Prije nego što preuzmete novu poziciju na poslu, vaš menadžer ili nadzornik obično će vas zamoliti da otpratite zaposlenika koji će nastaviti s vašim radom. Vaša spremnost da pomognete tijekom prijelaznog razdoblja proaktivnim detaljnim pripremama i primopredajom način je osiguranja nesmetanih aktivnosti tvrtke i izgradnje izvrsne reputacije pri promjeni posla ili preuzimanju nove pozicije.
Korak
1. dio od 3: Priprema za primopredaju
Korak 1. Pozovite svog šefa da razgovara o planu primopredaje
Sastanite se sa svojim šefom kako biste detaljno razgovarali o tome što trebate učiniti tijekom tranzicije. Ovisno o vašem poslu i stilu vodstva vašeg šefa, on ili ona će vas možda zamoliti da puno date tijekom primopredaje, na primjer, ako se od vas traži da podučavate ili obučavate zamjenskog zaposlenika nekoliko dana ili nekoliko tjedana.
- Obično morate pripremiti dokumente kao dokaz formalne primopredaje.
- Raspravite ovaj plan sa svojim šefom. Pitajte koliko se on ili ona nadaju pridonijeti i čemu biste trebali dati prioritet tijekom tranzicije.
Korak 2. Napravite dokument o primopredaji
Nakon što ste detaljno upoznali šefova očekivanja, pripremite nacrt primopredajnog dokumenta. Osim što vam pomaže u pripremi, ovaj dokument sadrži zadatke i informacije koje morate predati tijekom prijelaza. U primopredajni dokument mora biti uključeno sljedeće:
- Detaljne informacije o dnevnim aktivnostima, poslu i radnim prioritetima.
- Opis važnih stvari koje trebate učiniti i odgovornosti koje morate ispuniti na svom trenutnom radnom mjestu.
- Što se očekuje od osobe koja će vas zamijeniti.
- Popis sadrži važne datoteke koje morate dostaviti, poput ugovora ili programa rada.
Korak 3. Dovršite nedovršene zadatke
Ako morate odmah promijeniti posao, pokušajte dovršiti bilo koji posao u tijeku. Osim što pružate zadovoljstvo ovim postignućem, pomažete i drugima da započnu svoj posao od nule. Na taj ćete način ostaviti pozitivan dojam i izgraditi dobru reputaciju.
- Koliko god bilo teško, radite više ako se zadatak približava roku.
- Dovršenje novog zadatka koji se bliži roku može biti jako teško za ljude koji još ne razumiju zamršenost.
Korak 4. Razgovarajte sa suradnicima
Prije početka prijelaznog razdoblja odvojite vrijeme za razgovor sa suradnicima o planu primopredaje i pitajte koji su vam prioriteti. Ako postoji neki novi problem za koji niste svjesni, iskoristite ovu priliku da potražite informacije i odredite rješenje.
- Nova pitanja obično nemaju veliki utjecaj prije poteza, ali se mogu prenijeti na osobu koja će vas zamijeniti ako već znate za to.
- Iskoristite ovu priliku i podijelite svoje planove i datume preseljenja sa suradnicima. Također ih obavijestite o prijelaznom roku kako bi se mogli pripremiti.
- Morate obavijestiti svoje suradnike o svojim planovima za selidbe jer se u prijelaznom razdoblju produktivnost rada smanjuje.
Korak 5. Pripremite službeni dokument o primopredaji u pisanoj formi
Posljednji korak u pripremi za prijelazno razdoblje je izrada službenog primopredajnog dokumenta. Prilikom pripreme nacrta navedite i objasnite sve važne informacije, a zatim ih raspravite s nadređenima i upravom na koje će utjecati ovaj plan. Popunite primopredajnu dokumentaciju i pošaljite je svom nasljedniku nekoliko dana prije nego što počne s radom. Sadržaj se može razlikovati ovisno o poslu, ali primopredajni dokument trebao bi barem sadržavati sljedeće:
- Popis zadataka i raspored rada.
- Podaci o radovima u tijeku.
- Kalendar sadrži planirane aktivnosti i rokove.
- Podaci o ključnim riječima i postupci prijave.
- Popis kontakata vezanih za posao.
- Vodič za pristup datotekama i direktorijima na računalu.
2. dio od 3: Prolaz kroz tranziciju
Korak 1. Uzmite što je moguće više vremena
Nakon što zaposlenik koji vas je zamijenio počne raditi, možda se niste preselili i zamoljeni ste da ga pratite dok ne shvati svoj posao. Duljina prijelaznog razdoblja je neizvjesna, mogu biti dani ili tjedni. Međutim, što više vremena dajete sebi, više informacija možete prenijeti.
Kako biste osigurali potpune informacije i ništa ne propustili, uključite svoju zamjenu u razne dnevne aktivnosti
Korak 2. Podnesite važne dokumente izravno
Tijekom prijelaznog razdoblja morat ćete osobno predati važne podatke i dokumente. Na taj način možete osigurati da se važne stvari rade kako treba i da su prioriteti jasno definirani. Osim toga, vas dvoje još imate vremena za raspravu o informacijama o kojima je potrebno dodatno razgovarati prije nego što krenete.
- Iskoristite ovu priliku da mu objasnite važne informacije i on može zatražiti vrlo korisne stvari za dobru primopredaju.
- Prilikom rasprave odvojite vrijeme za pregled radne situacije i objasnite kontekst razgovora kako ne biste propustili nijednu informaciju.
Korak 3. Potrudite se pružiti pomoć
Ako oboje još uvijek radite u istom uredu, budite podržavajući i proaktivni. Ako postoji problem, pružite pomoć tako što ćete identificirati uzrok i zajedno pronaći rješenje. Novi zaposlenici obično se prvih nekoliko dana osjećaju neugodno ili neugodno i neće vam smetati postavljanjem pitanja.
- Objasnite da ste na raspolaganju za pružanje podrške i pomoći ako je potrebno.
- Na ovaj način oboje se možete međusobno podupirati u ispunjavanju odgovornosti tijekom tranzicije.
Korak 4. Održite posljednji sastanak kako biste razgovarali o primopredaji
Prije nego nastavite i izvršite potpunu primopredaju, sastanite se s osobom koja će vas zamijeniti. Zamolite ga da pripremi pitanja i bilježi stvari sa kojima se bavio. Ovaj sastanak je dobra prilika da se osigura da razumije svoju ulogu i odgovornosti.
- Na sastanku se mogu raspravljati o svim pitanjima koja zahtijevaju dodatna pojašnjenja.
- Ovisno o tome gdje radite, razmislite hoćete li svog šefa pozvati na sastanak.
- Morate reći svom šefu kada i gdje će se sastanak održati. Pitajte ga ima li prijedloge ili informacije koje bi želio podijeliti.
3. dio 3: Priprema dugoročnog razvojnog plana
Korak 1. Opišite podršku i obuku koju pruža tvrtka
Prilikom primopredaje pokažite spremnost za doprinos otvarajući drugima najbolje šanse za uspjeh. Umjesto da se samo odreknete dužnosti i posla, dajte svoj zamjenski savjet kako bi se mogao profesionalno razviti i pružiti podršku svom bivšem šefu kako bi uvijek bio zdrav i uspješan na poslu.
- Pružite informacije o programu obuke koji se odnosi na posao.
- Kad počnete raditi, možda ste prošli obuku kako biste prilagodili i povećali svoje znanje.
- Ne zaboravite proslijediti ove podatke osobi koja nastavlja vaš posao i potaknuti je da iskoristi priliku.
Korak 2. Nemojte zanemariti kulturu rada
Ako još neko vrijeme imate vremena raditi s osobom koja će zauzeti vaše mjesto, nemojte se fokusirati samo na tehničke aspekte posla. Svaki ured ima jedinstveno radno okruženje i kulturu koja može biti zadivljujuća ili zbunjujuća za pridošlice. Odvojite vrijeme za objašnjenje stvari i stvarnih uredskih situacija.
- Vodite ga po uredu i upoznajte ga sa svim zaposlenicima.
- Objasnite uloge i odgovornosti novih i postojećih zaposlenika.
- Ako kao novi zaposlenik dobiva različite zadatke ili su njegove odgovornosti i radni prioriteti usmjereni na različite stvari, pobrinite se da stari zaposlenik to razumije.
Korak 3. Navedite detaljne podatke za kontakt
Ako želite pomoći novom zaposleniku, recite mu kako vas može kontaktirati i obavijestite ga da vam se može obratiti ako ima ozbiljan problem ili mu trebaju informacije. Međutim, nisu svi spremni pomoći nakon što promijene posao ili zauzmu novo radno mjesto. Na to obično utječu odnosi s bivšim nadređenima.
- Često se problemi mogu riješiti jednostavnom komunikacijom putem e -pošte.
- Čak i ako ste se preselili, spremnost pomoći će ostaviti dobar dojam i poboljšati vaš ugled.
