Upravljanje događajima izvrsno je iskustvo, bilo da se radi o privatnoj zabavi, korporativnom događaju, za obitelj i prijatelje ili vjenčanju i drugim formalnim događajima. Ovaj posao je jako teško obaviti, ali i vrlo zadovoljava. Zaista možete napraviti razliku za uključene ljude, koji će cijeniti vaše gostoprimstvo i trud da organizirate rođendansku zabavu, godišnjice, samo vjenčanje ili bilo koju drugu proslavu. Koraci u nastavku naučit će vas kako biti dobar menadžer događaja, dati prijedloge za rješavanje problema i izbjeći sve probleme pomnim planiranjem.
Korak
1. dio od 5: Ovladavanje osnovama
Korak 1. Odredite ciljeve i ciljeve koje želite postići
Sve ovo izgleda previše logično, ali morate to zapisati kako biste saznali koja će lokacija najbolje funkcionirati, proračunsko pravo, svrha događaja, broj (ili vrsta) gostiju i koje strategije ćete slijediti vaš određeni događaj. Što je idealan krajnji rezultat? Što želite postići?
- Nakon što odlučite koji ćete događaj voditi (proslava, prikupljanje sredstava, obrazovanje, prodaja, prijedlozi itd.), Razmislite zašto to radite. Poznavanje vaše motivacije može vam pomoći da ostanete koncentrirani i puni energije.
- Postavljanje nekih ciljeva također vam može pomoći da dođete do pravog cilja. Ne možete nastaviti pokušavati pogoditi neodređeni cilj! Kad imate samo 40.000.000 IDR, 00 i želite doseći 50.000.000 IDR, 00, ciljajte taj iznos i pomoći će vam se doći do cilja.
Korak 2. Odaberite datum i vrijeme
Ova su dva najvažnija čimbenika u planiranju događaja. Ne birajte datum i vrijeme koji će spriječiti mnoge ljude da dođu ili će svi vaši napori oko planiranja događaja biti uzaludni. Također, izbjegavajte postavljanje ova dva elementa predaleko od sadašnjosti - ili čak preblizu - ili će vaši gosti zaboraviti na vaš događaj i napraviti druge planove. Nemojte da vas zadesi Goldilocks sindrom dok upravljate događajima!
U idealnom slučaju, obavijestite goste dva tjedna unaprijed. Na taj način imaju vremena za planiranje i možete ih podsjetiti još jedan ili dva puta prije nego što dođe vrijeme. Pošaljite pozivnice za događaje nekoliko tjedana unaprijed ako je moguće
Korak 3. Odaberite mjesto
Nakon što odredite vrstu i vrijeme događaja, razmislite o mjestu. Pristupite potencijalnim lokacijama tako što ćete pripremiti datume i ono što će vam trebati. Koju vrstu zgrade želite koristiti i kako bi prostor bio uređen? Hoće li gosti sjediti na klupama u redovima, redovitim klupama, dobiti stol za blagovanje ili vanjske prostirke za piknik? Hoće li vremenski uvjeti imati utjecaja? Hoće li biti mjesta za ples, govorničko postolje ili pozornicu? Ako je tako, napravite plan kako biste bili sigurni da je mjesto koje želite dovoljno veliko.
- Uvijek unaprijed posjetite potencijalna mjesta i nacrtajte kartu. Ova se karta može koristiti kao "ratni plan" i omogućuje vam da skicirate i dodijelite stolni prostor, rute usluga za hranu, pristup osobama s invaliditetom (ako je potrebno) i izgradnju izlaznih ruta, kao i način na koji ćete učitati različitu potrebnu opremu. Također biste trebali označiti mjesto generatora energije, vanjske opreme poput hladnjaka, ledomata, roštilja ili peći itd. Također proučite mjesto utičnica i kabela za napajanje (možete ih pokriti ispod tepiha) i sve ostalo što bi moglo predstavljati sigurnosnu opasnost.
- Hoće li vam zakonski trebati dozvola lokalne uprave? U većini slučajeva ova je dozvola potrebna za otvaranje barova, ali ponekad i za buku, pristup vozilima i parkiranje, velike građevine kao što su paviljoni, gužve i druge svrhe.
Korak 4. Odredite broj osoba koje ćete pozvati
Koliko ljudi možete pozvati na temelju proračuna i mjesta? Neki su događaji strogo ograničeni na dopuštanje prisustva samo pozvanim osobama, što olakšava planiranje, ali mnogi drugi mogu dopustiti dodatne osobe, poput djece, supružnika ili prijatelja. Također znajte da što više gostiju imate, to će vam trebati više članova posade.
- Kako biste izbjegli logističke probleme, pobrinite se da uvijek ima dovoljno mjesta za kretanje ljudi po pozvanom.
- U starijim se ustanovama broj gostiju obično naziva "pax", pa ako vidite riječi "150 Pax" na višenamjenskoj zgradi, to znači da je kapacitet 150 gostiju.
Korak 5. Odredite proračun
Idealno bi bilo da imate nekoliko ljudi na koje možete računati da će izračunati koliko će vam novca trebati za ovaj događaj. Hoćete li platiti osoblje? Iznajmljujete opremu i mjesta za sastanke? Opskrba hranom i pićem? Tiskati brošure ili razglednice? Odredite razuman iznos i prilagodite plan na temelju tog iznosa. Nemojte dopustiti da prekoračite svoj proračun ako ne morate.
Možda ste u situaciji da je moguće dobiti sponzore ili donacije, ali većina nas obično nema takvu sreću. Ako ne možete predvidjeti nadolazeći novac, uštedite koliko god možete. Umjesto unajmljivanja ugostiteljskih usluga, oformite događaj na sreću (gosti sami donose hranu). Još uvijek možete pripremiti neku hranu, ali općenito sve što trebate učiniti je osigurati stol za blagovanje, pribor za kuhanje i hladnjak. Umjesto da unajmite fotografa, snimite vlastiti događaj. Budite kreativni po potrebi
Korak 6. Okupite tim
Postavite servisni tim (čak i ako ovaj tim uključuje prijatelje i rodbinu ili druge volontere) koji će se baviti različitim relevantnim odjeljcima, čak i ako događaj ne vodite profesionalno i organizirate samo male obiteljske događaje. Bit dobrog upravljanja događajima velikih razmjera jest potaknuti ljude da vode određena područja i pobrinuti se da svi članovi tima znaju veliki plan.
Vaša posada mora biti obaviještena o važnim stvarima što je prije moguće, baš kao i svi drugi timovi koje plaćate i svi gosti koje pozovete. Obavijestite svakog člana posade o zadatku što je prije moguće i dajte mu mogućnosti kad god je to moguće. Također pokušajte dovesti nekoliko ljudi u pripravnost - jer će uvijek doći do manjih štucanja u svakom aspektu događaja
Korak 7. Napravite dnevni red događaja
Odlučite što će se dogoditi na vašem događaju. Kada će govornici početi govoriti? Hoće li biti zakazanih igara, aktivnosti ili prezentacija? Koliko je potrebno gostima da pojedu? Definirajte detaljan raspored aktivnosti tijekom dana.
Uvijek ostavite mjesta za greške; neće biti niti jednog događaja na ovom svijetu koji bi mogao ići točno prema planu do minute. Ljudi će kasno dolaziti, govori će trajati dulje, redovi hrane neće teći glatko ili će vam naići milijun drugih problema. Dakle, iako morate znati što se događa, shvatite da je to samo pomoć u organizaciji i ništa nije sigurno
2. dio od 5: Događaji u tijeku
Korak 1. Pošaljite pozivnicu
Ako ne, kako će inače ljudi znati da ste domaćin događaja? Pošaljite pozivnicu! Nemojte ovo zanemariti. Pozivnice su glavno lice vašeg događaja. Prvi dojmovi o tome što ljudi mogu očekivati i natjeraju ih da odluče trebaju li doći. Ovaj poziv mora biti dobar.
-
Razmislite o tipičnim pozivnicama - u obliku razglednica, brošura itd. Ali također pokušajte ne koristiti papir: šaljite e -poštu, biltene ili koristite web stranice kao što su Facebook, Twitter i Eventbrite za slanje pozivnica, broja gostiju i kalendara.
Ispravak: ako želite dovesti što više ljudi, koristite Facebook i Twitter. Pokušate li to ograničiti samo na VIP goste, izbjegavajte ove dvije usluge ili ćete doći u probleme
Korak 2. Zabilježite one koji su potvrdili svoju prisutnost
Morat ćete računati unaprijed da biste saznali koliko i što vam je potrebno, pa bilježite! Možda se neće pojaviti brojevi, ali ćete ipak dobiti pregled. U tome vam mogu pomoći web stranice dizajnirane za upravljanje događajima - iako možete koristiti i radne listove za Facebook i Excel.
Korak 3. Rukujte s onim što morate iznajmiti
Trebate li pronaći, unajmiti, rezervirati ili delegirati zadatke fotografima, graditeljima, dizajnerima i dekoraterima, gostujućim govornicima, sponzorima, zabavljačima ili bendovima, vjerskim vođama ili dužnosnicima, plesačima ili demonstracijskim događajima? Uzmite u obzir sve ove aspekte za sjedenje i posluživanje hrane kako biste im mogli pripremiti jela i stolove ako je potrebno.
- Hoćete li pripremati hranu i piće? Ako je tako, koji će članovi tima nadzirati kuhanje, posluživanje i higijenu hrane? Kakvu hranu trebate poslužiti? Je li moguće da gosti imaju alergije, imaju vegetarijanske potrebe, dijabetes, imaju vjerske potrebe kao što su halal ili košer, bez glutena itd.? Hoće li biti beba, male djece ili starijih/ozlijeđenih koji ne mogu jesti krutu hranu?
-
Jesu li se vodili računa o aspektima zabave i logistike? U ovom odjeljku može se govoriti o glazbenoj opremi, paviljonima ili šatorima, kao i o dekorativnim efektima upravljanja pozornicom koji će vam trebati, poput mikrofona i pojačala, rasvjete, dalekovoda, projektora i ekrana za projekcije slajdova, strojeva za dim ili drugih čarobnih scenskih efekata., poput ogledala, natpisa tvrtke i natpisa itd.
Ako angažirate podizvođača za vođenje zabave, posavjetujte se s njima kako biste bili sigurni da sami mogu nabaviti i pripremiti opremu, osim lokacije usluge, pozornice i rasporeda. Na taj način možete znati što učiniti kako biste im pomogli
- Pružateljima ugostiteljskih usluga, cvjećarima, zabavi i drugim važnim ljudima potrebno je puno vremena za pripremu. Iznenadni zahtjevi obično će koštati više. Osim toga, ako ne mogu održati riječ, imat ćete vremena tražiti alternative.
Korak 4. Pronađite nekoga tko će biti domaćin (MC)
MC ne mora uvijek organizirati cijeli događaj, ali on će ga voditi. MC je obično član stranke koji će sastaviti govor, najaviti niz događaja poput obroka, plesa, važnih gostiju ili zabave. Često komunicirajte s tom osobom i redovito je informirajte.
Ponekad ćete možda morati biti MC. Ako je tako, vaš će zadatak biti puno teži jer morate raditi dok cijeli događaj ne bude dovršen. Postavite vođe grupa za svoj uslužni tim tako da se njima mogu delegirati većina normalnih zadataka
Korak 5. Skupite opremu
Prilikom zapošljavanja tima još jednom provjerite ima li sa sobom potrebne stvari. U nekim slučajevima mogu pripremiti samo sebe ili određene stavke; Možda ćete morati zasebno nabaviti potrebnu opremu. Ove alate možete iznajmiti, kupiti ili čak posuditi sa svojih društvenih mreža. Provjerite popis potrepština, od salveta do sustava zvučnika i spojnih kabela.
Dekoracija je važan dio svakog događaja. Stolnjaci, cvijeće, darovi, svijeće, baloni, transparenti ili pozadine za fotografije, crveni tepisi itd. uvijek treba unaprijed dobro isplanirati
Korak 6. Zadovoljite osnovne potrebe
Jedna od stvari koje mnogi početnici zaboravljaju je superiornost objekata na mjestu događaja. Ima li mjesto dovoljno sadržaja? Primjeri su toaleti i tuševi, parkirališta, lak pristup osobama s invaliditetom, svlačionice, spremišta i kuhinje, odvodi za vodu, hladnjaci za vino, pristup električnoj energiji itd. Tako možete predvidjeti prepreke koje se mogu pojaviti.
Razmislite i izvan događaja: hoće li vam trebati prijevoz i smještaj za goste izvan grada/inozemstvo ili delegate hotela? Morate li rezervirati mjesto za njihov prijevoz do i s događaja?
Korak 7. Znajte s kim ćete se sastati
Razumijevanje društvene hijerarhije događaja - čak i ako to nije vaš događaj - bitno je za znanje kako postupiti u svakoj situaciji. Budući da klijenti trebaju vjerovati u vas, saznajte sljedeće:
- Tko su ključni gosti –– to je obično lako uočiti kada je događaj slavlje –– na primjer, mladenci na vjenčanju. Međutim, klijent nije uvijek ključni gost iako se još uvijek može klasificirati kao jedna od strana u grupi. Ili, vaš klijent možda uopće neće ni doći.
- Tko su gosti koji su tip gosta domaćina - to su ljudi koji se često ponašaju kao domaćini za svojim stolovima i skloni su druženju i motiviranju drugih gostiju. Korisni su za održavanje ugodne atmosfere i razgovor kada se stvari smire, poticanje ljudi na ples ili upoznavanje drugih gostiju radi novih prijateljstava. Također su obično pouzdani i korisni za ažuriranje događaja, jer mogu pomoći ili čak poslužiti kao gostujući govornik/MC u hitnim slučajevima. Ovakvi ljudi održavaju nesmetano održavanje događaja u prvom planu.
- Tko su gosti tipa mirotvorci? Te biste ljude trebali imati na umu u svakom trenutku jer će se oni nastojati posavjetovati o problemima. Također ćete ih uključiti u rukovanje i raspravljanje ako je potrebno. Gosti u ovoj skupini obično su glava obitelji, skrbnik ili šef osiguranja.
- Tko je donositelj odluka. U većini slučajeva donositelj odluka ste vi kao upravitelj, no kada se trebate posavjetovati s gostima bez uključivanja ključne skupine (budući da su obično usredotočeni na to da budu dobri domaćini), saznajte koga biste trebali vidjeti u hitnim slučajevima. Jednostavno rečeno, ta će osoba platiti račun za vaše usluge ili onoga koga nazivate "klijentom".
3. dio od 5: Približavanje ciljnoj liniji
Korak 1. Upoznajte mjesto održavanja
Prije početka događaja provjerite mjesto i odlučite kako ćete sastaviti stvari. Možda ćete morati navesti dodatne aranžmane kako biste prilagodili tlocrt - na primjer u smislu ožičenja, rasvjete itd. A ako vam je te stvari teško pronaći, gosti mogu doživjeti isto, stoga razmislite o praktičnom aspektu!
Nacrtajte plan implementacije i rokove kad god je to moguće. Ako vam nešto ne odgovara, riješite se toga. Razgovarajte s upraviteljem web mjesta i saznajte što on ili ona mogu učiniti kako bi vam pomogao, te postoje li pravila zoniranja koja se morate pridržavati, osobito u hitnim slučajevima
Korak 2. Razmislite o pripremi darova za svoj tim
Članovi posade u njemu će vrijedno raditi. Kako biste pokazali zahvalnost i održali performanse, pripremite mali poklon koji ćete dati nakon završetka događaja. Pića u bocama, granole, čokolade, drugi sitnici, sve što vam odgovara, pomoći će im da održe moral.
Također razmislite o tome da im date broš ili marker za malu zabavu kako bi se osjećali dijelom događaja i zapamtili ga. Također se pobrinite da ih hranite i zalijevate! Tim je resurs koji biste trebali moći koristiti i u budućnosti
Korak 3. Provjerite sve timove i autsajdere
Prije događaja pobrinite se da se svi slože. Dajte posadi jasne upute kako doći do mjesta događaja i navedite svoj kontakt broj ili posjetnicu kako bi mogli nazvati upute. Zaključite tako da sve bude bez pitanja.
Neka svi budu zadovoljni sa zadatkom. Neki ljudi ovo možda ne žele reći, pa ih pokušajte pročitati. Izgledaju li samouvjereno i samopouzdano? Ako ne, uvjerite ih, pregledajte zadatke i postavite nekoliko osnovnih pitanja. Kad ste u nedoumici, uparite sumnjičavog s sposobnijim partnerom
Korak 4. Pripremite popis kontakata i druge datoteke ako je potrebno
Osobne postavke jednako su važne kao i dogovori o događajima. Ako ste uvijek uredni, čak i ako se neke stvari pokvare, sve će biti u redu. No, u protivnom bi stanje događaja bilo potpuno uništeno. Evo nekoliko načina za pripremu:
- Napravite listu kontakata s telefonskim brojevima i adresama. U slastičarnici su mislili da ste vi ta koja će doći preuzeti narudžbu? Nije važno. Nazovite člana svog tima koji živi u blizini trgovine i neka ga pokupi na putu do mjesta događaja.
- Napravite kontrolni popis. Na temelju izvješća tima znat ćete koji predmeti, oprema i predmeti još uvijek nedostaju.
- U skladu s tim pripremite dokaz o plaćanju i potrebama naplate. Što ste temeljitiji, manje ćete problema imati u budućnosti.
Korak 5. Izbjegavajte promjene u zadnji čas
Hoće li biti redovitih umjetničkih promjena? Vjenčanja su obično ovakva, a klijent želi promjenu dizajna u zadnji čas, pa mu svakako recite konačni datum promjene. Obično je ovaj rok 1 tjedan prije događaja, kako bi klijenti bili slobodni, ali ste i zaštićeni od promjena u zadnji čas koje su nezgrapne i skupe.
Ako su promjene jednostavne, male ili osnovne i mogu koristiti već ugrađene ukrase, pokušajte ne odbiti zahtjev klijenta što je više moguće. Potrudite se da najbolje odgovorite potrebama klijenta u događaju koji može biti vrlo emotivan
4. dio od 5: Rukovanje stvarnim događajem
Korak 1. Pripremite sve
Budite prvi koji će izaći na scenu i nadzirati pripreme. Pobrinite se da se svi pravilno prijave i počnite zvati ako to ne učine. Pomozite onima kojima je potrebna pomoć, ukažite na one koje treba usmjeriti i odmaknite se kad je to potrebno. Čuvajte se od ozljeda do kraja događaja.
Osjećat ćete se malo mirnije ako imate popis za provjeru. Pripremite ovaj popis za posadu, vanjsku posadu, ukrase i ugradnju te opremu. Nakon što se sve provjeri, možete odahnuti
Korak 2. Delegirajte zadatke
Ne bojte se to učiniti. Glavni faktor koji izaziva stres u događaju je vrijeme. Da biste uštedjeli novac, budite spremni podijeliti posao. Ako netko ne radi optimalno, dajte drugi zadatak koji mu više odgovara. Niste popravljač niti prelazite granice; Radite samo posao koji je vaša obaveza.
Prilikom delegiranja zadataka budite čvrsti, ali pristojni. Reci: "Johne, trebam te sada ovdje da pomogneš oko cateringa. Hvala." Vaša posada mora biti strastvena u upravljanju događajem. Pobrinite se da sve prođe glatko tako što ste neophodna liderska figura
Korak 3. Budite fleksibilni
To znači da morate paziti da sve ide prema planu i pomoći ili pokrenuti sigurnosni plan u slučaju da nešto pođe po zlu - i biti u mogućnosti to prihvatiti. Ako počnete biti pod stresom, nećete moći razmišljati ravno. Kad um nije čist, nikada nećete postići dobre rezultate. Stoga, kada govorniku treba deset minuta predugo i zanemaruje vaše signale ili vam pokušava odvratiti pažnju, opustite se. Samo prilagodite desertnu sesiju, nitko neće primijetiti. Događaj će se i dalje nesmetano odvijati.
Problemi će se uvijek događati. Ne možete sve predvidjeti i što prije to prihvatite, to bolje. Miran i stabilan menadžer događaja može biti vrlo koristan za bilo koji događaj; ali ako ste napeti i niste mirni, događaji mogu krenuti loše. Zato se opustite i krenite s tokom - vaša predstava se bliži kraju
Korak 4. Recite svima najnoviji razvoj događaja
Pobrinite se da su broj i potrebe gostiju i dalje točni na dan događaja i obavijestite servisni tim o svim promjenama što je prije moguće. Morate biti prvi par očiju koji će primijetiti ako nešto nije u redu.
Posavjetujte se s klijentom kako biste vidjeli kako se osjeća; može biti uzbuđen, nervozan, zabrinut, dosadno ili iscrpljen i ima problema. Možete mu pomoći ako razumijete, govorite lijepe riječi i pomažete mu praktično. Odvojite vrijeme za stvaranje entuzijazma za goste i tim po potrebi
Korak 5. Uradite svoj posao
Vjerujte i poštujte uslužni tim da učini svoje - kad im date solidne temelje, bit će dobro. Ponudite pomoć ako je potrebno, ali ovaj član tima trebao bi biti dovoljno iskusan da mu uopće ne treba pomoć. Evo nekoliko stvari koje morate imati na umu:
- U početku se ponašajte kao recepcionar ili recepcionar. Upoznajte i pozdravite (ako je potrebno) svakog gosta pri dolasku. Prijenos uloga na MC kada događaj počne. Ovdje će vaša uloga menadžera biti aktivnija rješavanjem problema i osiguravanjem da sav zakulisni rad, poput pripreme i posluživanja hrane, ide prema planu.
- Obratite pažnju na goste i ostanite u kontaktu s MC -om. Učinite to u tajnosti samo u slučaju da trebate promijeniti svoje planove.
- Držite se podalje od ključnih gostiju - ova emisija govori o njima - ali provjerite ostanite li nadohvat ruke tako što ćete se prijaviti u određenim trenucima. Pitajte ih što misle o emisiji, kao i sve moguće probleme, zahtjeve ili prijedloge koje imaju.
Korak 6. Za marketinške događaje pripremite suvenire
Pobrinite se da se svi gosti sjete dobrih provedenih trenutaka. Možda čak želite i više od sretnih uspomena: poput posjeta web stranicama, budućih donacija, aspekata usmene predaje itd. Podijelite suvenire kako biste bili sigurni da je vaš događaj postigao cilj. Bilo da se radi o slici, plakatu ili kemijskoj olovci, pružiti gostima nešto što će podsjetiti goste na događaj odličan je način da ih se sjetite.
Korak 7. Čestitajte sebi nakon završetka događaja
Većina događaja je samostalna kad započne, ali naporan rad je u pripremnom razdoblju, što nitko ne shvaća. Zato čestitajte sebi jer zaslužujete biti sretni!
Nakon događaja odvojite vrijeme za susret i zahvalite se klijentu. Preporučuje se da ponudite prikladan i srdačan dar kako biste zapamtili vrijeme provedeno s njima, jer mali dodiri poput ovih obogaćuju iskustvo i omogućuju im da vam ubuduće predlažu vaše usluge. Ako dajete darove na nekom događaju, darove nakon događaja, poput cvijeća, fotografije omiljenih trenutaka na njihovom događaju (npr. Rezanje vrpce, vrhunac izložbe, dodjelu nagrada, vjenčani poljubac, puhanje rođendanskih svijeća itd.) Ili druge darove može biti primjereno
Korak 8. Očistite mjesto i idite kući
Kao što mame kažu: "Ostavite u istom stanju u kojem ste i došle", tako su i načela koja vrijede za prostore. Stvari treba ostaviti u istom stanju u kojem su bile prije nego što ste do njih došli - posao upravljanja događajima osjetljiv je posao koji nema puno prostora za greške. Stoga obavijestite članove svoje posade da je vrijeme za čišćenje stranice i ne dopustite im da odu kući dok se sve ne riješi. Također biste trebali intervenirati!
Osim što je dobra stvar, sprječava vas i naplaćivanje skupljih računa. Mnoga mjesta dodatno će naplatiti čišćenje ako za to imaju priliku. Zato se potrudite izbjeći skrivene naknade
Korak 9. Dovršite posao promjene, plaćanja i zahvale svim uključenim stranama
Možda ćete se morati dogovoriti za povrat unajmljene ili posuđene opreme i posavjetovati se s klijentom o njegovom iskustvu. Čak i ako ne dobijete plaću, odvojite vrijeme da im se zahvalite i kažete da ste uživali voditi događaj s njima. Možete li međusobno razmjenjivati posjetnice?
Hvala i članovima posade! Provjerite jesu li sve strane plaćene (i jesu li platile), spremite račune i obavite posao. Morate biti jedan od posljednjih koji je napustio mjesto - provjerite je li sve u redu
5. dio od 5: Rješavanje problema
Korak 1. Znajte kako se ponašati s gostima koji kasne i imaju drugih problema
Ovo je uobičajen problem pa se bolje pripremite. Kašnjenje je neizbježno (npr. Zbog nepredviđenih prometnih problema) i obično ga mogu tolerirati drugi gosti koji dođu na vrijeme. Stoga postoji nekoliko stvari koje možete učiniti kako biste to spriječili:
- Provjerite je li vrijeme događaja jasno napisano na pozivnici. Ako koristite RSVP sustav, također provjerite je li vrijeme potvrđeno. Komunicirajte s (putem svog obrasca za kontakt) MC -om, relevantnim gostima (obično vodećim članom stranke), zabavljačima i kuhinjskim osobljem kad naiđete na prepreku koju nije moguće lako riješiti. Ako su odloženi gosti u središtu događaja (npr. Mladoženja i mladenka), obično:
- Morate se izravno obratiti gostu na čekanju kako biste provjerili predviđeno vrijeme dolaska. Odmah se obratite kuhinji o najnovijim dostignućima kako bi mogli prilagoditi brzinu kuhanja u skladu s vremenom.
- Izbjegavajte objavljivanje da je događaj odgođen zbog određenih gostiju (jer će zabava sama to shvatiti), ali obavijestite glavne goste da ste svjesni situacije. Recite im što planirate, ali dopustite im i da ponude prijedloge jer obično poznaju gosta i znaju što učiniti u tom kontekstu.
- Obratite pažnju na vrijeme govora. Ako ključni gosti dođu kasno, poslužite dodatna predjela i/ili rana pića kako biste spriječili da se ostalim gostima koji dođu na vrijeme dosadi i pobrinite se da ostanu zauzeti.
- Ako će gosti jako zakasniti (na primjer pri posluživanju hrane koja se ne može odgoditi, poput sufle), započnite događaj prema planu. Kad dođu, poslužite sljedeći dio (čak i ako je ovaj dio desert).
- Pripremite se za ples, igre, komediju ili neku drugu vrstu zabave (osobito glazbu) i pobrinite se da postoje dodatne smetnje, poput grupnih fotografija. Ovu strategiju sigurnosnog kopiranja trebalo je započeti dan ranije.
-
Za goste koji namjerno stižu kasno, nemojte ovo smatrati svojom krivnjom kao upravitelj. Zato je vaš posao da prve goste nazočite i pobrinete se da njihove potrebe budu zadovoljene. U biti, ponašajte se kao da ništa nije u redu i nastavite s događajem.
Korak 2. Znajte kako se nositi s problemima s hranom
Problemi u ovom području su rijetki, pogotovo ako ste pažljivo isplanirali svoje planove, ali se nezgode događaju povremeno (poput gosta ili malog djeteta koje zabrlja stol za večeru ili incidenta u kuhinji). Najprije morate biti svjesni tipova gostiju koji će doći, pa možete razmotriti kada i gdje će se hrana izlagati (npr. Za jela na bazi švedskog stola) i mjesto sjedenja gostiju.
- Sva izlijevanja treba odmah očistiti iz sigurnosnih razloga, čak i ako to znači da se morate riješiti crvenog tepiha ili otmjenih ukrasa i namještaja. Skrivanje mrlje bez utjecaja na izgled ili integritet predmeta (kao što je starinski komad namještaja) nemoguće je, stoga ga se najprije riješite. Ako imate sigurnosnu kopiju, upotrijebite je; u suprotnom premjestite objekt diskretno kako gosti to ne bi primijetili.
- Preporučuje se da koristite užad, zavjese ili paravane kako biste sakrili dijelove hrane (npr. Neuredan stol ili dok pripremate sljedeće jelo) jer neki gosti mogu vidjeti vidljivu hranu kao nešto što se može slobodno konzumirati u bilo koje vrijeme - iako to ne mora nužno biti slučaj. Prema vašoj namjeri.
- Pomiješajte jelovnike. Ako se jelo ne može poslužiti (na primjer zato što je izgorjelo), riješite se svega toga ili pronađite novu alternativu. Smanjite porcije kako biste uštedjeli na hrani, ali povećajte dijelove druge hrane kako bi bili uravnoteženi. Obavijestite goste po potrebi.
- Vegetarijanci, izbirljivi ljudi, alergičari ili osobe s posebnom prehranom/vjernici trebaju se pobrinuti za svoje potrebe - trebali biste to moći učiniti uz dobro planiranje. Međutim, ponekad će gosti dovesti člana obitelji, supružnika ili bliskog prijatelja bez da vam to kažu, posebno ako je pozivnica besplatna. Kad se to dogodi, rješenje je jednostavno. Prebrojite nedavne goste i kad dođu na vrata, raspitajte se o posebnim prehrambenim potrebama i odmah recite uslužnom i kuhinjskom osoblju.
- Za velike grupe koje ne prisustvuju događaju kao mračni gosti, pošaljite člana tima u kuhinju i neka mu broji zalihe. Ako je potrebno, kupite dodatne zalihe hrane. Kuhinjski odjeljak obično precjenjuje porcije za svaki slučaj, pa su otkazivanja češća od nestašice hrane. Ograničene količine mogu se uštedjeti i ako osigurate dodatna punjenja, poput kruha, salata ili jela od povrća, sastojaka koji se lako mogu nabaviti u vašem lokalnom supermarketu.
Korak 3. Znajte kako se nositi s malom djecom
Imajte na umu da mnogi menadžeri često zaboravljaju ili potcjenjuju inteligenciju i potrebe i želje djece na događaju. Isti su kao i odrasli - žele se zabaviti i ne dosaditi. Upamtite, i roditelji će biti uvrijeđeni ako događaj ne može zadovoljiti potrebe njihove djece. Bilo bi dobro zatražiti potvrdu o pohađanju (RSVP) za svu djecu koja bi mogla doći.
- Mlađoj djeci (mlađoj od 10 godina) bolje je poslužiti hranu ili zalogaje unaprijed, jer se večera može poslužiti tek u 20:00. Ovo vrijeme posluživanja obično je prekasno za obroke većine djece. Hrana koju dajete svojoj djeci također bi trebala biti zabavna i zdrava, ali ipak posebna s posebnim dodirom za njih - to pomaže roditeljima i mogu uživati u događaju kao gosti.
- Djeci starijoj od 10 godina obično se može dati hrana i porcije za odrasle, čak i ako je ne završe, ali im ponuditi i dječji jelovnik (naravno uz dopuštenje roditelja) ako im se to ne sviđa. Obično tinejdžeri u dobi od 13 do 18 godina često traže istu hranu kao i mlađa djeca, poput hamburgera i pomfrita, umjesto formalnijih obroka u restoranu. Hrana za djecu obično se piše izrazom "Alternativni jelovnik". Igrajte na sigurno i razgovarajte sa svojim ključnim gostima o svojim planovima da odavno nastavite zadovoljavati mlade i stare.
- Osigurajte prostor za majke s malom djecom. Udovoljite njihovim potrebama, poput odmora u toaletnoj sobi, potrebama dojenja itd., Te pripremite mjesto za odmor za vrlo malu djecu kako bi mogla spavati ako su umorna.
Korak 4. Znajte kako se nositi s pijanim ili grubim gostima, uljezima i drugim
Ovi gosti ponekad izazivaju probleme, kako na obiteljskim, tako i na korporativnim događajima. Oni nose politiku, ali i dramu, a kao autsajder to možda nećete shvatiti. Zato, budite uvijek na oprezu.
- Prije događaja provjerite s klijentom ili ključnim gostima da biste saznali o mogućim problemima poput ovoga, ili s nekoliko odabranih osoba ako ključne goste ne biste trebali ometati. Na taj način možete biti sigurni da ljudi sjede na pravom mjestu i da to neće uzrokovati nikakve probleme. Pripremite uslužno osoblje ili ključne goste da djeluju kao neformalni nadzornici, budu budni i pomažu po potrebi. Vaš je posao pobrinuti se da događaj protekne glatko i klonite se osobnih stvari, osim ako je to apsolutno neophodno. Stoga, provjerite znate li tko je na događaju klasificiran kao gost tipa "mirotvorci" (oni koji mogu pomoći u nesmetanom odvijanju događaja).
- Budući da odbijanje davanja alkohola pijanim gostima ili suočavanje s ljutim i nepristojnim gostima može biti teško, najbolje je uključiti gosta mirotvorca. Obratite se pravnom osoblju samo kad je to potrebno i nakon što ste se posavjetovali s ključnim gostima. I dalje morate biti oprezni, čak i kada vodite male događaje ili u dvorištu.
- Nepozvani gosti teška su stvar. Ako dođu i naprave buku, izbacite ih ako je potrebno - posavjetujte se s ključnim gostima kako biste provjerili da ti ljudi nisu traženi. Ako ima mnogo nasilnih izgrednika, vaš je posao zaštititi druge goste i kontaktirati osiguranje ili policiju ako ti izgrednici odbiju napustiti prostor nakon što ste to od vas zatražili kao upravitelj i/ili ključni gosti.
- Gosti obično vole premještati posjetnice po stolu kako bi mogli sjesti pored osobe koju žele ili za stol koji žele. Posavjetujte se s ključnim gostima o tome koliko je to dopušteno. Obično morate unaprijed dogovoriti planove stolova i imati odobrenje ključnih gostiju. Ako bi položaj ovog stola trebao biti pravi, bolje je držati goste dalje od blagovaonice prije nego što dođe vrijeme. Obično se bar, predvorje ili čekaonica mogu koristiti za smještaj gostiju. Ako su određene grupe posebno važne zbog obiteljskih pitanja, okupite ljude i vodite ih po grupama do zasebnih stolova i posjednite ih u pravilnom redoslijedu.
Korak 5. Znajte kako se nositi s lošim vremenom
U cijelom svijetu ponekad će doći do neočekivanog lošeg vremena, poput kiše ili snijega. Hladni vjetrovi ili vrući zrak također mogu uzrokovati probleme. Iako vrijeme obično nema veliki utjecaj kada se događaj održava u zatvorenom prostoru, trebali biste biti spremni na izazove boravka na otvorenom. Ako možete predvidjeti loše vrijeme, razmislite o promjeni mjesta događaja. Ako ne možete, iznajmite šator ili veliki paviljon (cijena može biti skupa, pogotovo ako se radi o hiru). Pratiti vrijeme je važno; ako je događaj već zabrljan zbog njega, gotovo je nemoguće popraviti događaj, pa iskoristite ono što već znate i imate.
Mnogi dijelovi svijeta sada imaju police osiguranja za loše vrijeme ili druge probleme. Ako se nalazite u području poznatom po naglim promjenama vremena, zatražite potvrdu može li se događaj odgoditi kako bi klijenti mogli barem uštedjeti na troškovima najma opreme, prostora i uslužnog osoblja
Savjeti
- Pripremite mali prostor ispunjen predmetima kao što su dodatne salvete za brisanje prolijevanja, aparati za gašenje požara, pribor za prvu pomoć i drugi prigodni pribor. Neće vam trebati ako stvari idu dobro, ali bolje je biti u potrazi za velikim događajem.
- Gostima i govornicima koji su umorni ili doživljavaju jet lag treba osigurati njihovu kondiciju. Ako je potrebno, izravno se posavjetujte s njima ili njihovim pomoćnicima kako biste naručili tretmane toplica i masaže ili druge načine osvježenja tijela. Možete im poslati i hranu ako već neko vrijeme nisu jeli, ili lijekove ako se osjećaju malo loše (kao što je glavobolja od letenja ili nervoza ili bol u trbuhu). Po potrebi se obratite liječniku. Umorni gosti i govornici mogu pokvariti događaj, iako ćete sve ostale izazove možda moći svladati.
- Neka svi vide i čuju pozornicu, glazbu ili govor.
- Također zapamtite da je rukovanje tuđim događajima čast. Iako se ovo može činiti vrlo stresnim i teškim, vaš doprinos može usrećiti mnoge ljude pa će se događaj sjećati do kraja života. Osim toga, također ste navikli imati sposobnosti koje su korisne u svakodnevnom životu.
- Kao menadžer, možda ćete se morati ponašati kao improvizirani domaćin, pa čak i kao plesni partner kako biste bili sigurni da će događaj proteći bez problema. Razvijajte govorničke i plesne vještine, ali istovremeno delegirajte upravljačke uloge drugim članovima tima koji mogu privremeno zauzeti vaše mjesto. Ovdje je cilj osigurati da nitko ne sjedi mirno za stolom.
