Sve tvrtke, velike ili male, moraju pratiti sve svoje transakcije. Na prodaju je mnogo jednostavnih financijskih softverskih sustava, ali ipak morate imati jasno razumijevanje o načinu funkcioniranja računovodstvenih transakcija. Sve poslovne transakcije, poput primanja prihoda ili plaćanja računa, unijet ćete u računovodstveni dnevnik sličan glavnoj knjizi. Ovdje morate prikupiti različite kategorije koje se zovu računi, a evidentirat će se na teret ili kredit (prema povećanju ili smanjenju). Primjeri će biti navedeni kasnije. Proizvođači softvera za računovodstvo također slijede ovu formulu pri stvaranju svojih programa, ali je proces olakšan slučajnim korisnicima.
Korak
1. dio od 3: Unos transakcija
Korak 1. Prikupite sve dokumente koji se odnose na poslovne transakcije
Ti dokumenti obično uključuju račune dobavljača, račune za komunalne usluge (kao što su voda i struja), kreditne opomene izdane kupcima, porezne izjave, izdane čekove i podatke o plaćama. Prije evidentiranja računovodstvenog dnevnika provjerite jesu li sve primljene fakture i plaćanja točne i provjerene. Prije unosa transakcija u sustav provjerite je li sve potvrdio nadzornik ili vlasnik tvrtke.
Korak 2. Postavite različite račune ili kategorije za svaku vrstu transakcije
Računi koji se evidentiraju, na primjer gotovina, zalihe, rashodi itd. Zamislite ove račune kao zasebne stranice u bilježnici ili red stavki navedenih u osobnom proračunu. Postavite sljedeće vrste računa:
- Račun prodaje ili prihoda bilježi svu prodaju kupcima.
- Račun rashoda bilježi sav novac koji tvrtka potroši, na primjer za upravljanje poslovnim prostorom, izradu proizvoda i prodaju proizvoda.
- Osim toga, poduzeća su također dužna evidentirati svoju imovinu, kao što su gotovina, potraživanja (neplaćena prodaja), te nekretnine, postrojenja i opremu kao što su zgrade i oprema.
- Na računu obveza evidentira se sav novac koji tvrtka posuđuje od vanjskih strana, kao što su bankovni krediti, obveze prema dobavljačima (npr. Dobavljačima) i plaće (plaće koje već pripadaju zaposlenicima, ali nisu isplaćene).
- Te se velike kategorije obično dijele na manje, posebne račune.
Korak 3. Utvrdite je li račun zadužen ili kreditiran
Važno je zapamtiti da svaka transakcija uključuje debitne i kreditne račune te da ukupni broj zaduženja i kredita mora biti isti. Na primjer, kada primite uplatu od klijenta, evidentirali biste gotovinu kao zaduženje, a potraživanja kao kredit. Kad platite za oglašavanje, evidentirat ćete troškove oglašavanja na teret i gotovinu na kredit.
- Evidentirajte svako povećanje troškova, imovine (kao što su gotovina i oprema), te račune dividendi kao zaduženja, a smanjenje zabilježite kao kredite. Na ostalim računima, kao što su obveze i prihodi, povećanja se bilježe kao krediti, a smanjenja kao zaduženja. Ovaj računovodstveni sustav ima svoju logiku i počnite se sjećati koristeći svoju logiku za utvrđivanje uzroka "povećanja" i "smanjenja" računa.
- Imajte na umu da brojevi koji se objavljuju na teretima i kreditima možda nisu isti, ali ukupni iznosi moraju biti isti. Na primjer, ako kupac plaća proizvod dijelom gotovinom, a dijelom kreditom, dva računa se knjiže na teret, i to gotovina i potraživanja. Dok je račun koji se vodi na kredit samo jedan, naime prodajni.
- Svi računalni softverski sustavi olakšat će evidentiranje računovodstvenih dnevnika unosom svih računa na njihova točna mjesta u Dnevniku.
- Možda ćete morati stvoriti novi naziv računa u dnevniku ako imate izvanrednu transakciju, poput prodaje dionica ili kupnje zemljišta.
Korak 4. Provjerite sve računovodstvene transakcije unesene u dnevnik najmanje dva puta
Svaka transakcija pojavit će se u svojoj kategoriji: na primjer, zadužiti na jednoj strani dnevnika, a iznos mora biti jednak iznosu koji se pojavljuje na kreditnoj strani dnevnika.
Na primjer, zabilježit ćete transakciju plaćanja računa za električnu energiju unosom Računi za plaćanje na debitnoj strani od 500.000 Rp i Gotovina od 500.000 Rp na kredit. u odjeljak s bilješkama obavezno uključite broj računa i kratak opis
Korak 5. Račune u dnevniku povremeno premještajte u glavnu knjigu
Glavna knjiga je zbirka svih vaših računa. Na primjer, u vašoj glavnoj knjizi postoje stranice za svaku kategoriju gotovine, potraživanja, obveza, troškova itd. Tada ćete moći vidjeti ukupni iznos za svaki račun tijekom određenog vremenskog razdoblja.
- Glavna knjiga bilježi informacije po računu, za razliku od dnevnika koji bilježi transakcije. Drugim riječima, jedna transakcija koja se premjesti u glavnu knjigu bit će na najmanje dva mjesta (računa) u glavnoj knjizi.
- Na primjer, primici gotovine od kupaca od prodaje evidentirali bi se u dnevniku kao jedna transakcija i priznali novac na teret i prihod na kredit. kada se prenose u glavnu knjigu, ti se unosi evidentiraju na zasebnim mjestima: gotovini i računima prihoda. Na taj način možete vidjeti kako transakcije utječu na svaki pojedinačni račun.
- Zapisi u glavnoj knjizi moraju biti datirani kako bi se mogao identificirati izvor transakcije. Neki računovođe također uključuju referentni broj, na primjer u obliku serijskog broja, tako da se transakcije mogu lako pratiti natrag u dnevnik.
Dio 2 od 3: Uravnoteženje računovodstvenih transakcija
Korak 1. Uravnotežite glavnu knjigu prije zatvaranja svaki put kada unesete računovodstvenu transakciju
Pripremite probna stanja i druga izvješća kako biste bili sigurni da su brojevi i računi zabilježeni za svaku transakciju točni. Bez obzira na to koliko je transakcija zabilježeno, ukupna zaduženja moraju biti jednaka ukupnim kreditima.
Ako bilješke vodite ručno ili pomoću računalnog programa, zbrajaju se svi brojevi u zaduženjima i kreditima, bez obzira na kategoriju. Ukupni iznos zaduženja i kredita mora biti isti
Korak 2. Provjerite ima li pogrešaka u probnom bilansu
Ako zaduženja nisu jednaka bodovima, morat ćete pronaći greške u svojim zapisima. Zapravo, pogreške se i dalje mogu pojaviti čak i ako su iznosi zaduženja i kredita isti, na primjer zbog dvostrukog evidentiranja ili transakcija unesenih na pogrešnom računu.
- Na primjer, kada primite uplatu od klijenta, možda ste evidentirali gotovinu, ali ste zaboravili evidentirati potraživanja tako da dnevnik izgleda kao da su potraživanja još uvijek neplaćena. Tako će se iznos na zaduženju razlikovati od kredita.
- U nekim slučajevima možda ćete morati pratiti zapise do početnog unosa u dnevnik kako biste pronašli pogreške. To je razlog zašto datum transakcije i/ili poziv na broj treba biti zabilježen u dnevniku kako bi praćenje bilo jednostavno.
Korak 3. Pokrenite izvješća o bilansu uspjeha, bilanci i izvješću o promjenama kapitala
Ta se financijska izvješća mogu sastaviti ručno ili pomoću računovodstvenog softverskog sustava. Iz ovih izvješća dobivate potpunu sliku o svom poslu.
- Na primjer, u računu dobiti i gubitka oduzet će se prihod ostvaren od rashoda nastalih u određenom vremenskom razdoblju, a iz ovog izvješća znate da je tvrtka ostvarila dobit ili gubitak.
- U bilanci se prikazuje sva imovina i obveze društva. Imovina poduzeća uključuje gotovinu, opremu, zemljište i potraživanja. Obveze uključuju obveze prema dobavljačima i dospjele obveze.
- Ako ste dioničarima u prethodnim razdobljima isplaćivali dividende (nagrade), trebat će vam i izvještaj o promjenama kapitala. Ovo izvješće prikazuje iznos ostvarene dobiti (ne neto prihoda) minus isplaćene dividende. Zadržana dobit predstavlja zaradu koja se reinvestira u društvo.
Dio 3 od 3: Vođenje detaljne evidencije računovodstvenih transakcija
Korak 1. Uključite kratak opis svake transakcije upisane u dnevnik
Na primjer, "plaćanja televizijskim oglašavanjem u gotovini, veljača 2016." Tako će iznos, uzrok i postupak evidentiranja svake transakcije biti jasniji.
Korak 2. Vodite sigurnosnu kopiju svog dnevnika transakcija
Potrebno je napraviti sigurnosnu kopiju u slučaju pogrešaka ili budućih pitanja. Dokumentacija svih zapisa može se podnijeti unošenjem više zapisa i datuma časopisa u jedan paket. Svatko bi trebao moći pretraživati zapise dnevnika u glavnoj knjizi, a zatim lako pristupiti sigurnosnoj kopiji dokumentacije
Korak 3. Čuvajte papirnate kopije sve dokumentacije najmanje godinu dana
To uključuje unose dnevnika i knjige, zajedno sa svim računima i drugim transakcijskim dokumentima. Svi su ti dokumenti potrebni iz revizijskih i poreznih razloga.
Korak 4. Čuvajte elektroničku dokumentaciju najmanje sedam godina
Skenirajte svoje papirnate dokumente naprijed -natrag i spremite ih u dvije elektroničke kutije: jednu za pohranu u uredu i drugu na drugom mjestu za upotrebu u hitnim slučajevima. Uvijek postoji mogućnost da će se porezi na dobit revizirati u posljednjih nekoliko godina pa se ti dokumenti moraju čuvati.
Savjeti
- Uravnotežite svoj dnevnik svaki dan. Pratite sve pogreške i odmah ih ispravite. To je toliko važno da studentima računovodstva postaje jedna od prvih lekcija.
- Omogućite zaposlenike za više obuke kako bi razumijevanje računovodstvenog sustava i načina unosa transakcija bilo poznato više od jednog zaposlenika.
