Posao i posao, osobito u uredskom okruženju, zahtijevaju određenu razinu suradnje. Na primjer, važne odluke često zahtijevaju više iz perspektive jednog pojedinca, a općenito za uspjeh važnog posla potrebna je stručnost određenog broja ljudi. Sastanci su način za stvaranje strukturirane i organizirane suradnje, ali bez svrhe ili kontrole sastanci lako mogu postati predugi i neučinkoviti. Znati kako planirati, pripremiti i voditi sastanke može napraviti razliku između učinkovitog sastanka i sastanka koji troši vrijeme.
Korak
1. dio od 3: Priprema za sastanak
Korak 1. Razgovarajte o predstojećem sastanku sa sudionicima
Kad saznate da ćete predsjedati predstojećim sastankom, jedna od prvih stvari koju trebate učiniti je posvetiti malo vremena razgovoru s ljudima koji će sudjelovati (osobito važnim i osobama na visokoj razini). Pitajte postoji li nešto posebno o čemu bi željeli razgovarati na sastanku. Zapišite njihove odgovore i koristite ih kao vodič dok pišete svoj dnevni red.
Pitati sudionike o čemu bi htjeli razgovarati pametan je potez, ne samo da bi vam olakšao pisanje dnevnog reda, već ih i uključio u proces sastanka čak i prije početka sastanka. Vjerojatnije je da će ljudi prisustvovati sastancima i obratiti im pažnju kada znaju da će se raspravljati o pitanjima koja su im važna
Korak 2. Napišite i podijelite dnevni red
Dnevni red sastanka nije koristan samo za voditelja sastanka, već i za prisutne goste. Na dnevnom redu nalaze se korisne informacije o sastanku, kao što su kada, gdje i tko će doći. Ono što je najvažnije, dnevni red također opisuje teme o kojima će se raspravljati, tako da se svi mogu pripremiti. Pošaljite dnevni red prije samog sastanka - što je sastanak važniji, to biste ranije trebali poslati dnevni red.
Jedna stvar koju bi trebalo staviti na dnevni red je procijenjeni rok za svaku raspravu. Raniji okvirni raspored može vam olakšati postavljanje sastanka na pravi način. Iako će neki događaji na vašem dnevnom redu trajati duže (a drugi brže), raspored će vam olakšati organizaciju i prilagodbu ukupnog vremena
Korak 3. Istražite temu prethodnih rasprava i sastanaka
Ljudi koji prisustvuju sastanku možda ne znaju sve informacije o temi o kojoj planirate razgovarati - neki možda nisu bili na zadnjem sastanku, dok su drugi možda zaboravili. Bilo bi dobro da kao predsjedavajući sastanka poznajete dosadašnju povijest rasprave. Pokušajte razgovarati s ljudima koji su prije bili na važnim sastancima kako biste saznali bilo koja neriješena pitanja kako biste o njima mogli razgovarati na sastanku. Također ćete morati dobiti zapisnik zadnjeg sastanka od službenika koji vodi bilješke kako bi vam pomogao u organiziranju vaših planova.
Zapisnici s prethodnih sastanaka mogu biti važan izvor za vas kao vođu. Zapisnici sažimaju rasprave i odluke koje su se dogodile tijekom zadnjeg sastanka, tako da sve važne informacije možete pronaći relativno brzo i jednostavno. Možda ćete morati podijeliti važne zapisnike sa sastanaka s dnevnim redom
Korak 4. Unaprijed pripremite mjesto sastanka
Na dan sastanka morate se pobrinuti da soba ili mjesto koje će se koristiti bude čisto, uredno i spremno za smještaj sudionika sastanka. Morate osigurati da sve komponente tehnologije za sastanke (kao što su prezentacije, projektori, vizualni uređaji itd.) Rade ispravno i spremne za uporabu - tehnički nered može izgubiti dragocjeno vrijeme i poremetiti nesmetan tijek sastanka.
Ako koristite elektroničku prezentaciju (poput PowerPointa itd.), Odvojite vrijeme da se upoznate s daljinskim upravljačem ili klikerom koji će se koristiti u prezentaciji. Sigurno ne želite gubiti vrijeme na petljanje s tim kontrolorima dok razgovarate o važnim pitanjima
Dio 2 od 3: Djelovanje kao vođa tijekom sastanaka
Korak 1. Službeno otvorite sastanak
Kad istekne zakazano vrijeme i svi sudionici (ili barem svi važni sudionici) su prisutni, skrenite pozornost svima u prostoriji. Predstavite se kao vođa i koja je svrha sastanka. Odredite vremenski okvir tako što ćete navesti kada završava vaš planirani sastanak - možete imati dugi ili kratki sastanak, ali navođenje vremenskog ograničenja prije vremena pomoći će da sastanak bude na vrijeme. Ako se neki od sudionika ne poznaju, odvojite vrijeme da ukratko pročitate imena sudionika i predstavite im važne sudionike.
Valja napomenuti da neka poduzeća i organizacije imaju stroge i redovite procedure za otvaranje i provođenje sastanaka. Na primjer, postoje neke organizacije koje otvaraju sastanke udarcem čekića
Korak 2. Navedite relevantne sažetke prethodnih sastanaka
Na početku sastanka koji je dio dugotrajnog projekta, morate dati kratke informacije o projektu tako što ćete dati kratak sažetak događaja ili odluka prethodnog sastanka. Ne znaju svi sudionici toliko o temi rasprave kao vi, pa ovaj korak može biti od pomoći da sastanak postane učinkovit i učinkovit.
- Umjesto da sami sumirate rezultate prethodnih sastanaka, možda biste trebali zamoliti tajnika sastanka ili službenika koji vodi bilješke da pročita zapisnike s prethodnih sastanaka kako bi sažetak dobio formalni osjećaj.
- Također biste trebali razmisliti o čitanju važne korespondencije ili komunikacije koja se dogodila nakon prethodnog sastanka.
- Treba napomenuti da ako sudionicima dostavite kopije zapisnika/prepiske, njihovo čitanje možda neće biti potrebno.
Korak 3. Dopustite važnim sudionicima da izvijeste o općoj situaciji
Zatim pozovite ljude sa relevantnim znanjem da vas obavijeste o novim događajima koji su se dogodili od zadnjeg sastanka. To može biti bilo što - na primjer, novi problemi s kojima se suočavaju poduzeća ili organizacije, promjene osoblja, razvoj projekata i promjene strategije o kojima se ovdje može raspravljati. Sudionici sastanka također žele čuti o rezultatima posebnih radnji poduzetih kao posljedica prethodnih sastanaka.
Korak 4. Završite sve nedovršene poslove
Ako postoje neriješena pitanja i odluke koje nisu donesene na zadnjem sastanku, pokušajte ih riješiti prije nego što razgovarate o novim pitanjima. Što je prethodno izdanje zadržano, manje će sudionika htjeti preuzeti odgovornost za njega, pa pokušajte definirati i riješiti sve nedovršene poslove tijekom sastanka. Obično se nedovršeni posao u zapisniku s prethodnog sastanka posebno označava kao "neodlučan" ili "dostavljen na daljnju raspravu".
- Ovisno o kulturi i propisima u kojima radite, vaše poduzeće ili organizacija mogu imati posebne postupke za donošenje odluka-na primjer, sudionicima sastanka možda je potrebno samo postići većinski konsenzus, ili je možda skupina vrhunskih ljudi zadužena za donošenje odluka sve odluke. odluka.
- Imajte na umu da su neke stvari prevelike da biste ih dovršili tijekom sastanka. Ne morate razmišljati o dugoročnom napretku nedovršenih projekata. Međutim, morate donijeti odluku ili projekt koji zahtijeva akciju u ovom trenutku.
Korak 5. Razgovarajte o novom poslu
Zatim smislite nova pitanja, nedoumice i pitanja o kojima treba razgovarati. To su stvari koje prirodno proizlaze iz razvoja događaja koji se dogodio između prethodnog i sadašnjeg sastanka. Pokušajte od sudionika dobiti konkretne i definitivne odluke - što više stvari ostavite bez odgovora, to ćete više neriješenih pitanja donijeti na sljedeći sastanak.
Korak 6. Pročitajte zaključak sastanka
Nakon što riješite sve stare i aktualne probleme, odvojite vrijeme za čitanje zaključka sastanka za sve prisutne. Navedite sve odluke koje su donesene pojedinačno, a po potrebi opišite i konkretne radnje koje sudionici očekuju da će poduzeti prije sljedećeg sastanka.
Ovaj korak je ključan - to je vaša posljednja prilika da osigurate da svi napuste sastanak znajući točno gdje se projekt nalazi i što se od njih očekuje
Korak 7. Zaključite postavljanjem osnova za sljedeći sastanak
Na kraju, navedite o čemu će se razgovarati na sljedećem sastanku i, kad počnete planirati, recite kada i gdje će se sastanak održati. To pomaže sudionicima da stvore osjećaj kontinuiteta od jednog važnog projekta ili odluke do sljedeće i daje im vremenski okvir za nastavak ili dovršetak zadatka koji im je dodijeljen.
Vrijedi napomenuti da ne morate planirati drugi sastanak ako ste na trenutnom sastanku obradili sva stara i nova pitanja. Međutim, ako postoji dovoljno neriješenih pitanja koja zahtijevaju daljnju raspravu ili ako želite vidjeti napredak u određenom projektu, drugi sastanak mogao bi biti dobra ideja
Dio 3 od 3: Učinkovito vođenje sastanaka
Korak 1. Vodite raspravu, ali nemojte njome dominirati
Jedna od vaših uloga voditelja sastanka je da rasprava teče glatko. Vaša uloga nije ponuditi mišljenje o svim pitanjima ili osigurati da rasprava teče prema utvrđenom rasporedu. Morate imati fleksibilnost. Dopustite drugim sudionicima da slobodno govore i dopustite da se pojave nove teme rasprave čak i ako nisu na dnevnom redu. Možda ćete morati suptilno završiti temu ili promijeniti određenu temu rasprave kako biste raspravu zadržali na dobrom putu, ali ne biste se trebali osjećati kao da morate kontrolirati sve aspekte sastanka. Uostalom, sastanci su suradnički proces.
Tijekom sastanka obratite pozornost na svoj dnevni red. Ako sastanak nije na dnevnom redu, možda ćete morati preskočiti određene teme rasprave ili ih odgoditi za kasnije. Nemojte se bojati to učiniti ako je tema o kojoj se raspravlja jako važna
Korak 2. Potaknite sve sudionike na sudjelovanje
Kao voditelj sastanka, vaš je posao osigurati otvoren i produktivan sastanak. Ako primijetite da određeni sudionici koji imaju znanje relevantno za problematiku o kojoj se raspravlja nisu otvoreni za skupinu, potaknite ih na razgovor. Ne morate ih izazivati niti ih nazvati izravno-samo recite nešto poput: "Mislim da će mi stručnost gospođe Mithe ovdje biti od koristi", i to je sjajan način da uključite manje aktivne članove na sastanak.
Korak 3. Neka svi razumiju o čemu se raspravlja
Teško je sjetiti se da svi koji prisustvuju sastanku imaju isto iskustvo ili znanje o temi rasprave. Kako biste osigurali da sudionici pametno provode vrijeme na sastanku, možda biste htjeli iskoristiti priliku da nakratko pojednostavite složeno pitanje ili temu. Sudionici koji ne znaju ove podatke zasigurno će ih cijeniti.
Korak 4. Nemojte zanemariti teška ili neugodna pitanja
Ako takva pitanja ne kontrolira nadležni vođa, sastanak će biti neproduktivan. Pokušajte biti sigurni da se na sastanku raspravlja o svim važnim pitanjima o kojima želite razgovarati. Ne dopustite sudionicima da prebace krivnju ili daju nejasne izgovore za neriješena pitanja. Pokušajte razjasniti i dobiti odgovore na pitanja o kojima nitko ne želi raspravljati. Iako sudionici to možda ne žele, na pitanja je potrebno odgovoriti kako bi sastanak bio učinkovit.
Pobrinite se da sve važne odluke budu zabilježene (ako imate službenog lica ili zapisničara, delegirajte im ovaj zadatak). Ako morate proći kroz probleme postavljanja teškog pitanja, pobrinite se da vaši odgovori budu dobro dokumentirani
Korak 5. Pazite na vrijeme
Postoje razlozi zbog kojih su sastanci na lošem glasu-za većinu ljudi sastanci su dugotrajna aktivnost. Kako biste spriječili da sastanak traje predugo, upotrijebite svoju moć kao vođa kako biste raspravu pokrenuli. Nemojte se bojati odgoditi određena nevažna pitanja ili razgovore do sljedeće rasprave ako sastanak izgleda kao da će trajati dulje nego što ste očekivali. Morate biti spremni i voljni prilagoditi raspored kako ne biste izgubili vrijeme sudionika.
