Konferencije su pravo mjesto za susrete ljudi koji imaju iste interese i razmjenu najnovijih ideja u svojim područjima. Konferencije obično redovito održavaju obrazovne ustanove, tvrtke, raznovrsne marketinške grupe, vjerske zajednice i drugi. Ako želite održati konferenciju, počnite s pripremom temeljitog plana rada zajedno s nizom aktivnosti koje je potrebno provesti, na primjer određivanjem lokacije konferencije, sastavljanjem popisa sudionika, sastavljanjem materijala, pripremom opreme za prezentacije, pružanje obroka i razne druge potrebe koje moraju biti smišljene i planirane što je bolje moguće. Ako naiđete na probleme dok provodite svoje planove, smirite se i budite sigurni da si možete priuštiti konferenciju. Važan aspekt koji određuje uspjeh održavanja konferencije je provođenje aktivnosti jednu po jednu, pri čemu se pravi popis zadataka koji su dovršeni i onih koje je potrebno još obaviti.
Korak
1. dio od 4: Planiranje konferencije: rana faza
Korak 1. Napravite pripreme unaprijed
Planiranje konferencije treba započeti najmanje osam mjeseci unaprijed, čak i ranije, ako će konferencija biti velika ili velika.
- Imajte na umu da se mnoge konferencijske dvorane i ugostiteljski objekti moraju rezervirati nekoliko mjeseci unaprijed. Osim toga, sudionici koji žive izvan grada moraju dogovoriti raspored putovanja kako bi mogli prisustvovati konferenciji.
- Osim toga, sponzori i velike korporacije možda će morati planirati svoj godišnji proračun nekoliko mjeseci unaprijed. Dakle, o njihovoj financijskoj i nefinancijskoj podršci za vaš događaj treba unaprijed pregovarati.
Korak 2. Formirajte odbor
Prilikom pripreme za konferenciju potrebno je odlučiti o mnogim važnim pitanjima. Formiranjem povjerenstva dobit ćete mišljenje od nekoliko ljudi prije donošenja odluke. Također će vam pomoći da razmislite o detaljima.
- Unajmite koordinatore, odnosno ključno osoblje koje će donositi važne odluke i posvetiti puno vremena koordinaciji. Ako imate dovoljno sredstava, zaposlite koordinatora kako bi vam mogao pomoći planirati i dijeliti zadatke.
- Saznajte postoje li konferencije na istu temu. Ako je tako, pozovite koordinatora koji je održao konferenciju da se pridruži odboru. Ako ne može sudjelovati, pitajte možete li zatražiti materijal koji je već obrađen kako biste olakšali pripremu konferencije.
Korak 3. Postavite ciljeve i izradite dnevni red rada
Zapišite za što održavate konferenciju koja će biti temelj za svaku odluku. Znajući što želite dati i kome ćete prije pripreme za konferenciju olakšati provođenje svojih planova.
Ako nikada niste održali konferenciju, počnite s planiranjem male, kratke konferencije. Razmislite o održavanju 1-2-dnevne konferencije kapaciteta 250-300 sudionika
Korak 4. Odredite mjesto i datum konferencije
Iako se novi datumi i lokacije mogu odrediti nakon što napravite detaljni plan, morat ćete procijeniti koliko ćete vremena imati na raspolaganju za pripremu.
- Prije nego što odredite datum, unaprijed potražite informacije o tome koji mjesec i dan se konferencija obično održava kako se provedba ne bi otežala. Na primjer, u Europi se konferencije obično održavaju između ožujka i lipnja ili rujna i studenog u ponedjeljak-utorak ili četvrtak-petak jer su sudionici manje zainteresirani za prisustvovanje konferencijama u drugo vrijeme. Saznajte točan raspored na svojoj lokaciji prije nego što odlučite o datumu konferencije.
- Trajanje konferencije ovisi o procijenjenom broju sudionika i svim potrebama koje se moraju osigurati tijekom konferencije. Za 250-300 ljudi zakažite konferenciju koja će trajati 2 puna dana.
- Razmotrite mogućnost održavanja konferencije u gradu, ali osigurajte pristup najbližoj zračnoj luci, smještaj i odgovarajuće sadržaje. Preporučujemo da konferenciju održite u velikom gradu ili turističkoj destinaciji kako biste privukli više ljudi koji se žele pridružiti konferenciji.
Korak 5. Odredite naslov konferencije
Nakon što odredite naslov, možete objavljivati i praviti planove jer već postoji izvjesnost o materijalu kao temelju za širenje informacija putem društvenih medija.
Odaberite naslov koji implicira svrhu i/ili pozadinu sudionika konferencije. Potražite inspiraciju pomoću naslova održanih konferencija, ali svakako odlučite sami
2. dio od 4: Priprema za konferenciju
Korak 1. Napravite financijski proračun
Nijedna aktivnost se ne može provesti bez izračunavanja iznosa sredstava koja se moraju detaljno potrošiti, na primjer za najam zgrade, pripremu materijala i plaćanje honorara za govornike. Svi troškovi moraju se odnositi na financijski proračun. Ako delegirate odgovornosti, pobrinite se da se vaš pomoćnik pridržava ograničenja proračuna koje ste postavili.
Na iznos proračuna utječe prisutnost ili odsutnost sponzora. Od sponzora možete zatražiti sredstva za financiranje konferencije. No, sponzor također ima pravo odrediti neke stvari na konferenciji. Na primjer: određivanje tko će održati prezentaciju ili predlaganje govornika kao jednog od panelista, na primjer: uspješan poslovni čovjek u sponzorskoj tvrtki i uvođenje robne marke postavljanjem logotipa na sve materijale konferencije. Prednost je što će sponzor unaprijed osigurati sredstva kako biste ih odmah mogli iskoristiti za realizaciju plana
Korak 2. Odredite cijenu i način prodaje ulaznica
Neke konferencije su besplatne, neke su vrlo skupe. Prije nego što odredite cijene karata i kako ih prodati, razmislite o sljedećim aspektima:
- Koliki su troškovi pripreme za konferenciju? Ako želite održati malu konferenciju koja ne košta puno novca, preporučujemo da ne naplaćujete sudionike. Alternativno, sudionici su dužni platiti ulaznice za pokrivanje troškova pripreme konferencije.
- Odredite kotizaciju ako želite održati konferenciju nekoliko dana ili osigurati obroke. Kotizacije za konferencije u većim gradovima Indonezije kreću se od nekoliko stotina tisuća do milijuna rupija.
- Mnoge konferencije naplaćuju višeslojne naknade ovisno o položaju ili statusu sudionika. Na primjer: akademske konferencije studentima obično naplaćuju manje od nastavnika. Zaposlenici sponzora također se naplaćuju manje od redovnih sudionika.
Korak 3. Odlučite se za mjesto konferencije
Prilikom odabira lokacije uzmite u obzir broj sudionika, jednostavnost dolaska do lokacije, dostupnost parkirnog mjesta, udaljenost do i od javnog prijevoza, zračnih luka i hotela. Osim što ćete pronaći prikladno mjesto za konferenciju, pobrinite se da svi sudionici lako dođu do nje.
Potražite informacije o zgradama ili hotelima koji nude konferencijske sobe u gradu. Za male konferencije iznajmite sobu u crkvi ili drugoj kući za sastanke
Korak 4. Iskoristite pomoć osoblja koje radi kao rukovodeće osoblje sastanka
Ako su resursi dostupni u zgradi koju odaberete za konferenciju, iskoristite ih maksimalno. Osoblje je upoznato sa svojim svakodnevnim obavezama i spremno je odgovoriti na pitanja, riješiti probleme ili dati savjet kada je to potrebno.
Možete koristiti usluge osoblja koje je zaduženo za upravljanje aktivnostima u dvorani za sastanke, na primjer za rukovanje detaljnim aranžmanima konferencije. Iako postoji naknada, ne morate sve ove aktivnosti raditi sami jer će vam oduzeti puno vremena tijekom nekoliko tjedana
Korak 5. Odredite izbornik potrošnje
Imajte na umu da sudionici moraju pronaći hranu tijekom konferencije te je vjerojatno da mnogi sudionici ne znaju koja je hrana dostupna oko mjesta održavanja konferencije. Razmislite trebate li koristiti ugostiteljsku uslugu za doručak, ručak i međuobroke ili saznajte može li upravitelj konferencijske dvorane pripremiti obroke za sve sudionike.
Prilikom odabira jelovnika imajte na umu da mnogi ljudi ne bi trebali jesti određenu hranu zbog alergija ili sklonosti. Iskusni poduzetnici ugostiteljskih usluga mogu ponuditi nekoliko opcija, na primjer: vegetarijanski jelovnik, bez orašastih plodova, bez glutena, halal hranu ili druge opcije menija
Korak 6. Odvojite vrijeme za provjeru web lokacije
Nakon što ste se pobrinuli za sve stvari koje je potrebno pripremiti, odvojite vrijeme i posjetite mjesto konferencije jedan dan unaprijed. Ne čekajte dok ne dođe vaš novi dan D sa sudionicima koji će se pridružiti konferenciji.
Dođite dan unaprijed na mjesto konferencije i održite sastanak sa svim uključenim osobljem kako biste bili sigurni da je sve dobro pripremljeno do najsitnijih detalja
3. dio od 4: Izrada rasporeda konferencija
Korak 1. Zakažite konferenciju
Nakon što steknete široku sliku tema o kojima će se raspravljati i odredite naslov konferencije, pripremite raspored od otvaranja konferencije do zatvaranja. Konferencije se mogu održavati na različite načine ovisno o poslovnom području o kojem se raspravlja. Radi lakšeg zakazivanja konferencije se obično održavaju sljedećim redoslijedom:
- Započnite konferenciju uvodnim ili uvodnim govorom koji obično drži poznata osoba u određenom poslovnom području i postala je poznata govornica. Događaj možete održati navečer, a zatim zaključiti večerom ili kao prvu sjednicu ujutro za početak konferencije.
- Ostatak rasporeda podijelite na kraće sesije. Ako se konferencija održava na zahtjev sudionika prema njihovim prijedlozima, materijal prilagodite potrebama sudionika. Međutim, u raspored konferencije možete uključiti i raspored radionica, filmske isječke ili drugi materijal. Ovisno o broju prisutnih sudionika, odredite mogu li svakoj sesiji prisustvovati svi sudionici (tzv. „Plenum“) ili ih je potrebno podijeliti u nekoliko grupa i svaka će grupa paralelno pohađati različite sesije prema svom izboru (tzv. „Grupe“”).
- Zatvorite konferenciju pozivanjem predavača da predstave materijal koji motivira ili izaziva sudionike.
Korak 2. Odlučite kako ćete voditi sesiju
Možete odabrati način provođenja sesije u skladu s potrebama tvrtke, na primjer poučavanjem, raspravljanjem o slučajevima, održavanjem seminara, predstavljanjem najnovijih rezultata politike ili istraživanja, postavljanjem pitanja ili predstavljanjem pomoću slajdova.
- Izbor načina isporuke materijala utjecat će na strategiju objavljivanja. Dakle, što prije pripremite materijal koji je vrlo koristan za sudionike.
- Trajanje svake sesije može započeti od 45 minuta do 3 sata, ovisno o broju prezentacija i isporučenom sadržaju.
Korak 3. Razmislite želite li uključiti i druge aktivnosti
Razmislite o korisnim aktivnostima koje bi mogle biti uključene u raspored i odigrati važnu ulogu u podupiranju uspjeha konferencije, na primjer:
- Rasporedite aktivnosti u korist organizacije sudionika konferencije, poput poslovnog sastanka ili uručenja nagrade.
- Osigurajte hranu ako se sudionicima naplaćuje kotizacija. Ako nema naknade, zamolite sudionike da donesu ručak (kao posljednju opciju). Sudionici obično očekuju da će pojesti barem jedan obrok. Ako je mjesto konferencije u gradu, osigurajte pauzu kako bi sudionici mogli ručati u obližnjem restoranu.
- Pitajte bi li sudionici htjeli zakazati zabavni događaj, na primjer: krenite u obilazak grada, gledajte komičnu emisiju noću, gledajte film ili gledajte predstavu u kazalištu. Događaj može biti prikladniji za konferenciju koja se održava u velikom gradu ili za tvrtku, ali ne uvijek.
4. dio 4: Izdavaštvo
Korak 1. Odredite sudionike koji će prisustvovati
Konferencije su vrlo raznolike, na primjer akademske, vjerske i poslovne s različitim sudionicima. Prije planiranja pobrinite se da je dovoljno sudionika zainteresirano za sudjelovanje na konferenciji.
Ne morate davati veliki publicitet ako želite održavati konferencije za male skupine, poput zaposlenika tvrtke ili crkvenih zajednica. Planove konferencije možete izvijestiti slanjem e -pošte, objavljivanjem u biltenu tvrtke i/ili obavijesti na administrativnom sastanku
Korak 2. Zamolite čelnike tvrtki da sudjeluju
Da biste uvjerili ljude u svojoj tvrtki, morate smisliti privlačan naslov ili pozvati sjajnog govornika.
Nakon što primite potvrdu od poznatih predavača, uključite informacije u materijale konferencije i obavijestite potencijalne sudionike
Korak 3. Izradite web stranicu
Danas su digitalni mediji vrlo važno oruđe za uspjeh konferencije. Izradite naziv web stranice s vezama koje je lako pronaći ako tražite ključnu riječ naslova konferencije ili druge riječi povezane s konferencijom. Napišite detaljne informacije o konferenciji na web stranici i uključite vezu na sav tiskani i reklamni materijal koji se odnosi na konferenciju.
- Na web mjestu uključite datum, vrijeme i adresu mjesta konferencije, uključujući imena poznatih govornika. Također obavijestite prijevoz, smještaj, zanimljive lokacije i raspored konferencija ako ih ima.
- Uključite vezu na web stranicu ako se sudionici mogu registrirati.
Korak 4. Postavite oglas
Počnite se oglašavati unaprijed (godinu dana unaprijed) kako bi govornici mogli podnijeti prijedloge koji sadrže materijal koji će se prezentirati na konferenciji. Odaberite pravi način objavljivanja ovisno o veličini konferencije i pozadini sudionika. Razmislite odakle potencijalni sudionici dobivaju informacije, možda iz:
- Društveni mediji, na primjer s Facebook i Twitter računa sponzorske organizacije
- Popis kontakata na listama usluga i adresa e -pošte
- Blog, časopis, novine ili poslovni časopis
- Plakati, letci ili druge obavijesti poslane relevantnim skupinama, organizacijama ili tvrtkama
Korak 5. Zatražite prijedloge
Prilikom pripreme nacrta oglasa navedite da ste otvoreni za registraciju ili čekate podnošenje pojedinačnih ili grupnih prijedloga u obliku radova, prijedloga panela ili materijala za radionice.
Dužinu prijedloga možete odrediti prema djelatnosti. U području obrazovanja male konferencije obično zahtijevaju sažetke od nekoliko stotina riječi, dok velike konferencije zahtijevaju potpune rukopise
Korak 6. Počnite prihvaćati registracije
Pripremite sadržaje tako da se sudionici mogu prijaviti prije konferencije, iako je to još nekoliko mjeseci unaprijed. Na ovaj način možete procijeniti broj sudionika koji će doći.
- Izradite web stranicu koja povezuje web stranicu konferencije radi registracije. Ako nemate tehničke vještine za izradu web stranice, upotrijebite postojeću uslugu. Na primjer, koristite plaćene usluge RegOnlinea, tvrtke koja se brine za online registraciju različitih događaja, obrađuje podatke i šalje vam ih olakšavajući pristup korisnicima.
- Sudionici se mogu registrirati i putem telefona ili faksa ako imate mogućnost obrade primitaka putem kreditne kartice.
- Ako ne prihvaćate registraciju putem interneta ili telefona, izradite obrazac za prijavu u PDF -u i postavite ga na web mjesto. Obavijestite sudionike da mogu ispisati obrazac, ispuniti ga i poslati s čekom ili dokazom o prijenosu na e -adresu vaše tvrtke.
- Kako bi se sudionici mogli ranije prijaviti, ponudite popuste za sudionike koji uplaćuju sredstva najmanje mjesec dana unaprijed. Cijene ulaznica su nešto skuplje ako sudionici plaćaju na mjestu konferencije.
Savjeti
- Pitajte govornika treba li mu dodatna oprema za prezentaciju, poput pozornice, televizije, velikog ekrana ili računala.
- Prilikom odabira jelovnika s hranom provjerite postoje li sudionici koji moraju imati dijetu s određenom hranom.
- Kada uspoređujete troškove najma, tražite cijene hrane, vode, bezalkoholnih pića itd. jer može biti jako skupo.
- Prilikom odabira sobe razmislite o svrsi konferencije i odlučite želite li koristiti gledalište ili stolice i stolove za bilježenje.
