Sposobnost biti profesionalac igra važnu ulogu u postizanju uspjeha u karijeri. Gotovo svi zaposlenici moraju se javljati na telefonske pozive, bez obzira na položaj u tvrtki. Kako bi se pozivatelji osjećali ugodno, naučite dobro prihvaćati pozive kako biste ostavili pozitivan dojam i budite spremni odgovoriti na postavljena pitanja.
Korak
1. dio 2: Primanje telefonskih poziva
Korak 1. Podignite telefon što je prije moguće
Kad uredski telefon zazvoni, nije pristojno zadržati pozivatelja na čekanju. Prije trećeg zvonjenja odmah podignite slušalicu i pozdravite osobu koja zove.
Korak 2. Držite slušalicu ispred lica
Možda biste htjeli razgovarati odmah, ali prvo provjerite je li slušalica na telefonu ispred vašeg lica. Govorite kada je prijemnik u ispravnom položaju tako da pozivatelj primi potpune informacije.
Korak 3. Duboko udahnite prije nego progovorite
Nakon što postavite telefon ispred lica, duboko udahnite kako biste se smirili i usredotočite um prije nego što se pozdravite. Na ovaj način možete mirno razgovarati dok ste koncentrirani.
Korak 4. Navedite naziv i naziv svoje tvrtke
Ova metoda govori pozivatelju da je već povezan s tvrtkom koju želi nazvati. Zato se pobrinite da zna naziv vaše tvrtke i vaše ime. Prvo navedite naziv tvrtke. Možete zapisati riječi koje želite izgovoriti kada primite telefonski poziv kako ne biste morali razmišljati što ćete reći kad telefon zazvoni. Formulacija se može prilagoditi situaciji i uvjetima u kojima radite.
- Ako radite kao recepcionar, navedite potpune informacije o tvrtki jer ste za pozivatelja ulaz za dobivanje onoga što mu treba. Na primjer, pozdravite pozivatelja riječima: "Dobro jutro/popodne/večer. Sjedište WikiHow -a je ovdje. Ja sam Nikita da vam pomognem." Pomoću ovih informacija pozivatelj zna naziv vaše tvrtke i vaše ime pa se osjeća ugodnije za nastavak razgovora. Ako ste privatna tajnica, navedite ime svog poslodavca (na primjer, "Ured gospodina Millera je ovdje. Ja sam Nikita.") Jer pozivatelj želi kontaktirati vašeg šefa.
- Ako ste član određenog odjela, obavijestite svoj stav kako bi vam mogao postaviti relevantna pitanja, na primjer: "Dobro jutro. Ja sam Yesika u odjelu za knjigovodstvo." Na taj način pozivatelj zna je li povezan s odjelom i osobom koju treba nazvati ili treba razgovarati s nekim drugim.
Korak 5. Pripremite dopisnice i bilježnicu pored telefona
Na taj način možete odmah bilježiti ako pozivatelj želi ostaviti poruku ili dati informacije. Nemojte ga čekati jer ćete morati pronaći papir i olovku za pisanje.
2. dio 2: Razgovor telefonom
Korak 1. Nasmiješite se dok razgovarate
Čak i ako ste uzrujani, lažni osmijeh čini vaš glas ugodnijim za sugovornika. Iako prisilna, ova metoda može poboljšati raspoloženje.
Korak 2. Govorite jasno i profesionalno
Kad radite u profesionalnom okruženju, pobrinite se da vi i pozivatelj komunicirate jasno i izravno. Govorite polako i izgovarajte svaku riječ jasnom artikulacijom kako bi sugovornik razumio informacije koje prenosite.
- Nemojte izgovarati nestandardne riječi, poput "ne", "gutljaj" ili "ne". Jasno izgovorite svaku riječ, poput "da" ili "ne" kako bi obje strane dobro razumjele ono što se govori. Budite ljubazni govoreći "Hvala" i "Nema na čemu" prema potrebi.
- Ako trebate dijeliti brojeve ili slova, poput davanja imena ili telefonskih brojeva, naučite fonetsku abecedu (izgovor zvukova govora). Na taj se način pozivatelji ne zbunjuju kada izgovarate slova koja zvuče isto, poput slova B i P. Prilikom pisanja Budijevog imena izgovorite slovo B objašnjavajući "B balijske riječi".
Korak 3. Pozdravite pozivatelje profesionalno
Umjesto da pozivatelja pozdravite imenom, svakako izgovorite "otac" ili "majka" prije nego što izgovorite njegovo ime, na primjer "gospodin Jon", pogotovo ako pozivatelja ne poznajete osobno. Pokušajte zapamtiti ime i izgovarati ga tijekom cijelog razgovora.
Zapišite ime pozivatelja čim vam kaže ime kako ne biste zaboravili
Korak 4. Povežite pozivatelje s drugim ljudima ako je potrebno
Netko tko nazove tvrtku ili ured obično treba pomoć jer želi pronaći informacije ili se suočava s problemom. Ako ne možete odgovoriti na pitanje ili smisliti rješenje, pitajte ga želi li razgovarati s nekim tko može pomoći. Ovaj korak pokazuje da vam je stalo do pozivatelja i želite pomoći da se problem brzo riješi.
- Uredski telefoni obično koriste sustav za prijenos poziva. Saznajte jesu li telefoni u vašem uredu prenosivi i naučite kako rade. Ako nije, saznajte telefonski broj osobe koju trebate nazvati i podijelite ga s pozivateljem.
- Ljubazno pitajte pozivatelja možete li ga povezati s nekim drugim. Na primjer, "Žao mi je, ne mogu odgovoriti na vaše pitanje. Kako bi bilo da prebacim telefonsku liniju kako biste mogli izravno razgovarati s Pak Bambang? On može ponuditi rješenje." Prije prijenosa telefonske linije provjerite slaže li se pozivatelj.
- Ako osoba koja vam može pomoći nije u uredu, pitajte želi li pozivatelj ostaviti poruku. Ne zaboravite prenijeti poruku nadležnim ljudima.
Korak 5. Završite razgovor profesionalno
Reći "Hvala" ili "Dobro jutro/popodne/navečer" način je da obavijestite pozivatelja da je razgovor završen i da može prekinuti vezu. Nemojte se zbuniti oko toga nastavlja li se razgovor ili ne.
Pričekajte da pozivatelj prekine vezu. Ako ste vi taj koji prima telefonski poziv, neka pozivatelj kaže sve što želi reći dok ne završe. Možda ćete djelovati grubo ili ćete izgubiti informacije ako poklopite slušalicu kad on ne završi s pričanjem
Savjeti
- Ne primajte osobne telefonske pozive na poslu. U uredu ste radi, a ne da biste razgovarali s prijateljima. Ako želite čavrljati ili poslati poruku prijatelju, odgodite to do kraja pauze za ručak ili radnog vremena.
- Izbjegavajte smetnje. Kako bi se pozivatelj osjećao zbrinuto, odgodite rad koji je u tijeku i usredotočite se na pozivatelja. Nemojte se ometati ili činiti da ste previše zaposleni da biste odgovorili na pitanja ili pružili pomoć.
- Nemojte razgovarati dok jedete, pijete ili žvačete žvaku dok ste na telefonu jer će vaš govor biti teško razumljiv i učiniti da se sugovornik ne cijeni.
- Čak i ako se pozivatelj žali ili je nepristojan, pokažite empatiju, budite mirni i dajte profesionalni odgovor.
