Traženo ili ne, pisanje izvješća o statusu može biti odličan način za komunikaciju o postignućima. Dobro izvješće o statusu pomoći će šefu, ali i vama, u praćenju zadataka i rezultata rada. Slijedi vodič za pisanje lako čitljivih izvješća o statusu.
Korak
Metoda 1 od 1: Pisanje izvješća o statusu
Korak 1. Dajte izvješću naslov i datum
Naslov koji sadrži datum (na primjer, "Rezultati prvog tjedna u prosincu") učinkovita je opcija naslova. Obavezno napišite datum u izvješću.
- Ako će izvješće biti poslano e -poštom, možete koristiti naziv i datum kao zaglavlje.
- Ako je izvješće dokument, stavite naslov i datum kao glavu dokumenta.
Korak 2. Zapišite detaljne informacije o projektu, kao što su naziv projekta, datum početka/završetka i imena osoblja
Korak 3. Opišite postignuća naslovima "Dostignuća", "Zadatak dovršen" i slično
- Obavezno navedite izvještajno razdoblje, npr. Tjedan, mjesec, tromjesečje itd.
- Za pokretanje izvješća upotrijebite aktivne glagole, kao što su "završi", "objasni", "dizajniraj", "poboljšaj", "doradi" itd.
- Za tjedna izvješća možete jednostavno dodati 3-6 bodova, svaka duga jedna rečenica.
Korak 4. Zapišite što treba učiniti u sljedećem izvještajnom razdoblju, pod naslovom "Sljedeći plan", "Sljedeći zadatak", "PR" itd
- Izračunajte vrijeme potrebno za dovršenje zadatka, ako je moguće, na primjer "Dokumentirajte promjenu dizajna (procijenjeno vrijeme: 2 dana)."
- Uskladite sljedeći zadatak s rasporedom projekta.
- Za tjedne izvještaje možete jednostavno dodati 3-6 bodova, svaka duga jedna rečenica.
Korak 5. Zapišite i probleme s kojima se trenutno susrećete ili ćete imati naslove "Problemi" ili "Problemi i komentari"
Za ovaj odjeljak možete napisati 1-2 kratka odlomka.
- Na primjer, ako imate problema s kontaktiranjem dobavljača jer ovog tjedna nema nikoga u uredu ili imate prijedloge za poboljšanje načina rada svoje tvrtke, zapišite ih u odjeljak "Problemi i komentari".
- Ako samo prijavljujete problem, ali vam ne treba pomoć kada je napisan, ne zaboravite ga spomenuti. Komentari poput "Problem riješen u roku od 2 dana" reći će vašem nadzorniku da se ne miješa, ali pripazite na problem koji imate.
- Ako vaš radni problem nije riješen, nadzornik ne može reći da mu niste rekli.
Korak 6. Ponovno pročitajte izvješće, a zatim ga pošaljite relevantnim stranama
Primjer
Evo primjera izvješća o statusu iz uređivača wikiHow. Uskladite stil, format i popis postignuća u ovom primjeru s podacima iz vašeg rada, ali imajte na umu da svaki korak započinje aktivnim glagolom.
Izvješće o stanju 26. rujna 2011.
Završeno
- Započela 3 članka: 1 članak iz vlastite ideje, 2 članka za ispunjavanje zahtjeva.
- Razviti 2 članka
- Prepišite 1 članak
- Patrolira gotovo 400 promjena i provjerava zahtjeve za uređivanje radi li se na pravopisnim pogreškama/duplikatima.
Sljedeći plan
- Dodavanje slike u 1 članak.
- Pročitajte i uredite 1 članak.
- Zamolite urednika s medicinskom pozadinom ili prvom pomoći da pregleda članke o prijelomima. Autor nema medicinsko iskustvo pa sumnja u rezultate svojih istraživanja.
- Pregledavanje 1 članka koji je već dobar, ali zahtijeva stilsko poboljšanje i dodatne informacije.
Problemi/Komentari
- Hvala programerima jer su se pobrinuli da ovotjedno ažuriranje softvera prođe bez problema. Problemi koji se pojave bit će prijavljeni kasnije.
- Volonter je tužan jer mu je mačka uginula. Dobrovoljce su zamolili da se prvo odmore.
Savjeti
- Ako je moguće, napišite pozitivno izvješće. Izvještaji nisu mjesto za žalbe, ljutnju ili izgovore. Jedan od načina da napišete pozitivno izvješće je davanje prijedloga ili barem uputa za rješavanje problema ako prijavite problem. Vaš prijedlog dokaz je da ste preuzeli inicijativu za rješavanje problema.
- Recite hvala na pravom mjestu, na primjer suradniku koji vam je pomogao. Ako pomognete drugom suradniku, navedite to i u izvješću.
- Budite iskreni u izvještavanju. Ne prijavljujte stvari koje ne radite.
- Napišite kratko izvješće. Vaš je menadžer zaposlena osoba, nema puno vremena za čitanje vašeg izvješća. Ako upravitelju trebaju dodatne informacije, pitat će.
- Ako u petak popodne napišete izvještaj, znat ćete koliko napreduje vaš posao kad se u ponedjeljak ujutro vratite na posao.
- Ako imate puno stvari za nadzirati (zahtjeve za kupnju, zahtjeve za promjenu, zahtjeve za rad, bilješke itd.), Stvaranje tablice ili baze podataka može biti dobar način za njihovo praćenje.
- Napišite posebna izvješća.
- Napravite kopiju izvješća za sebe. Kopija vam može pomoći pri pisanju životopisa ili pisanju postignuća kada dođe vrijeme za povišicu.
- Ako želite napisati izvješće o statusu, pišite ga redovito ili barem napišite uspjeh kako ne biste trošili sate na praćenje onoga što ste učinili. Svaki dan zapisujte postignuća prilikom popunjavanja kartice pohađanja.
- Ova metoda pisanja izvješća o statusu može se koristiti i kada izvješćujete o statusu projekta na sastanku.
- Izvještavanje o nečemu što ste tek započeli, knjizi koju ste upravo pročitali ili o nečemu što istražujete je u redu. Ne može se sve obaviti u tjedan dana, a pripreme koje obavite mogu oduzeti puno vremena i dodati vrijednost projektu.
Upozorenje
- Profesionalno pišite izvješća. Vaše izvješće može pročitati više ljudi nego što mislite, pogotovo ako je poslano e -poštom.
- Ako svom šefu pošaljete neželjeno izvješće, budite spremni napisati isto izvješće sljedeći tjedan!
- Općenito, ne obećavajte previše. Samo mi reci što možeš učiniti.
