Kako izraditi plan upravljanja rizicima (sa slikama)

2024 Autor: Jason Gerald | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-16 11:15

Razvoj učinkovitog plana upravljanja rizicima može spriječiti da mali problemi postanu veliki. Različite vrste planova upravljanja rizicima mogu se baviti izračunavanjem vjerojatnosti događaja, njegovog utjecaja na vas, koji su rizici spekulativni i kako ublažiti probleme povezane s tim rizicima. Planiranje će vam pomoći da se nosite i spriječite teške situacije koje se pojavljuju ili će se pojaviti.

Korak

Korak 1. Shvatite kako funkcionira Upravljanje rizicima

Rizik je učinak (pozitivan ili negativan) zbog događaja ili niza događaja koji se događaju na jednoj ili više lokacija. Rizik se izračunava na temelju vjerojatnosti da će događaj postati problem i rezultirajućeg utjecaja (rizik = nepredviđena situacija X utjecaj). Za analizu rizika potrebno je identificirati različite čimbenike, uključujući:

• Pojava: Što bi se moglo dogoditi?

  

• Vjerojatnost: Kolika je vjerojatnost da će se događaj dogoditi?

  

• Utjecaj: Koliko će biti ozbiljan utjecaj ako se dogodi?
• Ublažavanje: Kako (i za koliko) možete smanjiti vjerojatnost.
• Nepredviđena situacija: Kako (i za koliko) možete smanjiti utjecaj?
• Smanjenje = Ublažavanje X Nepredviđena situacija
• Izloženost = rizik - smanjenje
• Nakon što identificirate gornje varijable, rezultat je izloženost. To je iznos rizika koji se ne može izbjeći. Izloženost se također može nazvati prijetnjom, odgovornošću ili ozbiljnošću, ali se sve odnosi na istu stvar. Izloženost će se koristiti za utvrđivanje treba li se planirana aktivnost provesti.
• Ovo je često formula cijene i koristi. Pomoću ovih elemenata možete utvrditi je li rizik provedbe promjene veći ili manji od rizika neprovođenja promjene.
• Pretpostavljeni rizik. Ako odlučite nastaviti (ponekad, nemate izbora, na primjer vladine propise), vaša izloženost postaje pretpostavljeni rizik. U nekim se okruženjima pretpostavljeni rizik pretvara u vrijednosti rupija koje se zatim koriste za izračun profitabilnosti konačnog proizvoda.

Korak 2. Definirajte svoj projekt

U ovom ćemo se članku smatrati zaduženim za računalni sustav koji pruža važne (ali ne i kritične) informacije velikoj populaciji. Glavno računalo u kojem se nalazi ovaj sustav staro je i treba ga zamijeniti. Vaš je zadatak razviti Plan upravljanja rizicima za ovaj potez. Ovaj će se plan prikazati u pojednostavljenom modelu gdje će rizik i utjecaj biti kategorizirani kao visoki, srednji ili niski (ova metoda je vrlo česta u upravljanju projektima).

Korak 3. Dobijte mišljenje od drugih

Opasnosti od moždanog udara. Okupite nekoliko ljudi koji su vrlo upoznati s projektom i traže podatke o tome što će se dogoditi, kako to spriječiti i što je potrebno učiniti ako se to dogodi. Vodite mnogo bilješki! Ispis ove važne sesije ćete nekoliko puta koristiti tijekom sljedećih koraka. Budite otvoreni prema datim idejama. “Out of the box” razmišljanje je u redu, ali zadržite kontrolu nad sesijom kako biste je usredotočili na cilj.

Korak 4. Identificirajte posljedice svakog rizika

S vaše sesije brainstorminga prikupljene su različite informacije o tome što se događa ako rizik postane stvarnost. Povežite svaki rizik sa posljedicama na koje se aludira tijekom sesije što je moguće konkretnije. "Odgodu projekta" potrebno je raščlaniti na npr. "Projekt će biti odgođen za 13 dana." Ako postoji vrijednost rupije, jednostavno spominjanje “Više od proračuna” bilo bi previše općenito.

Korak 5. Uklonite nebitna pitanja

Na primjer, ako premjestite računalni sustav prodavača automobila, nuklearni rat, kuga ili ubojiti asteroidi neće ometati vaš projekt. ništa ne možete učiniti kako biste planirali ili smanjili utjecaj. Međutim, imajte na umu da ove događaje ne uključujete u svoje planiranje rizika.

Korak 6. Navedite sve identificirane elemente rizika

Ne morate ih slagati redom. Jednostavno ih registrirajte jedan po jedan.

Korak 7. Uključite vjerojatnosti

Za svaki element rizika na vašem popisu utvrdite je li vjerojatnost da se ti rizici zaista pojave dovoljno velika, srednja ili niska? Ako morate koristiti brojeve, vjerojatnost za nisku ljestvicu je 0,01-0, 33, srednja = 0,34-0, 66 i visoka = 0,67-1,00.

• Treba napomenuti, ako je vjerojatnost da će događaj postati stvaran jednaka nuli, to znači da se rizik više ne uzima u obzir. Nema smisla razmatrati što se neće dogoditi (ljutiti T-Rex jede svoje računalo).

Korak 8. Definirajte utjecaj

Općenito, utjecaj je označen kao visok, srednji ili nizak na temelju definiranih smjernica. Ako morate koristiti brojeve, to znači da je skala utjecaja od 0,01 do 1,00, tj. 0,01 do 0,33 = niska, 0,34 - 0,66 = srednja, 0,67 - 1,00 = visoka.

• Napomena: ako je utjecaj događaja nula, rizik nije potrebno registrirati. Nema razloga razmišljati o nebitnim stvarima, bez obzira na izglede (moj pas je večerao).

Korak 9. Odredite rizik elementa

Za to se često koriste tablice. Ako koristite visoke, srednje i niske vrijednosti, preporučujemo upotrebu gornje tablice. Ako koristite numeričke vrijednosti, morat ćete razmotriti malo složeniji sustav bodovanja sličan ovoj drugoj tablici. Važno je napomenuti da ne postoji univerzalna formula za kombiniranje vjerojatnosti s utjecajem, a formula varira ovisno o osobi i projektu. Formule u ovom članku samo su primjer (iako se temelje na istinitoj priči):

• Budite fleksibilni u analizi.

  Ponekad morate ići naprijed-nazad između T-S-R metode i numeričke metode. Možete koristiti tablicu sličnu tablici u nastavku.

Korak 10. Poredajte sve rizike

Navedite sve elemente koji su identificirani počevši od najvećeg rizika do najnižeg.

Korak 11. Izračunajte ukupni rizik

Ovdje će vam brojke pomoći. u tablici 6 imate 7 rizika s vrijednostima T, T, S, S, S, R i R. Te se vrijednosti mogu promijeniti u 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 i 0, 2, iz tablice 5. Prosječni ukupni rizik je 0,5 ili umjeren.

Korak 12. Razviti strategiju ublažavanja

Ublažavanje je osmišljeno kako bi se smanjila vjerojatnost da će rizik postati očit. Obično ćete to morati učiniti samo za visoke i srednje elemente. Možete smanjiti element Low, ali ostale staviti na prvo mjesto. Na primjer, ako bi element rizika mogao odgoditi isporuku kritičnih dijelova, rizik možete smanjiti naručivanjem na početku projekta.

Korak 13. Izradite rezervni plan

Nepredviđene situacije obično su osmišljene tako da smanje utjecaj ako rizik ne postane očit. Opet, obično ćete razviti samo nepredviđene situacije za elemente Visoke i Srednje. Na primjer, ako važan dio koji vam je potreban ne stigne na vrijeme, možda ćete biti prisiljeni koristiti stare dijelove koji su dostupni dok čekate nove dijelove.

Korak 14. Analiza učinkovitosti strategije

Koliko je smanjena vjerojatnost i utjecaj? Procijenite svoju strategiju za slučaj nepredviđenih situacija i ublažavanje posljedica te prenesite učinkovitu procjenu na svoje rizike.

Korak 15. Izračunajte svoj efektivni rizik

Vaših sedam rizika su S, S, S, R, R, R i R, što u prijevodu znači 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 i 0, 2. Dakle, dobivate prosječni rizik od 0,329. Pogledajte tablicu 5 i otkrivamo da je ukupni rizik kategoriziran kao nizak. U početku je vaš rizik umjeren (0, 5). Nakon implementacije strategije upravljanja vaša je izloženost niska (0,329). To znači da ublažavanjem i nepredviđenim okolnostima postižete smanjenje rizika od 34,2%. Sef!

Korak 16. Pratite svoj rizik

Nakon što saznate veličinu rizika, morate odrediti kako znati je li rizik stvaran kako biste znali kada i trebate li izraditi rezervni plan. To se postiže identifikacijom znakova rizika. Učinite to s visokim i srednjim elementarnim rizikom. Zatim ćete, kako projekt napreduje, moći utvrditi je li element rizika postao problem. Ako ne poznajete znakove, velika je vjerojatnost da bi rizik mogao postati stvaran, a da nitko ne primijeti i utječe na projekt, čak i ako imate uspostavljen dobar plan sigurnosne kopije.

Savjeti

• U situacijama u kojima voditelj projekta ima previše funkcija upravljanja rizicima, analiza se može ograničiti na kritični put projekta. U takvim slučajevima, preporučljivo je izračunati više kritičnih putova s, možda, dodatnim vremenom kašnjenja za proaktivnije identificiranje zadataka koji će vjerojatno biti na kritičnom putu. To je osobito prikladno kada jedan voditelj projekta kontrolira više projekata, ali ne zasjenjuje druge funkcije planiranja i kontrole (vidi Upozorenja).
• Smanjenje = rizik - izloženost. U ovom primjeru (i pod pretpostavkom projekta od 1000000 USD) vaš rizik iznosi 0,5 X 1000000 USD (500000000 IDR), a vaša izloženost 0,329 X 1 000 000 000 IDR (329.000.000 IDR) što znači da vrijednost smanjenja = 171.000.000 IDR. koristiti ga kao pokazatelj iznosa razumnog troška za upravljanje rizikom, koji bi trebao biti dio revidirane procjene projekta (kao što je osiguranje).
• Promjene plana. Upravljanje rizikom je neizvjestan proces jer se rizik uvijek mijenja. Danas možete dodijeliti više rizika s velikom vjerojatnošću i učinkom. Sljedećeg dana vjerojatnost ili utjecaj mogu se promijeniti. Osim toga, neki rizici mogu potpuno nestati dok se drugi pojave.
• Možete upotrijebiti Izloženost da biste utvrdili održivost projekta. Ako je ukupni procijenjeni projekt 1000000 USD, a vaša izloženost 0,329, općenito je pravilo da projekt ima potencijal premašiti procjenu za 329 000 USD. Možete li, za svaki slučaj, proračunati dodatni novac? U protivnom, možda ćete ponovno razmotriti opseg vašeg projekta.
• Koristite radne papire za stalno praćenje planiranja rizika. Rizici se uvijek mijenjaju, stari se rizici mogu izgubiti, a novi rizici dolaze u fokus.
• Signali ranog upozorenja dio su dobrog sigurnosnog planiranja. ako neki rezultati ispitivanja ukazuju na to da je potreban plan sigurnosne kopije, svakako ubrzajte rezultate ispitivanja. Ako nema dobrog signala upozorenja, pokušajte stvoriti vlastiti.
• Uvijek napravite istragu. Što ste propustili? Što bi se moglo dogoditi da niste uzeli u obzir? Ovo je jedna od najtežih i najvažnijih stvari za napraviti. Napravite popis i provjeravajte više puta.
• Ako ste voditelj projekta s minimalnim iskustvom ili mali projekt, razmislite o uštedi vremena preskačući korake koji ne funkcioniraju ili imaju mali utjecaj na projekt, preskočite formalnu procjenu vjerojatnosti i utjecaja, napravite „mentalni izračun“i skočite izravno i pogledajte projekt. Izloženost. Na primjer, ako trebate izvesti održavanje električnog kruga, a ova će aktivnost "isključiti" poslužitelj, rizik od premještanja poslužitelja u novi krug veći je od čekanja da se održavanje dovrši kako bi se poslužitelj ponovno aktivirao. U oba slučaja poslužitelj će se isključiti, ali možete odrediti koja je radnja manje rizična za projekt.

Upozorenje

• Nemoj neka se politika miješa u vaš sud. to se često događa. Ljudi ne žele vjerovati da ono nad čim imaju kontrolu može biti problematično i da će se boriti protiv vaše razine rizika. Možda se doista rizik neće dogoditi, ali postoji mogućnost da osoba slijedi vlastiti ego.
• Nemojte potpuno zanemariti elemente niskog rizika, ali ne gubite vrijeme ni na njih. Visoke, srednje i niske mjere pokazuju koliko će se napora uložiti u praćenje svakog rizika.
• Razmislite što se može dogoditi ako se dva ili tri problema pojave zajedno. Vjerojatnost je vrlo mala, ali utjecaj će biti ogroman. Gotovo sve velike katastrofe uključuju različite pogreške.
• Nemojte previše komplicirati projekt. Upravljanje rizicima važan je dio projekta. Međutim, ne dopustite da stvarni rad vašeg projekta bude ometen. Ako niste oprezni, možda ćete na kraju loviti nebitne rizike i preopteretiti svoje planove beskorisnim informacijama.
• Nemojte pretpostavljati da su svi rizici identificirani. Priroda rizika je nepredvidiva.