Standardni operativni postupak (SOP) dokument je koji se sastoji od informacija o koracima za izvršavanje zadatka. Postojeći SOP možda je potrebno samo izmijeniti i ažurirati ili se možda nalazite u scenariju u kojem morate pisati ispočetka. Možda se čini kao puno posla, ali to je zapravo samo vrlo, vrlo, "vrlo" iscrpan popis. Pogledajte 1. korak za početak.
Korak
1. dio od 3: Stvaranje SOP formata
Korak 1. Odaberite format
U pisanju SOP -a nema ispravnog ili pogrešnog. Međutim, vaša tvrtka može imati niz SOP -ova na koje se možete pozvati kao na vodič za oblikovanje, u kojima je opisan preferirani način izvođenja zadatka. Ako je to vaš slučaj, upotrijebite postojeći SOP kao predložak. Ako to nije slučaj, imate nekoliko mogućnosti:
- Format jednostavnih koraka. Ovo je za rutinski postupak koji je kratak, ima nekoliko mogućih ishoda i odmah je bitan. Osim potrebne dokumentacije i sigurnosnih smjernica, ovaj dokument je samo popis jednostavnih rečenica koje sadrže naredbe za izvršenje čitatelju.
- Format korak po korak. To se općenito odnosi na duge postupke - postupke koji imaju više od deset koraka, uključujući donošenje odluka, pojašnjenja i terminologiju. Ovaj popis općenito je glavni korak s pod-koracima u određenom redoslijedu.
- Format dijagrama toka. Ako je postupak više poput karte s beskonačnim mogućim ishodima, dijagram toka može biti vaš najbolji izbor. Ovo je format koji trebate odabrati ako rezultati nisu uvijek predvidljivi.
Korak 2. Razmislite o svojim čitateljima
Prije pisanja SOP -a morate uzeti u obzir tri glavna čimbenika:
- Predznanje vaših čitatelja. Jesu li upoznati s vašom organizacijom i njezinim postupcima? Znaju li terminologiju? Vaš jezik mora odgovarati čitateljskom znanju i ulaganju.
- Jezičke vještine vašeg čitatelja. Postoji li šansa da će ljudi koji ne razumiju vaš jezik "pročitati" vaš SOP? Ako je to moguće, dobro je uključiti slike i dijagrame s natpisima.
- Vaša čitateljska publika. Ako više ljudi čita vaš SOP odjednom (svaki s različitom ulogom), morate oblikovati dokument kao razgovor u predstavi: korisnik 1 izvodi radnju, a zatim korisnik 2 itd. Na taj način svaki čitatelj može vidjeti kako postaju sastavni dio nesmetanog poslovanja.
Korak 3. Uzmite u obzir svoje znanje
Zaključak je: Jeste li vi prava osoba da ovo napišete? Znate li što uključuje ovaj proces? Postoji li mogućnost greške? Kako to učiniti sigurnim? U protivnom bi bilo bolje da ga date nekome drugome. Loše napisani SOP -ovi - ili čak netočni - neće samo smanjiti produktivnost i mogu dovesti do organizacijskog neuspjeha, već mogu biti i nesigurni i imati negativan utjecaj na sve, od vašeg tima do okoline. Ukratko, ovo nije rizik koji biste trebali preuzeti.
Ako je ovo projekt koji vam je dan i smatrate da ga morate (ili ste dužni) dovršiti, nemojte se sramiti zatražiti pomoć od onih koji dovršavaju svakodnevne postupke. Sprovođenje intervjua uobičajen je dio procesa stvaranja SOP -a
Korak 4. Odlučite se između kratkih ili dugih SOP -ova
Ako pišete ili ažurirate SOP za skupinu pojedinaca koji su upoznati s protokolima, terminologijom itd. I koji bi imali koristi od kratkog, sažetog SOP -a koji je više kontrolni popis, možete ga napisati u skraćenom obliku.
Osim osnovnih ciljeva i relevantnih podataka (datum, autor, matični broj itd.), Ovo je samo kratki popis koraka. Ako detalji ili pojašnjenja nisu potrebni, evo kako biste to trebali učiniti
Korak 5. Sjetite se svrhe vašeg SOP -a
Jasno je da u svojoj organizaciji imate postupke koji se ponavljaju uvijek iznova. No, postoji li poseban razlog zašto je ovaj SOP koristan? Treba li naglasak biti na sigurnosti? Mjere usklađenosti? Koristi li se ovaj SOP za obuku ili dnevne aktivnosti? Evo nekoliko razloga zašto su vaši SOP -ovi važni za uspjeh vašeg tima:
- Kako bi se osiguralo ispunjavanje standarda usklađenosti
- Kako bi se povećali zahtjevi proizvodnje
- Kako bi se osiguralo da postupak nema loš utjecaj na okoliš
- Radi osiguranja sigurnosti
- Da biste bili sigurni da sve ide prema rasporedu
- Kako bi se spriječio kvar u proizvodnji
-
Koristiti kao dokument za obuku
Ako znate što vaš SOP treba naglasiti, bit će lakše graditi svoje pisanje oko tih točaka. Također će biti lakše vidjeti koliko je vaš SOP važan
Dio 2 od 3: Pisanje SOP -a
Korak 1. Pokrijte potrebni materijal
Općenito, tehnički SOP -i sastoje se od četiri elementa koji su "odvojeni" od samog postupka:
- Naslovnica. To uključuje 1) naslov postupka, 2) identifikacijski broj SOP -a, 3) datum njegova izdavanja ili revizije, 4) naziv agencije/odjeljenja/podružnice u kojoj je SOP primijenjen i 5) potpis onih koji su pripremili i odobrili SOP. Ovaj odjeljak može koristiti bilo koji format, sve dok su prenesene informacije jasne.
- popis sadržaja. To je potrebno samo ako je vaš SOP dovoljno dug, radi lakšeg snalaženja. Ovdje ćete pronaći jednostavan standardni okvir.
- Osiguranje kvalitete/kontrola kvalitete. Postupak nije dobar postupak ako se ne može ispitati. Pripremite potrebne materijale i pojedinosti kako bi čitatelji mogli biti sigurni da postižu željene rezultate. Ovaj materijal može uključivati druge dokumente, kao što su uzorci za ocjenjivanje performansi.
-
Referenca. Svakako zapišite sve korištene ili važne reference. Ako koristite druge SOP reference, obavezno priložite potrebne podatke u dodatku.
Vaša organizacija može imati drugačiji protokol od ovog SOP -a. Ako postoji prethodni SOP koji možete koristiti, zanemarite ovu strukturu i slijedite postupak koji je učinjen
Korak 2. Za sam postupak obavezno uključite sljedeće:
- Opseg i primjena. Drugim riječima, opisuje svrhu procesa, njegova ograničenja i način na koji se proces koristi. Obuhvaća standarde, regulatorne zahtjeve, uloge i odgovornosti, kao i ulazne i izlazne podatke.
-
Metodologija i postupci.
Suština stvari - detaljno navedite važne korake, uključujući potrebnu opremu. Uključite uzastopne postupke i čimbenike donošenja odluka. Navedite "pretpostavku" i moguće smetnje ili sigurnosna razmatranja.
- Pojašnjenje terminologije. Objasnite kratice, kratice i sve fraze koje nisu uobičajeni pojmovi.
- Upozorenje o zdravlju i sigurnosti. Biti će napisano u zasebnom odjeljku zajedno sa koracima kada dođe do problema. Nemojte preskočiti ovaj odjeljak.
-
Oprema i potrepštine.
Cjelovit popis potrebnih stvari te kada i gdje pronaći opremu, standarde opreme itd.
-
Upozorenja i prekidi. U osnovi, dio za rješavanje problema. Navedite moguće probleme koji bi se mogli pojaviti, na što treba paziti i što bi moglo utjecati na idealni konačni proizvod.
- Dajte svakoj od ovih tema svoj odjeljak (općenito označen brojkama ili slovima) kako vaš SOP ne bi sadržavao zbunjujuće dugačke rečenice i radi lakšeg snalaženja.
- Ovo nije potpuni popis, već samo mali dio proceduralnih koraka. Vaša organizacija može spomenuti i druge aspekte na koje treba obratiti pažnju.
Korak 3. Neka vaše pisanje bude sažeto i lako za čitanje
Velike su šanse da vaši čitatelji nisu odlučili čitati ovaj SOP iz zabave. Ovaj ćete dokument htjeti zadržati kratkim i jasnim - u protivnom će se njihova pažnja preusmjeriti i bit će im dokument strašan i teško razumljiv. Općenito, neka vam rečenice budu što kraće.
- Evo lošeg primjera: Prije početka uporabe očistite svu prašinu s otvora za zrak.
- Dobar primjer je sljedeći: Prije upotrebe uklonite svu prašinu s otvora za zrak.
- Općenito, nemojte koristiti riječ "ti". Ovu riječ treba podrazumijevati. Govorite aktivnim glasom i započnite rečenice zapovjednim glagolima.
Korak 4. Ako je potrebno, intervjuirajte službenike uključene u proces dovršavanja zadatka
Zadnje što želite učiniti je napisati potpuno netočan SOP. Ugrožavate sigurnost, učinkovitost, vrijeme tima i objašnjavate proces bez dužnog razmatranja - nešto što bi vaši suigrači mogli smatrati uvredljivim. Ako je potrebno, postavljajte pitanja! Naravno, htjet ćete napisati točan postupak.
Ako ne znate, možete pitati razne izvore kako biste pokrili sve uloge i odgovornosti. Jedan član tima ne smije slijediti standardne operativne procedure ili drugi član može biti uključen samo u dio postupka
Korak 5. Razdvojite dugačak tekst na dijagrame i dijagrame toka
Ako uključite određeni korak ili dva koji vas plaše, izradite grafikon ili dijagram kako biste čitateljima olakšali. To će olakšati čitanje dokumenta i dati umu pauzu nakon što pokuša sve razumjeti. Osim toga, vaši će dokumenti biti potpuniji i bolje napisani.
Nemojte uključivati grafikone ili dijagrame samo da biste pojačali SOP; učinite to samo kad je to potrebno ili ako pokušavate premostiti jezičnu barijeru
Korak 6. Provjerite ima li svaka stranica oznaku kontrolnog dokumenta
Vaš SOP je najvjerojatnije jedan od mnogih - stoga vaša organizacija vjerojatno ima neku vrstu velike baze podataka koja sve katalogizira s određenim referentnim sustavom. Vaš SOP dio je ovog referentnog sustava i stoga zahtijeva da se pronađe određena vrsta koda. Ovdje će vam zapis biti koristan.
Svaka stranica treba imati kratak naslov ili identifikacijski broj, revizijski broj, datum i "stranicu # od #" u gornjem desnom kutu (u većini formata). Možda će vam trebati fusnota (ili gornju notaciju napisati u fusnoti), ovisno o željama vaše organizacije
3. dio od 3: Osiguravanje uspjeha i točnosti
Korak 1. Testirajte postupak
Ako ne želite testirati svoj postupak, vjerojatno ga niste dobro napisali. Neka netko s ograničenim znanjem o procesu (ili opći predstavnik čitatelja) koristi vaš SOP da ih vodi. Na koje su probleme naišli? U tom slučaju riješite problem i izvršite potrebne popravke.
- Najbolje je da nekoliko ljudi testira vaš SOP. Različiti pojedinci imat će različite probleme, dopuštajući različite vrste odgovora (za koje se očekuje da će biti korisni)
- Obavezno isprobajte postupak na nekome tko nikada prije nije bio na zahvatu. Svi koji imaju predznanje oslanjat će se na svoje znanje za izvršavanje koraka zadatka, a ne kroz vaš SOP, pa vaš cilj nije postignut.
Korak 2. Neka vaš SOP pregledaju osobe koje provode postupak
Na kraju, mišljenje vašeg šefa o SOP -u zapravo nije važno. Ovaj SOP važan je za one koji zapravo rade srodne poslove. Zato prije nego što pošaljete SOP šefu, pokažite posao ljudima koji će raditi (ili su obavili) srodne poslove. Što misle?
Uključivanjem istih i osjećajem da su dio procesa vjerojatnije će prihvatiti vaše SOP -ove. A možda čak imaju i sjajne ideje
Korak 3. Neka vaš savjetnik i tim za osiguranje kvalitete pregledaju SOP
Nakon što vam tim da zeleno svjetlo, pošaljite ga svom savjetniku. Unos koji daju stvarnom sadržaju može biti manji, ali će vam reći zadovoljava li vaš SOP zahtjeve za format, ako ste nešto propustili, kao i protokol za formaliziranje SOP -a i njegovo unošenje u sustav.
- Izravni SOP -ovi na odobrenje pomoću sustava za upravljanje dokumentima kako bi se osigurao revizijski trag tih odobrenja. Taj se proces može razlikovati od organizacije do organizacije. U osnovi, želite da stvari zadovoljavaju smjernice i pravila.
- Ovlašteni potpisi su potrebni, iako većini organizacija sada ne smeta prihvaćanje elektroničkih potpisa.
Korak 4. Nakon odobrenja počnite izvršavati SOP
To može biti formalna obuka za dotičnog zaposlenika (obuka u učionici, obuka na računalu itd.) Ili može značiti da vaš SOP papir visi u kupaonici. Što god bilo, širite svoj posao! Naporno ste radili da to uspijete. Vrijeme je za komplimente!
Pobrinite se da vaši SOP -ovi budu ažurni. Ako je ovaj SOP zastario, ažurirajte ga, ponovno ažurirajte i dokumentirajte ažuriranja, a zatim prema potrebi preraspodijelite SOP. Sigurnost, produktivnost i uspjeh vašeg tima ovise o ovim SOP -ovima
Savjeti
- Uvijek uključite dionike kako bi dokumentirani proces bio stvarni proces.
- Provjerite jasnoću. Uvjerite se da nema dvostrukih tumačenja. Pokažite postupak nekome tko nije upoznat s procesom i zamolite ga da kaže što misli o postupku; Možda ćete se iznenaditi.
- Koristite dijagrame toka i slike kako bi čitatelji mogli jasno vidjeti proces.
- Za objašnjenje koraka poslužite se jednostavnim indonezijskim jezikom.
- Zamolite ljude da pregledaju vaš dokument prije nego što dobiju odobrenje.
- Provjerite bilježi li se povijest dokumenta za svaku promjenu verzije.
