Sigurno ste imali posla s bankama, osiguravajućim društvima, državnim agencijama, poslodavcima u tvrtkama ili čak školama. Ako je tako, morate nekoga nagovoriti da učini ili vam pomoći da učinite nešto. Kako napisati uvjerljivo ili uvjerljivo pismo koje daje rezultate? Evo nekoliko ključnih ideja koje ćete upotrijebiti u svom pismu uvjeravanja.
Korak
1. dio od 4: Priprema za pisanje pisma
Korak 1. Potaknite dobre ideje
Prije nego napišete pismo, navedite što želite, zašto ga želite, razloge zašto ga treba donijeti, kao i argumente protiv toga. Naglašavanje svih ideja koje su vam na raspolaganju može vam pomoći da sastavite pismo i u potpunosti razumijete svoj stav o toj temi.
- Počnite s ovim: želim uvjeriti “svoje čitatelje” da mi budu “cilj”. Zamijenite "moje čitatelje" za ono što želite uvjeriti, a "moj cilj" za ono na što ih nagovarate.
- Nakon što je gore navedeno jasno i nedvosmisleno, zapitajte se: Zašto je to tako? Navedite razloge zašto želite da vaši čitatelji rade ono što želite.
- Nakon što ste precrtali razloge, razvrstajte ih po kojoj je razini važnija. Stavite sve važne detalje u jedan stupac, a zatim manje važne u drugi stupac. To će vam pomoći da suzite svoj um na najvažnije i najistaknutije točke naglaska.
Korak 2. Upoznajte svoje ciljeve
Pobrinite se da točno znate što želite ili trebate. Što želite postići? Kako bi ovaj ured trebao djelovati?
Prilikom definiranja ciljeva razmislite o svim mogućim rješenjima koja možete ponuditi
Korak 3. Upoznajte svoje čitatelje
Analiza i razumijevanje vaših čitatelja pomoći će vam da odlučite kako uokviriti svoje pismo. Ako je moguće, odlučite hoće li se čitatelj složiti s vama, ne slaže se ili će biti neutralan. To će vam pomoći da odlučite koliko ćete težini dodijeliti svakoj strani vašeg argumenta.
- Pokušajte pronaći osobu kojoj se možete obratiti u pismu. Tko su oni, kakvu moć imaju da vam pomognu? Hoće li jednostavno zanemariti vašu žalbu? Kako biste ih trebali pozdraviti? Jesu li na visokim ili funkcionalnim pozicijama? Govorite prema njihovom položaju.
- Pokušajte otkriti uvjerenja i predrasude čitatelja o vašoj temi. Kakvi bi sporovi mogli nastati između vas i vaših čitatelja? Kako na pošten način iznijeti protuargument?
- Saznajte što čitatelje zabrinjava vaša tema. Imaju li ograničena sredstva za trošenje? Ima li vaša tema izravno utjecaja na njih? Koliko vremena imaju za razmatranje vašeg dokumenta?
- Razmislite o vrsti dokaza koji će vašim čitateljima biti potrebni u argumentu da ih uvjeri.
Korak 4. Istražite temu
Učinkovito pismo uvjeravanja sadrži dokaze i činjenične podatke koji idu u prilog stavu. Svakako uzmite u obzir više gledišta. Nemojte samo istraživati svoje gledište; Spomenite i suprotna mišljenja i činjenice koje ih okružuju.
- Koristite činjenice, logiku, statistiku i anegdotske dokaze da potkrijepite svoje tvrdnje.
- Nemojte odmah reći da je opozicija u krivu. Umjesto toga, budite poštovani kada objašnjavate zašto je vaš položaj jači i zaslužuje pažnju.
2. dio od 4: Oblikovanje slova
Korak 1. Upotrijebite format bloka
Poslovna pisma imaju poseban format. Ako je format uredan i ispravan, to neće nimalo promijeniti mišljenje čitatelja. Međutim, ako je format netočan i neuredan, ostavit će loš dojam na vas i potencijalno će ga baciti.
- Započnite s blokiranim odlomcima s dvostrukim razmakom.
- Poravnajte svaki odlomak ulijevo; drugim riječima, nemojte uvlačiti odlomke kao u prozi ili esejima.
- Ostavite jedan razmak nakon svakog odlomka.
- Koristite standardni font, obično Times New Roman ili Arial, veličina 12.
Korak 2. Ispravno adresirajte memorandum
Započnite upisivanjem adrese u gornji lijevi kut. Ne unosite svoje ime - zapišite samo naziv ulice, grad, područje i poštanski broj. Također možete uključiti telefonski broj i adresu e-pošte, svaki u zasebnom retku. Ako živite u Velikoj Britaniji, adresa mora biti napisana s desne strane. Ispunite jedan redak.
- Upišite datum. Napišite cijeli datum, naziv mjeseca i godinu. Ispunite jedan redak.
- “4. lipnja 2013.”
- Napišite ime i adresu primatelja. Pokušajte pronaći određenu stranu kojoj ćete poslati pismo. Ispunite jedan redak.
Korak 3. Započnite pismo pozdravom ili pozdravom
Obično u obliku riječi "Draga" iza koje slijedi ime osobe kojoj se obraćate. Provjerite jeste li ispravno napisali ime dok ste ga upisivali. Ovdje ime mora biti isto kao ime napisano na memorandumu adrese.
- Prilikom pozdravljanja nekoga upotrijebite ispravan naslov ili čin (Pak/Madam/Dr./itd.) Iza kojeg slijedi prezime. Ako niste sigurni kako se žena radije zove, samo napišite "Miss".
- Nakon toga uvijek slijedite dvotočku.
- Dopunite crtu između pozdrava i prvog odlomka.
- "Poštovani dr. Smeđa:"
Korak 4. Zatvorite pismo završnom riječi
Razmislite i razmislite o tonu vašeg eseja pri odabiru završne riječi. Izreke poput "Hvala" prilično su standardne, dok su drugi oblici poput "Pozdrav" intimniji. Odlučite želite li da vaše popratno pismo bude formalno ili intimno. Što god odabrali, prva riječ mora biti napisana velikim slovima, dok je sljedeća riječ obična. Zatvaranje pratite zarezom.
- Odaberite riječ "S poštovanjem", ako želite da bude formalnija. "Pozdrav", "Pozdrav", "Hvala" ili "S poštovanjem" standardne su završne riječi za poslovnu e-poštu. Dok se riječi "Pozdrav", "Pozdrav" ili "Vidimo se" doimaju opuštenije i intimnije.
- Preskočite sljedeća 4 retka kako biste ostavili mjesta za potpis prije nego upišete svoje ime.
- "Hvala vam,"
3. dio od 4: Pisanje pisama
Korak 1. Sažeto i sažeto
Uvjerljivo pismo ili uvjeravanje treba biti sažeto i pristojno. Zauzeti ljudi rijetko čitaju slova duža od jedne stranice ili kada je ton grub. Nemojte biti previše cvjetne riječi. Pokušajte koristiti jasne i uredne rečenice. Nemojte iznositi iskrivljene i nepotrebne informacije, uključujući anegdote.
- Izbjegavajte preduge rečenice. Koristite jake deklarativne rečenice. Vaše bi pisanje trebalo biti jezgrovito, jezgrovito, jasno i lako čitljivo.
- Ne vucite odlomke predugo. Ne gomilajte toliko informacija da čitatelj izgubi interes, skrene s glavne točke ili oteža razumijevanje vaše točke. Držite se relevantnih informacija i mijenjajte odlomke kad god želite prenijeti novu ideju ili poantu.
Korak 2. Iznesite svoju glavnu točku u prvih nekoliko rečenica
Počnite s prijateljskom uvodnom rečenicom, a zatim prijeđite na stvar. Navedite svoje potrebe (glavna svrha pisanja slova) u prve dvije rečenice.
Ovaj odlomak može se sastojati samo od 2-4 rečenice
Korak 3. Naglasite važnost vašeg zahtjeva u drugom stavku
U ovom odlomku sažmite svoju zabrinutost, zahtjev ili zahtjev. U ovoj fazi niste naveli nikakve posebne razloge, podršku ili glavne točke; u ovoj fazi u potpunosti objašnjavate svoj stav, parametre zabrinutosti ili zahtjeva i razloge zašto je važno djelovati.
Ne zaboravite da tijelo slova bude logično, pristojno i činjenično. Izbjegavajte pretjerano emotivan jezik, nemojte zahtijevati ništa ili govoriti oštro protiv osobe ili tvrtke kojoj je pismo upućeno, ili protivnika
Korak 4. Podržite svoju prijavu u sljedećem odlomku
Sljedećih nekoliko odlomaka trebalo bi opravdati vaš stav pružanjem pozadine i detaljnih informacija. Pobrinite se da su ove informacije logične, činjenične, obrazložene, praktične i legitimne. Nemojte temeljiti svoj zahtjev samo na osobnim emocijama, uvjerenjima ili željama. Nemojte dosaditi čitatelju dugim pričama; doći do točke brzo i točno. Postoji nekoliko različitih strategija koje možete koristiti za postizanje ovog cilja:
- Dostavite isječke statistike i činjenica kako biste privukli simpatije i logiku čitatelja. Pobrinite se da statistika i činjenice potječu iz vjerodostojnih i uglednih izvora te da podatke koristite i iskreno, ne izvlačeći ih iz konteksta.
- Predložite citate stručnjaka na tu temu koji podržavaju vaš stav ili opovrgavaju protivljenje. Ti stručnjaci moraju biti cijenjene osobe u svojim područjima i doista imati odgovarajuće kvalifikacije za mišljenje o temi o kojoj se raspravlja.
- Predstavite razloge zašto bi vaš zahtjev trebao biti uvažen. Prisiljavanje ljudi da rade ono što želite nije učinkovita tehnika uvjeravanja, ali ako objasnite zašto vjerujete da nešto treba učiniti, može vam pomoći da promijenite mišljenje. Objasnite trenutno stanje i zašto bi se to trebalo promijeniti.
- Predstavite pojedinosti, specifikacije i ograničenja svog položaja i prijave. Raspravite o naporima koji su učinjeni prije, u vezi s prijavom, pa čak i ako se u vezi s njom ne poduzme ništa ili se nedostaje.
- Navedite primjere svjedočanstava koja se odnose na vaš položaj. Razmislite o drugim dokazima koji bi mogli predočiti zašto je vaš stav važan.
- Ne zaboravite ograničiti ono što možete i želite uključiti u odlomak. Objasnite svoje mišljenje i situaciju. Ne pretjerujte s previše detalja, već uključite sve važne točke. Odaberite samo najrelevantniju statistiku, stručnjake i svjedočanstva.
Korak 5. Pozovite oporbu
Jedan od najučinkovitijih načina uvjeravanja ili uvjeravanja je žalba oporbi. Morate biti u mogućnosti predvidjeti sve primjedbe, prigovore ili pitanja čitatelja, tako da na njih možete odgovoriti u pismu. Pronađite zajednički jezik s oporbom ili pružite snažnu podršku vlastitom stavu.
- Pobrinite se da javno priznate razlike između svog stava i oporbe. Nemojte to skrivati jer će oslabiti vašu argumentaciju. Naglasite svoje zajedničke vrijednosti, iskustva i probleme s oporbom.
- Izbjegavajte optužujuće izjave. To će pismo učiniti previše emocionalnim i oslabiti vašu logičku privlačnost. Pretjerano negativan i optužujući stav također će spriječiti oporbu da pristane na vašu točku.
Korak 6. Zatvorite pismo ponovnom potvrdom svoje prijave
Ponovite svoj zahtjev ili mišljenje na kraju pisma. Ovo je odlomak u kojem izlažete rješenje ili molite za djelovanje. Recite čitatelju da ćete pratiti ovu korespondenciju telefonom, e -poštom ili osobno.
- Završite pismo snažnom rečenicom koja će pomoći uvjeriti čitatelja da stane na vašu stranu ili barem jasnije sa vašeg gledišta.
- Ponudite vlastita rješenja ili pomoć. Pristanite na kompromis ili se nađite u sredini. Pokažite da ste učinili ili ste spremni riješiti situaciju.
4. dio od 4: Stavljanje posljednjih detalja
Korak 1. Provjerite ima li pogrešaka
Pogreške u gramatici, izgovoru i pravopisu riječi ostavit će loš dojam. Želite da se čitatelj usredotoči na vašu ideju i zahtjev, a ne na pravopisnu pogrešku. Pročitajte svoje pismo nekoliko puta prije nego što ga pošaljete. Pročitajte ga naglas da biste čuli kako zvuči.
Ako je potrebno, neka netko provjeri imate li pravopisne greške u pisanju (ili upotrijebite značajku provjere pravopisa u softveru)
Korak 2. Stavite vlastiti potpis
Ako radije šaljete pisma poštom na e-poštu, morat ćete se potpisati. Personalizira i ovjerava vaše pismo.
Korak 3. Po potrebi dostavite kopije svog službenog pisma drugim ključnim stranama
Ako bi netko drugi u ciljnoj tvrtki ili organizaciji trebao pročitati i vaše pismo, dostavite mu kopiju. To znači ispis i slanje više od jednog slova s originalnim potpisima.
Korak 4. Zadržite kopiju za sebe
Uvijek čuvajte kopiju svojih pisama i pravite osobne bilješke, zajedno s bilješkama o tome kada je pismo poslano i kome. Zabilježite daljnje postupke dok problem nije riješen.
Savjeti
- Ostanite na temi. Pazite da ne dodate nasumične podatke koji nisu povezani s problemom o kojem govorite. Držite se relevantnih činjenica i neka to bude jednostavno. Upotrijebite ove činjenice kako biste bili što opisniji.
- Uporedite točke u sredini odlomka samo ako ste potpuno sigurni i jasni u vezi koraka, radnji ili preporuka.
- Prilagodite svoje ključne točke vrsti tvrtke ili ciljnoj organizaciji. Neprofitne institucije imaju drugačiji način razmišljanja od velikih tvrtki.
- Pišite u standardnom pisanom indonezijskom obliku. Ovo nije slanje poruka ili društveni mediji; već službeno pismo. Upotreba stenografije, slenga i emotikona može vas zanemariti.
- Ne ponašajte se prema čitateljima kao da su vam nešto dužni i tada se osjećate pravo tužiti. Uvjerite ih zadržavajući ton slova prijateljskim i profesionalnim.
