Ponekad uprava tvrtke traži od zaposlenika da sami izrade izvješća o učinku. Na taj način vlasnici poduzeća mogu steći predodžbu o tome kako zaposlenici ocjenjuju vlastiti rad. Ne brinite ako vas zamole da podnesete izvješće. Iskoristite ovu priliku da pokažete svoj uspjeh na poslu izvještavajući o svom napretku, postignućima i učinku na najbolji mogući način.
Korak
1. dio od 3: Priprema za pisanje izvješća
Korak 1. Prvo provjerite format izvješća koji koristi tvrtka
Formati izvješća o izvedbi razlikuju se ovisno o potrebama. Neke tvrtke traže da se izvješća šalju e-poštom. Druge tvrtke određuju politiku pripreme izvješća na temelju određenih kriterija za daljnju raspravu.
- Ako tvrtka nudi standardni format, izradite izvješće prema tom formatu. Slijedite smjernice najbolje što možete kako biste pružili cjelovito izvješće kako ne biste izgledali traljavo. Ponekad tvrtke traže od zaposlenika da ispune obrasce ili pripreme pisana izvješća u obliku eseja.
- Pokušajte shvatiti što prijaviti prije roka za podnošenje izvješća. Na ovaj način možete prijaviti sva postignuća za godinu dana prema navedenim kriterijima. Pobrinite se da vaša izvedba zadovoljava navedene kriterije.
Korak 2. Ne žurite s izvještajem
Kako biste prikazali najbolje performanse, pokušajte pripremiti izvješća u dobroj gramatici i ispraviti ih bez pravopisnih pogrešaka. Trebali biste pripremiti nekoliko nacrta, a zatim odabrati najbolji.
- Zahtjeve tvrtke shvatite ozbiljno jer će rezultati evaluacije posla biti važan dio povijesti rada svakog zaposlenika. Ako postoje određeni zapisi u vašoj radnoj povijesti i morate se natjecati s drugim zaposlenicima, izvješće o uspješnosti bit će odlučujuće.
- Napravite kratko izvješće o izvedbi u stilu profesionalnog jezika. Da biste izradili sažeto izvješće, sažmite sva svoja najbolja postignuća tijekom godine tako da vaše izvješće ne bude duže od dvije stranice, umjesto da detaljno opisujete svaku stavku. Dajte prioritet izvedbama koje smatrate najvažnijima i pružite popratne dokaze. Međutim, odaberite zaista korisne informacije jer nitko ne želi pročitati izvješće od 30 stranica.
Korak 3. Steknite naviku dobrog stylinga dok radite
Da biste olakšali pisanje izvješća, prvo prikupite sve važne dokumente. Dobra je ideja početi prikupljati dokumente početkom godine.
- Priložite nekoliko dokumenata koji pokazuju uspjeh posla, sve dok je u formatu koji je odredila tvrtka. Odaberite pravi uzorak dokumenta kako biste mogli pokazati najbolje performanse. Također pripremite ciljeve koji su postavljeni prilikom prethodne procjene.
- Prikupljajte bilješke o prijedlozima i povratnim informacijama od nadređenih kada polažete ocjenu napretka sredinom godine (ako tvrtka provodi ocjenjivanje). Unos koji dobijete tijekom cijele godine može se koristiti pri izradi izvješća kako bi informacije koje izlažete bile konkretnije i korisnije.
Korak 4. Znajte što tvrtka očekuje od vas
Prije nego počnete pisati izvješće, trebali biste moći odgovoriti na pitanje: "Što tvrtka očekuje od vas?" Pitajte šefa ako ne znate odgovor. Pokušajte razumjeti odnos između evaluacije učinka i ciljeva koje morate postići kako bi se ciljevi tvrtke mogli ostvariti.
- Izradite izvješća o izvedbi na temelju opisa poslova kako biste ih mogli sustavno pisati. Međutim, prvo provjerite jesu li se neki od opisa poslova promijenili i jesu li svi ciljevi rada navedeni u opisima poslova.
- Opišite svaki zadatak na temelju radnji koje morate poduzeti, a zatim objasnite da ste uspjeli u postizanju ciljeva koje traži tvrtka. U tu svrhu imate pravo na objašnjenje onoga što tvrtka očekuje od vas. Inače, ocjene učinka imaju tendenciju biti subjektivne i dovode do neutemeljenih kritika.
Dio 2 od 3: U izvješće upišite točne podatke
Korak 1. Obavijestite najbolja postignuća
Nemojte praviti osrednja izvješća o izvedbi. Iskoristite ovu priliku i prijavite najbolje zadatke koje ste izvršili. Reci mi sve i budi ponosan na svoja postignuća!
- Prvo izvijestite o najboljim postignućima koja imaju najveći utjecaj na performanse tvrtke, osobito važnim stvarima koje podupiru postizanje ciljeva tvrtke i o kojima je bilo riječi tijekom posljednje ocjene uspješnosti. Nemojte opisivati sav posao koji ste obavili u jednoj godini.
- Ipak, pokušajte prenijeti informacije na pristojan i profesionalan način. Koristite pozitivne riječi i nemojte vrijeđati ili ponižavati suradnike. Usredotočite se na vlastitu izvedbu.
- Ne zaboravite prijaviti postignuća na početku razdoblja koje će se vrednovati. Zaposlenici su obično više usredotočeni na stvari koje rade na kraju razdoblja.
Korak 2. Otkrijte opipljive prednosti svog rada
Svatko može izraditi izvještaj koji sadrži klišeje i svakodnevne stvari, ali izvješće će biti kvalitetnije ako je potkrijepljeno stvarnim dokazima.
- Iznesite posebne činjenice, brojke, datume i druge popratne podatke. Na primjer: ako radite kao upravitelj računa na društvenim medijima za tvrtku, dostavite izvješće u obliku kvantitativnih podataka (broj računa koji su kliknuli "Sviđa mi se", ostavili komentare itd.). Potražite druge podatke koji vam mogu povećati vjerodostojnost.
- Usporedite svoja postignuća s ciljevima tvrtke kako biste pokazali da ste vrijedan zaposlenik.
Korak 3. Navedite i raspravite radne ciljeve
Morate pripremiti vrlo specifično izvješće kao osnovu za utvrđivanje radnih ciljeva za sljedeću godinu. Također prenesite plan samorazvoja, naime stvari koje želite postići.
- Objasnite kako postići ovaj cilj. Navedite ciljeve koje morate postići na temelju rezultata ocjene učinka provedene na početku razdoblja i toga koliko ste dobro postigli.
- U izvješće također napišite ako se od vas traži da izvršite zadatak izvan opisa posla ili ako preuzmete inicijativu da radite više.
Korak 4. Razgovarajte o svojim osnovnim kompetencijama
Općenito, tvrtka je utvrdila osnovne kompetencije koje svaki zaposlenik mora imati da bi mogao dobro raditi. To detaljno obavijestite i objasnite.
- Pokažite da su vaše sposobnosti veće od standarda koje je postavila tvrtka.
- Upotrijebite riječ "kompetencija" prema standardnim uvjetima tvrtke kako biste dokazali da postoji konkretna povezanost između vaših postignuća i ciljeva tvrtke. Opišite svoju izvedbu u istim terminima.
Korak 5. Mudro procijenite
Prije nego što prođete evaluaciju učinka, od vas će se možda tražiti da se ocijenite. Da biste odredili ispravnu vrijednost, morate razumjeti što to znači.
- A se obično daje zaposlenicima koji pokazuju vodstvo i koji mogu unijeti promjene u tvrtku. Ocjena B obično se daje zaposlenicima koji rade iznad cilja i čije je ponašanje uzorno.
- Ocjena C obično se daje zaposlenicima koji postižu ciljeve i dobro se ponašaju. Vrijednost D označava da je izvedba ispod cilja i smatra se nezadovoljavajućom. Vrijednost E odražava loše performanse jer zaposlenici ne rade dobro. Potražite potpune informacije kako biste osigurali definiciju svake vrijednosti i kako odrediti vrijednost prema propisima tvrtke.
Korak 6. Sastavite izvješće najbolje što možete
Ponekad tvrtke traže od zaposlenika da sastave izvješća o učinku određenim redoslijedom. Ako nije navedeno, generirajte izvješće sljedećim redoslijedom:
- Počnite s pozitivnom i uvjerljivom uvodnom rečenicom. Ova je rečenica najvažniji dio godišnjeg izvješća o učinku.
- Nakon toga zapišite svoja postignuća zajedno s detaljnim popratnim podacima. Za svako postignuće postavite pitanje "zašto?" Na ovaj način možete dokazati da je vaš doprinos relevantan i vrijedan poštovanja. Nikada nemojte raditi izvještaj o izvedbi s negativnim riječima.
- Ako postoje ciljevi koji nisu postignuti ili određene aspekte koje trebate poboljšati, nemojte ih pisati na kraju izvješća tako da početak i kraj izvješća sadrže pozitivne stvari. Posljednji dio izvješća najvažniji je dio jer ga je najlakše zapamtiti. Navedite stvari koje trebate poboljšati usred izvješća.
3. dio od 3: Upotreba pravih riječi
Korak 1. Usredotočite se na stvaranje izvješća koje opisuje vašu vlastitu radnu uspješnost
Kao što znamo, ovo izvješće ste izradili jer ste zamoljeni da se sami ocijenite. Međutim, mnogi ljudi uključuju negativne stvari i govore o drugim ljudima.
- Ne koristite izvješća o izvedbi u samoobrani. Budite pozitivni koliko možete, na primjer govoreći: "Uvijek sam odredio raspored sastanaka nakon savjetovanja sa suradnicima, kolegama i klijentima jer zaista cijenim njihovo vrijeme i njihovu zauzetost." Cijeniti vrijeme može ostaviti pozitivan dojam i pokazati mudar način razmišljanja.
- Ne raspravljajte o drugim ljudima jer ovo izvješće ne želi kritizirati rad ili osobnost drugih ljudi.
- Također se ne morate uspoređivati s drugima kada izvještavate o postignućima. Objasnite što ste učinili, a da ne srušite suradnike koji nisu postigli istu razinu izvedbe.
Korak 2. Napišite konstruktivnu kritiku svojih slabosti
Izvješće koje sadrži samo dobre stvari može se činiti nerealnim, ali trebali biste biti vrlo oprezni pri priznavanju pogrešaka.
- Dajte sebi kritiku u zasebnom odjeljku kako biste pokazali svoju iskrenost u rješavanju ovog problema. Na primjer: „Toliko dajem prednost poslu i želim postići najbolje rezultate za koje mislim da me manje zanimaju moji suradnici. Nastavit ću poboljšavati svoje komunikacijske vještine kako bih riješio ovo pitanje.” Ove izjave mogu dati pozitivnu sliku o autoru (perfekcionist koji se usredotočuje na rad je dobra stvar) i pokazuju sposobnost da budu svjesni vlastitih slabosti.
- Navedite aspekte koje je potrebno poboljšati. Ne ispunjavajte cijelo izvješće planovima poboljšanja. Usredotočite se na objašnjavanje postignuća, ali morate navesti neke aspekte koje je potrebno poboljšati ili poboljšati. Međutim, nemojte se previše kritizirati jer ćete biti doživljeni kao da nemate samopouzdanja.
- Pokažite pozitivan način razmišljanja prezentiranjem planova poboljšanja. Budite pozitivni i usmjereni na djelovanje. Opišite svoj plan konstruktivnim riječima. Umjesto da samo pričate priču o svom neuspjehu, recite da želite poboljšati određeni aspekt i koje ćete radnje poduzeti.
Korak 3. Predložite mogućnosti razvoja karijere
Ako želite dobiti priliku pohađati obuku ili biti pozvani na sastanak, izvješće o izvedbi odličan je način da to dočarate. Ne predlažite naknadu kroz ovo izvješće.
- Podijelite i svoja razmišljanja o izradi inovativnih projekata koji su korisni za tvrtku.
- Pokušajte saznati zašto vas je šef zamolio da napravite izvještaj, hoćete li razgovarati s drugima, odrediti raspodjelu bonusa itd.
Korak 4. Upotrijebite dovršene rečenice
Mnogi zaposlenici pokušavaju zapisati što je moguće više podataka kako bi izvješća izgledala neuredno. Ne dopustite da vaše izvješće izgleda kao zbrkana poruka.
- Na primjer, izbjegavajte upotrebu izraza "revidirani sadržaj" jer je prekratak. Bilo bi dobro upotrijebiti potpune rečenice kako biste objasnili temu o kojoj govorite ili prenijeli informacije po točku.
- Osim vašeg neposrednog nadzornika, vaše izvješće može pročitati netko drugi, na primjer menadžer više razine. Stoga biste trebali dati jasne i detaljne informacije, umjesto da pretpostavljate da svi već znaju što pokušavate reći ili učiniti.
Korak 5. Budite pozitivni i iskreni
Čak i ako postoje stvari koje je potrebno popraviti, to možete učiniti kasnije. Usredotočite se na budućnost, a ne na prošle neuspjehe.
- Ne ostavljajte negativan, prigovarajući, mrzovoljan ili arogantan dojam. Pokažite pozitivan stav, budite sposobni raditi u timu i ponizno objasnite svoja postignuća.
- Ako postoje stvari koje vam se ne sviđaju u tvrtki, nemojte ih zapisati u izvješću. Iskoristite ovu priliku da dokažete zašto ste potrebni tvrtki.
Korak 6. Dokažite to, nemojte samo pričati
Pokušajte u svoje izvješće navesti posebne podatke, a ne samo opće izjave.
- Na primjer: umjesto da kažete: „Ja sam pouzdan zaposlenik. Stigao sam u ured i stigao u sobu za sastanke na vrijeme.” bolje dajte točne podatke o posjećenosti i posebne dokaze da ste vrijedni poštovanja.
- Navedite dokaze (uključujući brojeve) u prilog općim tvrdnjama kako bi vaše izvješće bilo korisnije i vjerodostojnije.
Pročitajte vezu:
Savjeti
- Napravite izvješća unaprijed. Ne odgađajte dok vam ne istekne vrijeme.
- Pokažite pozitivan stav!
- Ponovno pročitajte prošlogodišnje izvješće o uspješnosti kako biste se mogli jasno sjetiti ciljeva i radnih ciljeva koje ste postavili.
Upozorenje
- Ne pretvarajte se i ne lažite.
- Ne navodite negativne podatke o suradnicima u izvješćima o učinku.
