"Uprava čini više od motiviranja drugih."
Sef! Konačno ste dobili dugo očekivano promaknuće, a sada ste menadžer, možda prvi put u karijeri. Pa što sad? Ako vam je ovo prva uloga u upravljanju, možda ćete biti malo nervozni. Osjećaj je razumljiv, uobičajen i zapravo siguran da postoji. Ova će se uloga jako razlikovati od vašeg prethodnog posla. Menadžment ima potpuno drugačija pravila i ciljeve te zahtijeva različite vještine. Često ljudi koji tek počinju upravljati uistinu ne razumiju što znači biti menadžer i kako će se njihovi životi promijeniti (da, promijenit će se i vaši). To je točno, pogotovo ako više ne primate plaću po satu, već fiksnu mjesečnu plaću. O tome ćemo kasnije govoriti.
Ovaj će članak predstaviti skup smjernica koje možete koristiti za razumijevanje zbunjujućih prijelaza. Ovo nije uputa koju treba provoditi svakodnevno, tog koncepta više nema jer ste sada vi menadžer. Međutim, ovo je nacrt koji će vam pomoći u procesu postavljanja ciljeva i upravljanja osobljem. Dakle, duboko udahnite i počnimo!
Korak
Korak 1. Znajte što će se promijeniti s vašom novom ulogom menadžera
Značajna razlika je migracija s koncepta koji se naziva "individualni doprinos". Menadžeri nisu pojedinačni suradnici. To znači da ste odgovorni za rad drugih. Vaš uspjeh ovisi o učinku tima. Sada ste zaduženi za mnogo više posla nego što ste mogli sami (vidi odjeljak Upozorenje). Ne možete riješiti sve probleme. Ne morate pokušavati, to više nije vaš posao.
Korak 2. Pripremite se za prijelaz
Ovo će vas ostaviti zbunjenim i frustriranim, možda ne odmah, ali menadžere obično vuku u mnogim smjerovima. Možda se morate pridržavati pravila odijevanja. Postoje novi propisi koji se moraju poštivati (posebno u području ljudskih resursa).
- Pronađite mentora: Mentor nije vaš izravni nadzornik, već drugi menadžer s puno iskustva. Zamolite brojku da vam pomogne pri prijelazu. To je vrlo važno i često se podcjenjuje. Vrhunski menadžerski tim će vas cijeniti. Odluka o pronalasku mentora pokazuje zrelost.
- Pridružite se mrežnoj grupi: Postoji mnogo mrežnih grupa (od kojih je jedna Toastmasters). Pitajte druge menadžere i rukovoditelje o lokalnim klubovima. Iskoristite događaje umrežavanja u svom području.
- Kontaktirajte HR: Posjetite odjel za ljudske resurse i pitajte postoje li HR ili knjige za obuku kojima možete pomoći. Pročitajte knjigu o tome kako biti menadžer. Postoji mnogo knjiga na ovu temu. Pročitajte nekoliko literature odjednom ("Jednominutni upravitelj" i "Sedam navika visoko učinkovitih ljudi" moraju se pročitati od strane uprave).
- Pomozite osoblju u rješavanju problema: Osoblje kojem ste trenutno podređeni možda su bili vaši kolege, a to će dovesti do zavisti (možda čak i mržnje) i trvenja. Situacija je neizbježna, ali problem se može smanjiti ako komunikacija ostane otvorena. Međutim, morate se sjetiti da ste sada upravitelj, pa čak i ako ne želite pokazati svoj novi status, ne možete dopustiti bivšim kolegama da iskoriste odnos koji postoji između vas i njih. Čak i osoblje koje prije nije bilo suradnika osjećat će se nelagodno ako dobije novog upravitelja. Razgovarajte s osobljem i podijelite svoje planove. Izgradite odnose između menadžera i osoblja rano. Iako se u početku činilo pomalo neugodno, nemoj sramežljivo, samo slijedite korake, budite svoji i ne zaboravite svoju početnu poziciju u tvrtki.
- Nemojte zanemariti obitelj: muž/žena/supružnik i djeca, a prijatelji i dalje trebaju istu pažnju kao i prije. Sada je vaš um zaokupljen mnogim stvarima jer je upravljanje teška tranzicija. Dajte prioritet onome čemu treba dati prioritet. Ako čujete da netko kaže da ste malo udaljeni, obratite pažnju. Ne dopustite da vaša karijera uništi obiteljske odnose (ima mnogo primjera)
- Ne zanemarujte zdravlje: U redu, ova upravljačka uloga je zabavna. Posao je zanimljiv, radno vrijeme je duže, možda i radite kod kuće, spavate malo kasno, rano se probudite, još uvijek možete obratiti pažnju na obitelj i djecu. Međutim, spavate li dovoljno? Određeno?
Korak 3. Identificirajte ciljeve
Što je točno vaš cilj? Imate li sat, dnevni ili tjedni cilj koji tim mora ispuniti. Što je s vašim novim ciljevima, poput provjere produktivnosti? Zapišite sve i objavite (pogledajte savjete). Ovo će biti vaš popis obaveza. Imajte na umu da će se popis s vremenom mijenjati, a ne točan dokument. Neke su stvari uvijek iste (npr. Razina usluge), ali druge se mogu promijeniti u skladu sa strategijom koju daje Izvršna uprava. Redovito pregledavajte svoj popis s kritičkim okom i po potrebi ga doradite.
Korak 4. Upoznajte svoj tim
Morate znati prednosti i slabosti svakog člana tima. Tono radi jako brzo, ali ponekad propusti neke detalje. Tini je vrlo temeljit, ali ima problema s količinom posla koji se obrađuje. Budi ima spektakularan odnos s kupcima, ali ne može reći "ne" klijentima, dok Wati ima izvrsne tehničke vještine, ali nije baš dobar s ljudima. Morate sve to dobro znati. Ovo znanje je korisno za uravnoteženje produktivnosti tima.
Korak 5. Uskladite zadatke s osobljem
Upotrijebite podatke koje ste prikupili iz gornjih koraka da biste osigurali poslove koji odgovaraju svakom pojedincu. Ovo je zadatak zasnovan na vještinama. Morate maksimalno povećati snagu svake osobe i minimizirati zadatke koji ciljaju na njezine slabosti. Ako se ukaže prilika, okupite nekoliko ljudi s komplementarnim vještinama. Na primjer, dodijelite Tona i Tini projektu ili zamolite Budija i Wati da se međusobno konzultiraju u prezentacijama.
Korak 6. Održite sastanak s članovima tima
Redoviti sastanci licem u lice vrlo su važni u upravljanju. Ovaj sastanak ima nekoliko svrha.
- Pružite povratne informacije o učinku: Raspravite o ciljevima prethodnog tjedna, uključujući ono što je dobro funkcioniralo, koja se područja mogu poboljšati i kako to poboljšati. Zatim se nastavlja sljedećim koracima.
- Okvirni ciljevi za sljedeći sastanak: Ti su ciljevi ciljevi koje treba izvršiti i čine osnovu za pregled proizvodnje sljedećeg tjedna.
- Budite svjesni problema s osobljem: Na ovom novom radnom mjestu kontakt sa osobljem će se smanjiti i toga biste trebali biti svjesni. Jedini način da saznate o problemima koji utječu na performanse tima (a također i na njihov rad) je slušati osoblje.
- Pitajte za ideje: Vaše će se osoblje htjeti osjećati uključeno. Ne postoji iznimka da je motivacijski faktor broj jedan iza odluke zaposlenika o napuštanju loše upravljanje, koje često proizlazi iz osjećaja zanemarenosti. Ne procjenjuje se samo učinak tima, već i stopa fluktuacije zaposlenika.
- Motivacija: Prema Peteru Scholtesu, ljudi se motiviraju sami. Najbolji menadžeri uvijek pronalaze načine kako motivirati osoblje za dobar posao i osjećati se ponosno. Iskoristite ovu sesiju da saznate koje su motivacije zaposlenika i upotrijebite te podatke da povećate svoj doprinos.
Korak 7. Provjerite jeste li lako dostupni
Nemojte se izolirati od osoblja. Ponekad je opterećenje jednostavno preveliko pa ste skloni odmaknuti se od osoblja kako biste sami obavili posao, osobito s puno papirologije. Ne ostavljajte dojam da vam ne mogu smetati. Ako članovi tima ne mogu upoznati svog vođu, razvija se stav anarhije. Situacija će biti jako loša za vas. Čak i ako virtualno upravljate osobljem, morate se pobrinuti da oni "osjete" vašu prisutnost. Ako ste zaduženi za više smjena, redovito posjećujte svaku smjenu.
Korak 8. Dokumentirajte aktivnosti tima
Vaš će se osobni pregled učinka u velikoj mjeri usredotočiti na performanse tima. Zato vodite računa o svakom problemu i postignuću. To će biti vrlo važno ako se pojavi značajan problem. Problemi će uvijek biti prisutni, vi i vaš tim samo trebate usmjeriti napore na njihovo rješavanje.
Korak 9. Cijenite performanse zaposlenika
Nagrade nisu uvijek u novcu. Novčana nagrada je zabavna, ali nije glavni motivator posla. Učinkovitija nagrada je priznanje. Ako imate ovlaštenja, možda im možete dati slobodno za njihov nastup (dodatni dan odmora za izvanredan posao). Nagrade su redovite i ostvarive, ali teške. Kad darujete dar, provjerite je li poznat (poklonite javno, ukorite privatno).
Korak 10. Naučite voditi
Bit će trenutaka kada ćete morati poboljšati ponašanje osoblja. Zato morate naučiti to raditi. Ako to možete učiniti dobro, dobit ćete željeni rezultat. Inače će se situacija pogoršati. Možete naučiti kako pružiti smjernice između pozitivnih povratnih informacija.
Savjeti
-
Zapamtite ciljeve najviše razine.
Morate biti dosljedni. Razviti jasnu komunikaciju i postaviti jasne ciljeve. Slušati. Dajte povratne informacije, osobito pozitivne. Uklonite sve prepreke za uspjeh tima.
-
Pohvalite osoblje.
Ovo je mali korak koji ima mnoge prednosti. Pohvaliti nečiji nastup može napraviti veliku razliku. Ne dajte previše besmislenih komplimenata, već pokažite svom osoblju da su cijenjeni.
-
Navedi primjer.
Voditelji moraju biti sposobni dati primjer u svim aspektima rada. Budite uzor kolegama odašiljajući pozitivne vibracije. Pokažite brigu, razumijevanje i poštovanje, a zadatak zadržite usredotočenim na timski rad i predanost. Menadžeri i nadzornici moraju biti u mogućnosti primijeniti najbolja načela na radnom mjestu. Ako ova nova pozicija vaš osobni život stavi u središte pozornosti, shvatite da se cijeli vaš život odražava na ono što modelirate.
-
Komunikacija, komunikacija, komunikacija!
Osoblje će se osjećati uključenije ako im kažete što se događa. Ponekad svi žele vidjeti "veliku sliku"
-
Pošteno, ali čvrsto.
Postoje slučajevi kada morate razmotriti stegovne mjere koje vode do otkaza. To je vrlo teško, čak i za iskusne menadžere. Kako disciplinirati zaposlenike tema je za sebe i izvan opsega ovog članka, no postoji mnogo dobrih referenci na nju. Kratak odgovor je dosljednost i dokumentacija.
-
Razumjeti EAP -ove.
EAP je kratica za Program pomoći zaposlenicima. AEP je vrlo koristan i većina velikih tvrtki ima ovaj program. Ako netko od vašeg osoblja ima osobni problem, zamolite ga da vidi tim EAP -a (nemoj pokušavajući biti psihijatar). Ako imate osobni problem (pogledajte odjeljak Upozorenje), također možete iskoristiti EAP.
-
Pronađite mentora.
Osim mentora, potreban vam je i mentor (ako postoji prilika i sredstva). Mentori su od pomoći, ali obično nemaju uvijek vremena. Mentori su obučeni stručnjaci koji nemaju ništa na dnevnom redu osim da vam pomognu razviti autentičan stil upravljanja.
-
Objavite ciljeve.
Svakako objavite svoje ciljeve i ciljeve tima na vidljivom mjestu. Vaš bi tim to trebao vidjeti cijelo vrijeme. Cilj "Povećanje razine usluge na 5% u sljedećih 6 mjeseci" ne bi trebao biti tajna. Podijelite nove ciljeve čim se postave.
-
Iskoristite odjel ljudskih potencijala.
Ako postoji odjel za ljudske resurse, sada su vam oni najnoviji i najbolji prijatelj. Ovaj odjel je resurs koji se mora iskoristiti. Mogu vam pomoći u nagrađivanju, disciplinirati osoblje, čuvati vas od pravnih problema, a jako im se sviđaju menadžeri koji su toga svjesni. Oni su na vašoj strani.
Upozorenje
- Ne zamjerite cijelom odjelu greške jedne osobe. Na primjer, ako samo Tini često kasni, ne šaljite e -poštu s upozorenjima svim zaposlenicima da dođu na vrijeme. Nazovite Tini kako biste privatno razgovarali o tom pitanju.
- Nikada ne zamjerite zaposlenicima u javnosti.
- Ne pokušavajte raditi osoblje. Postoji izreka koja kaže: "Ako želite da se nešto učini kako treba, učinite to sami." Zaboravi tu frazu. Maknite to s uma. Nikad to ne čujete, izraz je besmislen i kontraproduktivan je pojam. Ako želite da se nešto učini kako treba, dodijelite to pravim ljudima i motivirajte svoje zaposlenike. Ako se previše uključite, ne ispunjavate zahtjeve upravljanja. Vaš cilj je upravljati. Ovo je dobro vrijeme za delegiranje posla.
- Tjedni privatni sastanak ne pregled izvedbe. Čak i ako pregledate aktivnosti prethodnog tjedna, to nije sve na čemu se fokusira. Ti su tjedni sastanci manje formalni i otvoreni za raspravu. Nemojte previše kontrolirati jer ovo je također sastanak zaposlenika, a ne samo vaš sastanak.
- Budite spremni na prekovremeni rad. To je činjenica. Plaćeni ste kao menadžer i od vas se očekuje da učinite sve što je potrebno za obavljanje posla. Menadžeri imaju prednosti koje obični zaposlenici nemaju, ali imaju i više odgovornosti. Ne dolazi kasno, ne dolazi kući ranije. A ponekad morate i poraditi na nečemu poput ostalih. Međutim, nemojte se navikavati. Sada ste vi vođa. Morate raditi kao vođa.
- Čuvajte poslovne tajne. Saznat ćete neke tajne. Obično postoji tendencija dijeljenja tajni zbog kojih se činite važnijim. Ako postanete svjesni plana otpuštanja i propuštate informacije bez ovlaštenja, budite spremni postati stanovnikom popisa otpuštanja. Teško je, ali nitko nije rekao da je biti menadžer jednostavno.
- Prijelaz na upravljanje ponekad može biti zastrašujući. Nije uvijek tako, ali obično će novi menadžer doživjeti veliki stres prije nego što se osjeća ugodno na svom mjestu. Razgovarajte s nekim. Ako imate mentora (vidi korak 2), on ili ona će vam pomoći. Ne zadržavajte ništa. Budite svjesni bilo kakvih neželjenih promjena ponašanja (ljutnja, sumnja, povećana konzumacija alkohola itd.).
- Čuvajte tajne zaposlenika (ako je moguće). Ponekad to nije moguće (u određenim problemima s ljudskim resursima, kao što je potencijal za nasilje na radnom mjestu), ali ako vam zaposlenik dođe reći o problemu, pažljivo se pozabavite tajnom. Vaš ugled može biti uništen u sekundi i pojavit će se pravni problemi. Ako netko kaže "ovo je tajna", pobrinite se da zna da vi, kao upravitelj, ne smijete čuvati određene tajne.
