Često čujemo kako se ljudi žale kako nemaju dovoljno vremena za dovršenje zadataka. Ako i vi doživite isto, ne brinite! Svoje raspoloživo vrijeme možete maksimalno iskoristiti ovladavši nekim osnovnim organizacijskim vještinama i vještinama upravljanja vremenom. Što mudro upravljate svojim vremenom, više će zadataka biti dovršeno.
Korak
Metoda 1 od 3: Identificiranje načina na koji koristite svoje vrijeme
Korak 1. Zabilježite sve dnevne aktivnosti
Promatrajte koje aktivnosti radite svaki dan i zabilježite koliko vam je potrebno da ih dovršite. Možda ne mislite da je izgubljeno vrijeme daleko više od vremena koje se zapravo koristi za izvršavanje svakodnevnih zadataka.
Ne zaboravite zabilježiti svoje rutinske aktivnosti kod kuće, poput pripreme doručka, čišćenja kuće, tuširanja itd
Korak 2. Zabilježite sve aktivnosti u bilježnicu
Nakon što znate koje aktivnosti radite tijekom dana i koliko vam vremena treba, zapišite ih u bilježnicu. Ako se svi podaci objedine i predstave na jednoj stranici, vidjet ćete obrasce i aktivnosti koji mogu izazvati gubitak vremena.
- Vodite potpune i jasne bilješke. Nemojte bilježiti više aktivnosti u jednom unosu, nemojte zanemariti naizgled trivijalne zadatke i točno pratiti vrijeme dok nadzirete provedbu dnevnih aktivnosti.
- Grupirajte aktivnosti u kategorije. Na primjer, kućanske poslove označite plavom bojom, uredski posao crvenom bojom, a aktivnosti u slobodno vrijeme crnom bojom. Ova metoda pomaže vam da procijenite koliko će svakoj grupi trebati vremena.
Korak 3. Saznajte kako koristite svoje vrijeme
Provodite li: 1 sat dnevno sanjareći? 2 sata da odlučite gdje ćete jesti? 8 sati za pristup internetu? Pronađite obrasce koji opisuju kako koristite svoje vrijeme, a zatim odredite koje su aktivnosti korisne, a koje nisu.
- Gubite li vrijeme zbog nedostatka samokontrole? Jeste li navikli odgađati posao? Nosite li veliku odgovornost? Postavite si ova pitanja pri procjeni načina na koji koristite svoje vrijeme.
- Možda svoje dnevne aktivnosti rasporedite na iracionalan način. Na primjer, niste pametno raspolagali svojim vremenom ako radite 30 minuta, napravite pauzu od 10 minuta kako biste se pobrinuli za trivijalne stvari, a zatim se vratite na posao 30 minuta. Bit ćete koncentriraniji i produktivniji ako radite 1 sat, a zatim se pobrinete za trivijalne stvari.
- Dovršite zadatke postavljanjem rokova. To se postiže navođenjem vremena za izvršavanje određenih zadataka bez ometanja.
Korak 4. Učinite prilagodbe rasporeda
Kad točno znate kojim aktivnostima se bavite i na što trošite vrijeme, prilagodite dnevni raspored. Pobrinite se da znate koje aktivnosti ne možete ili nećete ukloniti zbog nedostatka vremena. Aktivnosti koje oduzimaju puno vremena ne gube uvijek vrijeme.
Korak 5. Ako vam za slanje e-pošte vezanih uz posao treba 3 sata dnevno, malo je vjerojatno da ćete skratiti vrijeme dodijeljeno za ovu aktivnost
Međutim, ako odgovarate na 4-5 osobnih e-poruka dok šaljete poslovne e-poruke, smanjite dodijeljeno vrijeme.
Korak 6. Promijenite svoje navike i perspektivu
Čak i ako imate problema s upravljanjem svojim vremenom, uvijek postoji rješenje. Sada kada znate zašto gubite vrijeme ili kako biste trebali iskoristiti svoje vrijeme, sljedeći korak je promijeniti način na koji upravljate svojim vremenom kako biste stekli nove navike.
- Ako puno vremena provodite čisteći kuću ili kuhajući, bilo bi dobro zaposliti sobaricu ili se pretplatiti na ugostiteljsku uslugu. Za neke ljude vrijeme je vrijednije od novca.
- Možda ćete potrošiti malo vremena za pristup internetu bez ikakve posebne svrhe. Ograničite vrijeme pristupa određenim web stranicama ili društvenim medijima ako imate važnije poslove.
Metoda 2 od 3: Izbjegavanje diverzija
Korak 1. Odredite stvari koje vas ometaju u svakodnevnim aktivnostima
Dosljedno ometanje glavna je prepreka za mudro upravljanje vremenom. Saznajte koje aktivnosti ili ljudi vam oduzimaju puno vremena, poput prijatelja koji vole čavrljati ili se žele opustiti pa zanemarujete posao. Pokušajte izbjeći stvari zbog kojih gubite vrijeme.
- Ako gubite puno vremena, ali ne postižete rezultate kojima ste se nadali, možda ćete morati izbjeći smetnje.
- Tijekom rada u uredu možda ćete naići na neke kolege koji vam odvlače pažnju. Nemojte pričati ili besciljno razgovarati tijekom radnog vremena. No, budite ljubazni prema njima jer je ponašanje u uredu jednako važno kao i sposobnost upravljanja vremenom za uspjeh u karijeri.
Korak 2. Nemojte dugo ostati na telefonu
Ako dio svog vremena provedete na dugim telefonskim razgovorima, promijenite tu naviku. Često je razgovor licem u lice učinkovitiji nego putem telefona. Zato se riješite navike dugog razgovora telefonom.
Kada razgovarate telefonom, početak ili kraj razgovora obično su samo trivijalne stvari. Mnogi se ljudi ne mogu usredotočiti i sanjariti o telefonu. Zato pokušajte toga biti svjesni. Za najbolje rezultate, održite sastanak licem u lice ako trebate razgovarati o pitanjima vezanim uz posao, kako obje strane mogu raspravljati, a da vam tijekom sastanka ne ometaju pažnju
Korak 3. Ne pristupajte web stranici prečesto
Mnogima je internet potreban kao glavno sredstvo za izvršavanje zadataka. Međutim, mnogi također gube vrijeme bez koristi od jednostavnog traženja članaka, sportskih vijesti, fotografija umjetnika, slika mačića ili štenaca. Usredotočite se na korištenje interneta. Postoje različiti programi za blokiranje određenih aplikacija, web stranica i medija kako bi se smanjila preusmjeravanja s interneta.
- Zatvorite Facebook, Twitter i druge društvene mreže kada se trebate usredotočiti na važnije stvari.
- Traženje tema putem Googlea također oduzima mnogo vremena. U početku samo želite pronaći neke podatke, no prije nego što to saznate, 3 sata pregledavate različite web stranice.
Korak 4. Postavite znak "Molimo vas da se smirite"
Možda ste vidjeli znak kako visi na vratima hotelske sobe. Postavite ovaj znak u svoj ured ili radni prostor. Umjesto da ga tražite u hotelu, sami ga isprintajte i po potrebi objesite na vrata radnog prostora. Na taj način vas nitko ne poziva na chat kako biste se mogli usredotočiti na posao.
Ako radite od kuće, postavite posebnu prostoriju za rad. Nemojte raditi na mjestu koje se obično koristi za aktivnosti s članovima obitelji. Lako se možete omesti kada čujete zvuk s televizora, zvonjenje telefona ili zvuk video igre
Korak 5. Budite spremni na neočekivana skretanja
Ponekad su diverzije neizbježne, na primjer zato što vas vaš šef poziva na razgovor putem WA -a ili vaši roditelji traže pomoć za dovršavanje lakih zadataka. Ako ste zakazali, ove vam stvari ne skraćuju vrijeme za izvršavanje zadataka i izvršavanje prioritetnih aktivnosti.
Metoda 3 od 3: Učinkovito korištenje vremena
Korak 1. Zapišite sve stvari koje trebate učiniti
Ne oslanjajte se na memoriju za dnevne zadatke. Napravite popis aktivnosti koje morate obaviti i čitajte ga što je češće moguće kako biste postigli sve radne ciljeve.
- Čak i ako vam se neki zadaci čine trivijalnima ili laganima, samo ih zapišite. Raspored na dnevnom redu sadržavat će nešto poput "Pozovi Stevea", "Izračunaj profitnu maržu" ili "Pošalji e -poruku šefu".
- Neka vam postane navika da bilješke vodite sa sobom tijekom dnevnih aktivnosti kako biste bili spremni bilježiti nove aktivnosti ili zadatke. Iako to možete kasnije zapisati, najbolje je da ne odgađate kako ne biste zaboravili.
Korak 2. Koristite kalendar
Korištenje kalendara ili dnevnog reda kao sredstva za zakazivanje dnevnih aktivnosti pomaže vam da učinkovito upravljate svojim vremenom. Zabilježite sve novo što morate uključiti u svoj raspored, poput roka, zadatka ili sastanka. Svako jutro odvojite vrijeme za čitanje dnevnog reda kako biste saznali koje aktivnosti trebate raditi tijekom dana.
Korak 3. Nemojte zakazivati termine s istim rasporedom
Kako biste mogli pametno upravljati vremenom, dogovorite raspored aktivnosti koje nisu prevelike. Nemojte poštovati rokove niti zakazivati termine s istim rasporedom. Prvo pročitajte dnevni red prije nego što pristanete na novi raspored kako biste osigurali dostupnost vremena. Na taj ćete način moći dobro upravljati svojim vremenom i pridržavati se dosljednog dnevnog rasporeda.
Korak 4. Izbjegavajte smetnje
Iskoristite svoje vrijeme produktivno tako što ćete ukloniti stvari koje vas ometaju ili vas drže podalje od rasporeda i odgađanja drugih aktivnosti. Isključite televizor i video igre kako biste se mogli usredotočiti na prioritetne zadatke i kasnije se zabaviti.
Korak 5. Odredite prioritete zadacima koje treba dovršiti
Organizirajte svoje vrijeme najbolje što možete tako što ćete zakazati najvažnije zadatke ili vam to mora biti na prvom mjestu. Zapišite ovaj zadatak na raspored koristeći svijetle boje ili male naljepnice. Prvo rasporedite zadatke s najvećim prioritetom kako biste imali dovoljno vremena za njihovo dovršenje, a zatim navedite druge aktivnosti koje se mogu obaviti kasnije.
- Budite spremni promijeniti prioritete u bilo kojem trenutku. Postoje stvari koje nastaju iznenada i moraju se odmah riješiti tako da ste prisiljeni prestati raditi na usmjeravanju pažnje i dodijeliti vrijeme za ispunjavanje vrlo hitnih rokova s maksimalnim rezultatima. Pobrinite se da su ovakvi događaji rijetki.
- Ako često mijenjate dnevne prioritete, čini se da se nešto mora popraviti. Iako je normalno unositi male prilagodbe u svoj raspored, prečesto mijenjanje rasporeda ukazuje na nemogućnost pravilnog postavljanja prioriteta.
Korak 6. Budite realni
Odredite realnu raspodjelu vremena kako bi svaki zadatak bio pravilno dovršen. Ako vam za izvršavanje zadatka treba 30-60 minuta, rasporedite 60 minuta. Izrađujući realne procjene vremena, ne osjećate se preopterećeno niti trebate mijenjati raspored rada.
Bolje biti oprezan s davanjem više vremena nego što je potrebno. Ako je zadatak ranije dovršen, radite na sljedećem i to nema apsolutno nikakvog utjecaja na produktivnost
Korak 7. Rasporedite dnevne rutinske aktivnosti
Ne zaboravite zakazati svoju dnevnu rutinu, poput jela i kupanja. To će se vjerojatno riješiti samo po sebi, ali morat ćete rasporediti vrijeme između zakazanih zadataka kako ne biste propustili ili odgodili druge zakazane aktivnosti.
Korak 8. Upotrijebite podsjetnike
Osim dnevnog reda, upotrijebite i druge alate koji će vas podsjetiti na važne zadatke ili rokove, kao što su listovi nakon postavljanja ili postavljanje podsjetnika na telefonu koji će zvoniti ili iskočiti u određeno vrijeme da vas podsjeti da učinite nešto ili pripremite se za sljedeći raspored. Na ovaj način ne zaboravljate zakazane aktivnosti.
- Ne oslanjajte se na to da će vas drugi ljudi podsjetiti jer postoji velika šansa da će zaboraviti kao i vi.
- Ako je zakazana vrlo važna aktivnost, postavite nekoliko podsjetnika u slučaju da se zanemari mala bilješka ili alarm mobitela.
Korak 9. Zatražite pomoć
Možete zatražiti pomoć od drugih ili po potrebi delegirati lagani posao. Možete napraviti dobar raspored ako ne oklijevate zamoliti nekoga drugog da vam pomogne u čišćenju kuće ili pripremi večere ako ste još uvijek zaposleni do kasno u noć.
- Prenesite odgovornost na nekoga na koga možete računati. Umjesto da tražite pomoć od ljudi koji su u stanju dovršiti zadatak, odaberite nekoga tko je spreman dobro raditi do kraja.
- Ne navikavajte se na prebacivanje zadataka na druge ljude. Osim što pokazujete nesposobnost upravljanja vremenom, možete se činiti i lijenima i nemotiviranima.
Korak 10. Saznajte svoju produktivnost
Povremeno morate odvojiti vrijeme za analizu onoga što ste postigli, koliko dobro radite i koliko vam vremena treba. Procjenjujući različite aspekte vašeg osobnog i profesionalnog života, možete prilagoditi svoj radni raspored i svakodnevni način života tako da možete postići rezultate koji premašuju vaše ciljeve.
Korak 11. Dajte si dar
Prevelik ili predug rad dovodi do dosade, što vam otežava usredotočenje na čak i najjednostavnije zadatke. Zato, odvojite vrijeme da proslavite svoja postignuća i poklonite sebi dar koji volite.
- Odvojite vrijeme za odmor i opustite se. Isključite telefon i ne odgovarajte na e -poštu. Ako se posao i slobodno vrijeme kombiniraju, ovo nije način da se nagradite ili spriječite izgaranje.
- Ako radite od ponedjeljka do petka, iskoristite vikend za odmor. Na primjer, ako dovršavate projekt koji je trajao 3 mjeseca zaredom, odvojite vrijeme za kratki odmor nakon završetka projekta.
