj strani ekrana vidjet ćete tablicu. List se sada uvozi u Access.
- Ako želite povezati više od jednog skupa podataka, ponovite ovaj postupak s jednom ili više drugih proračunskih tablica. Sada ste spremni za uparivanje podataka na listu u programu Access.
Upozorenje
- Ako je Excel datoteka iz neke druge verzije sustava Office, a ne Access, postupak uvoza mogao bi biti malo težak.
- Opet naglašavamo da morate očistiti proračunsku tablicu prije uvoza. Jedan od razloga je analiza postojanja problema u podacima.
- Uvijek čuvajte kopiju izvorne proračunske tablice kako se ovaj postupak ne bi trebao ponavljati ako pogriješite.
- U Access ne možete uvesti više od 255 ćelija/kutija.
