Trebate li napisati dobro, besprijekorno profesionalno pismo? Većina poslovnih pisama slijedi fiksni format, jednostavan za učenje, koji možete primijeniti na bilo koju vrstu sadržaja. Poslovna pisma uvijek trebaju sadržavati datum, podatke o pošiljatelju i primatelju te nekoliko odlomaka teksta. Slijedite korake u nastavku i izvršite izmjene u skladu sa standardima vaše tvrtke.
Korak
1. dio od 4: Početak pisma
Korak 1. Poznajte format
Bez obzira na sadržaj vašeg pisma, morate slijediti neke standardne prezentacije poslovnih pisama. Poslovna pisma trebaju biti otkucana i sastavljena uobičajenim fontom, poput Arial ili Times New Roman. Upotrijebite blok odlomke. Odnosno, započinjete novi odlomak tako što ćete dvaput pritisnuti Enter. U blokiranim odlomcima ne uvlačite prvi red.
- Koristite marginu 2,54 cm sa svih strana.
- Poslovna pisma poslana e -poštom također bi trebala biti upisana uobičajenim fontom. U poslovnim e -porukama nemojte koristiti skripte ili boje osim crno -bijelih.
Korak 2. Odaberite odgovarajuću vrstu papira
Slova moraju biti tiskana na A4 papiru dimenzija 21 x 29,7 cm ili A4 formatu 21,5 x 29,7 cm. Nekoliko dugih slova ili ugovora može se ispisati na papiru F4 ili foliji 21 x 33 cm.
Ako će pismo biti poslano poštom, razmislite o ispisu na memorandumu tvrtke. Korištenje memoranduma pojačat će profesionalni dojam i pružiti logotip tvrtke i podatke za kontakt
Korak 3. Uključite podatke o svojoj tvrtki
Upišite naziv i adresu tvrtke i upotrijebite novi redak za označavanje svakog dijela adrese. Ako ste samostalni poduzetnik ili nezavisni izvođač, stavite svoje ime umjesto naziva tvrtke ili iznad naziva tvrtke
- Ako vaša tvrtka već ima memorandume, možete je koristiti umjesto da morate upisivati naziv i adresu tvrtke.
- Ako je potrebno upisati adresu, treba je poravnati s desne ili lijeve strane vrha stranice, ovisno o vašim željama i željama tvrtke.
- Ako se pismo šalje u inozemstvo, velikim slovima upišite naziv svoje zemlje.
Korak 4. Unesite datum
Zapisivanje punog datuma najprofesionalnija je opcija. Na primjer, napišite "1. travnja 2012". Datum treba poravnati lijevo, nekoliko redaka iznad podataka o primatelju.
Ako pišete pismo više dana, upotrijebite datum kada ste ga dovršili
Korak 5. Dodajte podatke o primatelju
Informacije o primatelju upišite sljedećim redoslijedom: puno ime, naslov (ako ga ima), naziv tvrtke i adresu. Za svaki podatak upotrijebite novi redak. Ako je potrebno, uključite pozivni broj. Podaci o primateljima trebaju biti poravnati lijevo, nekoliko redaka ispod datuma.
Preporučujemo da pismo uputite određenoj osobi. Na taj će način dotična osoba moći odgovoriti na vaše pismo. Ako ne znate ime osobe kojoj se obraćate, malo istražite. Nazovite telefonski broj tvrtke primatelja za njihovo ime i naslov
Korak 6. Odaberite pozdrav
Pozdrav je važan pokazatelj poštovanja, a pozdrav koji koristite ovisit će o tome tko ga prima, poznajete li dobro primatelja i koliko je formalan vaš odnos s njim. Razmotrite sljedeće mogućnosti:
- Koristite "Koga to može zanimati", samo ako ne znate kome se točno obraćate.
- Ako ne poznajete primatelja, "Poštovani/a" je sigurna opcija.
- Također možete koristiti puno ime i naslov primatelja, na primjer, "Draga dr. Dewi Sari".
- Ako primatelja dobro poznajete i imate neformalan odnos s primateljem, razmislite o upotrebi imena, na primjer, "Draga Susan."
- Ako niste sigurni koji je spol primatelja, jednostavno zapišite puno ime, na primjer, "Dragi Kris Damanik"
- Ne zaboravite staviti zarez nakon pozdrava ili točku -zarez ako koristite "Koga se to može odnositi".
Dio 2 od 4: Sastavljanje tijela slova
Korak 1. Koristite pravi stil pisanja
Prema poslovici vrijeme je novac, a većina poslovnih ljudi ne voli gubiti vrijeme. Stoga bi vaš stil pisanja pisama trebao biti sažet i profesionalan. Rasporedite svoje pismo tako da se može brzo pročitati, odmah do teme i sadržavati samo kratke osobne komentare u prvom odlomku. Na primjer, mogli biste početi s "S obzirom na …" i nastaviti od tamo.
- Ne razmišljajte previše o lijepim prijelazima, teškim riječima ili dugim, mukotrpnim rečenicama. Svrha vašeg pisma je što brže i jasnije prenijeti ono što treba reći.
- Upotrijebite uvjerljiv ton. Najvjerojatnije je svrha vašeg pisma uvjeriti čitatelja da učini nešto, poput promjene mišljenja, rješavanja problema, slanja novca ili poduzimanja radnji. Dakle, prenesite svoj zahtjev i razloge pravim tonom.
Korak 2. Upotrijebite osobne zamjenice
Korištenje zamjenica "ja", "mi" i "ti" u poslovnim slovima potpuno je prihvatljivo. Izrazite se kao “ja”, a čitatelja kao “vi”.
Budite oprezni ako pišete pismo u ime organizacije. Ako pokušavate prenijeti stajališta tvrtke, trebali biste koristiti "mi" kako bi čitatelji znali da tvrtka stoji iza vaše izjave. Ako izražavate osobno mišljenje, upotrijebite "ja"
Korak 3. Napišite jasno i sažeto
Pobrinite se da čitatelj doista razumije što pišete. Čitatelji će brzo odgovoriti samo ako je namjera vašeg pisma jasna. Konkretno, ako postoji ishod ili radnja koju biste htjeli da čitatelj poduzme po primitku pisma, jasno to recite. Opišite svoj položaj u što manje riječi.
Korak 4. Upotrijebite aktivne rečenice
Kad opisujete situaciju ili podnosite zahtjev, pobrinite se da odaberete aktivni glas, a ne pasivni glas. Pasivan glas učinit će vaše pisanje dvosmislenim ili općenitim. Osim toga, aktivne rečenice učinkovitije su i izravno u srž problema. Na primjer:
- Pasivno: Sunčane naočale nisu dizajnirane ili proizvedene s obzirom na trajnost.
- Aktivno: Vaša tvrtka dizajnira i proizvodi sunčane naočale bez obzira na njihovu trajnost,
Korak 5. Koristite jezike za razgovor ako smatrate da je to prikladno
Pisma pišu ljudi i za njih. Izbjegavajte kopiranje slova kad god je to moguće. Ne možete izgraditi odnose kopiranjem standardnih slova. Međutim, nemojte koristiti nestandardni jezik ili sleng, poput "znaš", "mislim" ili "želim". Primijenite stil pisanja poslovnog pisma, ali napišite riječi koje su prijateljske i pristojne.
- Ako primatelja dobro poznajete, možete mu dodati pozdrav u jednoj liniji.
- Upotrijebite svoju intuiciju da procijenite koliko će ličnost iznijeti pismo. Ponekad malo humora može pomoći na poslovnoj razini, ali dobro razmislite prije nego što ga upotrebite.
Korak 6. Ostanite pristojni
Čak i ako pošaljete pismo žalbe ili pritužbe, i dalje možete biti ljubazni. Uzmite u obzir položaj primatelja i ponudite što je moguće više pomoći da se prilagodi situaciji.
Primjer nepristojne pritužbe: "Mislim da su ti sunčane naočale slabe i da više nikada neću kupiti tvoj proizvod". Primjer pristojne pritužbe bio bi: "Razočaran sam izgradnjom vaših sunčanih naočala, u budućnosti planiram kupiti drugu marku sunčanih naočala"
Korak 7. Za dodatne stranice upotrijebite "drugi" memorandum
Većina poslovnih pisama dovoljno je sažeta da stane na jednu stranicu. Međutim, ako morate napisati duže pismo, poput ugovora ili pravne odluke, možda će vam trebati dodatne stranice. Koristite "drugi" memorandum koji obično sadrži kratku adresu i izrađen je od iste vrste papira kao i glavni memorandum.
Uključite broj stranice na drugu i sljedeće stranice, pri vrhu stranice. Također ćete morati unijeti ime i datum primatelja
Korak 8. Završite svoje pismo
U posljednjem odlomku sažmite svoje točke i podcrtajte radnju koju ćete poduzeti ili ono što očekujete od primatelja. Imajte na umu da vam se primatelj može obratiti s pitanjima ili nedoumicama u vezi sa pismom, a zatim im zahvaliti na pažnji na pismo koje ste poslali.
3. dio od 4: Zatvaranje pisma
Korak 1. Odaberite pozdravnu riječ
Završni pozdrav, poput pozdravnog pozdrava, pokazatelj je poštovanja i formalnosti. "S poštovanjem" ili "S poštovanjem" najsigurniji su zaključni pozdravi. Također biste mogli razmotriti "Srdačan pozdrav" ili "Pozdrav". Čestitke koje nisu previše formalne, ali ipak imaju profesionalni ton su "Pozdrav za uspjeh", "Pozdrav" i "Hvala". Upotrijebite zarez nakon pozdravne riječi.
Korak 2. Stavite svoj potpis
Ostavite četiri reda prazna za svoj potpis. Potpišite se nakon što je pismo tiskano ili ako ste ga poslali putem e -pošte, skenirajte sliku svog potpisa i zalijepite je u odjeljak s potpisima. Odabir tinte za potpis je plava ili crna.
Ako potpisujete pismo u nečije ime, prije potpisa napišite "pp:". "pp" znači per procurationem, što znači "predstavnik" ili "u ime"
Korak 3. Unesite svoje ime i podatke za kontakt upisivanjem
Ispod potpisa uključite svoje podatke uključujući svoje ime, naslov, telefonski broj, adresu e -pošte i druga odgovarajuća sredstva za kontakt. Za svaku vrstu informacija upotrijebite novi redak.
Korak 4. Dodajte inicijale daktilografa
Ako je osoba koja upisuje pismo, a autor druga osoba, morate unijeti inicijale daktilografkinje ispod bloka potpisa. Ponekad su uključeni i inicijali autora pisma. Dakle, tko je radio na pismu bit će jasno.
- Ako uvrstite samo inicijale daktilografa, napišite ih malim slovima, na primjer, mj.
- Ako uključite i autorove inicijale, napišite ih velikim slovima, a daktilografkinje malim slovima, na primjer, RW: mj. Drugi stilovi dodaju kosu crtu između inicijala, kao što je RW/mj.
Korak 5. Uključite podatke o privitku
Ako prilažete dodatne dokumente za pregled primatelja, zabilježite nekoliko redaka ispod podataka za kontakt navodeći broj i vrstu priloženih dokumenata. Na primjer, napišite: "Dodatak (2): životopis, brošura." Ili, u tradicionalnom stilu, napišite opis privitka na vrhu slova, ispod datuma.
Također možete skratiti "Privitak" sa "Lampa"
Korak 6. Uključite kopiju podataka
Ako kopiju pisma šaljete nekom drugom, morate to uključiti u pismo. To se navodi upisivanjem "cc:" ili "Kopiraj" ispod retka "Privitak", zajedno s imenom i naslovom primatelja kopije ("cc" označava ljubaznu kopiju, ali u prošlosti je to značilo kopiju u kovanom obliku kada slova su se još uvijek pisala na pisaćem stroju i kopirala karbonskim papirom).
- Na primjer, napišite: "cc: Mari Santi, zamjenica direktora za marketing"
- Ako dodate više od jednog imena, poravnajte drugi naziv pod prvim, ali bez "cc:"
4. dio od 4: Dopunska pisma
Korak 1. Unesite izmjene
Prezentacija je ključni element profesionalizma. Osigurajte da vas primatelj može lako vidjeti kao sposobnu i odgovornu osobu uređivanjem vašeg pisma i provjerom ima li pogrešaka. Upotrijebite provjeru pravopisa u svom uređivaču teksta, ali ne zaboravite je pažljivo pročitati prije slanja.
- Zapitajte se je li pismo jasno i sažeto? Postoje li odlomci dulji od 3-4 rečenice? Ako je tako, odredite možete li ukloniti nepotrebne izraze.
- Ako je pismo jako važno, možda ćete morati pročitati prijatelja ili suradnika. Ponekad drugi ljudi mogu pomoći u uočavanju jezičnih grešaka ili neugodnosti kojih možda niste svjesni.
Korak 2. Nemojte držati stranice zajedno s klamericom
Ako se vaše pismo sastoji od nekoliko stranica, klamericu se ne smije koristiti. Ako želite provjeriti jesu li stranice uredne, isjecite ih spajalicom u gornjem lijevom kutu.
Korak 3. Predajte
Ako pismo šaljete poštom, upotrijebite poslovnu omotnicu. Koristite omotnicu s logotipom vaše tvrtke ako je dostupna. Uredno napišite povratnu adresu i adresu primatelja. Presavijte slovo u trećinama tako da primatelj prvo otvori vrh prije nego što otvori dno. Pobrinite se da zalijepite dovoljno markica, a zatim ih pošaljite.
- Ako mislite da vaš rukopis nije sjajan i da se ne podudara s vašom profesionalnom osobnošću, upišite adresu u svoj uređivač teksta i ispišite je na omotnici.
- Ako je pismo hitno i/ili žurno, razmislite o slanju putem kurira.
- Ako ga želite poslati putem e -pošte, prvo ga pretvorite u HTML ili spremite kao PDF kako se format ne bi promijenio. Međutim, bilo bi lijepo da je pismo poslano fizički.
Savjeti
- Za potpisivanje slova upotrijebite kvalitetnu olovku.
- Brzo odgovarajte na pisma. Ako ne možete odgovoriti u roku od tjedan dana, proslijedite ga primatelju i recite mu kada može pričekati vaš odgovor.
- Naglasite pozitivnu stranu. Razgovarajte o tome što možete učiniti, a ne o tome što ne možete. Na primjer, ako proizvod nema na skladištu, nemojte reći kupcu da ne možete ispuniti njegovu narudžbu. Umjesto toga, recite da je proizvod vrlo popularan i da je rasprodan. Zatim im recite kada možete ispuniti njihovu narudžbu.
-
Ako pišete složeno pismo, prvo napišite skicu.
- Zapišite bilo koju temu koju želite obraditi, nema potrebe razmišljati o redoslijedu.
- Za svaku temu napravite popis ključnih riječi, primjera, argumenata i činjenica.
- Uočite važnost svake teme na popisu za svrhu i primatelja pisma.
- Odbacite dijelove koji nisu potrebni.
- Poredajte podatke onim redoslijedom koji je najbolji za čitatelja.
Upozorenje
- Nemojte koristiti laskavi jezik. Iskrena pohvala je prihvatljiva, ali previše pohvala znači da na poslu ovisite o pohvali, a ne o sposobnosti.
- Nemojte koristiti tup ili napadan jezik. Upamtite, ovim pismom pokušavate popraviti ili započeti poslovni odnos.
