Svi znamo da je važno biti organiziran na poslu, ali većini ljudi to teško pada. Vjerovali ili ne, organiziranje nije tako teško kao što se čini. Nekoliko popravaka i rješenja olakšat će vam da postanete organizirana osoba nego što mislite.
Korak
Metoda 1 od 4: Postavljanje mjesta i vremena
Korak 1. Pratite svoje aktivnosti
Provedite nekoliko dana zapisujući ili prateći svoje dnevne aktivnosti. Vođenjem dnevnika možete vidjeti koje ste stvari učinili, a niste prije shvatili. Osim toga, vođenje dnevnika može vam dati i malu ideju o vašim nedostacima u organizaciji stvari i produktivnosti. Ovu vježbu treba raditi s velikim ciljem. Kroz zapisnike aktivnosti možete vidjeti koje su aktivnosti gubljenje vremena i koje vam aktivnosti mogu pomoći u postizanju vaših ciljeva.
Korak 2. Odredite svoje produktivno vrijeme
Neki od nas su ranoranioci, a neki nisu. Vjerojatno već znate kada je vaše produktivno vrijeme. Bez obzira volite li večeri, jutra, vrijeme ručka, čak i prije ili nakon najvećih sati radnog dana, iskoristite to vrijeme za povećanje produktivnosti.
Korak 3. Odredite prioritete svom poslu
Svi znamo da su neki zadaci važniji od drugih, ali ne stavljamo im uvijek pravilan prioritet. Zato razvijte sustav rangiranja označavajući zadatke kao važne, te budite pošteni i fleksibilni. Koristite podsjetnike, bilo digitalnim kalendarom ili ljepljivim bilješkama na računalu ili na stolu. Posvetite više vremena i energije stvarima koje su na vašem popisu najveći prioritet. Primjeri su zadaci osjetljivi na vrijeme, poput zadataka koji se moraju dovršiti danas ili sutra. Također biste trebali dati prioritet odgovaranju klijentima, šefovima ili bilo kome drugome tko vam isplaćuje plaću. Ako niste sigurni u osjetljivost i važnost zadatka, bolje je pitati nekoga.
Korak 4. Odmah dovršite male zadatke
Ne moraju se svim zadacima dati prioriteti i zakazati njihovo dovršavanje u određenom vremenskom okviru. Neki zadaci ne zahtijevaju planiranje ili zakazivanje jer se mogu odmah dovršiti. Ako je to slučaj, možete brzo dovršiti zadatak odmah. Dakle, učinite to sada! Odmah obavljajući lagane zadatke, nećete odgađati.
Korak 5. Organizirajte alate i radne alate
Naši stolovi lako mogu preći iz neurednih u pokvarene brodove, a to vas može spriječiti da budete organizirana osoba. Neki ljudi čak imaju politiku "čistog stola". Čak i ako to zaista nije potrebno, bolje je očistiti svoje radno područje.
- Pospremi stol. Iznesite sav otpad i na sustavan način organizirajte potrebne stvari. Očistite radni stol kad god je to moguće: kad nema posla u uredu, tijekom pauze ili između zadataka.
- Odmah očistite smeće. Tako ćete se uvijek sjetiti očistiti svoj stol. Osim toga, možete izbjeći da vas živcira smeće koje se nakupilo.
- Spremite potrebne stvari na lako dostupno mjesto. Naravno da nije sve oko vas smeće. Držanje alata koji su vam potrebni u blizini također vam može uštedjeti dragocjeno vrijeme i radni prostor.
Korak 6. Zakažite aktivnosti i sastanke
Neki ljudi zakazuju samo sastanke, ali ne i aktivnosti na popisu zadataka. Zakazivanje važnih zadataka i sastanaka može biti od velike pomoći. Na primjer, možete grupirati svoje dane održavajući sastanke samo utorkom i četvrtkom. Napravite mjesta u svom rasporedu za "kreativno vrijeme" ili za nepredvidljivo.
- Koristite upravitelj rasporeda i kalendara. Možete stvoriti vlastiti upravitelj rasporeda pomoću papira i olovke ili to mogu biti softver i aplikacije, kao što su iCalendar ili Google Now.
- Kategorizirajte svoje aktivnosti. Kategoriziranje ili kodiranje boja vaših aktivnosti može biti vaš vizualni podsjetnik na ono što je važno. Na primjer, kategorije koje stvarate mogu biti: dopisivanje, projekti, događaji, sastanci, brainstorming, pauze i vrijeme za vježbe.
- Koristite tehnologiju za upravljanje rasporedom. Mrežni upravitelji rasporeda i platforme e-pošte, poput Outlooka, mogu kombinirati popise obaveza, kalendare i popise adresa. Ovaj upravitelj rasporeda ne samo da poboljšava vašu učinkovitost, već vam može i pojednostaviti razmišljanje.
- Uključite posao kad god je to moguće. Radnim danom zaboravljate da ne morate sve raditi sami. Prepustite svoj posao pomoćniku ili ako ste doista opterećeni poslom, zamolite svoje suradnike da vam pomognu u određenom zadatku. Možete vratiti uslugu za pomoć svog kolege kada posao počne prestajati.
Metoda 2 od 4: Sustavno organiziranje e -pošte
Korak 1. Provjerite svoju e -poštu u zakazano vrijeme
Ne morate uvijek provjeravati pristiglu poštu jer većina poruka nije toliko važna kao što mislite. Ako radite na poslu koji ne zahtijeva brzo praćenje, provjeravajte svoju e-poštu u redovitim intervalima, otprilike 3 do 4 puta dnevno.
Korak 2. Organizirajte e -poštu
Iskoristite prednosti mapa i oznaka umjesto da dopustite da se vaše poruke gomilaju u vašoj pristigloj pošti. Na primjer, značajke mapa i podmapa u Outlooku ili više oznaka i značajki pristigle pošte u Gmailu mogu biti isplative. Ako ste novinar, vaše datoteke mogu se zvati "Najnovije vijesti", "Vijesti o budućnosti", "Stare vijesti", "Intervjui i izvori" i "Ideje".
Izbrišite i arhivirajte svoju e -poštu. Arhivirajte važna i stara pisma, a zatim izbrišite ostala. Kao i gornji primjer, "Stare vijesti" su arhiva novinara. Kad počnete brisati stare e -poruke, vidjet ćete koliko e -poruka vrijedi izbaciti, a ne podnijeti. Neki ljudi čak odluče imati "nulti pretinac", to jest nema nepročitanih poruka e -pošte u vašoj pristigloj pošti. Osim korištenja datoteka i oznaka, možete isprazniti pristiglu poštu i pomoću alata za arhiviranje, brisanjem starih poruka e -pošte i aplikacijom za čišćenje e -pošte
Korak 3. Koristite druge, učinkovitije oblike komunikacije
Ponekad je brzi telefonski poziv ekvivalent 10 slanja i primanja e -pošte. Ako je tako, nazovite! Ako znate da razmjena e-pošte može ometati raspravu i da je potrebno vršiti naprijed-nazad, najbolje je komunicirati putem telefona. Više informacija ćete dobiti pozivom umjesto da vodite duge, detaljne i dugotrajne rasprave putem e-pošte. Mogli biste poslati e -poruku svojim suradnicima i reći: “Imam puno pitanja o tome. Možda bi bilo lakše razgovarati telefonom? Mogu li vas nazvati u 5?”
Korak 4. Ograničite prekide
Strateški prekidi doista mogu pomoći, ali prekidi tijekom radnog vremena su suprotni. Prekidi mogu usporiti vaš rad, slomiti vaš ritam i izgubiti fokus. Stoga pokušajte koristiti govornu poštu kada ste zauzeti. Ovi alati nisu samo za vrijeme kada niste u uredu; ti se alati mogu koristiti i kada ste jako zaposleni. Mnogi ljudi imaju politiku “otvorenih vrata”, ali ne morate stalno držati svoja vrata otvorena. Na vratima možete ostaviti poruku "Na poziv" ili "Soba se koristi. Vratite se ponovo ili pošaljite e -poruku.”
Korak 5. Iskoristite prednosti oblaka
Računanje u oblaku vrijedi razmotriti jer je jeftinije, skalabilnije, učinkovitije i lakše se ažurira. Sadržaj u oblaku vrlo je koristan jer mu se može pristupiti na raznim uređajima: računalima, tabletima, pametnim telefonima i drugima. Cloud storage također djeluje kao primarni i sekundarni oblik digitalnog sigurnosnog kopiranja. Porazgovarajte s upraviteljem ICT -a ili s davateljem softvera jer možda već imate slobodnog prostora za pohranu u oblaku ili je dostupan za nisku godišnju naknadu.
Korak 6. Koristite internetske oznake
Većina preglednika ima značajku oznaka za spremanje i organiziranje vaših omiljenih web adresa ili onih koje često posjećujete kako bi im se moglo pristupiti jednostavno i brzo. Iskoristite ovu značajku kako ne biste zaboravili važna mjesta za provjeru najnovijih vijesti.
Metoda 3 od 4: Iskoristite vrijeme
Korak 1. Izbjegavajte raditi više stvari istovremeno (više zadataka)
Svi stručnjaci u to vjeruju. Iako ovo može izgledati brzo i cool na TV -u, raditi mnoge stvari istodobno je neučinkovito i može ometati učinkovitost vaših napora da se organizirate. Umjesto toga, bolje je da svu svoju pozornost prvo posvetite jednom zadatku, pozabavite se njime i prijeđete na druge stvari s popisa.
Korak 2. Napravite raspored za sebe
Srećom, većina poslova ne zahtijeva da kreirate dnevni raspored na temelju minuta. No, obilježavanje vašeg dnevnog rasporeda i važnih zadataka ili događaja tijekom dana može vas držati usredotočenima na vaše zadatke.
- Postavite rokove za određene aktivnosti. Neki zadaci ne zahtijevaju postavljanje vremenskog ograničenja, ali druge bi trebalo parametrizirati kako biste povećali svoju produktivnost. Razmislite o nekim zadacima koji oduzimaju više vremena nego što je potrebno, a kasnije im odredite vremensko ograničenje.
- Odvojite dodatno vrijeme za druge aktivnosti. Neki će zadaci, kako ćete naučiti iz iskustva, obično trajati duže nego što bi trebali, no to nije loše. Za ovu vrstu aktivnosti, a posebno važne događaje i sastanke, odvojite dodatno vrijeme prije i poslije.
Korak 3. Upotrijebite mjerač vremena, štopericu ili aplikaciju za budilicu
Ovi predmeti mogu biti učinkoviti ako se pravilno koriste. Neki ljudi odluče postaviti alarm 10, 15 ili 30 minuta prije potrebnog vremena kako bi ih upozorili prije početka aktivnosti. Također možete postaviti alat za podsjetnike (podsjetnik).
Korak 4. Nemojte odgađati
Zapitajte se trebate li zaista odgoditi aktivnost ili samo želite biti lijeni. Ako vam se gubi, nemojte odgađati - učinite to! Međutim, ako je odgađanje aktivnosti neizbježno, svakako vodite bilješke i zakažite aktivnost s konkretnim planom. Ili se možete sjetiti improviziranog plana. Na primjer, ako morate otkazati osobni sastanak, možda biste umjesto toga htjeli uputiti konferencijski poziv ili web konferenciju.
Metoda 4 od 4: Održavanje tjelesnog i mentalnog zdravlja
Korak 1. Odmorite se
Odmaranje uma bitno je za održavanje produktivnosti i mentalnog zdravlja. Obično smo prezauzeti poslom da nemamo vremena za odmor. Odmor nam daje prijeko potreban odmor za povećanje produktivnosti. Međutim, pauze također pružaju priliku da zastanemo i zapitamo se da li dobro koristimo svoje vrijeme ili ne.
Korak 2. Bolje spavajte
Bez dobrog sna sljedeći dan osjećat ćete se omamljeno, umorno ili letargično. To može ometati vaš raspored i učinkovitost na poslu. Neka vam cilj bude spavanje svake noći od 7 do 8 sati neprekidnog sna.
Korak 3. Nemojte se uspoređivati sa svojim suradnicima
Većina poslova vaših suradnika razlikuje se od posla koji morate obaviti, a svatko ima svoju metodu organizacije posla. Metoda koja ima smisla i koja je učinkovita za vaše suradnike možda vam neće uspjeti, i obrnuto.
Korak 4. Prihvatite da je organiziranje stalni proces
Ne očekujte da ćete biti savršeni. Redoslijed je dug proces koji zahtijeva stalnu pažnju. Nećete biti optimalno organizirani svaki dan, ali pokušaj da budete redovna osoba može povećati vašu učinkovitost.
