Možda ćete morati napisati izvješće o događaju kako biste procijenili uspjeh događaja usporedbom rezultata s njegovim ciljevima. Ovo izvješće je potrebno tvrtki ili pojedincu koji održava događaj kako bi se utvrdilo trebaju li se promijeniti. Postoji nekoliko načina da se osigura da je uspješno izvješće o događaju dobro napisano. Trebat će vam ako ste domaćin drugog događaja!
Korak
1. dio 3: Sastavljanje izvješća o događajima
Korak 1. Odredite stil i format prezentacije za svaku publiku
Izvješća o događajima mogu se klamati, spajati, u obliku PDF datoteka, PowerPoint prezentacija itd.
- Provjerite je li izvješće o događaju organizirano u jasne odjeljke. Morate odrediti kako usporediti rezultate događaja s njegovim ciljevima. Sažmite glavne rezultate provedenih događaja.
- Prilagodite izvješća o događajima potrebama i interesima svakog sponzora i publike. Razmotrite ciljeve sponzora. U određenoj mjeri, sponzori su ključna publika za izvještaje o događajima. Žele procijeniti prihvatljivost sponzoriranog događaja. Zato provjerite znate li što žele i što ih najviše zanima.
- Prilagodite izvješća o događajima tako da zadovolje posebne potrebe u pogledu jedinstvenih događaja i sponzora. Ne pišite izvješće kao da je namijenjeno jednoj vrsti publike. Viši rukovoditelji i financijski menadžeri također su još jedna publika za vaše izvješće o događaju.
Korak 2. Kreirajte proces za praćenje informacija potrebnih tijekom događaja
Ne možete se osloniti samo na pamćenje.
- Pratite ključne informacije prije, tijekom i nakon događaja kako biste stvorili specifičnija i nadasve učinkovitija izvješća. Ova vam metoda također omogućuje sastavljanje izvješća prema vremenskoj traci.
- Razmislite o stalnom prikupljanju podataka uz pomoć više ljudi, ako je potrebno (uključujući pripravnike). U biti izvješćivanje ne smije čekati završetak događaja.
Korak 3. Sažmite izvješće na glavne točke
Jedan od problema s izvješćima o događajima je taj što oni pokrivaju malo dnevnog reda ili se usredotočuju na slatke izjave. Nemojte to činiti. Dobra je ideja jasno i analitički istaknuti ključne točke.
- Odaberite neke važne dijelove događaja o kojima ćete detaljnije razgovarati. Pronađite tri stvari koje su se najuspješnije dogodile i tri točke koje su vas najviše iznenadile.
- Ne ispunjavajte izvješće nevažnim detaljima, poput izbornika za ručak ili detaljnog sažetka cijele prezentacije. Morate uključiti stvari koje su važne.
Dio 2 od 3: Stavljanje pravog sadržaja u izvješće
Korak 1. Napišite sažetak
Izvješće o događaju mora sadržavati pregled koji je skraćena verzija cijelog izvješća. Sažetak sažetka zamislite kao uvod u izvješće o događaju.
- Možete izraditi dva izvješća, jedan sažetak sačinjen za ljude zainteresirane za ishod događaja, te detaljnije izvješće za ljude uključene u pripremu, izvođenje i sponzoriranje događaja.
- U sažetku, trebali biste raspraviti i usredotočiti se na ključne objekte i rezultate. Sažetak bi trebao biti kratak, samo stranicu ili dvije. Izvješće bi trebalo sažeti ključne elemente događaja i uključiti kratko tumačenje podataka
Korak 2. Uključite duboka vizualna pomagala u svoja izvješća
Često su izvješća učinkovitija ako uključuju grafikone koji ilustriraju statističke trendove, a ne samo da čitatelju izvijeste hrpu brojeva.
- Ako događaj uključuje novi proizvod, preporučujemo da priložite fotografiju tog proizvoda. Fotografije koje prikazuju trenutak tijekom događaja mogu pomoći čitatelju izvješća da stekne ideju o događaju koji se održava. Pokušajte snimiti fotografije na kojima je prikazano sudjelovanje sponzora u događaju koje ćete dokumentirati u izvješću. Opet, ovaj zadatak ne može čekati završetak događaja.
- Također možete uključiti uzorke, reprodukcije i druge primjere koji se pojavljuju na mjestu. Prijavite broj ljudi koji su dobili sponzorirane kupone itd. Dokumentirajte izlaganje na licu mjesta i izvan njega koje je događaj generirao, u medijima, publici, za sponzore.
Korak 3. Dokumentirajte svu reklamu i medijsku izloženost
Preporučujemo da procijenite usporedbu rezultirajućih medija s navedenim ciljevima događaja.
- Usredotočite se na tiskane oglase i članke koji uključuju ime i oglas sponzora, uz broj distribucija dnevnih novina i ocjene oglasa.
- Dokumentirajte televizijske reklame, javne najave, vrijednosti cjenika i rejting kartica te vijesti.
- Ne zaboravite radijsku dokumentaciju, oglase s oglasnim karticama, ocjene za oglašavanje i promocije, revidirana izvješća itd.
Korak 4. Uključite izjavu svrhe događaja
Morat ćete povezati ciljeve događaja s ishodom, stoga svakako uključite podsjetnik na izvornu misiju i ciljeve događaja.
- Možete uključiti programski popis događaja. Također biste trebali razgovarati o tome tko će biti ključni sudionici tijekom događaja. Međutim, neka bude kratak.
- Pobrinite se da potrošite puno vremena na registraciju i raspravu o konkretnim ključnim rezultatima događaja i njihovo usklađivanje s rezultatima koji su registrirani. Budite realni i nemojte zaslađivati stvari koje ne funkcioniraju onako kako bi trebale.
Korak 5. Uključite financijske podatke iz izvješća o događaju
Trebali biste dati detaljnu raspravu o tekućem proračunu događaja i stvarnim troškovima. Uključite usporedbu svog proračuna sa stvarnim troškovima, kao i istaknite neke stvari koje su prošle dobro i područja koja je potrebno poboljšati
- Također biste trebali navesti sve troškove, uključujući troškove marketinških i promotivnih aktivnosti, troškove osoblja i troškove sponzorstva. Preporučujemo da napravite detaljan proračun. Financijski menadžeri i viši rukovoditelji htjet će vidjeti dokaze koji podupiru vaše zaključke o potrošnji.
- Uključite izračune prihoda, na primjer od ulaznica, sponzora i izložbi. No svakako usporedite stvarni prihod s predviđanjima.
Korak 6. Uključite statistiku relevantnu za čitatelja
Ne dopustite da vaše izvješće bude ispunjeno slatkim informacijama. Broj ljudi koji su prisustvovali događaju jedan je od podataka koje morate uključiti. Preporučujemo da u izvješća navedete mjerljive podatke.
- Statistika i drugi povezani podaci koji se mogu uključiti, kao što su broj prodaja i broj posjetitelja na određenom štandu. Izvješće o događaju bit će vjerodostojnije ako su navedeni podaci potpuni. Uključite informacije o sudionicima/posjetiteljima. Uključite demografske podatke, broj posjetitelja i rezultate istraživanja posjetitelja (npr. Kupovne navike).
- Prijavite broj ljudi koji su se odazvali sponzoriranim kampanjama, kao i donacije neprofitnim organizacijama. Dokumentirajte gospodarski utjecaj i sudjelovanje zaposlenika.
Korak 7. Uključite kvalitativne elemente koji kontekstualiziraju podatke
Vaše izvješće treba sadržavati neke statističke podatke, ali će vam biti potrebni i citati ljudi za pružanje povratnih informacija vezanih za kontekst.
- Prikupite povratne informacije i povratne informacije od sudionika i članova tima događaja tako da procjena uspjeha događaja ne dolazi samo od autora izvješća o događajima. Time vaše izvješće postaje vjerodostojnije.
- Također razmislite o uključivanju istraživanja trećih strana. Vrijednost medijske izloženosti jedan je od primjera onoga što treće strane mogu istražiti.
- Vrijednost prostora i priprema događaja. Trebali biste odvojiti vrijeme za procjenu učinkovitosti web stranice i pripremu sa stajališta druge osobe. Razgovarajte o tome kako koristiti prostor za konferencije, događaje itd.
3. dio 3: Dopuna izvješća o događaju
Korak 1. Napravite izvješće o događaju na vrijeme
Pokušajte napisati i objaviti izvješće što je prije moguće nakon događaja. Zakažite to u kalendaru kako biste bili na vrijeme. Neki ljudi preporučuju objavljivanje izvješća 30 dana nakon događaja, ali drugi smatraju da bi se izvješće trebalo objaviti samo nekoliko dana nakon događaja.
- Kad god istekne rok, pazite da ga ne propustite. Možda pišete izvješće o događaju za agenciju na zahtjev određenog klijenta. Obratite pažnju na sve zahtjeve.
- U biti, vaša publika očekuje temeljito i pravodobno izvješće. Dakle, stvarajte izvješća koja ispunjavaju očekivanja i ne čekajte predugo da zastare.
Korak 2. Pregledajte izvješće o događaju
Pobrinite se da izvješće o događaju koristi dobru gramatiku i da ne sadrži pravopisne pogreške, interpunkciju i druge pogreške.
- Uvjerite se da vaši odgovori nisu površni. Kao opće pravilo, trebali biste koristiti tehniku pisanja "pokaži, ne govori". To znači da biste trebali navesti neke konkretne primjere u prilog općim točkama iznesenim u izvješću.
- Ne zaboravite na svoju publiku i pobrinite se da pisanje izvješća izgleda formalno i profesionalno. Izvješća o događajima nisu neformalni dokumenti; ovaj je dokument važan za utvrđivanje izvedivosti nabave događaja pa mora zvučati mjerodavno.
Savjeti
- Snimite više fotografija nego što vam je potrebno. Što više izbora, to bolje.
- Kad prikupljate citate od vođa i planera, nemojte im ići izravno. To su ljudi koji su još uvijek prisutni dugo nakon završetka događaja. Najbolje je prvo postaviti pitanje ljudima iz gomile jer će oni prvi otići. Također, nemojte ometati govornika ili voditelja događaja ako je zauzet. Kasnije će ih se moći ispitati.
- Prilikom prikupljanja citata održavajte normalan razgovor i nastavite postavljati pitanja prirodno sve dok druga osoba ne bude voljna iznijeti svoje mišljenje.
- Prikupite više citata nego što vam je potrebno. Što više to bolje.
- Dobra fotografija može pokazati kako je događaj protekao ili kako su ljudi reagirali na događaj.
- Pokušajte snimiti fotografije koje prikazuju veliku sliku događaja u cjelini, uključujući fotografije gomile i govornike na jednoj slici kako biste čitateljima pokazali veličinu događaja.
