Potvrda o zaposlenju (ili pismo o verifikaciji zaposlenja) službena je prepiska koju poslodavac obično napiše stranci koja podnosi zahtjev, s ciljem potvrđivanja radne povijesti zaposlenika. Potvrda o zaposlenju obično je potrebna za podnošenje zahtjeva za kredit, iznajmljivanje nekretnine, podnošenje zahtjeva za novo radno mjesto ili iz drugih razloga radi provjere radne povijesti. Prilikom pisanja potvrde o zaposlenju objasnite tko ste, navedite iskren sažetak dužnosti zaposlenika i provjerite posao. Ovaj certifikat mora koristiti profesionalni memorandum i sadržavati podatke za kontakt i potpis. Pročitajte upute u nastavku kako biste saznali kako napraviti potpunu i točnu potvrdu o zaposlenju.
Korak
1. dio od 2: Priprema za pisanje potvrde o zaposlenju
Korak 1. Razmislite zašto pišete potvrdu o zaposlenju
Sadržaj i ton jezika pisma ovise o primatelju. Za financijske institucije koristite profesionalni ton jezika i uključite financijske podatke (npr. Plaće, provizije, povišice i bonuse). S druge strane, ako pišete potvrdu o zaposlenju za zaposlenika koji se prijavljuje za novo radno mjesto, ton jezika može biti neformalniji i možda nećete uključivati financijske podatke.
Shvativši njegovu svrhu i opseg, možete napisati pismo koje odgovara potrebama primatelja
Korak 2. Razmislite tko bi to trebao napisati
Obično potvrdu o zaposlenju piše nadzornik. U ovoj situaciji zaposlenik će od vas kao poslodavca zatražiti da napišete pismo o zaposlenju za posebne svrhe. S druge strane, zaposlenici mogu sami napisati potvrdu o zaposlenju. U ovoj situaciji vi ćete kao zaposlenik sami napisati, a zatim zatražiti od šefa da ga potpiše ili promijeni prema potrebi. Kad god je to moguće, poslodavac bi to trebao napisati u ime zaposlenika, a ne obrnuto.
- Ako ste šef koji piše pisma zaposlenicima, možete ih strukturirati prema vlastitim specifikacijama i kontrolirati poruke u njima. Osim toga, kao poslodavac, pismo koje napišete smatra se autentičnim i poštenim. Međutim, glavna prepreka je vrijeme koje je potrebno. Naravno, kao šef imate zauzet raspored, dok će priprema ovog pisma potrajati. Zbog toga su potvrde o zaposlenju obično kratke i sažete pa ne gubite previše vremena, pogotovo ako ste to već učinili.
- Ako ste zaposlenik koji sam piše, možete odrediti koje ćete podatke proslijediti primateljima i ne morate pronaći vremena za razmjenu ideja sa svojim šefom. Osim toga, šef također nije opterećen vremenom koje mora biti predviđeno za njegovo pisanje (ako to napišete sami, šef može biti sretan jer to ne mora učiniti sam). Međutim, šef se uvijek mora potpisati i postoji mogućnost da to neće učiniti nakon čitanja sadržaja vašeg pisma. U tom slučaju trebate ga prepisati ili nagovoriti da to sam napiše umjesto vas.
Korak 3. Prikupite potrebne informacije
Nakon što znate primatelja i tko će pisati pismo, morate prikupiti potrebne podatke u pismu.
- Ako ste šef, razgovarajte sa zaposlenikom da vidite što želi uključiti. Raspravite tko je primatelj, koja je svrha pisma, koje specifikacije treba uključiti i kada ga treba poslati.
- Ako ste zaposlenik i sami napišete pismo, sve potrebne informacije već postoje, ali prvo biste trebali razgovarati sa svojim šefom i pitati kakvo pismo očekuje. To osigurava da napišete pismo koje je u skladu sa specifikacijama poslodavca i dobijete njegov potpis.
Dio 2 od 2: Pisanje potvrde o zaposlenju
Korak 1. Upotrijebite memorandum tvrtke
Na službenom memorandumu tvrtke napišite potvrdu o zaposlenju. Ako ste šef, ovaj je papir besplatan za korištenje. Ako ste zaposlenik, prvo pitajte možete li ih koristiti. Službeni memorandum tvrtke ovjerit će vaše pismo i navesti primatelja da povjeruje u njegov sadržaj.
Ako nemate službene memorandume, možete koristiti računalo za stvaranje zaglavlja slova. Zaglavlje treba sadržavati naziv tvrtke, adresu, telefonski broj i adresu e -pošte. Navedite i podatke o autoru pisma (i naslovu) i datumu pisma
Korak 2. adresirajte pismo primatelju što je moguće konkretnije
Ako znate ime primatelja, obratite se izravno dotičnoj osobi. Ako ne znate tko će ga čitati, obratite se organizaciji s predmetom koji opisuje sadržaj pisma.
- Na primjer, ako znate adresu i ime primatelja, napišite ih odmah ispod zaglavlja. Slijedite ga odgovarajućim pozdravom, poput "Poštovani [gospodine Sudirman]".
- Ako ne znate kome je pismo upućeno, pošaljite ga odgovarajućem odjelu s predmetom koji opisuje sadržaj pisma. Na primjer, za pismo financijskoj instituciji s ciljem dobivanja kredita, mogli biste poslati pismo lokalnoj podružnici s naslovom "Opis zaposlenika za zahtjev za zajam". Dopunite ga pozdravom kao što je "Kome je stalo".
Korak 3. Opišite tko ste
U prvom odlomku objasni tko si i svrhu pisanja pisma. Navedite svoj položaj, staž i koliko dugo poznajete zaposlenika koji je zatražio potvrdu. Ako ste zaposlenik koji piše sam, nastavite pisati kao da je pismo stiglo od vašeg šefa jer će ga on potpisati.
Na primjer, "Moje ime je Budi Jatmiko i zamjenik sam šefa marketinga i prodaje u PT -u. ABC. Radio sam u PT. ABC -u 12 godina i poznajem tog zaposlenika sedam godina. Posljednje tri godine imam bio izravni nadzor zaposlenika."
Korak 4. Omogućite provjeru
Sljedeći odlomak sadržaja sažima posao zaposlenika, uključujući datum početka zaposlenja, naslov, je li posao privremeni ili stalni i radi li zaposlenik još uvijek na njemu. Ovaj odlomak pruža financijske podatke zaposlenika ako je potrebno.
- Na primjer, "Ovo pismo je potvrda da zaposlenik zaista radi ovdje. On je radio u PT. ABC -u sedam godina, od 7. rujna 2003. On je na poziciji zamjenika direktora prodaje, što je stalno mjesto u PT. ABC. Do 7. siječnja 2011. još uvijek radi na toj poziciji u PT. ABC."
- Još jedan primjer: "Ovo pismo potvrđuje da je zaposlenik radio u PT. ABC -u sedam godina. Dotična je osoba radila u PT. ABC -u od 7. rujna 2003. do 7. siječnja 2011. Bio je zamjenik direktora prodaje u PT. ABC -u. Radio je kao stalni zaposlenik sedam godina u PT ABC -u sa plaćom od 35 milijuna IDR mjesečno."
Korak 5. Sažmite dužnosti zaposlenika
U ovom se stavku opisuju dužnosti zaposlenika koje su prijeko potrebne u potvrdi o zaposlenju za zaposlenike koji se prijavljuju na druga radna mjesta. Iako potvrda o zaposlenju nije pismo preporuke, nema ništa loše u uključivanju pozitivne ocjene zaposlenika. Ove dodatne informacije poboljšat će vaš ugled kao poslodavca i pomoći zaposlenicima u pronalaženju novog posla, imovine ili kredita.
Na primjer, "Dužnosti zaposlenika u PT. ABC -u su sljedeće: Odgovoran je za prodaju radijatora u području Bogora i okolici. On ima rukovodeću poziciju i odgovoran je za motiviranje tima od sedam do devet ljudi. On mora osigurati zadovoljstva kupaca, rješavati pritužbe kupaca i izvještavati napredak prodaje svaka tri mjeseca u glavnom uredu."
Korak 6. Izbjegavajte osjetljive ili nezakonite informacije o zaposlenicima
Postoje odredbe o tome što se može uključiti u reference za zapošljavanje i druge izjave potencijalnim poslodavcima. Postoji odredba da podatke o zaposlenicima smijete uključivati samo uz odgovarajuće dopuštenje. Postoji i pravilo da možete otkriti bilo koju informaciju o dotičnom zaposleniku sve dok je to iskreno i u dobroj vjeri. Prije otkrivanja osjetljivih podataka, provjerite što je prihvatljivo i prikladno uključiti, u skladu s društvenom primjerenošću i važećim zakonom.
Korak 7. Navedite svoje podatke za kontakt
Zadnji odlomak trebao bi sadržavati vaše kontakt podatke (poslodavca). Ove su informacije potrebne ako primatelj ima bilo kakvih pitanja. Obavezno navedite da vas primatelj može kontaktirati.
Na primjer, "Ako imate pitanja ili trebate više informacija, slobodno me kontaktirajte na (021) 21215555 ili na [email protected]."
Korak 8. Potpišite i pošaljite
Nakon što je pismo napisano, završite ga zaključnim pozdravom, potpišite ga i dajte zaposleniku koji ga je zatražio ili ga poštom pošaljite primatelju.
- Zatvorite pismo pozdravom "S poštovanjem".
- Stavite svoj potpis, zajedno s punim imenom i prezimenom.
- Dodajte službeni ili verifikacijski pečat koji tvrtke obično koriste za ovu vrstu pisma.
Savjeti
- Neki postupci podnošenja zahtjeva za vizu zahtijevaju da zapišete poziciju koju će zaposlenik imati ako je viza odobrena. Možda ćete morati objasniti važnost posla zaposlenika koji podnosi zahtjev za vizu.
- Neki poslodavci traže od zaposlenika da sastavi pismo koje će zatim potpisati. Ako tražite od zaposlenika da sami napišu, svakako ih temeljito pročitajte prije potpisivanja.
- Neke tvrtke imaju određenu osobu koja je zadužena za provjeru posla, a postoje i tvrtke koje imaju određeni predložak. Ako ste u nedoumici, provjerite s odjelom za ljudske resurse.
Upozorenje
- Unosite financijske podatke samo kad ih zaposlenik zatraži. Ako ste zaposlenik i sami napišete pismo, možete unijeti onoliko podataka koliko je potrebno.
- Ne unosite osobne podatke o zaposlenicima osim ako oni to dopuštaju.
- Ako zaposlenik koji je zatražio potvrdu o zaposlenju više ne radi s vama, nemojte navesti razloge za odlazak čak i ako nema slučaja ili problema.
