Suradnici neće doći ako budu pozvani na sastanak bez jasne svrhe. Ako ste zaduženi za postavljanje dnevnog reda sastanka, izbjegnite to navođenjem tema o kojima će se razgovarati na sastanku i duljine vremena koje je potrebno za obradu svake teme. Planiranjem i izvršavanjem najbolje što možete, možete postići bolje rezultate, a sudionici sastanka ne osjećaju se nepovoljnima zbog izgubljenog vremena.
Korak
1. dio od 3: Priprema
Korak 1. Zamolite kolege za informacije
Sudionici sastanka osjećat će se više uključenima ako su uključeni u postavljanje dnevnog reda sastanka. Zamolite ih da predlože temu o kojoj žele razgovarati, a zatim je stavite na dnevni red.
- Pošaljite e -poruku ili se sastanite sa suradnikom koji će biti pozvan nekoliko dana prije sastanka.
- Učinite ovaj korak najmanje 6-7 dana unaprijed kako bi još imali vremena za doprinos. Pobrinite se da dnevni red sastanka bude konačan 3-4 dana prije datuma sastanka.
Korak 2. Odredite glavni cilj ili nekoliko ciljeva koje treba postići
Pobrinite se da sastanak bude održan s određenom svrhom, na primjer za donošenje odluka, razmjenu informacija, izradu planova rada ili izvještavanje o napretku izvršavanja zadataka. Ne morate održavati sastanak ako nemate svrhu.
Sastanci se mogu održavati u nekoliko svrha, na primjer radi izvještavanja o napretku rada kao osnove za donošenje dugoročnih odluka
Korak 3. Usredotočite se na teme koje pogađaju mnoge ljude
Teme s dovoljnom raspravom o 2 osobe ne smiju se uvrstiti u dnevni red. Odvojite vrijeme za pronalaženje rješenja koja zahtijevaju uključivanje mnogih ljudi.
- Na primjer, održite zaseban sastanak (izvan sastanka) ako vi i suradnik želite razgovarati o novom zadatku.
- Ako održavate sastanak radi rasprave o problemu koji samo nekoliko ljudi može riješiti, sudionici sastanka koji nisu uključeni u raspravu o temi trebali bi moći nastaviti raditi. Zbog toga se osjećaju razočarano jer je njihovo radno vrijeme uzalud potrošeno. Stoga iskoristite ovu priliku što je bolje moguće jer održavanje sastanka na kojem sudjeluje mnogo ljudi nije jednostavno.
Korak 4. Dogovorite dnevni red sastanka tako što ćete selektivno odrediti teme o kojima želite razgovarati
Odredite prioritete važnim temama o kojima je potrebno razgovarati na sastanku jer ne možete sve teme staviti na dnevni red.
- Na primjer, možda biste htjeli navesti "pregovore o roku projekta", "prezentacije izvješća o napretku", "nove projektne planove" i "prijedloge". Zbog vremenskih ograničenja niste uključili sesiju brainstorminga u dnevni red sastanka.
- Razmislite trebate li održati sastanak s nekoliko ljudi kako biste razgovarali o glavnom dnevnom redu u pripremi za plenarni sastanak.
Korak 5. Najprije navedite najvažnije teme
Prilikom planiranja sastanka dobra je politika staviti najvažnije teme na početak sastanka. Na taj način svi sudionici mogu razgovarati o važnim temama dok su im misli jasni i fizički sposobni kada sastanak započne.
- Na primjer, zakažite "donošenje odluka", a zatim "prezentaciju izvješća o napretku" (osim ako je za donošenje odluka potrebno izvješće o napretku).
- Osim toga, raspravljalo se o najvažnijim temama u slučaju da sastanak treba završiti ranije ili neki sudionici sastanka moraju napustiti sastanak prije završetka sastanka.
Korak 6. Procijenite koliko će vremena trebati za obradu svake teme
Iako ne možete biti sigurni koliko će vremena trebati za obradu svake teme, napravite procjenu. Razmislite koliko će sastanak trajati i koliko će tema biti obrađeno. Više vremena posvetite najvažnijim temama.
- Na primjer, dodijelite 30 minuta za izvještavanje o napretku, 10 minuta za raspravu i 10 minuta za postavljanje novih rokova.
- Često se sastanci ne mogu dovršiti jer nema dodijeljenog vremena za svaku temu. Odredite vremensku podjelu prije održavanja sastanka kako biste bili sigurni da se sve teme na dnevnom redu mogu raspraviti do kraja.
- Prilikom izračunavanja dodatnog vremena uzmite u obzir broj pozvanih sudionika sastanka. Ako će sastanku prisustvovati 15 osoba, a vi dodijelite 15 minuta za svaku temu, to znači da svaka osoba dobije otprilike 1 minutu vremena za govor po temi. Iako nisu svi govorili, dodijeljeno vrijeme bilo je prekratko.
Dio 2 od 3: Priprema dnevnog reda sastanka
Korak 1. Napišite naslov dnevnog reda sastanka
Upotrijebite naslov dnevnog reda sastanka kako biste čitatelju dali do znanja da čita dnevni red koji sadrži temu o kojoj će se raspravljati. Nakon što odredite naslov, stavite ga na vrh praznog dokumenta. Odaberite naslov koji je jednostavan i jasan.
- Primjeri naslova dnevnog reda sastanaka: "Agenda za srpanj: raspravite o novim projektnim idejama" ili "Agenda za kolovoz 2018.: Produženje roka za projekt".
- Upišite dnevni red sastanka koristeći poslovni font, poput Times New Roman ili Calibri.
Korak 2. Odvojite vrijeme za pozdrav i zahvalu sudionicima što su prisustvovali sastanku
Iskoristite ovu priliku da pozdravite sudionike. U ovom trenutku vi ili drugi predsjedavajući sastanka možete otvoriti sastanak i objasniti glavne teme o kojima će se raspravljati.
- Ako se mnogi sudionici sastanka ne poznaju, odvojite malo vremena da im popravite raspoloženje.
- Ako želite dogovoriti dnevni red sastanka za važan sastanak, poput konferencije, vrijeme potrebno za otvaranje sastanka obično je duže. Za redovne uredske sastanke otvaranje obično traje samo nekoliko minuta.
- Ostavite vrijeme za predviđanje promjena dnevnog reda kada sastanak počne.
Korak 3. Uključite dnevni red sastanka u obliku pitanja kako biste pobudili znatiželju sudionika
Pitati će se ako formulirate dnevni red sastanka u samo nekoliko riječi. Pitanja mogu otkriti kontekst o kojem će se raspravljati, tako da sudionici sastanka imaju priliku razmisliti o tome puno prije sastanka.
- Na primjer, umjesto da napišete "Rasprava o rokovima projekta", uključite: "Treba li rokove projekta produžavati s povećanjem potražnje?"
- Ako je potrebno, podnesite kratko objašnjenje ispod pitanja.
Korak 4. Navedite predviđeno vrijeme pored svake teme
Iako procjene vremena možda nisu na dnevnom redu, ove informacije pomažu suradnicima da se pripreme ili zatraže dodatno vrijeme ako je potrebno.
Također su imali vremena skratiti izvješće koje se podnosi prema dodijeljenom vremenu
Korak 5. Pripremite tok rasprave za svaku temu na dnevnom redu
Tok rasprave je metoda za raspravu o svakoj temi. Na primjer, kada se raspravlja o produljenju roka projekta, svi će raspravljati prema unaprijed utvrđenom toku. Tako će svi sudionici sastanka imati istu perspektivu.
Na primjer, na sastanku će se raspravljati o produljenju roka projekta kako bi se zadovoljila sve veća potražnja. U tu svrhu pripremite tok rasprave koji se sastoji od "10 minuta za raspravu o dosadašnjem napretku rada; 15 minuta za odlučivanje o načinu povećanja produktivnosti; 10 minuta za razmatranje pozitivnih i negativnih aspekata; 5 minuta za odlučivanje o produženju roka"
Korak 6. Odlučite tko će voditi raspravu o svakoj temi
Stavite njegovo ime uz temu kako bi se mogao pripremiti. Potvrdite ovaj zadatak s dotičnom osobom nekoliko dana prije sastanka i stavite ga na dnevni red.
Ako ćete voditi sastanak od početka do kraja, navedite to pod naslovom dnevnog reda sastanka
Korak 7. Dodijelite vrijeme ako na sastanku ima gostujućih govornika
Ako će na sastanku nekoliko gostujućih predavača raspravljati o važnoj temi, morat ćete im dodijeliti dio vremena sastanka. U dnevni red postavite raspored tako da svaki gost ima priliku govoriti čak i ako želi razgovarati o nekoliko tema. Tako mogu pripremiti materijal za isporuku što je bolje moguće.
Nekoliko dana prije sastanka, nazovite gostujućeg govornika kako biste ga pitali o vremenu koje je potrebno za raspravu o temi koju želite obraditi. To će vam pomoći da organizirate svoj raspored tako da se ne sukobljavaju
Korak 8. Odvojite vrijeme za raspravu o drugim pitanjima
Zakažite ovu sjednicu na kraju sastanka. Iskoristite ovu sesiju i pitajte sve sudionike ima li još nešto o čemu bi htjeli razgovarati prije zatvaranja sastanka. Osim toga, oni i dalje mogu prenijeti stvari koje su propuštene ili o kojima nije bilo riječi.
- Uključivanjem ove sjednice na dnevni red pozvani znaju da mogu pridonijeti čak i ako ono što želi prenijeti nije uključeno u dnevni red sastanka.
- Ostavite vrijeme za pitanja i odgovore u ovoj sesiji.
3. dio 3: Dovršavanje dnevnog reda sastanka
Korak 1. Navedite pojedinosti vezane za vođenje sastanka
Na dnevni red upišite vrijeme, datum i mjesto sastanka zajedno s imenima sudionika koji mogu prisustvovati sastanku. Na taj način već znaju s kim će se susresti na sastanku kada dobiju poziv.
- Bilo bi dobro uključiti imena sudionika koji obično prisustvuju sastanku, ali ovoga puta ne mogu doći. Jasno obavijestite da ime ne može prisustvovati sastanku.
- Priložite kartu lokacije za ljude koji ne znaju gdje se sastanak održava.
Korak 2. Recite stvari koje je potrebno pripremiti prije sastanka
Obavijestite suradnike koji su pozvani ako postoje stvari koje moraju unaprijed pripremiti, poput čitanja izvješća, prikupljanja informacija radi utvrđivanja rješenja ili identificiranja problema.
Uključite ove podatke na dno dnevnog reda sastanka koristeći podebljana ili obojena slova kako bi bilo jasno i lako za čitanje svim sudionicima sastanka
Korak 3. Prije distribucije pažljivo provjerite dnevni red sastanka kako ne bi došlo do pogrešaka
Dnevni red sastanka važan je za pozvane ljude. Prije distribucije provjerite dnevni red sastanka kako biste bili sigurni da su informacije napisane u potpunosti i ispravno te da nema pravopisnih pogrešaka. Osim što pokazuje visoku radnu etiku, ovaj način odražava i to da obraćate pozornost na detalje i cijenite ih.
Korak 4. Podijelite dnevni red 3-4 dana prije sastanka
Kolege koje dobiju pozivnicu imaju se vremena pripremiti ako su nekoliko dana prije pročitale dnevni red sastanka, ali nemojte ga slati prerano jer postoji mogućnost da će se zanemariti.
Ako želite održati važan sastanak tijekom konferencije, pripremite dnevni red nekoliko mjeseci unaprijed
Savjeti
- Koristite format dnevnog reda sastanka koji je dostupan u programu Word. Mnogi programi za stvaranje dokumenata, kao što su Microsoft Office, Pages for Mac itd. koji pruža osobne i profesionalne formate dokumenata, na primjer za brzo i jednostavno dogovaranje dnevnog reda sastanaka.
- Ako u vašoj tvrtki postoji standardni format dnevnog reda sastanaka, upotrijebite taj format.
- Pobrinite se da sastanak prođe prema unaprijed utvrđenom rasporedu, ali budite fleksibilni. Morate pratiti sastanak tako da često provjeravate sat. Ako je rasprava o prvom dnevnom redu završena, usmjerite sudionike da nastave sastanak raspravljajući o sljedećem dnevnom redu. Uljudno možete reći: "Obradit ćemo sljedeću temu kako bi sastanak završio po rasporedu."
