Razumijevanje kako napisati dobro pismo jedna je od osnovnih vještina koje se mogu primijeniti u različitim područjima, kako u poslovnim, akademskim tako i u osobnim odnosima. Kao što već znate, pisma su uobičajena metoda komunikacije koja se koristi za prenošenje informacija, dobre volje ili jednostavno pošiljateljeve naklonosti prema primatelju pisma. Da biste saznali kako napisati dobro i ispravno pismo, pokušajte pročitati ovaj članak!
Korak
Metoda 1 od 2: Pisanje službenog pisma
Korak 1. Shvatite pravo vrijeme za pisanje službenog tonskog pisma ili službenog pisma
Općenito, službena pisma upućuju se osobama s kojima imate samo profesionalne odnose, poput poslovnih suradnika ili određenih državnih odjela, a ne osobama s kojima imate osobne odnose.
- Zatim se službeno pismo može upisati pomoću softvera za obradu teksta, kao što je Microsoft Word, OpenOffice ili Text Edit, a zatim se ispisati prije slanja. Ako pismo morate primiti odmah ili ako primatelj preferira primanje e -pošte, preporučujemo da pismo pošaljete e -poštom.
- Ako je primatelj vaš trenutni šef ili suradnik, možda ćete htjeti koristiti manje kruti format. Općenito, takva se pisma mogu slati putem e -pošte i ne moraju biti popraćena adresom na vrhu slova.
Korak 2. Napišite svoju adresu i datum pisanja pisma na vrhu slova
Posebno, uključite svoje ime i adresu u lijevi kut slova. Ako se radi o službenom poslovnom pismu, navedite naziv i adresu tvrtke ili jednostavno zalijepite zaglavlje tvrtke na isto mjesto. Nakon toga napravite razmak od dva retka prije nego napišete datum pisanja pisma.
- Uključite cijeli datum u ispravnom formatu, na primjer 19. rujna 2021. Najbolje je izbjegavati manje formalni format poput 19. rujna 2021. ili 19. 9. 21.
- Nema potrebe uključivati datum u pismo poslano e-poštom.
Korak 3. Unesite ime i adresu primatelja pisma
Ako pismo nije poslano e-poštom, ostavite prijelom od dva retka i uključite podatke o primatelju u prazno mjesto. Konkretno, navedite svaku od ovih informacija u zasebnom retku:
- Puno ime i naslov primatelja pisma
- Naziv organizacije i tvrtke, ako ih ima
- Puna adresa primatelja pisma (dodajte dva ili više dodatnih redaka, prema potrebi)
Korak 4. Uključite pozdrav
Pauzirajte jedan redak, a zatim uključite pozdrav poput "Dragi", nakon čega slijedi vaše ime kao primatelja pisma. Ako želite, možete navesti svoje puno ime, prezime ili samo ime. Ako je potrebno, uključite i službenu adresu ili naslov osobe.
- Ako znate samo položaj osobe u uredu, ali ne znate njeno ime, slobodno napišite: "Poštovani, zdravstveni upravitelj:" ili sličnu frazu. Međutim, općenito ime osobe koja je popunila radno mjesto može biti pretraživali na internetu, pa možete prvo isprobati.
- Ako zaista ne poznajete primatelja pisma, niti znate njegov ili njezin položaj, jednostavno napišite: "Poštovani/a:" ili jednostavno "Dragi:". Međutim, takvi pozdravi zvuče staromodno i staromodno i treba ga izbjegavati, ako je ikako moguće …
Korak 5. Napišite svoje pismo
Službena pisma trebaju se otvoriti jasnom izjavom o svrsi (SOP). Konkretno, izbjegavajte kratice i koristite službena pitanja, poput "Jeste li zainteresirani za …" umjesto "Jeste li zainteresirani za …?" Zatim ponovno pročitajte tijelo slova, sa ili bez pomoći druge osobe, kako biste bili sigurni da u njemu nema pravopisnih ili gramatičkih pogrešaka.
Ako pišete službeno poslovno pismo, pobrinite se da sadržaj slova uvijek bude kratak i točan. U međuvremenu, ako je pismo upućeno rodbini ili bliskom prijatelju iz razloga razmjene vijesti, upotrijebite opušteniju i/ili tečniju rečenicu. Međutim, dobro je paziti da vaše pismo ne prelazi jednu stranicu
Korak 6. Uključite završni pozdrav
Pozdravni pozdrav općenito je uključen kako bi slovo završilo na pozitivan način i izgradilo dublju vezu s primateljem pisma. Stoga, nakon što napišete posljednji odlomak, uključite završni pozdrav koji odgovara vrsti slova. Za službeno pismo pokušajte uključiti završni pozdrav, poput: "S poštovanjem", "Pozdrav" ili "Sretno." Zatim stavite svoje puno ime ispod njega, kako je navedeno u sljedećim smjernicama:
- Za službeno otkucana slova, ostavite otprilike četiri razmaka između završnog pozdrava i punog imena. Zatim ispišite pismo i na prazan prostor pričvrstite svoj potpis plavom ili crnom tintom.
- U službene e -poruke uključite svoje puno ime odmah ispod završne čestitke.
- Ako želite, možete staviti pozdrav ispred svog imena, posebno u službeno pismo. Na primjer, ako ste u braku, molimo vas da ispod pozdravne riječi unesete ime “Bu Amanda Surya”.
Korak 7. Presavijte slovo (izborno)
Ako je pismo u pošti, pokušajte ga presaviti na trećine. Trik je u tome da donju polovicu preklopite do sredine sve dok ne pokrije 2/3 područja slova, a zatim preklopite gornju polovicu do sredine sve dok više ne bude više otvorenih slova. Na taj način veličina slova odgovara većini koverti dostupnih na tržištu.
Korak 8. Na prednju stranu omotnice upišite adresu primatelja (izborno)
Pronađite središte omotnice, a zatim napišite punu adresu primatelja na sljedeći način:
- G. Joko Susilo
- Jl. ABC br. 123
- Džakarta, 12345
Korak 9. Na poleđinu omotnice upišite povratnu poštansku adresu (izborno)
Ovom metodom pošta može vratiti poštu koju iz bilo kojeg razloga ne mogu poslati na vašu adresu bez dodatnih troškova. Upotrijebite istu metodu kao kada ste napisali adresu primatelja pisma, ali samo unesite nadimak umjesto svog punog imena.
Metoda 2 od 2: Pisanje neformalnih pisama
Korak 1. Identificirajte službenu razinu pisma
U osnovi, ton pisma ovisit će o razini bliskosti vašeg odnosa s primateljem pisma. Da biste utvrdili formalnost svog pisma, pokušajte slijediti ove smjernice:
- Ako je pismo upućeno udaljenom rođaku, starijoj rodbini ili društvenom partneru, pokušajte upotrijebiti poluformalni ton. Ako vam je osoba već poslala e -poruku, pošaljite joj e -poruku. U suprotnom je najsigurnija opcija pisanje slova ručno.
- Ako je pismo upućeno bliskom prijatelju ili rođaku, napišite ga ručno ili pošaljite putem e -pošte.
Korak 2. Započnite slovo pozdravom
Korišteni pozdrav jako ovisi o bliskom odnosu između vas i primatelja pisma, kao i o razini formalnosti pisma. Neke mogućnosti koje možete uzeti u obzir:
- Ako je pismo poluformalno, slobodno upotrijebite pozdrav poput "Zdravo". Zatim slijedite pozdrav s nadimkom primatelja ako vas dvoje niste previše udaljeni po godinama, ili ime primatelja koje počinje pozdravom poput "Gospodine" ili "Gospođo" ako je primatelj puno stariji od vas.
- Ako je pismo neformalno, možete upotrijebiti i pozdrav poput "Zdravo" ili ležerniji pozdrav poput "Bok" ili "Hej". Slijedite pozdrav s imenom primatelja.
Korak 3. Počnite pisati tijelo slova
Prijeđite na sljedeći redak i počnite pisati. Ako je pismo namijenjeno kao osobni komunikacijski medij, pokušajte početi potvrđivanjem podataka o primatelju. Na primjer, možete koristiti službene rečenice poput: "Nadam se da vam ide" ili neformalne rečenice poput: "Kako si?" Posebno upotrijebite riječi koje biste rekli da je primatelj pisma ispred vas.
Korak 4. Navedite stvari koje je potrebno priopćiti
Budući da je glavna uloga pisma kao medij komunikacije, molimo vas da uključite stvari za koje mislite da ih primatelj mora znati, poput detalja o događajima koji su se dogodili u vašem životu. Na primjer, ako je pismo vašoj baki, nemojte samo napisati: "Hvala na poklonu!" Umjesto toga, pokažite koliko vam dar znači, primjerice recite: “Sinoć moji prijatelji i ja nismo mogli spavati jer smo igrali igru koju je poslala baka. Hvala vam!" Bez obzira na temu pisma, glavni fokus trebao bi biti na želji za razmjenom informacija.
Razumjeti informacije koje se ne smiju uključiti. U osnovi, pismo napisano kao izraz ljutnje ili pokušaj da se moli za milost ne bi trebalo slati. Ako ste već napisali takvo pismo, ali niste sigurni hoćete li ga poslati, ostavite ga da odstoji nekoliko dana. Možda vam tih nekoliko dana promijeni odluku
Korak 5. Završite slovo
Za kraj neformalnog pisma upotrijebite završni pozdrav koji odražava bliskost vašeg odnosa s primateljem. Ako je pismo upućeno supružniku, prijatelju ili bliskom rođaku, upotrijebite završni pozdrav, poput "Pozdrav", "Pozdrav ljubavi" ili jednostavno "Dragi". U međuvremenu, za poluformalno pismo, slobodno upotrijebite topao, ali ipak sasvim formalan, završni pozdrav, poput "Pozdrav" ili "Pozdrav".
- Jeste li ikada čuli za izraz "validacija"? Zapravo, priznanje je službeni izraz na engleskom jeziku koji se u davna vremena obično koristio kao pozdravno pismo. Ako prijatelju pišete englesko pismo i želite ga zatvoriti u šašavom stilu, slobodno upotrijebite ovu metodu. Na primjer, stavite završni pozdrav u obliku priznanja, poput: "Ostajem, kao i uvijek, vaš predani sluga", koji završava vašim imenom.
- Ako želite dodati podatke nakon što je pismo napisano, upotrijebite naslov P. S, što na engleskom znači Postscript ("nakon pisanja").
Korak 6. Pošaljite pismo
Stavite pismo u omotnicu, stavite pečat, uključite adresu primatelja, a zatim ga odmah pošaljite putem pošte.
Savjeti
- Pokušajte usredotočiti tijelo pisma na temu koja će zanimati primatelja.
- Općenito, iza pozdrava uvijek slijedi zarez. Međutim, u službenim slovima interpunkcija se obično koristi dvotočka umjesto zareza.
- Uvijek koristite ljubazan jezik i razumne argumente prilikom pisanja žalbenog pisma. Time ćete povećati svoje šanse za dobivanje pozitivnog odgovora.
- Ako želite ispisati vrlo službeno pismo, preporučujemo vam da koristite papir koji je nešto teži od standardnog papira za kopiranje.
- Ako želite poslati službenu ili poluformalnu e-poštu, uvijek koristite adresu e-pošte koja zvuči profesionalno. E -poruke koje šalje “sweetstar189” zasigurno neće biti shvaćene tako ozbiljno kao e -poruke koje je poslala “jeni.sandra”, zar ne?
- Uvijek pišite slova olovkom s plavom ili crnom tintom.
- Provjerite je li navedena adresa točna.
- Odlomak uvijek započnite rečenicom napisanom ili otkucanom uvučeno.
- Ponovno provjerite sadržaj vašeg pisma, najmanje dva puta.
- Ako je pismo napisano ručno, uvijek koristite kemijsku olovku koja ne propušta tintu.
