Da biste premjestili popis ili tablicu podataka iz programa Word u Excel, ne morate premještati pojedinačne podatke u ćelije Excel proračunske tablice (radni list). Možete jednostavno ispravno oblikovati dokument u Wordu, a zatim se cijeli dokument može uvesti u Excel sa samo nekoliko klikova.
Korak
Metoda 1 od 2: Pretvaranje popisa
Korak 1. Shvatite kako će se Wordov dokument pretvoriti
Za uvoz dokumenta u Excel određeni se znakovi koriste za određivanje koji će podaci unijeti ćelije na radnom listu programa Excel. Izvođenjem nekoliko koraka oblikovanja prije uvoza možete kontrolirati izgled radnog lista i smanjiti količinu ručnog oblikovanja koje je potrebno izvršiti. Ovo je osobito korisno ako uvozite dugačak popis iz Wordova dokumenta u Excel.
Ova metoda najbolje funkcionira ako na popisu ima više unosa, svaki sa sličnim formatom (popis adresa, telefonskih brojeva, adresa e -pošte itd.)
Korak 2. Provjerite nema li pogrešaka u oblikovanju u dokumentu
Prije nego započnete postupak pretvorbe, provjerite je li svaki unos oblikovan na isti način. Morate ispraviti sve interpunkcijske pogreške ili preurediti sve unose koji se ne podudaraju. To je kako bi se osiguralo nesmetano odvijanje prijenosa podataka.
Korak 3. Prikažite znakove oblikovanja u Word dokumentu
Prikazujući normalno skrivene znakove formata, možete odrediti najbolji način za odvajanje svakog unosa. Znakove za oblikovanje možete prikazati klikom na gumb Prikaži/sakrij oznake odlomka na kartici Početna ili pritiskom na Ctrl+⇧ Shift+*.
Većina popisa ima jednu oznaku odlomka na kraju svakog retka, ili na kraju retka, ili u praznom retku između unosa. Ovim ćete znakom unijeti razlikovni znak ćelija u Excelu
Korak 4. Zamijenite oznake odlomka između unosa kako biste uklonili dodatne razmake
Excel će koristiti razmake između unosa za definiranje redaka, no trebali biste ih ukloniti u ovom trenutku kako biste pomogli u procesu oblikovanja. Ne brinite, uskoro ćete ga dodati. Ovaj korak najbolje funkcionira ako imate jednu oznaku odlomka na kraju unosa i jednu oznaku u razmaku između unosa (dva uzastopna razmaka).
- Pritisnite Ctrl+H da biste otvorili prozor Pronađi i zamijeni.
- Upišite ^p ^p u polje Find. Ovo je kôd za dvije uzastopne oznake odlomka. Ako je svaki unos jedan redak i između njih nema praznih redaka, upotrijebite samo jedan ^str.
- Unesite znak razgraničenja u polje Zamijeni. Uvjerite se da ovaj znak nije znak u dokumentu, poput ~.
- Pritisnite Zamijeni sve. Primijetit ćete da se ti unosi kombiniraju, ali ostavite to na miru sve dok je znak za razdvajanje na pravom mjestu (između svakog unosa)
Korak 5. Svaki unos odvojite u zasebne stupce
Sada se unosi pojavljuju u zasebnim redovima. Morate navesti podatke koji će se pojaviti u svakom stupcu. Na primjer, ako je svaki unos u prvom retku naziv, u drugom retku adresa, a u trećem retku država i poštanski broj, učinite sljedeće:
- Pritisnite Ctrl+H da biste otvorili prozor Pronađi i zamijeni.
- Uklonite jednu od oznaka ^p u polju Find.
- Zamijenite znak u polju Zamijeni zarezom,.
- Pritisnite Zamijeni sve. Time će se preostali simboli odlomka zamijeniti razdjelnikom zareza, koji će svaki redak odvojiti u stupac.
Korak 6. Promijenite znak razgraničenja da biste dovršili postupak oblikovanja
Nakon što ste dovršili dva gornja koraka za pronalaženje i zamjenu, popis više neće izgledati kao popis. Svi će oni biti na istom retku i imati zarez između svakog podatka. Korak Pronađi i zamijeni vratit će podatke natrag u obrazac popisa, ali i dalje ima zareze koji definiraju stupce.
- Pritisnite Ctrl+H da biste otvorili prozor Pronađi i zamijeni.
- Unesite ~ (ili bilo koji znak koji ste odabrali na početku) u polje Find.
- Unesite ^p u polje Zamijeni.
- Pritisnite Zamijeni sve. To će sve unose vratiti u pojedinačne grupe odvojene zarezima.
Korak 7. Spremite datoteku kao običnu tekstualnu datoteku
Format unosa je potpun i ovaj dokument možete spremiti kao tekstualnu datoteku. To je učinjeno kako bi Excel mogao pročitati i raščlaniti vaše podatke tako da se pojave u ispravnim stupcima.
- Kliknite karticu Datoteka i odaberite Spremi kao.
- Pritisnite padajući izbornik Spremi kao vrstu i odaberite Običan tekst.
- Imenujte datoteku, a zatim kliknite Spremi.
- Ako se pojavi prozor Konverzija datoteka, kliknite & nbsp U redu;.
Korak 8. Otvorite datoteku u Excelu
Budući da je datoteka spremljena u običnom tekstu, možete je otvoriti u Excelu.
- Kliknite karticu Datoteka i odaberite Otvori.
- Kliknite padajući izbornik Excel Sve datoteke i odaberite Tekstualne datoteke.
- Pritisnite Dalje> u prozoru Čarobnjak za uvoz teksta.
- Odaberite Zarez na popisu Razdjelnik. Možete vidjeti kako će se unosi razdvojiti u pregledu na dnu. Pritisnite Dalje>.
- Odaberite format podataka za svaki stupac, a zatim kliknite Završi.
Metoda 2 od 2: Pretvaranje tablica
Korak 1. Izradite tablicu u Wordu, a zatim unesite podatke u nju
Za popis podataka u Wordu možete ga pretvoriti u format tablice, a zatim tablicu kopirati u Excel. Ako su vaši podaci već u tabličnom formatu, prijeđite na sljedeći korak.
- Odaberite sav tekst koji želite pretvoriti u tablicu.
- Kliknite karticu Umetanje, a zatim kliknite gumb Tablica.
- Odaberite Pretvori tekst u tablicu.
- Unesite broj redaka po retku podataka u stupac Broj stupaca. Ako između svakog reda podataka postoje prazni retci, dodajte jedan ukupnom broju stupaca.
- Kliknite & nbsp U redu;.
Korak 2. Provjerite format tablice
Word će stvoriti tablicu na temelju vaših postavki. Provjerite je li tablica ispravna.
Korak 3. Pritisnite mali gumb + koji se pojavljuje u gornjem lijevom kutu tablice
Ovaj gumb će se pojaviti kada zadržite pokazivač miša iznad stola. Klikom na ovaj gumb odabiru se svi podaci u tablici.
Korak 4. Pritisnite
Ctrl+C za kopiranje podataka. Također možete kliknuti gumb Kopiraj na kartici Početna.
Korak 5. Otvorite Excel
Nakon što se podaci kopiraju, možete otvoriti Excel. Ako želite smjestiti podatke u postojeći radni list, otvorite radni list. Postavite pokazivač u ćeliju koju želite napraviti gornju lijevu ćeliju tablice.
Korak 6. Pritisnite
Ctrl+V za lijepljenje podataka.
Svaka od ćelija iz tablice Word bit će smještena u zasebnu ćeliju na radnom listu programa Excel.
Korak 7. Odvojite sve preostale stupce
Ovisno o vrsti podataka koje uvozite, možda ćete morati dodatno oblikovati. Na primjer, ako uvozite adrese gradova, kodove država i poštanske brojeve koji se nalaze u jednoj ćeliji, možete ih automatski podijeliti u Excelu.
- Kliknite naslove stupaca koje želite podijeliti. Ovaj korak će odabrati cijeli stupac.
- Odaberite karticu Podaci i kliknite gumb Tekst u stupce.
- Pritisnite Dalje>, a zatim odaberite zarez u stupcu Razdjelnici. Ako koristite gornji primjer, ovaj će korak odvojiti grad od pozivnog broja zemlje i poštanskog broja.
- Pritisnite Završi da biste spremili promjene.
- Odaberite stupce koje je potrebno podijeliti, a zatim ponovite ovaj postupak. Odaberite Razmak, a ne zarez kao graničnik. Ovaj korak odvojit će pozivni broj zemlje od poštanskog broja.
