Povratne informacije jedan su od glavnih aspekata koji mogu pomoći zaposlenicima i studentima da se poboljšaju. Osim što se smatraju važnim, povratne informacije su također sastavni dio koji se mora imati u većini ureda i učionica. To se može vidjeti osobito ako imate zaposlenike ili ako ste odgovorni za poučavanje drugih. Pisanje povratnih informacija putem e-pošte postaje sve važnije kako sve više radnika komunicira i radi na daljinu. Ako ste nadzornik učinka zaposlenika, napišite povratne informacije o njihovom učinku. Ako ste učitelj, napišite povratne informacije za svoje učenike.
Korak
Metoda 1 od 3: Pisanje povratnih informacija za zaposlenike putem e -pošte
Korak 1. Recite razlog zašto zaposleniku šaljete e-poštu (e-mail)
Možete mu to reći u temi e -pošte ili u tijelu e -pošte. Međutim, bilo bi dobro staviti to u temu e -pošte kako bi znao što će e -poruka pročitati.
Na primjer, napišite "Povratne informacije o prijedlogu projekta - odličan početak!" na temu e -pošte
Korak 2. Započnite e -poštu prijateljskom rečenicom
To će pokazati zaposlenicima da pružate prijateljske, a ne kritične povratne informacije. Osim toga, to povećava vjerojatnost da će čitatelji e -pošte čitati i primati konstruktivne povratne informacije.
Napišite nešto poput: "Želim vam ugodan dan!"
Korak 3. Cijenite posao koji je zaposlenik obavio
Obično je osoba koja prima povratne informacije izvršila zadatak koji biste jako teško ocijenili, pa ga pohvalite na početku poruke e -pošte i obavijestite ga da cijenite njegov trud.
Mogli biste reći: „Hvala vam što ste toliko radili na ovom prijedlogu. Prijedlog je jako dobar.”
Korak 4. Prvo dajte zaposlenicima pozitivne povratne informacije
Pozitivne povratne informacije učinit će oštru kritiku mekšom. Budite iskreni, ali ne zaboravite i njemu dati kompliment. Trebali biste se usredotočiti na njegov trenutni posao ili na prethodno obavljen zadatak.
Recite: „Ovaj prijedlog je jako dobar. Napisali ste vrlo impresivan cilj, a vidim i da je došlo do velikog razvoja primijenjene metodologije."
Korak 5. Zapišite negativne povratne informacije kao prijedloge
Zapravo, pisanje prijedloga o tome koje točke treba zamijeniti je učinkovitije, ali čitatelj neće moći dobro prihvatiti ovu vrstu savjeta. Na kraju se mogao osjećati obeshrabreno. Stoga zapišite povratne informacije sa svog gledišta i kako biste ih promijenili da ste napisali prijedlog.
Možda ćete napisati: “Zamijenit ću prvi dio za drugi dio, a zatim opet objasniti treći dio kako bi se i tamo mogao napisati dio proračuna. Osim toga, možete reći "Izbrisat ću drugi odlomak, ali ću na kraju dodati pregled tekućeg projekta"
Korak 6. Objasnite dane negativne povratne informacije
Objasnite problem koji ima i gdje je problem ako je potrebno. Ako se njegova kritika odnosi na promjenu očekivanja ili smjera, obavijestite ga. Uključite i detaljne razloge zašto bi trebalo doći do promjene u tom odjeljku.
- Recite: „Radimo velike promjene u tvrtki, pa moramo napisati detaljniji prijedlog razvijajući ga u nekoliko dijelova. Već sam dao pregled koji dijelovi se trebaju dalje razvijati.
- Ako želite napisati povratnu informaciju koja se odnosi na stav osobe, ne zaboravite navesti konkretan primjer na što mislite. Na primjer, ako želite kritizirati nošenje neprikladne odjeće kada prisustvujete sastanku s klijentom, trebali biste navesti primjer pogreške koju je on ili ona napravio. Na primjer, „Zadnji put kad smo vidjeli klijenta nosili ste japanke, a prije toga majicu. Ovakva odjeća ne odražava profesionalnost tvrtke koju uvijek pokazujemo.”
Korak 7. Dajte mu prijedloge kako se može poboljšati
Vaše povratne informacije bit će beskorisne ako mu ne ponudite izlaz. Ovi prijedlozi mogu biti bilo što, od određenog popisa ulaznih podataka do općeg popisa prijedloga postignuća.
- Možete navesti primjer kako bi mogao riješiti problem. Ovo je izvrsna opcija ako imate konkretan prijedlog na umu. Na primjer, recite „Za sljedeću prezentaciju koristite neutralne boje i nemojte koristiti prijelaze između slajdova. Osim toga, sastanku prisustvuju i klijenti pa nemojte koristiti ni žargon tvrtke.”
- Alternativno, možete ga pitati koja bi rješenja želio učiniti kako bi riješio problem. Ova je opcija izvrstan način ako želite razgovarati o problemu koji može imati više mogućnosti rješenja. Na primjer, "Na koje načine možete poboljšati svoju sljedeću prezentaciju?" ili "Koje biste promjene htjeli unijeti u svoju sljedeću prezentaciju?".
Korak 8. Podsjetite ga na moguće posljedice
Neki problemi na radnom mjestu mogu oštetiti naziv tvrtke pa zaposlenike treba upozoriti na to. U nekim situacijama nema velike posljedice ako zaposlenik pogriješi. Međutim, postoje i slučajevi kada ste izgubili klijenta ili niste u mogućnosti pružiti učinkovitu uslugu zbog nedostatka zaposlenika. Ponekad postoje i posljedice za radnike ako ne poboljšaju situaciju. Odmah obavijestite svoje zaposlenike ako se pojave problemi.
- Na primjer, obavijestite ga da ste zabrinuti da će klijent otići zbog greške u papirologiji.
- Alternativno, recite zaposleniku da on ili ona možda neće biti uključeni u sljedeći projekt ako ne dođe do poboljšanja njegove sposobnosti pisanja dokumenata.
Korak 9. Završite e -poruku s ponudom da pojasnite i objasnite povratne informacije
Ovo je dobar način da prekinete e -poštu i pokažete mu da ga podržavate. Osim toga, zbog toga će se osjećati ugodno kada želi zatražiti pojašnjenje o stvarima koje ne razumije.
Na primjer, napišite rečenicu poput: "Javite mi ako imate još kakvih pitanja ili trebate pojašnjenje po ovom pitanju."
Metoda 2 od 3: Pisanje povratnih informacija o recenzijama
Korak 1. Definirajte ciljeve pregleda učinka
To je razlog zašto postoji vrednovanje. Zaposlenik će znati što će čitati ako zna koje ciljeve imate i pomoći vam da osmislite povratne informacije za njega.
- Na primjer, fokusirate li se na poboljšanje učinka zaposlenika? Provodite li ocjenjivanje u cijeloj tvrtki kako biste utvrdili potrebno stručno osposobljavanje? Radite li tromjesečne preglede?
- Obavijestite zaposlenika o ovom cilju kada mu date povratne informacije. Mogli biste reći: „Tvrtka planira organizirati stručne obuke na temelju potreba zaposlenika. Stoga za svakog zaposlenika dajem ocjene učinka.
Korak 2. Pregledajte prethodne povratne informacije
To se može uzeti na temelju prethodno dostavljenih pregleda, kao i neformalnih povratnih informacija danih tijekom evaluacijskog razdoblja. Također biste trebali provjeriti što je zaposlenik učinio nakon što ste dobili povratnu informaciju. Je li ga koristio da se poboljša? Ulazi li povratna informacija samo u desno uho, a napušta lijevo uho?
- Ako unese promjene na temelju prijašnjih povratnih informacija, uvrstite ovu točku u pozitivnu recenziju o njemu.
- Ako zanemari stare povratne informacije, razgovarajte s njim o prethodnim pitanjima i nedostatku inicijative da slijedite prijedloge.
Korak 3. Opišite pozitivne povratne informacije i uključite konkretne primjere
Uvijek započnite sesiju povratnih informacija ostavljajući pozitivan komentar. Pohvalite zaposlenika za ono što je dobro učinio i dajte posebne komentare o postignućima. Budite iskreni i pokušajte dati istu količinu povratnih informacija kao i broj negativnih komentara koje date.
- Navedite primjer kao što je: „Pokazali ste inicijativu kada ste volontirali da vodite projekt. Osim toga, također pokazujete dobre liderske vještine kada se koordinirate s članovima tima, slušate prijedloge drugih i dodjeljujete ljude njihovim odgovarajućim zadacima.”
- Pohvalite dobar stav i trebate ga nastaviti.
Korak 4. Iznesite konstruktivnu kritiku i navedite konkretne primjere
Usredotočite se na kritike koje mogu pružiti najviše koristi za tvrtku ili ciljanog zaposlenika. Obavijestite zaposlenika koja područja smatraju teškim i zašto mu to predstavlja problem.
Navedite konkretne primjere. Na primjer, "U posljednje tri prezentacije zaboravili ste predstaviti svoj procijenjeni proračun i usporavanje projekata" ili "Prosječan broj projekata koje ste završili u prošlom tromjesečju bio je 6, ali ovaj put možete dovršiti samo 2. Mislim da je vaš učinak ispod prosjeka”
Korak 5. Definirajte ciljeve učinka za sljedeće evaluacijsko razdoblje
To će pomoći zaposlenicima da znaju koja područja trebaju poboljšati. Osim toga, od zaposlenika ćete također razumjeti što poduzeću treba. Radnik će također smatrati da je ova povratna informacija korisnija jer na temelju ocjene zna što tvrtka želi od njega.
- Ciljevi trebaju biti kratki i specifični. Na primjer, "Zaposlenici bi trebali prodavati 4 predmeta dnevno", "Zaposlenici bi trebali poboljšati komunikaciju s klijentima" ili "Zaposlenici bi trebali proći obuku vodstva".
- Pobrinite se da ćete te ciljeve ostvariti u sljedećoj evaluaciji jer to zaposlenici očekuju.
Korak 6. Omogućite obuku za profesionalni razvoj
Dajte preporuke na temelju konstruktivnih kritika koje ste dali. Ove se preporuke mogu temeljiti na postojećim izvorima, poput radionica, tečajeva osposobljavanja, interne obuke ili mentorstva među zaposlenicima. Osim toga, možete ponuditi i besplatne tečajeve dostupne na mreži ako nemate dovoljno resursa.
- Budite otvoreni ako morate promijeniti prijedlog nakon razgovora sa zaposlenikom. Na primjer, zaposlenici mogu zatražiti stručno osposobljavanje na koje prije niste ni pomislili.
- Uzmite u obzir radne ciljeve zaposlenika. Na primjer, ako se vaši zaposlenici žele preseliti na rukovodeća mjesta, mogli biste odabrati obuku za vodstvo kao opciju stručnog osposobljavanja. Alternativno, ako ga zanima grafički dizajn, dopustite mu da pohađa tečaj kako bi mogao iskoristiti svoje vještine za vašu tvrtku.
Korak 7. Potaknite zaposlenika da zaključi povratnu informaciju
Bez obzira na to koliko je sjajan pregled uspješnosti zaposlenika, nitko ne voli da mu se govori što mu nedostaje ili što treba poboljšati, pa završite sesiju potičući zaposlenika da se osjeća ugodnije i manje obeshrabreno ili preopterećeno.
Recite nešto poput: „U prošlom kvartalu imali smo neke nepredvidive poteškoće, ali odradili ste izvrstan posao prilagođavajući radno opterećenje. Volimo vaš rad i radujemo se što ćemo vidjeti više ove vrste posla u tekućem tromjesečju.”
Korak 8. Potaknite odgovor slušatelja
Ovaj odgovor može biti usmeni nakon što ste s njim o tome razgovarali ili možete poslati obrazac za povratne informacije koji morate ispuniti. Dobit ćete bolji odgovor ako zaposlenicima date vremena da razmisle o svojim ocjenama rada i napišu svoje odgovore u vašoj odsutnosti.
Zatražite od osobe povratnu informaciju o recenziji koju ste za nju ostavili. Na primjer, „Imate li prijedloge za mene, što moram poboljšati prilikom davanja povratnih informacija? I "Jesu li moje povratne informacije bile jasne i dovoljno korisne?"
Metoda 3 od 3: Davanje povratnih informacija učenicima
Korak 1. Usredotočite se na uspješnost učenja učenika
Svrha pružanja povratnih informacija je pomoći učenicima u učenju. Zato dajte pozitivne komentare koji ga usmjeravaju da poboljša svoje napore, a ne da kritizira njegove pogreške. Koristite ovu sesiju za davanje uputa, a ne za njihovu kritiku.
Možete dati pisane povratne informacije o studentskim zadacima, uključujući pisane zadatke, prezentacije i projekte
Korak 2. Dajte povratne informacije o sadržaju i mehanizmu isporuke zadatka
Oboje je važno za učenika jer mora znati poboljšati ove dvije komponente. Osim toga, postoji mnogo učenika koji u jednom području rade bolje nego u drugom. Na primjer, učenik može imati bistru ideju s dobrim razvojem ideja, ali ne može ispravno pisati, ne može pravilno koristiti interpunkciju i ima puno nepotpunih i netočnih rečenica.
- Ako dajete povratne informacije za usmeni projekt ili prezentaciju, svakako dajte povratne informacije o svakom odjeljku zadatka.
- Na primjer, usmena izlaganja trebaju povratne informacije o sadržaju i vještinama javnog govora. U međuvremenu, projekti zahtijevaju povratne informacije u smislu sadržaja, kreativnosti i načina isporuke.
Korak 3. Dajte konkretne pozitivne i negativne povratne informacije
Komentari poput "dobar posao", "poboljšanje" ili "poboljšanje" ne smatraju se dovoljno specifičnim; učenici ne znaju koje dijelove treba poboljšati i koje su stvari dovoljno dobre. Recite učenicima koja područja trebaju poboljšanja, a koja su dovoljno dobra.
- Napišite nešto poput: „Teza je jasna, dobro napisana i koristi format koji smo proučavali. Međutim, uvodna rečenica mora se ispraviti jer nije povezana s vašom tezom”.
- Predložite: "Vaša ideja je dobro razvijena, ali preporučujem vam da provedete dodatne sesije kako biste poboljšali upotrebu zareza i vježbali pisanje savršenih rečenica".
- Dajte kombinaciju pozitivnih komentara i konstruktivne kritike.
Korak 4. Predložite kako poboljšati sposobnost umjesto popravljanja pogreške
Možete označiti neke pogreške, ali nemojte previše uređivati studentske radove. Zapišite sve probleme koje vidite u studentskim radovima, poput prekomjerne upotrebe zareza. Nakon toga predložite što se time može poboljšati.
Na primjer, „U eseju ste koristili previše zareza. Dvaput provjerite pravila korištenja zareza i kako kombinirati rečenice sa zarezima. Ako dođete na dodatnu sesiju, možemo vježbati kako zajedno napisati dobar odlomak
Korak 5. Dajte prednost svom sljedećem nacrtu ili zadatku
Postavljanje ovakvih prioriteta pomoći će učenicima da se usredotoče na druge stvari koje se moraju postići. Ovisno o poslu, možete postaviti prioritete svojim ciljevima učenja ili potrebama učenika.
Recite: "Sada biste se trebali usredotočiti na korištenje aktivnih rečenica i ne koristiti nepotpune rečenice."
Korak 6. Ograničite povratne informacije na jedno područje ili jednu sposobnost ako je to glavni problem
Usredotočite se na trenutne ciljeve učenja ili potrebe učenika koje ocjenjujete. Pobrinite se da učenik zna da ocjenjujete samo neke dijelove njegova eseja kako ne bi pretpostavio da je ostatak eseja savršen.
- Označite područja koja će biti u središtu vaših povratnih informacija.
- Prije nego što vratite studentske radove, obavijestite ih da samo dajete povratne informacije o određenim dijelovima zadatka.
- Možete dopustiti učenicima da odaberu koje vještine ili odjeljke žele komentirati.
Korak 7. Nemojte preopterećivati učenike
Ako ima previše pogrešaka, nemojte ih sve ispraviti u jednoj sesiji povratnih informacija. Ako ostavite previše komentara u jednoj sesiji, studenti se mogu osjećati preopterećeno i na kraju postati obeshrabreni. Dakle, ostavite komentar na najjednostavnije i najosnovnije stvari za ispravljanje.
- Na primjer, mogli biste početi s načinima izbjegavanja pisanja nesavršenih rečenica i traženja riječi u rječniku ako ih ne zna pravopisno napisati.
- Osim toga, možete se usredotočiti i na ciljeve učenja za zadatak.
Korak 8. Motivirajte učenike da nastave učiti
Završite povratnu informaciju pozitivnim riječima i potaknite ga da nastavi pokušavati. Također ga možete podsjetiti na njegova postignuća u drugim zadacima pa će se i dalje truditi.
