Prilikom planiranja sastanka morate jasno i sažeto prenijeti sve relevantne informacije. Morate dati opis vremena, mjesta i teme rasprave. Možda ćete također morati voditi bilješke ako su za sastanak potrebne bilo kakve pripreme ili materijali. Bez obzira koji medij koristite, e -poštu ili Outlook aplikaciju, pobrinite se da se važni podaci proslijede kako bi svi pozvani to znali i mogli predvidjeti protiv čega se bore.
Korak
Metoda 1 od 3: Pisanje jakih predmeta
Korak 1. Napišite kratku, relevantnu temu s datumom i temom sastanka
Upisivanje ovih stvari u okvir za temu omogućuje pozvanima da razumiju vrijeme i temu sastanka bez otvaranja e -pošte. Na primjer, možete napisati "Sastanak 01/03: nove smjernice za izvješćivanje".
Upozorenje:
Ako ne napišete temu sastanka, ljudi mogu odgovoriti na pitanje jesu li sastanci relevantni za njihov odjel ili trebaju li oni prisustvovati. Zato svakako zapišite temu sastanka!
Korak 2. Zatražite potvrdu prisustva u polju za temu
Ako morate znati tko dolazi, zatražite potvrdu u okviru za temu. Na taj će način čitatelji znati da moraju odgovoriti što je brže moguće čak i ako nisu otvorili e -poruku. Možete napisati: "Sastanak HR -a u petak 10/06, potvrdite uskoro."
Također možete napisati: "Molimo odgovorite: sastanak HR -a 10/06."
Korak 3. Ako je sastanak hitan, upišite ga u okvir za temu
Ako je tema sastanka hitna ili zahtijeva brzu odluku kako bi se sastanak morao održati odmah, stavite oznaku za hitne slučajeve u okvir za temu. Na primjer, mogli biste napisati: "Hitni sastanak u ponedjeljak, 31. februara: kibernetička sigurnost".
Vrlo je važno objasniti temu sastanka kako bi čitatelj mogao pogoditi o čemu će biti riječi
Korak 4. Zapišite je li sastanak obavezan ili samo prijedlog
Ako radite za veliku tvrtku, prisutnost određenih ljudi možda nije uvijek potrebna. Napišite odgovarajuće odjele u okvir za predmete ili im recite moraju li prisustvovati. Na primjer, mogli biste napisati: "Obavezni marketinški sastanak 6/10."
Ako čitatelj nije obavezan prisustvovati, možete napisati "Preporučuje se da prisustvujete sastanku 10./6 o učinkovitim marketinškim taktikama."
Korak 5. Koristite cijele riječi u polju za temu kako biste izbjegli zabunu
Kratice se mogu činiti učinkovitima, ali zapravo su manje specifične od potpunih riječi i mogu dovesti do zabune. Na primjer, "KK" može značiti "Obiteljska kartica" ili "Kreditna kartica" ovisno o tome tko razumije ili ne razumije vaš osobni jezik.
Međutim, možete koristiti uobičajene kratice, poput "RSVP", "HR" i "KTP"
Metoda 2 od 3: Pisanje sadržaja e -pošte
Korak 1. Napišite prijateljski, kratak uvod i kratke bilješke
Predstaviti se potrebno je ako radite za veliku tvrtku ili ako ne poznajete sve. U ovom kratkom uvodu trebate prenijeti postoje li dokumenti ili materijali koje morate dovršiti/donijeti na sastanak.
Napravite prijateljski uvod ili uvod u posao. Na primjer, „Zdravo, Tim! Jedva čekam da se novi program pokrene sljedeći tjedan!”
Savjet:
Podsjetite čitatelje ako moraju dovršiti određeni zadatak ili donijeti nešto na sastanak. Na primjer, "Ne zaboravite ponijeti 4 tiskane kopije popisa kontakata dobavljača."
Korak 2. Napišite datum i vrijeme u zasebnom retku tako da se ističu
Ovo su važni podaci za pozvane. Dakle, razjasnite to i odvojite se od ostalih rečenica koje ga okružuju. Razmaknite dva retka iznad i ispod njega ili ga napišite podebljanim slovima.
- Primjer: "6. listopada 2020., 10.30 - 11.45 WIB"
- Ako se sastanak održava online, navedite podatke o vremenskoj zoni kako ljudi u različitim vremenskim zonama ne bi zaostali zbog pogrešne komunikacije. Na primjer, mogli biste napisati: "6. listopada 2020., 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)"
Korak 3. Napišite lokaciju nakon datuma i vremena
Provjerite je li i mjesto istaknuto napisano kao datum i vrijeme, osobito ako se sastanak održava na novom mjestu, teško ga je pronaći ili ako znate da neki od pozvanih nisu upoznati s lokacijom. Za virtualne sastanke (putem foruma uživo ili videocreata) ponudite izravnu vezu za pozvane da lako pristupe forumu ili video poveznici.
Kad dajete upute, budite što detaljniji. Primjer: „Molimo vas da dođete u sobu za sastanke 592 u zgradi Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto br. 10). Soba 592 nalazi se na 2. katu zgrade. Dakle, dizalom morate izaći iz prizemlja, zaustaviti se na 12. katu i dizalom na južnoj strani zgrade (s vaše lijeve strane) popeti se na 59. kat.”
Korak 4. Podijelite svrhu sastanka
Obavijestite pozvanog o svrsi sastanka. Izlaganje kratkog dnevnog reda pomoći će pozvanima da shvate koje zadatke trebaju prethodno obaviti. Možete imenovati temu (poput "Ažuriranje kibernetičke sigurnosti") ili možete zakazati:
- 10.30 - 10.45 Dostavite najnovije podatke o statusu projekta
- 10.45 - 11.10 Usporedite i odaberite pristojne ponude
- 11.10 - 11.30 Oluja i lansiranje ciljeva
Korak 5. Dvaput provjerite ima li u gramatičkim ili informacijskim greškama e-pošte
Najvažnija stvar koju treba dvaput provjeriti je datum, vrijeme i mjesto sastanka. Provjerite jesu li ove tri stvari točne! Također možete ponovno pročitati uvod, dnevni red ili bilo koje druge bilješke koje ste možda dodali kako biste bili sigurni da ste unijeli sve potrebne podatke.
Pročitajte naglas kako biste bili sigurni da je vaše pisanje jasno i sažeto prije slanja e -pošte
Metoda 3 od 3: Korištenje programa Outlook ili integrirane aplikacije Kalendar
Korak 1. Na početnom izborniku programa Outlook kliknite "Novi sastanak"
Ako vaša tvrtka koristi komunikacijsku bazu podataka s integriranim kalendarom, kao što je Outlook, upotrijebite je za planiranje sastanaka. Ovaj medij općenito je komunikacijski kanal koji odabiru ljudi s kojima radite.
Ako vaša tvrtka ne koristi Outlook ili sličnu uslugu, upotrijebite e -poštu koju vam je poslala agencija za slanje pozivnica
Korak 2. Odaberite vrijeme i datum u prozoru "Pomoćnik za planiranje"
Nakon stvaranja novog sastanka pojavit će se prozor kalendara. Kliknite "Pomoćnik za zakazivanje" i označite dostupno vrijeme i datum sastanka.
Pobrinite se da odaberete pravo vrijeme za pozivanje prisutnih. Ovisno o aplikaciji tvrtke, možda ćete morati promijeniti postavke zaslona tako da se svačiji (i vaš) raspored pojavi na ekranu
Korak 3. Dodajte pozvane upisivanjem njihovih imena ili korištenjem adresara
Pritisnite okvir za tekst da biste ručno unijeli ime ili se pomaknite kroz adresar i odaberite ime pozvanog s popisa. Pomoću funkcije „Pomoćnik za planiranje“provjerite dostupnost vremena pozivnice.
Ako pozvani nemaju slobodnog vremena, njihova imena bit će istaknuta. Pomoćnik raspoređivača čak će dati preporučena vremena koja odgovaraju vašem rasporedu i drugim pozvanim osobama
Korak 4. Postavite vrijeme početka i završetka sastanka
Provjerite odgovara li datum datumu koji ste ranije postavili. Pritisnite gumb kalendara ako ga želite promijeniti. Pomoću strelice prema dolje desno od popisa vremena odaberite odgovarajuće vrijeme sastanka.
Zapisivanje vremena završetka sastanka vaš je način poštivanja vremena druge osobe kako bi mogla predvidjeti što će se dogoditi i planirati putovanja ili posao za taj dan
Korak 5. Kliknite “Sastanak” pod “Sastanak” pri vrhu zaslona
Vratit ćete se na zaslon rasporeda i vidjeti ćete da je vaš sastanak zakazan. Nakon toga možete dodati temu, mjesto i bilješke.
Ako ne vidite unos sastanka na ekranu rasporeda, vratite se na prethodne korake i ponavljajte dok se ne pojavi raspored sastanka
Korak 6. Zapišite temu, mjesto i posebne bilješke
Objasnite temu sastanka u nekoliko kratkih riječi (primjer: "Test novog proizvoda"). Recite određeno mjesto. Zapišite upute za lokaciju ako se mjesto obično ne koristi za sastanke ili je teško dostupno. Dajte dodatne napomene (poput priprema koje moraju obaviti) koje su bitne za sastanak.
- Navedite adresu lokacije iako je vjerojatno da je pozvana osoba već zna.
- Kada završite, kliknite "pošalji".
Savjet:
Nemojte koristiti preširoku temu, poput "brainstorminga" jer takve riječi ne daju jasne informacije o svrsi sastanka. Možete ga zamijeniti sa "razmišljajte o dobavljaču novog proizvoda".
Savjeti
- Prilikom ponovnog čitanja e -pošte ili pozivnice, provjerite je li kratka i bez pretrpanosti.
- Koristite prijateljski i profesionalni ton.
- Dvaput provjerite popis primatelja kako biste bili sigurni da su pozvani svi ciljevi.
- Upišite adresu e -pošte u okvir "bcc" ako želite sakriti cijelu adresu e -pošte od primatelja.
Upozorenje
- Nemojte pisati pozivnice ili e -poštu bez datuma, vremena i lokacije. Pozvani će biti zbunjeni i dobit ćete desetke odgovora koji vas pitaju o tim stvarima.
- Nemojte pisati velikim slovima jer će se to protumačiti kao vikanje, a to je vrlo neprofesionalno.
