Aktivnost čekovnog računa lakše je zabilježiti pomoću registara provjera stvorenih iz programa Microsoft Excel. Registre čekova možete postaviti za kategoriziranje troškova tako da možete pratiti sve isplate gotovine. Možete stvoriti formulu kako biste saznali stanje novca na računu. Osim što je korisno, stvaranjem registra čeka u Excelu možete upoznati i osnove Excela.
Korak
1. dio od 5: Stvaranje stupaca u Excelu
Korak 1. Upoznajte Excel
Excel je softver za proračunske tablice koji se koristi za upravljanje podacima i obavljanje izračuna s formulama. Excel proračunske tablice organizirane su po stupcima i retcima.
- Desktop verzija programa Excel može se instalirati na PC ili Mac. Postoje i besplatne internetske aplikacije za vaše računalo, tablet ili telefon. Funkcionalnost svake verzije samo se malo razlikuje.
- Excel postoji već duže vrijeme, a svake godine uvijek postoji nova verzija. Način rada svake verzije samo se malo razlikuje.
- U Excelu su redovi vodoravni i razvrstani po broju. Stupci su okomiti i poredani po slovima. Kvadrati na kojima se spajaju redovi i stupci nazivaju se ćelije. Ćelije su nazvane prema redovima i stupcima. Ćelija u petom redu u stupcu D naziva se D5 (stupac D, redak 5).
- Upoznajte razliku između radnog lista i radne knjige. Radni list je Excel datoteka koja sadrži jednu ili više proračunskih tablica. Svaka proračunska tablica nalazi se na zasebnim karticama unutar radne knjige. Radne bilježnice općenito imaju tri kartice, ali se mogu dodati ako je potrebno.
- Jednostavno možete upotrijebiti jednu karticu za stvaranje osnovnog registra čeka.
- Pomoću dvije kartice stvorit ćete funkciju kategorije opterećenja u registru čeka.
Korak 2. Otvorite praznu proračunsku tablicu
Kako otvoriti proračunsku tablicu ovisi o operativnom sustavu i vrsti računala koje koristite.
- Za osobna računala s operacijskim sustavom u sustavu Windows 7 kliknite izbornik Start u donjem lijevom kutu radne površine. Na izborniku koji se pojavi kliknite Programi. Na izborniku koji se pojavi zatim kliknite Microsoft Office, a zatim kliknite Microsoft Office Excel. U ovom se trenutku na radnoj površini pojavljuje prazna proračunska tablica.
- Za računala sa sustavom Windows 7 ili novijim, kliknite ikonu Windows u donjem lijevom kutu zaslona, a zatim kliknite pločicu Microsoft Excel da biste otvorili Excel. S lijeve strane bit će stranica koja prikazuje nove datoteke, a s desne opcije novog predloška dokumenta. Kliknite prvu opciju predloška, Prazna radna knjiga da biste otvorili novu proračunsku tablicu.
- Da biste otvorili Excel na Mac računalu, kliknite Excel na doku. Kliknite "Datoteka" na traci izbornika. Pritisnite "Otvori", a zatim "Novo". Bit ćete preusmjereni na novu praznu proračunsku tablicu.
Korak 3. Izradite oznake stupaca
Koristite oznaku koja se obično nalazi u čekovnoj knjižici registra. Izradite stupce za datum, br. ček, primatelj uplate i opis ili dopis. Zatim izradite stupce za zaduženja (tj. Plaćanja ili povlačenja), kredite (tj. Depozite) i terminska salda.
- Unesite "DATE" u ćeliju B1 (stupac B, redak 1). Ovdje se unosi datum transakcije.
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju C1 (stupac C, redak 1). Upišite "ITEM #". Ovdje se unosi broj čeka ili vrsta transakcije, poput "bankomata" ili "pologa".
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju D1 (stupac D, redak 1). Upišite "PAYEE". Ovo je ime primatelja čeka ili primatelja uplate.
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju E1 (stupac E, redak 1). Upišite "OPIS". Ovdje se unose detalji o transakciji.
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju F1 (stupac F, redak 1). Upišite "DEBIT". Ovdje se evidentira novac koji odlazi s računa (odljev).
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju G1 (stupac G, redak 1). Upišite "KATEGORIJA RASHODA". Prvo ostavite ovo polje prazno. Ove će se opcije stupca stvoriti u kasnijem koraku.
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju H1 (stupac H, redak 1). Upišite "KREDIT". Ovdje se evidentira novac koji ide na račun (priljev).
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju J1 (stupac J, redak 1). Upišite "KATEGORIJA PRIHODA". Ove će se opcije stupca također stvoriti u kasnijem koraku.
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju K1 (stupac K, redak 1). Upišite "BALANS". To je iznos na računu nakon što su evidentirane sve transakcije.
Korak 4. Formatirajte oznake stupaca
Dodajte oblikovanje stupcu oznaka podebljanim fontom i redovima oznaka registra dajte drugu boju pozadine za lakše čitanje. Prvo odaberite raspon ćelija koje želite oblikovati, a zatim odaberite opciju oblikovanja.
- Potražite mogućnosti oblikovanja na kartici "POČETNA" na vrpci s alatne trake. Ova kartica "HOME" već je otvorena kada otvorite novu radnu knjigu.
- Odaberite ćeliju B1 (DATE), a zatim povucite kursor na sve oznake do ćelije K1 (BALANS).
- U gornjem lijevom kutu alatne trake kliknite "B" za odabir podebljanog formata.
- Pritisnite ikonu kante s bojom za prikaz palete boja pozadine za promjenu boje pozadine.
Korak 5. Promijenite veličinu više stupaca
Obično je veličina stupca premala za spremanje podataka koje ste unijeli. Na primjer, stupci "PAYEE" i "DESCRIPTION" mogu sadržavati duga imena ili dugačke bilješke. Stupac A služi samo kao separator, pa je njegova veličina vrlo uska.
- Pritisnite zaglavlje stupca A da biste odabrali cijeli stupac. U gornjem desnom kutu alatne trake na vrpci "HOME" kliknite gumb "FORMAT". Na padajućem izborniku kliknite "Širina stupca", unesite 2, a zatim kliknite U redu. Stupac A bit će vrlo uzak.
- Proširite stupac D, "PLAĆNIK". Pritisnite odjeljak zaglavlja u stupcu D da biste odabrali taj stupac. Zadržite pokazivač iznad ruba stupaca D i E. Kursor će se promijeniti u kursor za promjenu veličine, s oblikom poput znaka plus sa strelicom. Nakon što je kursor vidljiv, kliknite lijevom tipkom miša i povucite miša udesno da stupac bude što širi.
- Ponovite isti postupak za proširenje stupca E, "OPIS".
Korak 6. Centrirajte oznaku registra
Odaberite cijeli prvi redak. Lijevom tipkom miša kliknite broj jedan na lijevoj ivici stranice. Na gornjoj lijevoj strani alatne trake na vrpci "HOME" kliknite gumb za poravnavanje u sredini. Svi podaci u odabranim ćelijama bit će centrirani. Oznake stupaca u svakoj ćeliji sada su centrirane.
Dio 2 od 5: Oblikovanje ćelija
Korak 1. Unesite neke podatke
Da biste vidjeli promjene formata, unesite četiri retka podataka u ćelije. Počnite s početnim saldom, a zatim unesite ostale tri transakcije.
- Dodajte datum početnog stanja u ćeliju B2, na primjer 27. 9. 2015. U stupac "PLAĆNIK" u ćeliji D2 upišite "Otvaranje salda". U stupac "BILANS" u ćeliju K2 unesite iznos novca na svom računu prema datumu u ćeliji B2.
- Dodajte još tri transakcije. Kombinirajte debitne transakcije (poput plaćanja čekovima ili podizanje bankomata) i kreditne transakcije (poput depozita).
- Uočite nedosljedno oblikovanje svakog broja u ćeliji. Format stupca datuma mogao bi se promijeniti u "2015/09/27" ili "27-rujan". Stupac iznosa dolara može prikazati pogrešan broj decimalnih mjesta. Oblikujte ga tako da sve bude čisto.
Korak 2. Formatirajte datum
Provjerite prikazuje li ovaj stupac dosljedne datume. Postoji mnogo mogućnosti za oblikovanje datuma u Excelu. Odaberite koji želite.
- Kliknite zaglavlje u stupcu B koje je "DATE". Odabrat će se cijeli stupac.
- Desnom tipkom miša kliknite stupac i odaberite Oblikovanje ćelija. Pojavit će se prozor Oblikovanje ćelija.
- Odaberite karticu "Brojevi". Odaberite "Datum" u "Kategorija". Odaberite željeni format datuma i kliknite U redu u donjem desnom kutu prozora.
- Dok je stupac još odabran, centrirajte podatke u te ćelije klikom na ikonu poravnanja po sredini u gornjem lijevom kutu alatne trake na vrpci "HOME".
Korak 3. Formatirajte stupac "ITEM #"
Podaci u ovom stupcu moraju biti centrirani. Označite cijeli stupac C klikom na zaglavlje stupca. Kliknite ikonu središnjeg poravnanja. Obratite pažnju na podatke koji su uneseni u ovaj stupac. Pisanje mora biti centrirano.
Provjerite format stupaca D i E, "PLAĆNIK" i "OPIS". Excel obično oblikuje ćelije tako da su podaci poravnati lijevo. Ovaj format bit će prikladan za ovaj stupac. Dvaput provjerite veličinu stupca. Sada u tim ćelijama ima nekih podataka, pa prema potrebi prilagodite širinu stupca kako biste ga učinili širim ili užim
Korak 4. Formatirajte valutu u stupce F, H i K ili "DEBIT", "KREDIT" i "BILANS NAPRIJED"
Valuta koristi dvoznamenkaste decimale. Postoji mogućnost prikaza znaka dolara. Debitni broj možete po želji učiniti i crvenim.
- Odaberite stupac F. Desnom tipkom miša kliknite stupac F i odaberite Oblikovanje ćelija. Pojavit će se prozor Oblikovanje ćelija. Na kartici "Broj" odaberite "Računovodstvo". Odaberite "2" u opciji "Decimal places". Odaberite znak dolara u "Simbol".
- Ponovite gornje korake za stupce H i K.
- Da bi broj zaduženja izgledao crveno, kliknite zaglavlje u stupcu F da biste odabrali cijeli stupac. Desnom tipkom miša kliknite stupac i odaberite Oblikovanje ćelija. Odaberite karticu Font kada se pojavi prozor Oblikovanje ćelija. Na ovoj kartici kliknite padajući izbornik pored opcije Boja. Na paleti kliknite crvenu boju.
3. dio od 5: Stvaranje formula
Korak 1. Izradite formulu za izračun trenutnog stanja
Unesite formulu matematičke operacije za izračun trenutnog stanja u stupac K. Formula vam nije potrebna u ćeliji K2. Ovdje se unosi vaše početno stanje.
- Kliknite ćeliju K3. Kliknite traku s formulama pri vrhu proračunske tablice. Unesite formulu za izračun. Unesite = ZBIR (K2-F3+H3). Ova formula govori proračunskoj tablici da uzme početno stanje (ćelija K2), oduzme zaduženja ako ih ima (ćelija F3) i doda kredite ako ih ima (ćelija H3).
- Ako je početno stanje 200 USD, a vaš prvi unos ček na 35 USD, zabilježite 35 USD kao zaduženje u ćeliji F3. Formula koju ste unijeli u ćeliju H3 uzima početno stanje i oduzima zaduženje tako da stanje iznosi 165 USD.
Korak 2. Kopirajte formulu
Odaberite ćeliju K3. Desnom tipkom miša kliknite i odaberite Kopiraj. Odaberite ćelije K4 i K5, zatim desnom tipkom miša kliknite i odaberite Zalijepi. Sada se formula kopira u ove ćelije. Sada je tekući saldo izračunat u stupcu K za sve unesene retke podataka.
Korak 3. Izradite uvjetnu formulu za brisanje stupca tekućeg stanja
Gornju formulu možete kopirati u ćeliju K6. No, budući da niste unijeli nikakve podatke, u ćeliji K6 pojavit će se i trenutni saldo iz ćelije K5. Da biste to razjasnili, stvorite uvjetnu formulu koja će isprazniti ćeliju ako se ne unesu transakcije, ali će prikazati saldo ako postoji.
U ćeliju K6 unesite formulu = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). To će Excelu reći da ako je ćelija B6 u stupcu "DATE" prazna, ćelija H6 mora biti prazna, ali ako ćelija B6 nije prazna, saldo treba izračunati
Korak 4. Proširite formulu automatskim popunjavanjem
Značajka automatskog popunjavanja popunjava formulu susjednih ćelija pa nema potrebe za ponovnim unosom formule "BALANCE".
- Potražite polugu za automatsko popunjavanje u aktivnoj ćeliji. Pogledajte mali tamni pravokutnik u donjem desnom kutu aktivne ćelije. Zadržite pokazivač miša dok se ne promijeni u pokazivač automatskog popunjavanja, koji izgleda kao tanki plus.
- Kliknite na ćeliju K6. Zadržite pokazivač iznad poluge automatskog popunjavanja i kursor će se promijeniti u tanki znak plus. Lijevom tipkom miša pritisnite i držite ručicu automatskog popunjavanja. Povucite kursor na ćeliju K100 (stupac K, redak 100).
- Formula se sada kopira u sve ćelije od stupca K do retka 100. Brojevi redaka i stupca u svakoj ćeliji automatski se prilagođavaju tako da formula može ispravno izračunati.
4. dio od 5: Dodavanje kategorija
Korak 1. Kreirajte kategoriju transakcija
Kategorije transakcija korisne su za praćenje odljeva novca i vrsta prihoda. Kategorije se mogu odnositi na poreze na dohodak, poput poreza na imovinu ili dobrotvornih priloga. Kategorije se također mogu koristiti za izradu grafikona koji lako vizualiziraju financijske aktivnosti računa.
Korak 2. Izradite karticu "Kategorije"
Ova se kartica koristi za spremanje svih potencijalnih kategorija čekova registra prihoda i rashoda. Preimenujte jednu od kartica u radnoj knjizi "Kategorije". Dvaput kliknite naslov postojeće kartice tako da istakne naziv. Naziv će se promijeniti u "List2" ili "List3". Kad je naziv lista istaknut, upišite novi naziv za karticu, poput "Kategorije".
U ćeliju B4 upišite "Kategorije". Formatirajte ćelije podebljano i centrirajte ih
Korak 3. Stvorite kategorije prihoda
Upišite "*** prihod ***" u ćeliju B5. Ovdje su uključene sve kategorije prihoda koje imate ili biste im mogli koristiti u budućnosti. Unesite sve svoje kategorije prihoda počevši od ćelije B6 pa napredujući.
- Najčešća kategorija prihoda je "Plaće" (nadnice). Podijelite različite kategorije plaća ako postoji više od jednog posla.
- Vaša je financijska situacija odlučujući faktor za druge kategorije prihoda. Izradite kategoriju "Dividende" ako ste vlasnik dionica. Također stvorite kategorije uzdržavanja za djecu ako je primjenjivo. Ostale kategorije, kao što su "Prihodi od kamata", "Darovi" i "Ostalo".
Korak 4. Stvorite kategorije opterećenja
Očistite ćelije u zadnjoj kategoriji prihoda. Pomaknite se dolje za jednu ćeliju, a zatim upišite "*** Troškovi ***". Sve kategorije opterećenja nalaze se u ovom odjeljku.
Broj kategorija opterećenja prilagođen je vašim okolnostima, uključujući "hipoteku", "najam", "osiguranje", "plaćanje automobila", "plin", "struju", "telefon" ili "zabavu"
Korak 5. Dajte naziv rasponu ćelija koje sadrže kategoriju
Odaberite ćeliju B5, zatim označite iz ćelije B5 sve kategorije prihoda i rashoda. Potražite okvir s nazivom ćelije u gornjem lijevom kutu prozora, lijevo od okvira s formulom. Naziv prve ćelije u označenom rasponu prikazat će "B5". Pritisnite okvir s nazivom ćelije i upišite "Kategorije". Ovo je naziv raspona ćelija koje možete koristiti u registru čeka.
Korak 6. Koristite kategorije rashoda i prihoda u registru čeka
Vratite se na karticu koju ste stvorili registar čeka. Sada će se stupci "EXPENSE CATEGORY" i "INCOME CATEGORY" dodati u padajući izbornik.
- Odaberite ćeliju G2 u provjeri kartice registra. Ovo je prva ćelija u stupcu "KATEGORIJA RASHODA".
- Odaberite "DATA" vrpcu na alatnoj traci. Kliknite gumb "Validacija podataka". Na padajućem izborniku odaberite "Provjera valjanosti podataka". Otvorit će se prozor "Validacija podataka".
- Na kartici "Postavke" u prozoru "Provjera valjanosti podataka" pronađite padajući okvir "Dopusti". Pritisnite strelicu prema dolje i odaberite "Popis". Unesite "= Kategorije" pod "Izvor". kliknite U redu.
- Mala strelica će se pojaviti pored ćelije G2. Pritisnite ovu strelicu za prikaz popisa kategorija. Kliknite kategoriju koja odgovara transakciji retka.
- Kopirajte formulu iz ćelije G2 u ćeliju G100 pomoću Automatskog popunjavanja.
- Idite u ćeliju J2 da biste ponovili postupak u stupcu "KATEGORIJA PRIHODA".
5. dio od 5: Zaštita registra čeka
Korak 1. Zaključajte ćelije formule i zaštitite proračunsku tablicu
Zaštita radnog lista znači da ne možete prebrisati podatke u zaključanim ćelijama pa se ne morate brinuti o budućim izračunima salda koji su pogrešni zbog pogrešaka u formuli. Također možete dodati lozinku kako bi vaš čekovni registar bio zaštićeniji od drugih korisnika. Uvjerite se da se lozinka lako pamti ili je zapišite na sigurno mjesto. Radni list neće biti dostupan ako zaboravite lozinku.
Korak 2. Otključajte ćeliju
Nakon što se radni list zaštiti, sve će se ćelije zaključati. Stoga morate otključati podatkovne ćelije za unos, čak i ako je radni list zaštićen.
- Odaberite ćelije B2 do J100. To su sve ćelije svih stupaca registra čeka, osim zadnjeg stupca K, koji je stupac "BALANS". Podaci se i dalje moraju unijeti u te ćelije čak i ako je radni list zaštićen.
- U odabranom rasponu ćelija desnom tipkom miša kliknite. Odaberite Oblikovanje ćelija.
- U prozoru Oblikovanje ćelija odaberite karticu Zaštita. Poništite okvir "Zaključano", a zatim kliknite U redu.
Korak 3. Omogućite zaštitu na radnom listu
To znači da će sve ćelije ostati zaključane, uključujući ćelije u stupcu K ("BALANS"), tako da se ne mogu prebrisati.
- Otvorite vrpcu "PREGLED" na alatnoj traci. Pritisnite "Zaštiti list" da biste otvorili prozor "Zaštiti list".
- Ako želite zaštititi radni list, dodajte lozinku ovdje. Ako nije, ostavite polje prazno.
- kliknite U redu. Registri čekova sada su nezaštićeni.
Korak 4. Uklonite zaštitu radnog lista kako biste promijenili zaključane ćelije
Ovaj postupak možete kasnije poništiti ako želite promijeniti formulu u zaključanoj ćeliji. Otvorite vrpcu "PREGLED" na alatnoj traci. Pritisnite "Unprotect Sheet" dok se ne pojavi prozor "Unprotect Sheet". kliknite U redu.
