Jedan od načina da poduzeća ostanu konkurentna jest poboljšati svoje poslovne procese, kako s operativne tako i s financijske strane. Za to je potreban način mjerenja napretka određenog procesa. "Ono što se ne može mjeriti ne može se upravljati." Poduzeće ne može upravljati procesom ako nema odgovarajuću metodu mjerenja. Stoga se metrike (mjerljivi detalji procesa) koriste za prikupljanje podataka prije i nakon implementacije promjena. Analizom ovih mjernih podataka dobivate podatke koji priopćavaju količinu poboljšanja koja su posljedica promjena procesa. Da biste započeli, najprije morate odabrati mjerni podatak koji odgovara procesu koji mjerite.
Korak
1. dio od 3: Postavljanje sustava za poboljšanje procesa
Korak 1. Odredite što treba mjeriti
Odnosno, što mislite pod "poboljšanjem". Želite li proces koji je pouzdaniji, brži, učinkovitiji ili bolji u nečem drugom? Ovo će razjasniti vaš projekt. Pobrinite se da vaš proces proizvodi mjerljive rezultate.
Na primjer, tvrtka koja želi povećati brzinu isporuke proizvoda mjerit će vrijeme isporuke. Tvrtke za digitalizaciju podataka možda će htjeti izmjeriti postotak grešaka u znakovima u seriji ili procesuirati izlaz
Korak 2. Provjerite je li rječnik vašeg projekta dosljedan
Koristite uobičajeno razumljive izraze kako biste osigurali točnost i dosljednost mjerenja. Time se osigurava pouzdanost informacija koje se dijele s drugim stranama s različitih lokacija i objekata. To će spriječiti nesporazume i pojasniti definicije svih varijabli koje se mjere.
Na primjer, tvrtka mjeri vrijeme u danima. Druge podružnice iste tvrtke mogu imati različita tumačenja riječi "jednog dana". Možda misle o tome kao o osmosatnom radnom danu, a ne o 24 sata. Ovakve stvari mogu dovesti do nesporazuma između podružnica tvrtke
Korak 3. Odlučite kako će se podaci prikupljati
Podatke treba prikupljati na isti način u cijelom poduzeću. Na primjer, ako jedan odjel koristi slučajni uzorak za prikupljanje podataka, svi bi ga odjeli trebali slijediti. U suprotnom, podaci neće biti usporedivi. Osim toga, mjerne jedinice također moraju biti iste. Pri mjerenju izlaza provjerite jesu li sve mjerne jedinice iste.
Na primjer, brzina isporuke može se mjeriti u minutama ili satima. Pretvaranje iz jedne jedinice u drugu samo je gubljenje vremena
Korak 4. Odredite standard preciznosti izračuna
To znači da jedan odjel ne bi trebao zaokruživati brojeve sve dok nema zareza, a drugi odjel trebao bi zaokružiti na dvije znamenke iza zareza. Razlika u razini detalja u brojkama pokvarit će rezultate. Ne zaboravite, manje jedinice daju točnije rezultate.
Na primjer, svi se odjeli moraju dogovoriti kako zaokružiti brojeve
Dio 2 od 3: Određivanje odgovarajućih metrika za projekt
Korak 1. Odaberite primarnu mjernu vrijednost
Ključne metrike definiraju rezultate ili ciljeve poboljšanja procesa. Na primjer, proizvođač automobila može mjeriti broj automobila proizvedenih po satu. Prije nego što se izvrši poboljšanje procesa, prvo se uzima osnova mjerenja. Na kraju projekta, proces se ponovno mjeri. Zatim se vrši izračun broja poboljšanja u procesu.
Korak 2. Povežite ključne mjerne podatke s poslovnim
Poslovne metrike mjere kako poboljšanja operativnih procesa postižu jedan od ciljeva tvrtke. Na primjer, ako je primarna metrika ubrzanje proizvodnje proizvoda, poslovna metrika može povećati dobit ili smanjiti fiksne troškove. Postoji uzročno-posljedična veza između ključnih mjerila i poslovnih mjerila. Ova razlika objašnjava razlog zašto poboljšanja ključnih mjernih podataka također poboljšavaju performanse tvrtke.
Korak 3. Razmotrite moguće neočekivane ishode
Neočekivana opterećenja mogu nastati kao rezultat projekata poboljšanja procesa. Ako primarna metrika mjeri ono što bi trebalo poboljšati, postojat će i druge posljedične metrike za mjerenje onoga što se ne bi trebalo promijeniti. Posljedne metričke podatke treba pribaviti prije, tijekom i nakon projekta. Od mnogih mogućih posljedičnih metrika u projektu, samo neke imaju veliki utjecaj na kvalitetu ispisa i treba ih uzeti u obzir.
Na primjer, tvrtka koja želi povećati brzinu isporuke ne bi trebala doživjeti povećane troškove zbog lošeg rukovanja i oštećenja proizvoda. U ovom slučaju, udio nedostataka proizvoda posljedična je metrika
Korak 4. Definirajte financijske metrike
Ušteda novca nije nužno primarni pokazatelj tvrtke. No, tvrtke moraju pratiti financijske rezultate poboljšanja procesa. To se ne smije miješati s računovodstvenim troškovima projekta. Financijske metrike trebale bi biti alat za analizu financijske koristi poduzetih projekata. Mnoge tvrtke nastavljaju pratiti financijske pokazatelje i do godinu dana nakon završetka projekta.
Na primjer, može se očekivati da će povećanje vremena proizvodnje povećati prihod tvrtke. Tvrtka će nadzirati prihod, zajedno s drugim čimbenicima, poput dobiti, od trenutka provedbe promjene, te mjeriti kako će utjecati promjena procesa
3. dio 3: Prikupljanje podataka
Korak 1. Izmjerite vrijeme
Vrijeme procesa mjeri duljinu koraka u procesu produženja proizvoda ili usluge. Ostale vremenske metrike mjere duljinu vremena u kojem projekt dodaje vrijednost ili vrijeme potrebno za odgovor na zahtjev korisnika. Izračun metrike može biti postotak vremena isporuke.
Dokazano je da strategije za smanjenje vremena procesa povećavaju poslovanje. To može povećati proizvodnju i bržu isporuku proizvoda ili usluga. Ako su cijena i kvaliteta robe ili usluga isti kao i kod konkurenata, kupci će odlučiti kupiti robu ili usluge koje se brže prihvaćaju. Ako se vrijeme obrade može skratiti, šanse za primanje novih narudžbi i poslovanja bit će veće
Korak 2. Izmjerite troškove
Metrika troškova procjenjuje ukupne troškove proizvodnog procesa. Ova metrika također mjeri operativne troškove u odnosu na razine proizvodnje. Cijena po transakciji mjeri troškove proizvodnje jedne jedinice. Ušteda troškova mjeri smanjenje troškova po transakciji. Štednja rada mjeri smanjenje radnih sati potrebnih za proizvodnju robe ili usluga.
Strategija smanjenja troškova postaje važna kada poslovni prihodi počnu opadati. Na primjer, Bank of America je u 2011. godini doživjela pad prihoda od kredita i trgovanja. Stoga su smanjili radnu snagu kako bi nastavili plaćati dioničarima. Upravitelji banaka i konzultanti odlučili su upotrijebiti metriku troškova kako bi identificirali poslove koji bi se mogli otpisati radi uštede novca bez nanošenja štete tvrtki
Korak 3. Izmjerite kvalitetu
Mjerila kvalitete mjere zadovoljstvo kupaca. Podaci o zadovoljstvu kupaca mogu se dobiti putem anketa, pritužbi kupaca i drugih povratnih informacija. Mjerila kvalitete također procjenjuju dodaje li proces korisniku vrijednost. Ova metrika također razmatra učestalost pogrešaka i preradu. Postotak pogrešaka će se vidjeti u razini nedostataka proizvoda. Postotak dovršenosti i razina točnosti mjere učestalost procesa bez grešaka.
- Zdravstvena industrija uvelike se oslanja na mjerila kvalitete. Poboljšanje kvalitete mora se temeljiti na podacima. Analitičari gledaju financijske i kliničke podatke kako bi utvrdili varijacije u pružanju zdravstvene zaštite. Postupak pružanja usluga se raščlanjuje, a zatim se traže rasipnička ili suvišna područja kako bi se stvorio proces koji donosi visokokvalitetne rezultate. Smanjenje troškova ne dodaje vrijednost ako ne može poboljšati ili održati zadanu razinu kvalitete.
- Ključ za poboljšanje kvalitete je povećanje učinkovitosti bez smanjenja učinkovitosti. Učinkovitost se odnosi na količinu resursa potrebnih za isporuku proizvoda ili usluge. Učinkovitost se odnosi na to koliko su ciljevi proizvoda ili usluge postignuti.
Korak 4. Izmjerite izlaz
Output metrics mjere količinu proizvoda ili usluge pružene u određenom vremenskom razdoblju. Proizvodni ciljevi moraju biti usklađeni sa zahtjevima kupaca. Izlazni metrički podaci također se odnose na zaostale zalihe i višak zaliha (zbroj oba treba biti minimalan). Konačno, rad u tijeku mjeri se kako bi se utvrdio broj proizvoda ili usluga u obradi.
Jedna od strategija povećanja proizvodnje u proizvodnji je standardizirani rad. Na primjer, u automobilskoj industriji proizvođači automobila imaju standardne metode ugradnje automobila. Proizvođači mogu postaviti standarde proizvodnog procesa za povećanje proizvodnje. Metrike mogu pomoći u analizi koliko proces poboljšava učinak. Kaže se da je proces uspješan ako je proizvod napravljen u određenom vremenu s povećanjem broja novih standardiziranih procesa
Korak 5. Izmjerite složenost procesa
Ova metrika mjeri broj koraka u proizvodnom procesu koje je potrebno proći. Ova metrika također prikazuje učestalost usporavanja procesa zbog promjena ruku ili zahtjeva za odobrenje nadzornika. Broj koraka u procesu broji se zajedno sa koracima procesa dodavanja vrijednosti. Ovi koraci čine proizvod ili uslugu vrijednijim. Metrika također mjeri učestalost povrata proizvoda za popravke nedostataka.
