Postoje dvije vrste planova upravljanja promjenama. Prva vrsta plana bavi se utjecajem promjena na organizaciju, što olakšava prijelaz. Druga vrsta plana prati određene promjene projekta, što rezultira jasnim zapisom o promjenama opsega projekta. Oba plana imaju za cilj jasno i precizno prenijeti ono što treba učiniti.
Korak
Metoda 1 od 2: Pisanje plana za upravljanje organizacijskim promjenama
Korak 1. Pokažite razlog promjene
Navedite čimbenike koji su donijeli odluku o promjeni, poput loših performansi, nove tehnologije ili promjene u misiji organizacije.
Jedan pristup koji se može koristiti je opisivanje trenutne situacije i buduće situacije koju organizacija želi stvoriti
Korak 2. Definirajte vrstu i opseg promjene
Ukratko opišite prirodu projekta promjene. Odredite hoće li ova promjena utjecati na naziv radnog mjesta, poslovne procese, promjene politike i/ili organizacijsku strukturu. Navedite odjele, radne skupine, sustave ili druge komponente koje će se promijeniti.
Korak 3. Opišite podršku dionika
Navedite sve strane na koje će predložena promjena utjecati, na primjer, viši menadžment, voditelji projekata, sponzori projekata, krajnji korisnici i/ili zaposlenici. Za svaku stranku napišite podržava li stranka promjenu.
- Razmislite o stvaranju dijagrama kako biste to jasno i sažeto prenijeli. Jedan primjer je navođenje svijesti, razine podrške i utjecaja svake strane rangirane pomoću visoke/srednje/niske ljestvice.
- Ako je moguće, provedite osobni razgovor za mjerenje potpore.
Korak 4. Formirajte tim za upravljanje promjenama
Ovaj tim je odgovoran za pružanje informacija svim stranama, saslušanje zabrinutosti i osiguravanje što je moguće lakšeg procesa promjena. Odaberite ljude koji imaju kredibilitet unutar organizacije i dobre komunikacijske vještine.
Ovaj bi tim također trebao imati članove s višeg izvršnog nivoa. Naglasite da su oni odgovorni za promicanje promjena, a ne samo za davanje odobrenja
Korak 5. Razviti pristup upravljanju
Puna podrška važnih ljudi u organizaciji vrlo je važna za uspjeh promjene. Omogućite starijim zaposlenicima priliku da daju povratne informacije i rade s njima kako bi stvorili aktivnu ulogu u pokazivanju i vođenju promjena.
Korak 6. Napravite plan za svaku zainteresiranu stranu
Procijenite rizike i zabrinutosti svih strana, uključujući i one koje podržavaju promjene. Odredite upravljački tim za rješavanje zabrinutosti.
Korak 7. Napravite komunikacijski plan
Komunikacija je najvažnija komponenta u upravljanju promjenama. Redovito komunicirajte s ljudima na koje promjena utječe. Naglasite razloge koji stoje iza promjene i koristi koje ćete ostvariti promjenom.
- Zainteresirane strane trebaju prihvatiti dvostranu osobnu komunikaciju. Sastanci licem u lice ili licem u lice vrlo su važni.
- Komunikacija bi trebala doći od visoko rangiranog sponzora promjena, od vašeg neposrednog nadređenog i od drugih osoba od povjerenja zainteresiranih strana. Sva komunikacija mora prenositi dosljednu poruku.
Korak 8. Pratite utakmicu
Uvijek postoje oni koji se opiru promjenama. Ova utakmica je na individualnoj razini. Dakle, komunicirajte s osobom kako biste razumjeli njezino zaključivanje. Pratite pritužbe kako bi ih tim za upravljanje promjenama mogao riješiti. Uobičajeni razlozi otpora su:
- Nema motiva za promjenu, nema osjećaja hitnosti
- Nemate razumijevanja o cjelokupnoj situaciji niti zašto je potrebna promjena
- Nedostatak unosa u procesu
- Nesigurnost u pogledu sigurnosti posla, budućih uloga ili zahtjeva i vještina potrebnih za obavljanje budućih poslova.
- Neuspjeh menadžmenta u ispunjenju očekivanja u pogledu provedbe promjena ili komunikacije
Korak 9. Prevladajte prepreke
Mnoge pritužbe treba riješiti poboljšanjem komunikacije ili promjenom komunikacijskih strategija radi rješavanja posebnih pitanja. Neke pritužbe zahtijevaju dodatni pristup koji možda možete uključiti kao dio plana ili ga možete delegirati upravljačkom timu kako bi oni mogli učiniti ono što je potrebno. Razmislite koji su koraci prikladni u vašoj organizaciji:
- Za promjenu uloga ili radnih procesa dajte prednost obuci zaposlenika.
- Predviđate li nizak moral ili stresno prijelazno razdoblje, pozabavite se događajima u tvrtki ili beneficijama zaposlenika.
- Ako zainteresirane strane nisu motivirane za promjenu, potaknite ih.
- Ako se zainteresirane strane ne osjećaju uključenima u proces promjene, sazovite sastanak kako biste prikupili povratne informacije i razmotrili promjenu planova.
Metoda 2 od 2: Praćenje promjena projekta
Korak 1. Definirajte ulogu upravljanja promjenama
Napravite popis pozicija koje ćete imenovati za ovaj projekt. Opišite odgovornosti i vještine potrebne za svako radno mjesto. Uključite barem voditelja projekta za svakodnevne promjene i sponzora projekta za praćenje općeg napretka i donošenje velikih promjena.
Za široki projekt u velikoj organizaciji podijelite ulogu upravljanja projektom na nekoliko ljudi sa specijaliziranim znanjem
Korak 2. Razmislite o stvaranju kontrolne ploče za promjene
Projekti za razvoj softvera općenito imaju Odbor za kontrolu promjena sastavljen od predstavnika svake od zainteresiranih skupina. Ovaj odbor odobrava zahtjeve za promjenu, a ne voditelj projekta i dostavlja odluke zainteresiranim stranama. Ovaj pristup dobro funkcionira za projekte koji uključuju više skupina i projekata čiji minimalni opseg i ciljevi često zahtijevaju ponovnu evaluaciju.
Korak 3. Izradite postupak za ostvarivanje zahtjeva za promjenom
Kada netko iz tima za promjenu smisli sljedeći korak, kako pretvoriti ideju u stvarnost? Opišite ovaj proces uz dogovor tima. Primjer:
- Članovi tima ispunjavaju obrazac zahtjeva za promjenu i šalju ga voditelju projekta.
- Voditelj projekta unosi obrazac u zapisnik o zahtjevu za promjenu i prilagođava ga kad se promjene primijene ili odbiju.
- Voditelj traži od članova tima da napišu određeni plan i procijene koliko će truda biti potrebno.
- Voditelj projekta šalje plan sponzoru projekta na odobrenje ili odbijanje.
- Provedite promjene. Zainteresirane strane redovito su obaviještene o razvoju događaja.
Korak 4. Izradite obrazac zahtjeva za promjenu
Donje podatke treba uključiti svaki put kada se podnese zahtjev za promjenu i unijeti u dnevnik promjena:
- Promijenite datum zahtjeva
- Promijenite broj zahtjeva koji je dodijelio voditelj projekta
- Naslov i objašnjenje
- Ime podnositelja zahtjeva, adresa e -pošte i telefonski broj
- Prioritet (visok, srednji ili nizak). Planovi upravljanja hitnim promjenama mogu zahtijevati posebne rokove.
- Broj proizvoda i verzija (za softverske projekte)
Korak 5. Unesite dodatne informacije u bilješke o promjenama
Evidencija o promjenama trebala bi bilježiti odluke i provedbu. Osim podataka kopiranih iz obrasca zahtjeva za promjenu, morate pripremiti mjesto za upisivanje sljedećeg:
- Znak odobrenja ili odbijanja
- Potpis osobe koja odobrava ili odbija zahtjev
- Promijenite rok provedbe
- Promijenite datum dovršetka
Korak 6. Pratite važne odluke
Osim dnevnih bilješki, praćenje važnih odluka bit će korisno za projekt. Ti će vam zapisi olakšati praćenje dugoročnih projekata ili projekata koji se mijenjaju u vodstvu. Ti zapisi također mogu voditi komunikaciju s klijentima ili višim rukovodstvom. Za sve promjene rokova, opsega ili zahtjeva projekta, razine prioriteta ili strategije, uključite sljedeće podatke:
- Ljudi koji donose odluke
- Datum donošenja odluke
- Sažetak razloga koji stoje iza odluke i procesa donošenja odluke. Uključite dokumente koji se odnose na ovaj proces.
