Mnoge tvrtke traže od svojih zaposlenika da sastave izvješća o radnim postignućima ocjenjujući sebe kako bi mogli prijaviti ono što su učinili u određenom razdoblju. Ako radite kao zapisničar sastanka, od vas će se možda zatražiti i da izradite izvješće. Ovaj članak objašnjava kako pripremiti dobro izvješće o učinku jer ono igra važnu ulogu u određivanju uspjeha ili neuspjeha vaše karijere.
Korak
1. dio od 3: Razumijevanje formata izvješća o radnom postignuću
Korak 1. Počnite s pripremom izvješća pisanjem kratkog sažetka svojih postignuća
Pri vrhu izvješća predstavite sažetak podataka koje ste dostavili kako biste dobili cjelokupnu sliku o svom radnom učinku.
- Na primjer: Radite za neprofitnu organizaciju i vaš šef od vas traži da napravite izvještaj o učinku. Ukratko u jednom stavku iznesite sve dovršene zadatke, na primjer: organizirali ste aktivnosti koje su korisne za vlasnika organizacije, uspjeli steći priznanje u industriji i izgradili odnose s poslovnim partnerima.
- Nemojte u sažetak uključivati određene stvari jer trebate samo prezentirati važne informacije kako biste dali opći pregled radnih postignuća. Kao vodič, izvješća bi trebala biti predstavljena na 2 stranice, osim ako poslodavac ne navede drugačiji format. Prvo provjerite morate li sastaviti izvješće prema određenom formatu.
Korak 2. Navedite detaljne potkrepljujuće činjenice
Kako biste podržali svaku informaciju u sažetku prikazanom na početku izvješća, zapišite pojedinosti prema sljedećim uputama:
- Koristite format popisa. Pripremite izvješća za svaku aktivnost zasebno. Uključite aktivnost kao naslov izvješća nakon čega slijedi opis aktivnosti pod naslovom. Na primjer: aktivnost koju radite je "Priprema i izvršenje događaja".
- Ispod naslova napravite popis pomoću brojeva ili slova kako biste ukratko i konkretno opisali događaj koji organizirate, uključujući njegovu svrhu i prednosti u podržavanju postizanja misije organizacije.
Korak 3. Izradite izvješće u standardnom formatu kako bi izgledalo profesionalno
Ne izlažite nasumična izvješća. Umjesto toga, pripremite uredno otkucano izvješće profesionalnim fontom koristeći papir standardne veličine.
- Naslov izvješća stavite nasred članka masnim slovima kako bi informacije bile uredno organizirane.
- Pri vrhu izvješća napišite datum završetka izvješća. Uključite i ime, naslov i naslov osobe koja je pripremila izvješće.
Korak 4. Novinarstvo tijekom izvještajnog razdoblja
Sastavljanje izvješća bit će vam lakše ako odmah vodite bilješke tijekom izvođenja aktivnosti.
- Pripremite bilježnicu ili mapu za bilježenje radnih postignuća u određenom razdoblju. Tako ćete lakše pripremiti izvješća ako vaš šef to zatraži.
- Ako se to ne učini, važni uspjesi na početku izvještajnog razdoblja mogu se zaboraviti.
Dio 2 od 3: Dostava kvalitetnog sadržaja
Korak 1. Opišite cilj koji želite postići i očekivanja posla koja trebate ispuniti
Podsjetite čitatelje da na početku izvještajnog razdoblja postoji cilj koji želite postići. Pobrinite se da znate ciljeve organizacije i radni doprinos koji se od vas očekuje. Ako još ne znate, pitajte poslodavca o tim stvarima.
- Zatim objasnite da ste postigli cilj pružanjem stvarnih podataka. Napravite izvješće koje predstavlja usporedbu podataka između cilja i njegove realizacije.
- Na primjer: Uspjeli ste prikupiti više sredstava od ciljanih, a ovo postignuće pozitivna je stvar za investitore i poslodavce. Međutim, rezultati ovog rada ne mogu se smatrati uspjehom i teško je utvrditi koliki je vaš uspjeh ako nema usporednih podataka.
Korak 2. Uključite vizualne informacije u izvješće
Priložite neke tablice ili grafikone koji čitateljima olakšavaju vizualizaciju podataka koje predstavljate.
- Imajte na umu da zauzeti čitatelji obično samo pregledavaju izvješća. Ponekad su vizualna sredstva učinkovitije prenose informacije.
- Međutim, nemojte predstavljati previše grafike. Odaberite 1-2 grafikona koji mogu objasniti važne informacije.
Korak 3. Usredotočite se na "CAR"
CAR znači: izazov (izazov), akcija (akcija), rezultati (rezultati). Sustavno izvješće o uspjehu u radu možete sastaviti raspravljajući o ove tri stvari.
- Odredite izazove s kojima se suočavate. Opišite radnje koje ste poduzeli kako biste prevladali izazove i koji su bili rezultati. Na primjer: kao upravitelj restorana, u izvješću napišite: „Izazov: redovi se tijekom špice za večerom povećavaju, a kupci koji se žale povećali su se za 10%. Radnja: zamolite 1 konobara da počne s radom 1 sat ranije kako bi poboljšao kvalitetu usluge tijekom vršnih sati. Rezultat: korisnici koji su se žalili smanjili su se na 2 osobe ili su se smanjili za 80%”.
- Napravite izvješće tako da navedete određene podatke. Postignuća koja nisu mjerljiva, na primjer: "Mogu raditi dobro u timu" beskorisna su jer svi mogu reći istu stvar. Dakle, morate biti u mogućnosti pokazati odnos između rezultata i problema na koje se treba obratiti i izvijestiti o izvedbi pružanjem posebnih podataka i informacija.
Korak 4. Opišite metodologiju koju ste koristili
Ako trebate prikupiti podatke kao osnovu za pisanje izvješća, ukratko opišite metodologiju prikupljanja podataka koju primjenjujete.
- Obavijestite čitatelja o razlozima odabira metode istraživanja, njenim prednostima i rezultatima. Objasnite i zašto se metoda smatra vjerodostojnom. Nastavljajući scenarij restorana u gornjem primjeru, objasnite zašto podatke o pritužbama korisnika koristite kao metodu ankete.
- Uključite datum ili razdoblje ankete i ono što biste željeli dobiti od ankete.
Korak 5. Usredotočite se na izvještavanje o radnim postignućima
Kako bi informacije u izvješću bile usmjerene na radna postignuća, razmislite o onome na što ste bili najponosniji tijekom izvještajnog razdoblja, na primjer: o tome kako možete smiriti uznemirenog gosta ili pružiti obuku podređenom. Ne dajte previše detaljne informacije čitatelju.
- Drugi način je korištenje metode “STAR” koja označava: situaciju (problem), zadatak (zadatak), akciju (radnju), rezultate (rezultat). Ukratko opišite situaciju u kojoj ste se nalazili, zadatak koji ste morali obaviti, radnje koje ste poduzeli da biste izvršili zadatak i rezultate koje ste postigli. Baš kao i metoda "CAR", cilj je pokazati odnos između "problema" i "ishoda" i objasniti kako ga postići.
- Usredotočite se na stvaranje izvješća koja mogu pokazati sljedeće: poteškoće, privilegije, prioritet, veliku vidljivost, rokove, inovativnost, opis posla i utjecaj vašeg rada na organizaciju.
- Na primjer: u izvješću navedite da je godišnja fluktuacija zaposlenih iznosila 35% kada ste napredovali u upravitelja podružnice. Nakon što provedete ankete o zadovoljstvu zaposlenika, mentorirate zaposlenike i održavate tjedne sastanke s cijelim osobljem, fluktuacija zaposlenika pada na 15%. Ovaj primjer pokazuje da izvješće o postignuću ne mora koristiti dugačke rečenice sve dok čitatelj može ispravno razumjeti odnos.
Korak 6. Objasnite meritum vašeg djela
Nemojte samo donositi rezultate. Također morate objasniti zašto je postignuće korisno za organizaciju.
- Na primjer: Imate sastanak s osobljem. Objasnite što je praćenje i koje su koristi za organizaciju? Dobro razmislite o tome što želite prijaviti. Ako nije korisno, prijavite drugi posao.
- Ako se sastankom s osobljem može povećati radna motivacija tako da se izostanci zaposlenika poboljšaju i vlasnicima tvrtki uštedi novac. Ovo je rezultat rada koji se smatra korisnim.
Korak 7. Prije podnošenja izvješća provjerite izvješće
Ciljevi pisanja izvješća nisu postignuti ako podnesete izvješće s mnogo pogrešaka i neprofesionalnim formatima pisanja.
- Provjerite gramatiku, interpunkciju i pravopis riječi. Spremite izvješće na 1 noć, a zatim ga pročitajte ujutro. Ne pravite izvještaje u zadnji čas.
- Ispišite izvješće na papiru i provjerite ima li još nešto što treba ispraviti. Ponekad su nam oči toliko umorne od predugog zurenja u ekran računala da se greške zanemaruju.
3. dio od 3: Upotreba pravih riječi
Korak 1. Recite negativne stvari na pozitivan način
Ako postoji cilj koji nije postignut, bolje ga ne prijaviti. Umjesto da čitatelja usredotočite na to, pokušajte to obavijestiti na drugi način.
- Opišite nezadovoljavajuće rezultate rada koristeći pozitivne rečenice, na primjer fokusiranjem objašnjenja na konkretne korake koje ćete poduzeti da riješite problem, umjesto da krivite druge ljude ili tražite izgovore.
- Ne krivite druge ljude. Usredotočite se na objašnjavanje radnji koje ste poduzeli i pokazivanje da ste pozitivna osoba. Podijelite stvari koje ste vi ili vaš tim učinili dobro. Fokus izvješća o radu na koje možete biti ponosni.
Korak 2. Prezentirajte brojeve i upotrijebite mjerne podatke u izvješćima
Ako ste u mogućnosti iznijeti vrlo specifične podatke, vaša će radna postignuća biti vjerodostojnija. Dopunite informacije koje prenosite nečim mjerljivim kao popratnim dokazima.
- Superlativne riječi koje se često koriste, na primjer: "najbolji" ili "pouzdan" manje su korisne. Svatko može reći “Moja radna uspješnost ove je godine bila vrlo dobra”.
- Zapamtite ovu frazu: "Dokaži, ne samo pričaj!" Umjesto da drugim ljudima kažete da ste ove godine uspjeli obaviti dobar posao, detaljno pokažite ono što ste učinili podacima i mjernim podacima. Nemojte samo reći da možete izgraditi dobre odnose s kupcima. Umjesto toga citirajte rezultate ankete o zadovoljstvu kupaca, priložite pismo koje ste primili od korisnika i navedite podatke o smanjenju broja kupaca koji se žale.
- Sadašnji brojevi. Govoriti da ste sposobni voditi više osoblja besmisleno je ako čitatelji ne znaju koliko imate zaposlenih. Iznesite podatke u numeričkom obliku tako da čitatelji znaju koliko ljudi nazivate "mnogo" i objasnite im opis posla koji ste obavili.
Korak 3. U svakom slučaju recite istinu
Ne pretjerujte i ne lažite. Bit ćete u velikoj nevolji ako vas uhvate.
- Čak i ako je potpuno nenamjerno, bit ćete u velikim problemima ako lažete. Osjećat ćete se nesigurno i vaš će put u karijeri biti blokiran.
- Napravite iskrenu samoevaluaciju kako biste izvijestili o svojim snagama i slabostima. Pokušajte na pozitivan način prevladati nedostatke.
Korak 4. Priznajte rad drugih
Tečajevi pisanja poslovnih i inženjerskih izvješća sugeriraju da ne koristite riječ "ja", ali se u određenim slučajevima može koristiti u izvješćima o izvedbi.
- Na primjer: ako prijavite: "Zaposlio sam 100 zaposlenika", ne zaboravite objasniti da vaš uspjeh podržavaju doprinosi drugih ljudi ili tima.
- Dobit ćete dodatnu vrijednost ako niste arogantni. Posložite različite rečenice tako da ne započinju uvijek riječju "ja".
Savjeti
- Nikada ne koristite riječi koje izražavaju ljutnju u izvješću o izvedbi. Ostavit ćete dobar dojam ako ste uvijek pozitivni.
- Koristite stručne riječi. Nemojte koristiti stil neformalnog jezika.
