3 načina da budete učinkovitiji na poslu

2024 Autor: Jason Gerald | [email protected]. Zadnja promjena: 2024-01-19 22:12

Trenutno je radni pritisak sve teži. Svatko s punim radnim vremenom zna da prosječan radni dan nije uvijek dovoljan da se sve obavi. Međutim, vaša se produktivnost može uvelike povećati usvajanjem navika stvorenih za učinkovitiji rad. Učinkovit radnik koristi sve raspoloživo vrijeme, pridajući punu pozornost najprije najvažnijim zadacima. Učinkovitost na poslu neće samo povećati vašu produktivnost i to pokazati vašem šefu - to će vas također učiniti zadovoljnijim jer ste imali produktivan dan.

Korak

Metoda 1 od 3: Stvaranje fokusa

Korak 1. Održavajte čisto i uredno radno mjesto

Postizanje učinkovitosti na poslu ponekad može biti jednako jednostavno kao i čišćenje vašeg radnog mjesta. Neuredno i čisto radno mjesto ometat će vašu produktivnost. Ako stalno imate problema s pronalaženjem alata ili dokumenata zbog ove neurednosti, vrijeme vam je izgubljeno. Držite samo predmete koje svakodnevno koristite - ostale predmete treba držati podalje od vašeg stola, ali ih se i dalje može brzo dohvatiti.

• Ako radite u uredu, uredite svoj uredski prostor i radni stol tako da možete brzo i jednostavno pronaći sve što vam je potrebno za posao. Ako ne radite u uredu, i dalje vrijede ista načela. Na primjer, ako radite u radionici za popravak bicikala, neka vaši alati budu čisti i organizirani kako biste ih mogli pronaći kad vam zatrebaju. Gotovo svako radno mjesto ima koristi od održavanja čistoće.

  

• Uredski radnici i drugi koji se bave velikom količinom papirologije moraju uspostaviti logičan i uredan sustav arhiviranja. Dokumenti koje često koristite držite pri ruci. Spremite druge dokumente abecednim ili drugim redoslijedom.

Korak 2. Provjerite je li vaše radno mjesto dobro opremljeno

Pobrinite se da imate potrebne predmete i alate za svoj posao. U uredu to znači da morate imati alate poput bušilice, heftalice, kalkulatora itd. Izvan uredskog okruženja, alati su različiti, ali princip je i dalje isti - imajte alate koji su vam potrebni za učinkovit rad prije nego što krenete na posao.

• To također znači osigurati da imate na raspolaganju sve potrebne alate za posao. Učitelji trebaju kredu, stolarima čavle itd.
• Provjerite je li vaša oprema dobro održavana. Jedan važan alat koji se može prekinuti može poremetiti cjelodnevni tijek rada ako ne možete raditi bez njega! Dugoročno uštedite vrijeme odvajajući malo vremena za povremeno čišćenje i održavanje vaše opreme.

Korak 3. Neka raspored bude konsolidiran

Ako imate plan, naravno da mislim da će vaš rad biti učinkovitiji. Da biste doista napravili učinkovit raspored, ograničite se na samo jednu knjigu planera (i dodatni kalendar na poslu za dugoročno). Nemojte komplicirati svoj rad držeći više od jedne bilježnice. Morate moći vidjeti na jednom mjestu što trebate učiniti.

• Organizirajte svaki dan tako što ćete napraviti popis „obveza“. Počnite s najvišim prioritetom kako biste ih prvo mogli dovršiti. Na kraj stavite manje važne zadatke. Počnite pri vrhu popisa. Ako jedan dan ne dovršite popis zadataka, sljedeći dovršite nedovršeni zadatak.

  

• Odredite rokove za najvažnije projekte i budite realni s potrebnim vremenskim okvirima. Ne želite se postaviti za neuspjeh - bolje je tražiti dodatno vrijeme na početku projekta nego tražiti to kad se rok približi.

Korak 4. Uklonite svoje osobne smetnje

Različita radna mjesta imat će različite smetnje - neki poslovi bit će opterećeni bučnim suradnicima. Drugi mogu biti vrlo tihi, što će vam odvratiti pažnju pri najmanjem zvuku. Učinite ono što morate učiniti da biste ostali koncentrirani. Ako vam je dopušteno slušati glazbu na poslu, ponesite sa sobom mp3 player na posao. Možda biste čak mogli razmisliti o objavljivanju bilješki na svom radnom mjestu kako vam kolege ne bi smetale. Možda izgleda grubo, ali nije tako. Ovo je razuman i učinkovit način da vas natjeraju da vas ostave na poslu. Zapamtite, možete se družiti tijekom pauze i sati za ručak.

• Jedna od najčešćih smetnji su internetske stranice. Studije pokazuju da dvije trećine radnika svakodnevno provode barem neko vrijeme na stranicama koje nisu povezane s poslom. 'Na sreću, većina internetskih preglednika omogućuje vam preuzimanje besplatnih pomagala za produktivnost koja će vam pomoći blokirati problematična web mjesta. Potražite dodatke u trgovini preglednika s ključnim riječima "blokator web stranica" ili "pomoć u produktivnosti". Dobit ćete neke besplatne i učinkovite rezultate.

  

• Još jedan sjajan način da izbjegnete smetnje je ograničiti telefonske pozive (kako biste izbjegli nepotrebne telefonske razgovore) i minimizirati iznenadne susrete.

  

Korak 5. Iskoristite pauze za rješavanje osobnih pitanja

Iznenađujuće je da ti odmori mogu povećati učinkovitost vašeg radnog mjesta, umjesto da vam smetaju. Prije svega, odmor vas čini osvježenijima i manje umornima. Drugo, odmor vam daje vremena da se nosite sa svojim smetnjama. Uzmite pauze kako biste učinili sve što bi vas moglo omesti na poslu. Sanjate li često svog brata na poslu? Nazovite ih u pauzama i uklonite tu smetnju!

Metoda 2 od 3: Učinkovito funkcioniranje strategija

Korak 1. Podijelite svoje odgovornosti na komade kojima se može upravljati

Veliki projekti mogu biti zastrašujući - ako su preveliki, vrlo ih se lako prvo riješiti, trošeći vrijeme na manje važne poslove sve dok na kraju ne morate raditi na njima kako se bliži rok. Kao učinkovit radnik, prvo morate učiniti ono što je važno, čak i kada to znači da radite mali dio velikog posla. Ne čini se zadovoljnim dovršiti mali dio velikog posla, ali to je pametan način da maksimalno iskoristite svoje vrijeme. Dugoročno, brže ćete dovršiti najvažnije zadatke ako ih svakodnevno radite malo po malo.

Na primjer, ako morate napraviti veliku prezentaciju u jednom mjesecu, postavite sebi cilj da to danas opišete. Ne oduzima puno vremena pa vas neće odvratiti od posla, ali je važan prvi korak koji čini ostatak procesa bržim i lakšim

Korak 2. Olakšajte svoj posao delegiranjem

Osim ako niste na dnu svog posla, imate priliku podijeliti neke zadatke koji se ponavljaju među vašim podređenima kako biste uštedjeli vrijeme. Ne dajte svojim podređenima projekt samo ako ga možete dobro završiti. Omogućite im dugotrajan, monoton posao kako biste se mogli usredotočiti na važnije stvari. Ako delegirate posao, ne zaboravite se pridržavati roka. Uvijek budi zahvalan kad ti podređeni pomognu - ako vide da te cijeniš, vjerojatnije je da će raditi na svom sljedećem projektu.

• Ako ste pripravnik, zaposlenik niže razine, i dalje možete dijeliti ovaj monoton posao sa zaposlenicima na istoj razini kao i vi (uz njihovo dopuštenje i dopuštenje vašeg nadređenog, naravno). Ako koristite pomoć svog partnera, budite spremni da sljedeći put budete nagrađeni!

  

• Ako imate dobar odnos sa svojim šefom, možda ćete čak primijetiti da on ili ona delegira dio posla nekom drugom u vaše ime!

  

Korak 3. Neka hulahopke budu vitke

Postoji razlog zašto svi mrze sastanke - prema istraživanju iz 2012., gotovo polovica sudionika smatra da su sastanci gubljenje radnog vremena - više od vremena provedenog na osobnim i rekreacijskim stranicama. Sastanci mogu biti vitalni za raspravu o ciljevima i postavljanje vizije za budućnost. Ali često ovo postaje neučinkovit sastanak satima, čak i danima, a da ništa ne proizvede. Evo nekoliko savjeta kako bi vaši sastanci bili učinkovitiji:

• Prije svakog sastanka izradite dnevni red tako da se dodijeljeno vrijeme maksimalno poveća. Unesite vremensko razdoblje koje svaka tema treba obraditi. Pratite svoj dnevni red što je više moguće. Ako se pojavi neka druga tema, preporučite je za kasniju raspravu.
• Pozovite što je moguće manje ljudi. Smanjivanje posjećenosti vaših sastanaka smanjit će šanse da razgovor ode izvan teme. Također zadržava ljude koji ne moraju biti tamo kako bi nastavili raditi za svojim stolovima.
• Smanji slajdove prezentacije na minimum. Malo se raspravlja o tome pomažu li prezentacijski slajdovi (PowerPoint itd.) Ili ometaju učinkovitost sastanka. Prilično je očito: ako koristite prezentacijske slajdove, pobrinite se da budu što jezgrovitiji i informativniji. Koristite slajdove za prikaz slika i podataka koji se ne mogu prenijeti vašim riječima, a ne cijelim sadržajem vaše prezentacije.
• Konačno, glavni princip, znajte što želite odlučiti prije nego što započnete sastanak i donosite tu odluku što je prije moguće.

Korak 4. Zaustavite dramu u uredu

Radno mjesto može biti stresno mjesto. Ako dođe do porasta volje, odmah se suočite s tim. To možete biti vi, osoba s kojom imate posla, ili se obje strane moraju ispričati. Učinite to što je brže moguće. Ako dopustite da se borba oduži, vaša će učinkovitost biti pogođena i dugoročno će vas koštati vremena jer ćete izbjegavati tu osobu. Još važnije, ne dopustite da vam drama na poslu uništi učinkovitost i raspoloženje!

• Ne bojte se uključiti posrednika. Svi znamo da drama i povrijeđeni osjećaji mogu ometati tijek rada, pa mnogi angažiraju osobe posebno određene za rješavanje sukoba na radnom mjestu. Obratite se osoblju za ljudske resurse u svom uredu ako se osjećate frustrirano, tužno ili uplašeno zbog drugih ljudi na vašem radnom mjestu.
• Kad sve završi, ne morate biti prijatelj s kolegom s kojim ste se posvađali, ali trebali biste moći raditi s njim ili njom. Budite ljubazni i diskretni na svom radnom mjestu, čak i s ljudima koje mrzite.

Metoda 3 od 3: Promjene načina života

Korak 1. Dobro se odmorite

Umor nikada nikome ne poboljšava kvalitetu rada. Umor će usporiti vaše performanse, a ako lako zaspite, to može biti neugodno na važnom sastanku. Osim toga, nedostatak sna će stvoriti mnoge zdravstvene probleme. Nemojte zaspati na poslu niti preskakati posao jer ste bolesni-spavajte 7-8 sati dnevno za najbolju kvalitetu.

Umor na poslu može biti samo manja smetnja. No, u najgorem slučaju to bi mogao biti ozbiljan sigurnosni problem. Ako imate posao u kojem su životi ljudi u pitanju (na primjer: službenik u zračnoj luci ili vozač kamiona), vrlo je važno upravljati rasporedom spavanja

Korak 2. Vježba

Znanost je pokazala da vježbanje poboljšava raspoloženje na poslu i produktivnost. To je vrlo važno posebno za uredske radnike koji samo puno vremena provode ispred računala. Vježbom ne samo da ste zdraviji, već i sretniji, koncentriraniji i motiviraniji.

Ako prvi put započinjete rutinu vježbanja, isprobajte kombinaciju kardio treninga i treninga s utezima

Korak 3. Održavajte dobro raspoloženje

Ako pokušavate poboljšati učinkovitost svog rada, morate ozbiljno raditi. Često to nije dobra ideja - kratkoročno možete povećati svoju učinkovitost, ali to vas ne čini sretnima na poslu, vrlo se lako zasititi, što dovodi do izgaranja i nedostatka motivacije. Pokušajte ostati motivirani - ako se na poslu osjećate sretno, postat ćete motiviraniji i ambiciozniji. Učinite male stvari kako biste podigli svoje raspoloženje, a koji vas ne ometaju u produktivnosti, poput slušanja glazbe, rastezanja ili odlaska prijenosnog računala u sobu za odmor radi tiše i mirnije atmosfere.

• Iskoristite vrijeme za ručak - iskoristite ovu priliku i uživajte u dobrom obroku i šalite se sa svojim prijateljima.
• Pažljivo koristite kavu. Kava može biti fantastičan stimulans ako se osjećate vrlo letargično, ali ako je koristite svaki dan, možete postati ovisni o njoj i dugoročno vam neće ništa koristiti.

Korak 4. Motivirajte se

Lakše je raditi učinkovitije ako imate dobar razlog za rad. Ako vam je često teško ostati motiviran, razmislite o razlozima koji su vas naveli da tražite ovaj posao - vašim životnim ciljevima, snovima ili vlastitoj viziji. Pokušajte misliti da je vaš posao put do vašeg krajnjeg cilja. Ako uživate u svom poslu, razmislite o tome kako vaš posao utječe na to kako se osjećate - osjećate li se zadovoljno nakon što ga obavite?

• Razmislite o dobrim stvarima koje proizlaze iz vašeg rada. Možda možete imati vlastiti auto ili kuću, ili možete poslati svoju djecu u školu. Također razmislite o dobrobitima koje imate od svog posla, poput zdravstvenog osiguranja i stomatologa za vas i vašu obitelj.

  

• Razmislite o posljedicama ako ne radite. Čega se morate odreći jer ste izgubili izvor prihoda? Kako je to utjecalo na vašu obitelj i bližnje?

Korak 5. Nagradite sebe

Ako uspješno povećate učinkovitost svog rada, slavite ga. Nije lako prekinuti stare navike i usvojiti nove, stoga nagradite svoj trud. U petak popijte pivo nakon posla, zabavu s prijateljima ili samo ležanje u krevetu čitajući knjigu - sve što vas čini sretnima nakon dugog tjedna. Ovo je vrlo važno kako biste bili motivirani.

Vaš dar ne mora biti prevelik i ne bi trebao biti financijski teret. Sačuvajte svoje luksuzne darove za posebne prigode