Zapisnici se obično koriste za prenošenje određenih informacija skupini ljudi, na primjer o aktivnostima, politikama ili raspoloživim resursima, te od njih se traži da poduzmu nešto. Riječ "memorandum" znači nešto što se mora zapamtiti ili na što treba obratiti pažnju. Proučavanjem ovih savjeta možete napisati dobar, lako razumljiv dopis.
Korak
1. dio od 4: Pisanje zapisnih glava
Korak 1. Upišite “MEMORRANDUM” pri vrhu papira da biste napisali dopis
Prvo objasnite da je ovaj dokument memorandum. Napišite riječ "MEMORDUM" 3 cm od gornjeg ruba papira podebljanim slovima kao prvi redak. Ova se riječ može postaviti u središte ili lijevo od većeg slova.
Preskočite dva prazna retka prije nego napišete sljedeći redak
Korak 2. Ispravno zapišite ime primatelja bilješke
Budući da je dopis formalno sredstvo poslovne komunikacije, primatelj mora biti i službeno naveden. Zapišite puno ime i naslov primatelja bilješke.
Ako je ovaj dopis upućen cijelom osoblju, napišite: “Prima: svim zaposlenicima”
Korak 3. Također zapišite ostale primatelje u redak "CC"
Redak "CC" (koji označava ljubaznu kopiju) koristi se za upisivanje imena osobe ili osoba koje će primiti kopiju dopisa, a ne one kojoj će dopis biti poslan. Ime navedeno u retku "CC" stranka je koju treba obavijestiti o politici ili problemu opisanom u dopisu.
Korak 4. Napišite svoje ime u redak "Od"
U zaglavlju bilješke mora biti ime autora i pošiljatelja bilješke. U ovaj redak upišite svoje puno ime i naslov.
Korak 5. Unesite datum
Zapišite datum pripreme dopisa u cijelosti s datumom formata, mjesecom, godinom. Na primjer: "Datum: 9. prosinca 2015." ili "9. 12. 2015".
Korak 6. Odredite predmet bilješke i napišite je u zasebnom retku s naslovom "O"
Predmet dopisa dat će vam ideju o čemu se govori u dopisu. Odaberite određenu, ali kratku temu.
Na primjer, umjesto da napišete "Mravi" kao temu, odaberite nešto konkretnije, na primjer: "Problem mrava u uredu"
Korak 7. Dobro poznajte format zaglavlja bilješke
Zaglavlje bilješke treba biti na vrhu lijeve strane. Za riječi "Prima:", "Od:", "Datum:" i "O:" možete koristiti velika ili mala slova.
-
Zaglavlje bilješke izgledat će poput sljedećeg primjera:
Za: Ime i naslov primatelja
Od: Vaše ime i naslov
Datum: Datum pisanja dopisa
Predmet: Predmeti obuhvaćeni bilješkom (upotrijebite podebljanu ili određenu boju za stvari za koje mislite da su važne).
- Prilikom pisanja zaglavlja bilješke stavite razmak nakon dvotočke kako bi izgledao urednije.
- Kad završite s pisanjem zaglavlja bilješke, preskočite redak prije nego nastavite pisati bilješku kako biste odvojili zaglavlje bilješke od tijela bilješke.
2. dio od 4: Pisanje tijela dopisa
Korak 1. Razmotrite publiku koja će primiti dopis
Da biste napisali dopis koji će zainteresirati ljude za čitanje i odgovaranje, morate odrediti stil, duljinu i formalnost svog objašnjenja u tijelu dopisa na temelju publike koja će ga čitati. Za to morate znati tko će primiti i pročitati ovaj dopis.
- Saznajte koji su prioriteti i brige primatelja bilješke.
- Pokušajte predvidjeti pitanja koja će čitatelji dopisa postaviti. Potkrijepite svoje objašnjenje davanjem primjera, dokaza ili drugih podataka koji bi mogli utjecati na čitatelja.
- Uzimajući u obzir publiku koja će čitati dopis, možete prenijeti prave informacije ili mišljenja u dopisu.
Korak 2. Nemojte formalno pozdraviti
Dopis ne mora započeti pozdravom poput "Dragi gospodine Anwar". Umjesto toga, samo napišite uvodnu rečenicu kako biste objasnili temu koju želite obraditi.
Korak 3. Navedite problem ili problem u prvom stavku
Ukratko opišite pozadinu radnje koju želite poduzeti. Kao i kod slanja teze, objasnite temu i navedite razloge zašto je ova radnja važna. Ovu uvodnu rečenicu možete koristiti kao sažetak ili sažetak.
Kao opći vodič, uvodni odjeljak trebao bi biti napisan u jednom odlomku
Korak 4. Na primjer, na početku dopisa možete napisati:
“S učinkom od 1. siječnja 2016. PT XYZ će provoditi novu politiku zaštite zdravlja. Svi zaposlenici i članovi njihovih obitelji svaki će mjesec primati zdravstvene beneficije BPJS klase 1”.
Korak 5. Opišite kontekst pitanja koje ste pokrenuli u dopisu
Čitateljima će možda trebati informacije o pozadini problema koji predstavljate. Ukratko objasnite kontekst i recite samo ono što je važno.
Ako je relevantno, nastavite sa pisanjem dopisa objašnjavajući zašto želite da se ova pravila primjenjuju. Na primjer, napišite: "Vlada je donijela propis da je svaka tvrtka dužna registrirati zaposlenike i članove njihovih obitelji kao sudionike BPJS Kesehatana"
Korak 6. Podržite svoj plan objašnjenjem u odjeljku za raspravu
Ukratko opišite radnju koju ćete poduzeti. Navedite dokaze i logičke razloge koji podržavaju vaš prijedlog. Počnite prenošenjem najvažnijih informacija, a zatim navedite određene ili potkrepljujuće činjenice. Navedite kakve će koristi čitatelj imati od vaše predložene radnje ili štete koja će nastati ako se ta radnja ne poduzme.
- Ako želite stvoriti duži dopis, predstavite i relevantne i uvjerljive grafikone, popise ili grafikone.
- Za dulje bilješke možete navesti kratak naslov koji opisuje sadržaj svakog odjeljka. Na primjer, umjesto stvaranja naslova "Politika", napišite "Nova pravila za sve zaposlenike". Neka naslov bude specifičan i kratak kako bi čitatelj mogao odmah znati važne stvari u dopisu.
Korak 7. Predložite radnje koje će čitatelj poduzeti
Putem dopisa tražite od drugih da postupe po određenom pitanju, bilo da se radi o najavi o novom proizvodu, novoj politici izvješćivanja o troškovima ili izjavi o tome kako tvrtka rješava problem. Objasnite koje radnje treba poduzeti u zaključnom odlomku ili rečenici.
- Na primjer, napišite: "Svi zaposlenici moraju koristiti novi računovodstveni sustav od 1. ožujka 2016."
- Također dostavite potkrepljujuće dokaze za svoj prijedlog.
Korak 8. Zatvorite dopis pozitivnim i podržavajućim sažetkom
Zadnji odlomak trebao bi opisati sljedeći korak koji bi mogao riješiti problem. Također prenesite poruku podrške o organizacijskoj solidarnosti.
- Možete reći: "Spreman sam dalje raspravljati o ovom prijedlogu i provesti odluku o kojoj smo se međusobno dogovorili".
- Ili možete zaključiti dopis tako što ćete napisati: „Vrlo smo uzbuđeni zbog plana dodavanja proizvodne linije. Vjerujemo da će ovaj plan razviti tvrtku i osigurati kontinuitet našeg poslovanja”.
- Zatvorite dopis samo s jednom ili dvije rečenice.
3. dio od 4: Završetak dopisa
Korak 1. Dobro poznajte format bilješke
Za lakše čitanje koristite standardni format bilješke. Upišite bilješku fontom Times New Roman ili Arial, veličina 12 s 3 cm lijeve, desne i donje margine.
Upotrijebite format odlomka poravnat ulijevo. Preskočite dva prazna retka na kraju odlomka i ne morate ostavljati razmak na početku odlomka
Korak 2. Provjerite svoj dopis
Pročitajte ponovno i uredite bilješku kako biste bili sigurni da je točna, jasna, sažeta i uvjerljiva. Pobrinite se da koristite pravi stil pisanja. Uklonite nepotrebne znanstvene izraze ili žargon.
- Ponovno provjerite ima li još pravopisnih, gramatičkih i diskusijskih pogrešaka. Obratite pažnju na pisanje imena, datuma i brojeva.
- Provjerite je li vaš dopis dovoljno kratak i uklonite suvišne informacije.
Korak 3. Inicijalizirajte pored svog imena
Zapisnik ne mora biti potpisan, ali ga morate parafirati kemijskom olovkom na čelu dopisa odmah do vašeg imena. Inicijali pokazuju da ste odobrili ovaj dopis.
Korak 4. Koristite papir sa memorandumu
Postoje papiri sa slovima koji se ispisuju memorandumima posebno dizajniranim za dopise ili jednostavno koriste običan papir sa slovima.
Ako ste dopis stvorili na računalu (i poslali ga e -poštom), izradite vlastiti memorandum pomoću programa Word s prikazanim logotipom tvrtke i podacima za kontakt. Ovaj predložak dopisa upotrijebite za buduće podnošenja dopisa
Korak 5. Odlučite kako poslati bilješku
Odaberite najbolji način za distribuciju bilješke. Možete ga ispisati i podijeliti ili poslati putem e -pošte.
Za slanje bilješki putem e -pošte možete ih pretvoriti iz Wordova dokumenta u HTML ili u PDF i poslati kao privitak e -pošte
4. dio od 4: Korištenje predložaka dopisa
Korak 1. Potražite predložak bilješke
Zapisnici se mogu stvarati pomoću predložaka, umjesto da se izrađuju od nule. U tu svrhu potražite dobre predloške dopisa na internetu, na primjer u Microsoft Wordu. Formati koji se koriste obično su gotovo isti, ali veličina fonta, duljina i dizajn mogu varirati.
- Preuzmite predložak koji najbolje odgovara vašim potrebama.
- Prije uporabe predložaka s bilo koje web stranice svakako pročitajte pravila.
Korak 2. Otvorite predložak koji ste preuzeli na računalo
Nakon što kliknete gumb za preuzimanje, predložak će se ili izravno preuzeti na vaše računalo ili morate učiniti nekoliko koraka. Ako je rezultat zip datoteka, najprije morate raspakirati ovu datoteku, a zatim je otvoriti u programu Microsoft Word.
Preporučujemo da koristite najnoviju verziju programa Microsoft Word kako ne biste imali problema, a ovaj će predložak dobro funkcionirati. Ako još uvijek koristite stariju verziju programa Microsoft Word, ažurirajte je prije preuzimanja datoteka
Korak 3. Definirajte svoje zaglavlje
Svi predlošci se mogu promijeniti. Svaki dio predloška bilješke možete prilagoditi svojim potrebama. Na primjer, dodajte logotip i registracijski znak zaštitnog znaka predlošku u odjeljku memoranduma. Kliknite odjeljak memoranduma da biste unijeli podatke o tvrtki.
Korak 4. Ispunite polja predloška u zaglavlju bilješke
Morate popuniti polja "Prima", "Od", "CC" i "O". Budite pažljivi prilikom popunjavanja svakog polja kako se ne biste zbunili, propustili ili pogrešno unijeli u ovom odjeljku.
Korak 5. Upišite svoju poruku
Napišite uvod, kontekst, raspravu i sažetak u tijelo dopisa. Možete zapisati bilješke u obliku popisa kako biste prenijeli informacije po točki.
- Upotrijebite isti format predloška kako bi svi odlomci u bilješci bili uredno organizirani s desnim marginama i veličinom fonta.
- Ako je potrebno, možete koristiti predložak bilješke za prikaz tablice. Ovo bi moglo biti korisnije, osobito ako dopis pripremljen na popisu ili u drugom formatu izgleda traljavo ili ga je teško čitati.
- Ne zaboravite izbrisati riječi koje se već nalaze u predlošku. Pažljivo provjerite prije slanja.
Korak 6. Također provjerite otpatke
Podnožje dopisa nalazi se pri dnu dopisa koji se obično koristi za pružanje dodatnih informacija, na primjer za pisanje podataka o vašoj tvrtki ili telefonskog broja. Pažljivo provjerite jesu li svi ti podaci ispravno upisani. Naravno, želite poslati dobar dopis bez netočnih podataka o kontaktu ili nedostajućih podataka.
Korak 7. Podesite zaslon
Jedna od prednosti koju možete dobiti iz predloška je mogućnost promjene boje dokumenta. Prikaz bilješke može se prilagoditi osobnosti i učiniti je privlačnijom. Osim toga, možete odabrati boju koja najbolje odgovara trenutnoj situaciji kako bi privukla više pažnje, ali i dalje profesionalna.
Korak 8. Spremite bilješku kao novi dokument
Čuvajte kopiju ove bilješke tako da postoji digitalna sigurnosna kopija kao dokaz bilo kakve poslovne komunikacije koju ste imali.
Korak 9. Spremite ovaj predložak kako biste ga mogli ponovno koristiti
Kad god trebate stvoriti bilješku s nešto drugačijom temom, zamijenite podatke u njoj s temom bilješke koju želite poslati. Osim što štedite vrijeme, bilješke možete stvoriti u dosljednom formatu tako da izgledaju profesionalno. Na taj će način čitatelji posvetiti veću pozornost i pažljivo pročitati dopis koji šaljete.
Savjeti
- Ne navodite previše razloga. Morate objasniti zašto se moraju poduzeti određene radnje, ali nemojte pretjerivati.
- Objašnjenje/informacije zapisane u dopisu trebaju se ukratko prezentirati.
Vezani članak
- Kako napisati poslovni dopis
- Kako napisati pismo
- Kako učinkovito komunicirati
- Kako napisati čitateljsko pismo
