Analiza troškova jedna je od četiri vrste ekonomske procjene (pored analize isplativosti, analize isplativosti i analize isplativosti). Kao što naziv implicira, analiza troškova usredotočuje se na troškove provedbe programa bez obzira na primarni ishod. Analiza troškova važan je prvi korak prije poduzimanja bilo koje druge ekonomske procjene radi utvrđivanja prikladnosti ili pouzdanosti projekta.
Korak
1. dio od 3: Definiranje ciljeva i opsega
Korak 1. Saznajte zašto je potrebna analiza troškova
Opseg analize troškova ovisit će o tim razlozima pa se prije razmatranja opsega analize morate uvjeriti da će rezultati analize troškova odgovoriti na vaše glavno pitanje.
- Ako radite analizu troškova samo kako biste pripremili proračun ili plan za budućnost, opseg je obično samo na organizacijskoj razini.
- S druge strane, u užu i specifičniju svrhu, kao što je utvrđivanje izvedivosti i cijene određene usluge, može biti potrebna uža analiza troškova koja je usmjerena samo na određene usluge.
Korak 2. Identificirajte svoje gledište analize troškova
Osim zašto vam je potrebna analiza troškova, morate znati i „čije“troškove morate analizirati. To određuje podatke koje će se prikupljati i kako ih klasificirati.
- Na primjer, možda želite izračunati cijenu ponude određene usluge klijentu. Ako je tako, sagledajte troškove s njegova gledišta i razmotrite iznos zaračunatih pristojbi za uslugu (ili će im se naplatiti), prijevoz do lokacije i druge troškove.
- Ako samo želite znati cijenu programa, općenito ćete pogledati troškove tvrtke. Možda gledate i oportunitetne troškove, primjerice sprječava li vas ponuditi jedan program u ponudi drugog.
Korak 3. Diversificirajte ponuđene programe
Način na koji opisujete program će odrediti kako će se raspodjela troškova analizirati. Ako organizacija vodi programe koji se lako razlikuju, podjela se može jasno vidjeti. Za preklapajuće programe ili programe koji dijele iste resurse odredite kako ih razdvojiti.
- Preklapajući programi mogu se do neke mjere spojiti, umjesto da se zasebno procjenjuju. Odaberite najlogičniji način prema operacijama organizacije i pokušajte raditi što učinkovitije.
- Da biste utvrdili treba li programe razdvojiti, pogledajte usluge koje svaki program nudi, resurse potrebne za pružanje usluga i kome se usluge pružaju. Ako su 2 od 3 od ovih čimbenika isti u dva povezana programa, možete ih kombinirati u analizi troškova.
Korak 4. Odredite vremensko razdoblje koje želite procijeniti
Način klasifikacije i izračunavanja troškova ovisi o vremenskom razdoblju za koje se troškovi analiziraju, kao što je dugoročno (nekoliko mjeseci ili godina) ili kratkoročno (nekoliko tjedana ili samo jednom).
- Na primjer, ako pokušavate utvrditi izvedivost određene usluge, najprije utvrdite koliko bi koštala izrada te usluge. Izvršit ćete dugoročnu analizu troškova kako biste utvrdili može li organizacija priuštiti troškove usluge.
- Obično je bolje odabrati vremensko razdoblje koje će vam omogućiti da dobijete točne podatke o prihodu, a ne samo procjene. To je korisno ako planirate koristiti analizu troškova kao osnovu za daljnju ekonomsku procjenu.
Dio 2 od 3: Razvrstavanje troškova
Korak 1. Pregledajte prethodna izvješća o analizi troškova, ako je moguće
Ako je organizacija već provela analizu troškova, primijenite isti ili sličan način klasifikacije troškova. Na taj se način dva izvješća mogu usporediti, što ih čini s vremenom sve korisnijima.
Također možete pokušati pogledati analizu troškova koje slične organizacije rade ili nude iste usluge
Korak 2. Navedite sve izravne troškove programa koji se ocjenjuje
Izravni troškovi uključuju plaće i beneficije za članove tima, sirovine i zalihe te sav potreban namještaj ili opremu. Ovisno o vrsti ponuđenog programa ili usluge, možete zaračunati i ugovore, licence ili naknade za osiguranje.
- Izravni troškovi su troškovi posebno nastali za programe ili usluge koji se procjenjuju u analizi troškova. Ova se naknada ne dijeli s drugim programima.
- Režijski troškovi, poput komunalija (uključujući vodu i struju), mogu biti izravni troškovi ako program ili usluga imaju svoju lokaciju.
Korak 3. Neizravni troškovi
Neizravni troškovi uključuju opće administrativne troškove ili plaće menadžmenta te naknade, prostore, opremu i sve ostalo čemu doprinosi neki drugi program ili usluga. Ono što je klasificirano kao neizravni trošak ovisit će o tome kako odvajate programe ili usluge koje organizacija nudi.
Konkretno, pri izračunu zasebnog programa ili usluge morate rasporediti ove neizravne troškove
Korak 4. Organizirajte troškove koji odražavaju svrhu analize
Izvješće o analizi troškova u konačnici bi trebalo biti korisno organizaciji. Umjesto da se oslanjate na široke financijske kategorije, odaberite kategorije koje točno odražavaju ciljeve analize troškova.
Standardne kategorije mogu biti troškovi osoblja, operativni troškovi i početni troškovi. Unutar svake kategorije identificirajte koji su troškovi klasificirani kao izravni i neizravni troškovi
3. dio od 3: Izračun troškova
Korak 1. Prikupite financijska izvješća i informacije
Za svaku vrstu troška koji se planira uključiti u analizu zabilježite izvore podataka koji su potrebni za izračun povezanih troškova. Ako želite procijeniti troškove, izradite popis izvješća koja sadrže potrebne podatke kako biste mogli napraviti pouzdane procjene.
- Upotrijebite podatke o stvarnim troškovima što je više moguće. To će povećati pouzdanost i korisnost vaše analize troškova.
- Za procjene potražite pouzdane izvore koji se mogu primijeniti što je moguće usko. Na primjer, ako trebate procijeniti plaću, upotrijebite prosječnu stopu za zaposlenike u gradu, a ne nacionalnu.
Korak 2. Zbrojite izravne troškove programa
Koristeći prikupljene podatke, zbrojite troškove za plaće, opremu, sirovine i ostale troškove izravno povezane s programom koji se pregledava. Produžiti te troškove kroz analizirano vremensko razdoblje.
- Ako radite dugoročnu analizu troškova, prvo izračunajte izravne troškove na tjednoj ili mjesečnoj osnovi, a zatim ih produžite.
- Prilikom izračunavanja troškova osoblja obavezno uključite trošak (ili vrijednost) beneficija za zaposlenike koji rade u srodnom programu.
Korak 3. Dodijelite neizravne troškove analiziranom programu
Za raspodjelu neizravnih troškova odredite kako se svaki trošak može podijeliti između nekoliko programa. Nakon toga izračunajte udio troškova u srodnim programima.
Na primjer, recimo da rasporedite plaću ravnatelja ljudskih resursa. Budući da je ovaj direktor odgovoran za programsko osoblje, prirodno je da se njegova plaća dijeli prema broju zaposlenih u osoblju. Ako imate ukupno 10 zaposlenika, a 2 su delegirana u program ili uslugu u pregledu, možete u analizi troškova dodijeliti programu 20 posto plaće ravnatelja
Korak 4. Izračunajte amortizaciju imovine
Ako se kapitalna imovina organizacije, uključujući namještaj ili opremu, koristi za provedbu programa ili pružanje usluge koja se procjenjuje, amortizacija imovine mora biti uključena u ukupne troškove programa ili usluge.
Izračunavanje amortizacije može biti teško. Ako nemate iskustva u amortizaciji imovine, preporučujemo korištenje računovodstvenih usluga
Korak 5. Razmotrite skrivene troškove
Ovisno o organizaciji i programu koji se ocjenjuje, mogu postojati dodatni troškovi koji se ne pojavljuju u proračunu ili financijskoj povijesti. Uključite ove procjene troškova u analizu kako bi rezultati bili vjerodostojniji.
- Na primjer, ako radite analizu troškova programa za zakladu, skriveni troškovi mogu uključivati procijenjenu vrijednost volonterskih sati, doniranih sirovina ili doniranog prostora.
- Skriveni troškovi mogu uključivati i oportunitetne troškove. Na primjer, pokretanje jednog programa može utjecati na sposobnost organizacije da nudi druge programe.
Korak 6. Izvedite zaključke na temelju svojih nalaza
Vratite se svom cilju provođenja analize troškova i odredite radnje koje je potrebno poduzeti. Također možete uključiti projekcije ili procjene budućih troškova povezanih s programom ili uslugom.
- U najmanju ruku, vaša analiza troškova pružit će pravu vrijednost troškova pokretanja određenog programa ili usluge.
- Vaša analiza troškova također može pokrenuti nova pitanja, što ukazuje na to da je potrebna daljnja analiza prije donošenja konačne odluke.
