Memorandum je vrsta dokumenta koji se koristi za internu komunikaciju između zaposlenika tvrtke. Podsjetnici su vrijeme provjereni aspekt poslovnog svijeta koji, ako su ispravno napisani, mogu pomoći da stvari teku.
Korak
1. dio od 3: Odabir jezika i formata
Korak 1. Izbjegavajte pretjerano ležeran jezik
Općenito, jezik dopisa trebao bi biti jasan i jednostavan, ali profesionalan. Trebali biste izbjegavati ležerni ton razgovora u dopisu.
- Na primjer, nemojte pisati: „Bok svima! Hvala Bogu da je petak, ha? Želim razgovarati o važnoj poslovnoj stvari."
- Umjesto toga, prijeđite na stvar: "Želim podijeliti izvješće o napretku projekta Z."
Korak 2. Izbjegavajte emocionalni jezik
Također biste trebali pokušati koristiti neutralni ton i izbjegavati emocionalni jezik. Pokušajte navesti činjenice i dokaze koji potkrepljuju tvrdnje.
- Na primjer, izbjegavajte tvrdnje poput: "Mislim da bismo svi bili puno sretniji da nam je dopušteno da se petkom oblačimo ležerno."
- Umjesto toga, potražite podatke o studiji o tome povećava li se moral kad je zaposlenicima dopušteno da odaberu odjeću i navedite te podatke u dopisu.
Korak 3. Upotrijebite signalne izraze
Ako želite navesti dokaze ili izvore, koristite jezik koji čitatelju daje do znanja što radite.
Na primjer, pokušajte izraz: "Prema našim nalazima, …" ili "Istraživanje koje je dovršila Agencija za zaštitu okoliša ukazuje na to …"
Korak 4. Odaberite odgovarajući model i veličinu fonta
Podsjetnici bi trebali biti laki za čitanje. Stoga izbjegavajte korištenje malih fontova, zadana veličina je 11 ili 12.
Također biste trebali odabrati jednostavan font, poput Times New Roman. Ovo nije vrijeme za isprobavanje "smiješnih" fontova poput Comic Sans (možda ćete se nasmijati što ste odabrali ovaj font)
Korak 5. Koristite standardne margine
Tipična marža poslovnog dopisa je 1 inč ili 2,54 cm, iako su neki programi za obradu teksta pripremili predloške bilješki s nešto širim marginama (na primjer, 1,25 inča ili 3,18 cm).
Korak 6. Odaberite jedan razmak
Poslovni dopisi obično ne koriste dvostruke razmake. Kako bi stranica spomenara bila mala, razmislite o jednom razmaku, ali dodajte razmak između odlomaka ili odjeljaka.
Uvlačenje odlomka obično nije potrebno
2. dio 3: Priprema za pisanje poslovnog dopisa
Korak 1. Odlučite treba li dopis poslati
Ako morate podijeliti važna poslovna pitanja s nekoliko ljudi u svom timu, dobro je poslati dopis. Podsjetnici se također mogu poslati čak i ako komunicirate samo s jednom osobom, na primjer, ili želite voditi evidenciju o dopisivanju.
- Međutim, u nekim je slučajevima učinkovitije izravno razgovarati s dotičnom osobom.
- Osim toga, neke informacije mogu biti previše osjetljive da bi se mogle poslati u dopisu.
Korak 2. Odredite svrhu pisanja dopisa
Sadržaj i postavke bilješki razlikuju se ovisno o namjeni. Većina vrsta dopisa napisana je iz sljedećih razloga:
- Predložiti ideju ili rješenje. Na primjer, ako znate riješiti problem s prekovremenim rasporedima, ideja se može zapisati u dopis i poslati vašem šefu.
- Davati naredbe. Na primjer, slanje dopisa također je učinkovit način za delegiranje odgovornosti za konferenciju čiji je odjel domaćin.
- Za izvještaje. Također možete slati dopise kako biste obavijestili kolege o nedavnim događajima, prijavili ažuriranja projekta, dostavili izvješća o napretku ili izvještaje o istraživačkim nalazima.
Korak 3. Suzite temu
Možda imate više projekata i doći ćete u iskušenje da kolegama, šefovima ili klijentima šaljete dopise o napretku stvari. Međutim, zapamtite da se poslovni dopisi trebaju usredotočiti samo na jedno pitanje.
Zapisnici bi trebali biti sažeti, jasni i lako zauzeti ljudi brzo čitati. Dakle, ne dopustite da se važne informacije zanemaruju. Usredotočeni dopisi pomažu osigurati primanje i razumijevanje vaše poruke
Korak 4. Razmotrite publiku
Sadržaj, stil i ton poslovnog dopisa određuje ciljna publika. Zato dobro razmislite tko će primiti dopis.
Na primjer, dopis kolegi o planiranju zabave iznenađenja za nekoga u uredu razlikuje se od dopisa nadzorniku o rezultatima istrage koju radite mjesecima
3. dio 3: Sastavljanje poslovnog dopisa
Korak 1. Označite ga
Postoji mnogo vrsta poslovnog dopisivanja. Standardni način bilješki je izričito označavanje dokumenta.
- Na primjer, napišite "Memo" ili "Memorandum" pri vrhu stranice.
- Položaj se može centrirati ili poravnati lijevo. Za inspiraciju pregledajte primljene poslovne bilješke i kopirajte format.
Korak 2. Napišite naslov
Prvi dio dopisa trebao bi sadržavati važne točke. Detaljne informacije o svakoj komponenti bit će opisane u sljedećem koraku.
- ZA: napisati imena i titule osoba koje su dopis dobile.
- FROM: napisati puno ime i naslov.
- DATUM: napišite pun i točan datum, ne zaboravite godinu.
- PREDMET: napisati kratak i konkretan opis sadržaja dopisa.
- Imajte na umu da je tema obično označena sa "Re:" ili "RE:" (oba označavaju s obzirom).
Korak 3. Pažljivo odaberite popis primatelja
Uključite sve koji trebaju informacije ili razvoj. Ograničite distribuciju bilješki na ljude koji to trebaju znati.
- Poslovno gledano, nije pametno slati bilješke svima u uredu ako su samo neki zabrinuti ili uključeni.
- Ljudi će biti preplavljeni mnoštvom dopisa, a mogu ih i ignorirati ili ih samo pregledavati.
Korak 4. Koristite ispravna imena i naslove i naslove za osobe na popisu primatelja
Iako ste vi i vaš šef svakodnevno upoznati, najbolje je da pisana korespondencija ostane formalna. Na primjer, možda svog šefa pozdravljate imenom tek kad se nađete u hodniku ureda, ali za dopise pozdravite ga s “gospođa Riana” ili “Dr. Riana.
Upamtite da su podaci koje pišete namijenjeni svima na popisu primatelja. Dakle, zapišite puno ime i naslov
Korak 5. Saznajte naslov osobe kojoj se obraćate u vanjskom dopisu
Ako šaljete dopis nekome izvan ureda, važno je definirati pravilan pozdrav. Odvojite vrijeme da potražite dotični profil, osobni podaci obično su opisani na web stranici njihove tvrtke.
- Na primjer, sumnjate je li stupanj doktorat. Ako da, općenito je ispravan pozdrav dr. x
- Kakav je njegov položaj? Je li to zamjenik ravnatelja ili dekan? Ako je tako, svakako to navedite u dopisu.
Korak 6. Pažljivo napišite temu
Neka tema bude kratka, jasna i ne previše općenita.
- Na primjer, tema "Novi posao" izgleda nejasna, a ako netko traži datoteku tjednima ili danima unaprijed, možda će mu biti teško odlučiti koja je od vaših bilješki.
- Bolja tema bila bi nešto poput ovoga, "Izvješće o napretku u istraživanju proširenja baze korisnika".
Korak 7. Razmislite o preskakanju pozdrava
Slobodni ste izabrati želite li poruku započeti pozdravom, poput „Poštovani. Gospođo Wardani”ili“Draga. Kolege. Međutim, zapamtite da se pozdrav ne očekuje u poslovnom dopisu.
Zapisnici su brzo i učinkovito sredstvo prenošenja važnih informacija, a publika jasno zna tko je primio i poslao dopis
Korak 8. Sastavite uvod
Objasnite svoju svrhu pisanja i slanja dopisa.
Na primjer, "Ovime vas obavještavam da …". Uvod bi trebao sadržavati sažetak sadržaja dopisa
Korak 9. Neka uvod bude kratak
Nema potrebe navoditi sve pojedinosti i/ili dokaze u prvom odjeljku.
Nekoliko rečenica ili kratak odlomak bit će dovoljni
Korak 10. Definirajte postavke tijela bilješke
Poslije uvoda poslovni zapis obično uključuje dva do četiri dodatna odlomka prije zaključka. Sadržaj i postavke ovise o temi.
Na primjer, možete organizirati informacije po važnosti. Ili, ako opisujete proces, podijelite tijelo bilješke tako da odgovara fazama procesa
Korak 11. Odlučite želite li uključiti titlove
Poslovni dopisi trebaju se sastojati od jasnih odjeljaka. Obično su poslovni dopisi jasno podijeljeni tako da primatelj može lako čitati i probavljati informacije. Možete im pomoći da razumiju ključne točke označavanjem pododsjeka.
Korak 12. Napišite određeni podnaslov
Pobrinite se da primatelj bude jasan fokus svakog pododsjeka.
Na primjer, uključite sljedeće pododjeljke pri pisanju dopisa o planiranom preseljenju ureda: „Novo mjesto za naše sjedište“, „Važne upute za uredski pribor“i „Raspored dovršetka premještanja ureda“
Korak 13. Uključite rečenicu teme u glavni odlomak
Prva rečenica svakog pododsjeka ili stavka trebala bi prenijeti glavnu točku odjeljka.
Svaki odlomak ili dio bilješke trebao bi se usredotočiti na samo jednu ideju
Korak 14. Razmislite o upotrebi znakova za nabrajanje
Ako želite istaknuti važne točke, točke ili popisi mogu vam biti od velike pomoći. Ovaj format potiče čitatelje da obrate pozornost na važne točke i pomaže im da brže i učinkovitije čitaju bilješke.
Korak 15. Neka bilješka bude kratka
Općenito, poslovne bilješke nisu duže od jedne do dvije stranice.
Ovo standardno ograničenje stranice općenito je za dokumente s jednim razmakom bez dodatnih redaka između odjeljaka
Korak 16. Odlučite trebate li sažetak odlomka
Općenito, za bilješke nije potreban sažetak, osobito ako su kraće od jedne stranice.
Međutim, ako su opisani podaci složeni ili je dopis dulji od uobičajenog, korisno je imati sažetak ključnih točaka
Korak 17. Unesite zaključni odjeljak ili odlomak
Čak i ako vam ne treba sažetak dopisa, trebali biste ga završiti završnom rečenicom. Razmislite o sljedećem:
- Koja je srž poruke dopisa? Želite li da primatelj nešto učini? Moraju li odgovoriti najkasnije svakog dana? Ako da, jasno navedite.
- Ako ništa ne poduzimate, uključite jednostavnu završnu rečenicu, kao što je “Bit će mi drago razgovarati dalje” ili “Molimo kontaktirajte me u slučaju bilo kakvih problema ili pitanja”.
Korak 18. Potpišite ako želite
Općenito, nema potrebe dodavati ime ili potpis na kraju dopisa. Međutim, zapamtite da je najsigurnije slijediti druge primjere bilješki u svom području.
- Ako drugi završi formalno (npr. „S poštovanjem, dr. Sari), slijedite primjer.
- Iako ne zahtijeva potpis, možda ćete morati unijeti svoje inicijale na kraju dokumenta.
Korak 19. Navedite postoje li prilozi
Ako bilješka uključuje i privitke, poput tablica, grafikona ili izvješća, svakako navedite privitke na kraju dopisa. Na primjer, "U prilogu: Tablica 1".
- Također biste trebali referencirati prilog u tijelu dopisa.
- Na primjer, da biste zaposlenike obavijestili o skorom preseljenju u ured, mogli biste napisati podatke poput sljedećih: „Namjeravamo dovršiti proces preseljenja do kraja ovog tromjesečja. Za detaljniji raspored pogledajte tablicu 1 u prilogu.”
Korak 20. Ponovno pročitajte pažljivo napisani dopis
Prije slanja ponovno pročitajte i ispravite. Provjerite je li gramatika rečenice točna, nema li pravopisnih pogrešaka ili upotrebe interpunkcijskih znakova te je li sadržaj lako razumljiv.
- Razmislite o odgodi isporuke nakon prve ispravke ako vrijeme nije problem. Ako sat ili dva kasnije ponovno pročitate bilješku, možda ćete pronaći pogreške koje su u početku bile zanemarene.
- Ako dopis sadrži osjetljive podatke, provjerite pravila tvrtke da vidite tko vam može pregledati dopis i dati konačno odobrenje za njegov sadržaj.
