Arhiviranje po abecedi način je organiziranja dokumenata koji su važni i u osobnom i u profesionalnom životu. Abecedno arhiviranje omogućuje vam brzo pronalaženje i vraćanje pojedinačnih datoteka. To osigurava da su svi dokumenti zaštićeni i uvijek pri ruci. Postoje mnoga pravila za podnošenje abecednim redom na indonezijskom kako bi se održao razuman sustav arhiviranja.
Korak
1. dio 2: Arhiviranje po abecedi
Korak 1. Odlučite koji ćete abecedni sustav koristiti
Iako se može činiti jednostavnim, abecedni sustav arhiviranja ima nekoliko mogućnosti za izbor. Morate odabrati jedan sustav i dosljedno ga primjenjivati.
- Podnošenje slova po slovo temelji se na svakom slovu u svakoj riječi redoslijedom kojim se pojavljuje i zanemaruje razmake između riječi.
- Arhiviranje riječi po riječi vrši se sortiranjem svake datoteke na temelju prvog slova svake riječi u nizu.
- Dokumentiranje po jedinicama uzima u obzir svaku riječ, skraćenicu i početno i sortira ih. To je sustav koji se obično preporučuje za implementaciju.
Korak 2. Grupirajte datoteke
Nakon što imate sve datoteke koje trebate arhivirati, odlučite kako ih sve grupirati. Možete koristiti format rječnika u kojem je sve poredano po abecedi, bez obzira na vrstu datoteke ili datoteke u njoj. Također možete koristiti format enciklopedije gdje datoteke grupirate prema vrsti ili predmetu, a zatim ih sortirate po abecedi.
Ako imate različite vrste datoteka za arhiviranje (potvrde, porezne isprave, pisma itd.), Preporučujemo korištenje formata enciklopedije. Prvo grupirajte datoteke prema vrsti, a zatim ih sortirajte po abecedi. Za odvajanje dokumenata koristite obrub ili kod u boji
Korak 3. Indeksirajte arhivirane datoteke
Indeksiranje je grupiranje svakog dijela naslova datoteke u odgovarajuće jedinice. Da biste indeksirali datoteke prije nego što se arhiviraju, morate podijeliti elemente svakog naziva datoteke i stvoriti novi naziv prilagođen abecednim redom, različit od zadanog naziva. Kao primjer:
- Recimo da morate indeksirati i arhivirati sljedeće datoteke: članak o anoi pod naslovom “Anoa Eating Behavior”, biografiju vodećeg stručnjaka za anoa, Jasmina A. Dahlia, i promotivnu brošuru za anoa izložbu u zoološkom vrtu u Džakarti.
- Biografija Jasmina A. Dahlije indeksirana je kao "Dahlia, Jasmin A.", jer u podnesku mora biti prezime prvo. Dakle, datoteke se arhiviraju u slovnoj skupini "D".
- Odaberete li klasifikacijsku metodu, poput rječnika, članak "Anoa Eating Behavior" trebao bi se prema tome indeksirati. U skladu s tim, arhivirajte ga u slovnu skupinu "P" (za "Ponašanje").
- Inače, možete indeksirati "Anoa Eating Behaviors" kao "Anoa, Eating Behaviors" ako koristite grupiranje oblikovano enciklopedijom, umjesto da jednostavno arhivirate datoteke povezane s anoa. Ova se datoteka zatim arhivira u skupinu slova "A".
- Promotivna brošura mogla bi se indeksirati kao "Anoa, izložba (Zoološki vrt Jakarta)" ako predvidite da će na anoa izložbi biti puno materijala. Na primjer, drugu datoteku možete indeksirati kao "Anoa, izložba (zoološki vrt Bandung).
- Inače, promotivna brošura može biti indeksirana kao "Zoološki vrt Jakarta, (izložba Anoa)" ako očekujete primanje nekoliko datoteka povezanih sa Zoološkim vrtom u Jakarti ili ako želite koristiti enciklopedijsko oblikovanje po datotekama prema zemljopisnom položaju.
Korak 4. Sortirajte datoteke abecednim redoslijedom prema nazivu indeksa
Opće pravilo podnošenja po abecedi je slaganje datoteka od A (prvi) do Z (zadnji). Pomoću posebnih podataka definirajte razliku i poredak kako biste mogli odvojiti datoteke. Kao primjer:
- Redoslijed indeksiran u prethodnom koraku mogao bi biti otprilike ovakav (ovisno o upotrijebljenom sustavu): "Dahlia, Jasmin A.", "Zoološki vrt Jakarta (izložba Anoa)" i "Anoa Eating Behavior" ILI "Anoa, izložba (Jakarta Zoološki vrt))”,“Anoa, ponašanje u ishrani”i“Dahlia, Jasmin A.”.
- Datoteke za “Klokan” razvrstane su nakon datoteka za “Slon”. Datoteke za "Žirafu" bit će između, a datoteke za "Anoa" poredane su prije "Medvjeda" i "Ovce". Dakle, redoslijed je: „Anoa“, „Medvjed“, „Ovca“, „Slon“, „Žirafa“, „Klokan“.
- Ako kasnije dodate datoteke "Armadillo", one će biti iza "Anoa". Budući da oboje počinju slovom "A", morat ćete pogledati slovo iza A ("N" za anoa i "R" za "armadillo") da biste odredili redoslijed. Dakle, novi poredak je: "Anoa", "Armadillo", "Medvjed", "Ovce", "Slon", "Žirafa", "Klokan".
Korak 5. Označite mapu datoteke
Da biste olakšali pronalaženje, označite svaku arhivsku mapu imenom indeksa koji odgovara datoteci u njoj. Ova metoda također olakšava redno arhiviranje novih datoteka.
- Stavite arhivu u mapu.
- Bilo bi lakše ako mapu označite bojom kako biste povećali njezinu upotrebljivost. Na primjer, ako koristite grupiranje formata enciklopedije, svakoj se skupini dodjeljuje vlastita boja, a svaka datoteka u svakoj skupini označena je prema svojoj boji.
Korak 6. Dokumentirajte sustav indeksiranja i arhiviranja
Vaš sustav indeksiranja i arhiviranja mora se dosljedno primjenjivati. Pobrinite se da svi koji imaju pristup datoteci poznaju sustav na kojem se pokreće. Na primjer, možete stvoriti ili podijeliti dokument koji sadrži pojedinosti o pravilima vašeg sustava arhiviranja. To će pomoći svima da mogu učinkovito koristiti sustav arhiviranja.
Korak 7. Pravilno arhivirajte novu datoteku
Stavite datoteke u ormar prema nazivu indeksa i abecednom redu, u skladu s vašim sustavom. Ako je potrebno, premjestite trenutnu datoteku tako da novu datoteku uključi na njeno pravo mjesto.
Dio 2 od 2: Rukovanje posebnim slučajevima
Korak 1. Arhivirajte datoteke prema značajnim uvjetima
Ponekad je lakše arhivirati datoteke prema ključnoj riječi, umjesto naslova ili imena koji su tamo navedeni. To osigurava da se datoteke mogu indeksirati i pretraživati koristeći najlogičnije izraze. Kao primjer:
“Prva banka u Džakarti” može se indeksirati i arhivirati kao “Džakarta, prva banka”. “Jakarta” je ključni izraz u ovom unosu, umjesto “First” ili “Bank”, posebno ako imate druge datoteke sa sličnim nazivom, poput “First Bank in Bandung” ili “First Bank in Medan”
Korak 2. Sortirajte imena prema prezimenu
Standardna arhiva preporučuje da se prezimena ljudi prvo indeksira jer se smatraju značajnim izrazima.
- Stoga je “Jasmin A. Dahlia” indeksirana i arhivirana kao “Dahlia, Jasmin A.”.
- Uključite naslov (Dr., Ir, itd.) Na kraju. Na primjer, „Dr. Jasmin A. Dahlia”indeksirana je i arhivirana kao“Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Obično se imena sortiraju prema pravopisu slovo po slovo. Na primjer, "MacDonald" će biti prije "McDonalda". Dakle, "D '", "L", "Le", "de" itd. smatra se dijelom naziva, a ne zasebnom cjelinom. To se obično primjenjuje na strana imena. Na primjer, datoteke "Heinlein", "Le Guin", "L'Engle" i "Wolfe" pravilno su sortirane (NE "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Izuzetak od ovog pravila obično se primjenjuje kada ime osobe čini dio naziva tvrtke ili organizacije. U tom slučaju ime osobe tretirajte kao jedinicu u nazivu tvrtke. Na primjer, "Jasmin A. Dahlia Pest Control Services" podnesena je pod slovnom skupinom "J", i NIJE indeksirana kao "Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services".
Korak 3. Zanemarite članke, veznike i prijedloge
Članci (npr. "A", "an" i "the" na engleskom), veznici (npr. "I", "ali" i "ili") i prijedlozi (npr. "Sa", "od" i " do”) obično se preskače u indeksiranju i arhiviranju po abecedi jer se ne smatra značajnim pojmom. To je točno čak i ako članci, veznici ili prijedlozi čine naziv datoteke. Kao primjer:
- Datoteka pod naslovom „Istraživanje prakse hranjenja emuom“arhivirana je u grupi „E“, za „Emu“(značajna riječ u naslovu datoteke), umjesto slova „A“iz „an“jer je ovo Članak na engleskom jeziku.
- "Dahlia i Soetono, službe za kontrolu štetočina" navedene su iza "Dahlia, Jasmin A." I nazivi indeksa počinju slovima "Dahlia", tako da se određivanje narudžbe pomakne na sljedeći značajan izraz (u ovom slučaju, "Soetono" i "Jasmin") kako bi se odredio redoslijed podnošenja. Zanemarite riječ "i" jer nije značajna.
Korak 4. Rukujte skraćenicama kao da su izgovorene
Prilikom podnošenja zahtjeva možete naići na skraćenice poput "Tbk". (skraćeno od "Open"). Obično indeksirate i arhivirate datoteke poput riječi, a ne samo niza slova.
Na primjer, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" arhivirano je nakon "Jasmin A. Dahlia Tbk."
Korak 5. Zapišite brojeve kao i obično
Kad arhivirate datoteke po abecedi, vidjet ćete datoteke s brojevima. Obično se te datoteke arhiviraju kao i obično, a ne kao da su napisane. Brojevi se također arhiviraju prije slova.
- Na primjer, "3 dana zauvijek" bit će arhivirano prije "100 poslovnih savjeta" (jer "3" dolazi prije "100").
- “Trgovački savjeti” i “Savjeti za dionice” bit će arhivirani nakon “100 poslovnih savjeta” jer se brojevi naručuju prije slova.
- Pravopisni brojevi se tretiraju kao riječi umjesto brojeva. Na primjer, datoteke „100 velikih vođa u poslovnom svijetu“, „Dvjesto moćnih savjeta za poslovanje“i „Savjeti za poslovanje“su uredne.
- No, ako vam olakšava podnošenje, slobodno napravite iznimku i uvijek razvrstajte brojeve kao da su napisani.
Korak 6. Rukujte posebnim znakovima
Treba uzeti u obzir sve znakove bez abecede ili brojeve koji se pojavljuju tijekom indeksiranja. No, rukovanje povezanim znakovima ovisi o vrsti:
- Interpunkcijski znakovi (poput apostrofa, točaka i zareza) obično se zanemaruju. Na primjer, datoteke "Washington's Best Coffee" i "Washington State Fair" arhivirane su redom.
- Obično se dijakritički znakovi zanemaruju i smatraju povezanim slovima. Na primjer, "clair" je arhiviran kao "Eclair", a "ber" kao "Uber". Međutim, metoda se ne primjenjuje ako datoteku arhivirate abecednim redom na jeziku koji koristi dijakritičke znakove tako da se mora poštivati normalni abecedni red tog jezika.
Korak 7. Koristite pravilo "ništa prije nečega" ako je potrebno
Obično se razmaci (uključujući interpunkcijske znakove i druge elemente koji se preskaču) zanemaruju prilikom arhiviranja po abecedi. Međutim, ako naiđete na datoteke koje počinju na sličan način, upotrijebite razmak ili pravilo "ništa prije nečega" za navođenje redoslijeda u arhivi.
- Na primjer, datoteke “Bank Jakarta”, “Bank Bandung” i “Bank Medan” arhivirane su ovim redoslijedom.
- Tako je datoteka "Dahlia, Jasmin A." bio prije "Dahlia, Jasmin A., Dr."
Korak 8. Razlikujte datoteku s detaljnijim podacima, ako je potrebno
U rijetkim slučajevima abecedni podaci nisu dovoljni za određivanje redoslijeda datoteka. Ako je tako. Koristite više informacija za indeksiranje i arhiviranje datoteka. Označite dodatne podatke na svakoj datoteci kako bi se mogli razlikovati. Kao primjer:
- Ako imate datoteke za dvije osobe po imenu Jasmin A. Dahlia, razvrstite ih prema datumu rođenja. Datoteka "Dahlia, Jasmin A. (rođen 1853.)" dolazi ispred "Dahlia, Jasmin A. (rođen 1967.).
- Također možete sortirati datoteke prema zemljopisnom položaju. Ako imate datoteke iz tri različite banke s tri različite lokacije, a svaka banka ima naziv “Bank Mandiri”, sortirajte je prema sljedećem primjeru: “Bank Mandiri (Bandung)”, “Bank Mandiri (Jakarta)” i “Bank Mandiri (Medan) ".
- Stoga, ako imate dva dosjea o medvjedima ili vrstama medvjeda, dodatno ih razlikujte po vrstama, zemljopisnom položaju itd. Na primjer, datoteke za "Bear, Chocolate" i "Bear, Polar" (redom) ili datoteke za "Bear (Europe)" i "Bear (North America)" (redom).
Korak 9. Obavijestite sve iznimke i posebna pravila
Pobrinite se da svi koji koriste vaše datoteke budu upoznati s iznimkama od standardnih smjernica za sustav arhiviranja. To će pomoći da svi ispravno i učinkovito koriste sustav arhiviranja.
