Ako posjedujete tvrtku, možda ćete morati pisati pisma klijentima. Možete napisati nešto kako biste korisnike obavijestili o novim događajima ili posebnim ponudama, ili biste mogli odgovoriti na pritužbe kupaca u ime tvrtke. Bez obzira na razlog pisma, uvijek biste trebali zadržati profesionalni stil.
Korak
1. dio 2: Oblikovanje poslovnog pisma
Korak 1. Koristite profesionalne memorandume
Poslovno pismo bit će prikaz vaše tvrtke. Stoga mora izgledati drugačije i kvalitetno. Poslovno pismo treba sadržavati i logotip vaše tvrtke ili robnu marku.
Zaglavlja možete stvoriti pomoću unaprijed dizajniranih uzoraka boja zaglavlja u programu Microsoft Word. Svakako upotrijebite logotip ili robnu marku koja se nalazi na memorandumu
Korak 2. Otvorite program za obradu teksta
Uvijek biste trebali upisivati poslovna pisma na računalo.
- Izradite novi dokument i postavite ivicu od 2,5 cm na dokument.
- Koristite serifni font poput Times New Roman, Georgia ili Ariel. Uvijek koristite veličinu fonta koja nije veća od 12 točaka i ne manja od 10 točaka. Poslovno pismo trebalo bi se lako čitati zbog odabira fonta ili veličine fonta.
- Provjerite je li dokument postavljen na jedan razmak.
Korak 3. Podesite oblik blokova
Blok obrazac je najčešći format koji se koristi u poslovnim pismima. Ovaj obrazac je također najjednostavniji za postavljanje i praćenje. Svaki naslov mora biti poravnat i između svakog naslova mora postojati jedan razmak. Počevši od dna dokumenta, vaše poslovno pismo mora imati sljedeće naslove:
- Današnji datum ili datum kada ste poslali pismo. Datum je važan jer se može koristiti i kao vaša bilješka i kao bilješka primatelja. Osim toga, datumi mogu imati i legalnu upotrebu. Stoga provjerite je li datum točan.
- Povratna adresa. Ovaj odjeljak sadrži vašu adresu oblikovanu u standardnom stilu adrese. Ako je vaša adresa već na memorandumu, ovaj odjeljak možete preskočiti.
- Adresa s unutarnje strane. Ovaj odjeljak sadrži ime i adresu osobe koja je primila pismo. Upotreba riječi Mr / Ms nije obavezna. Tako, na primjer, da ste napisali pismo Nini Marlini, mogli biste napisati gđu. na njegovo ime ako niste sigurni koje je njegovo bračno stanje.
- Pozdrav. Pozdrav može koristiti riječi "Draga gospođo Marlina" ili "Draga Nina Marlina". Ako niste sigurni tko će čitati pismo, upotrijebite riječ "S poštovanjem." Možete upotrijebiti i "Zainteresirane strane", ali samo u krajnjem slučaju ako ne znate tko je vaša publika.
- Tijelo slova. O tome ćemo više govoriti u sljedećem odjeljku članka.
- Propratno pismo, s potpisom. Možete koristiti riječi "S poštovanjem" ili "Pozdrav".
2. dio 2: Pisanje poslovnog pisma
Korak 1. Identificirajte svoju publiku
Stil pisma uvijek bi trebao ostati profesionalan, bez obzira na to tko je publika. Međutim, svoj jezik ili odabir riječi možete prilagoditi na temelju osobe koja će primiti vaše pismo. Ako pišete za odjel za ljudske resurse u drugoj tvrtki, možda ćete morati koristiti službeniji jezik. No, ako pišete za određenog korisnika, možete se poslužiti neformalnijim ili ležernijim jezikom.
- Identificiranje vaše publike također znači da ćete spriječiti zabunu u svojoj publici. Izbjegavajte korištenje izraza koje vaši čitatelji neće razumjeti. Kupci vjerojatno neće znati akronime koji se koriste za svemirski program vaše tvrtke, na primjer, stoga ih izbjegavajte koristiti slovima.
- Pravilo broj jedan za pisanje dobrog poslovnog pisma je da ono mora biti jasno, sažeto i pristojno.
Korak 2. Objasnite svrhu slova u prvom retku
Razmotrite svrhu pisma. Želite li obavijestiti kupce o vašoj novoj lokaciji u novom dijelu grada? Treba li podsjetiti kupce na neplaćene račune ili stanja? Ili odgovoriti na pritužbe kupaca? Imajući na umu ovaj cilj, napišite prvi redak koji čitatelju odmah daje do znanja o čemu se radi u pismu. Nemojte pisati nejasnu svrhu pisma. Prijeđite na stvar.
- Počnite koristiti "I" ako izražavate svoje mišljenje kao vlasnik tvrtke. Koristite "mi" ako pišete u ime tvrtke ili organizacije.
- Usredotočite se na izravne izjave poput: "Ovim pismom vas obavještavamo" ili "Ovim pismom tražimo." Također možete koristiti izjavu "I" ako pišete pismo kao vlasnik tvrtke. Na primjer: "Kontaktirao sam vas jer" ili "Nedavno sam čuo za … i želim znati više o …"
- Na primjer, ako ste (vlasnik tvrtke) pisali Nini Marlini o neplaćenom računu od prošlog mjeseca, počnite pismo sa: "Kontaktirao sam vas jer imate neplaćeni saldo na računu od ožujka 2015."
- Ili, ako ste zaposlenik u nekoj tvrtki i pišete kako biste odgovorili na pritužbu kupaca na svemirski program tvrtke, počnite pismo sa: "Primili smo vašu žalbu na naš svemirski program Mars."
- Ako pišete pismo kako biste čitateljima dali do znanja da su pobijedili na natječaju ili da im je mjesto na diplomskom studiju, počnite s frazom poput: "Drago mi je što vam to mogu reći …" ili "Mi volio bih vam to reći … ".
- Ako govorite loše vijesti, počnite s frazom poput: "Teška srca vam to govorimo …". Ili: "Nakon pomnog razmatranja, odlučio sam da ne …".
Korak 3. Koristite aktivne rečenice, a ne pasivne
U običnom govoru cijelo vrijeme koristimo pasivni glas. No, pasivan glas može učiniti da vaše pisanje izgleda mračno ili zbunjujuće. Aktivne rečenice mnogo su učinkovitije u poslovnim slovima jer pokazuju asertivniji stil jezika.
- Primjer pasivne rečenice je: „Koju pritužbu mogu podnijeti za vas?“Predmet rečenice, naime kupac („ti“), pojavljuje se na kraju rečenice, a ne na početku rečenice.
- Primjer aktivne rečenice bio bi: "Što mogu učiniti da riješim vašu žalbu?" Ova verzija rečenice, aktivnim glasom, čitatelju je mnogo jasnija i lakša za razumijevanje.
- Korištenje pasivnog glasa može biti dobar način da svoju poruku prenesete bez skretanja pozornosti na pogrešne ili neugodne točke. Ali koristite pasivni glas samo u ovom slučaju. Općenito, aktivni glas je mnogo učinkovitiji u poslovnom pismu.
Korak 4. Pogledajte prethodne događaje ili prethodnu komunikaciju s čitateljima, ako ih ima
Možda ste kontaktirali Ninu Marlinu ranije u posljednjih mjesec dana s upozorenjem o njenom neplaćenom računu. Ili su možda kupci prošlog mjeseca na konferenciji izrazili razočaranje svemirskim programom. Navedite to ako ste već imali kontakt s čitateljima. Ovo će podsjetiti čitatelja na vaše prethodne kontakte i učiniti poslovno pismo hitnijim i važnijim.
Koristite izraze poput: "Prema mom prethodnom pismu o vašem neplaćenom računu …" ili "Hvala vam na uplati u ožujku". Ili "Slušanje o vašim problemima s svemirskim programom na konferenciji u svibnju bilo je vrlo korisno."
Korak 5. Učinite zahtjev ili ponudu za pomoć
Pokažite čitatelju pozitivan stil jezika uputivši pristojan zahtjev ili ponudu pomoći u obliku radnog odnosa.
- Recimo da ste vlasnik poduzeća koje pokušava natjerati klijente na plaćanje računa. Koristite izraze poput: "Cijenim vašu hitnu pozornost na vaš neplaćeni račun."
- Pretpostavimo da pišete u ime svoje tvrtke. Koristite izraze poput: "Željeli bismo dogovoriti sastanak licem u lice s vama i našim šefom ljudskih resursa."
- Također biste trebali ponuditi odgovor na sva pitanja ili nedoumice koje čitatelji mogu imati. Koristite izraze poput: "Rado ću odgovoriti na sva vaša pitanja ili nedoumice koje imate o svojoj naplati" ili "Želite li da vam dostavimo više pojedinosti o ovom programu?"
Korak 6. Sažmite pismo
Dodajte poziv na radnju sa svoje strane ili sa strane čitatelja. Ovaj zahtjev može biti zahtjev za plaćanje do određenog datuma ili napomena o uspostavljanju službenog sastanka s čitateljem.
- Dodajte rečenicu da biste ubuduće kontaktirali primatelja pisma. "Radujem se što ćemo se vidjeti na sastanku o proračunu sljedeći tjedan." Ili "Radujem se što ću o tome dalje razgovarati s vama tijekom vašeg posjeta našem sjedištu."
- Zapišite sve dokumente koje ste uključili u svoje pismo. Dodajte izraze poput "Priloženi neplaćeni računi" ili "Priložena kopija našeg programa za proširenje prostora".
- Završite slovo završnom rečenicom. Koristite "S poštovanjem" ili "S poštovanjem" za klijenta ili kupca.
- Koristite "Pozdrav" za službena pisma ljudima koje uopće ne poznajete.
- Upotrijebite "Pozdrav" ili "S poštovanjem" ako pišete nekome koga dobro poznajete ili imate radni odnos.
Korak 7. Ispravite slovo
Pažljivo oblikovanje i pisanje idu uzalud ako je pismo ispunjeno pravopisnim pogreškama!
- Potražite svaku rečenicu koja koristi pasivni glas i pokušajte je promijeniti u aktivnu.
- Obratite pažnju na sve preduge ili nejasne i izravne rečenice. U poslovnim pismima obično je manje bolje, pa smanjite duljinu rečenice ako je moguće.
