Kao što naziv implicira, pismo odgovora je pismo napravljeno radi odgovora na nečije pitanje ili zahtjev, koje se općenito dostavlja i pisanim putem, i obično se koristi kao medij za razmjenu informacija u poslovnom svijetu. Kako biste dobili savršeno pismo odgovora, prvo što trebate učiniti je pregledati sadržaj pisma koje sadrži pitanje ili zahtjev koji ste primili. Zatim potražite dodatne informacije potrebne za odgovor na pismo. Nakon što učinite oboje, počnite pisati pismo odgovora s rečenicama koje su pristojne, jasne, jasne i sposobne odgovoriti na sva pitanja ili zahtjeve navedene u izvornom pismu. Osim toga, pobrinite se da ton vaše rečenice bude i prijateljski i informativan kako biste osigurali da pismo može zadovoljiti primateljevo zadovoljstvo.
Korak
Metoda 1 od 3: Pregled sadržaja izvornog pisma
Korak 1. Identificirajte podatke koje je pošiljatelj pisma zatražio ili ispitao
Budući da pisma s odgovorima pružaju sve što pošiljatelj treba znati, uvijek odvojite vrijeme da pažljivo pregledate sadržaj pisma. Posebno shvatite potrebu pošiljatelja da zna koje podatke mu možete pružiti.
- Ponekad utvrđivanje značenja slova nije tako jednostavno kao okretanje dlana, pogotovo ako stil pisca pisca nije jasan. Stoga uvijek odvojite vrijeme za razumijevanje potreba pošiljatelja pisma prije izrade pisma odgovora.
- Ako je potrebno, zabilježite neke važne stvari koje pronađete u pismu kako biste bolje razumjeli namjeru pošiljatelja. Konkretno, sažmite ono što je pošiljatelj tražio i osmislite svoj odgovor na svako pitanje ili zahtjev.
Korak 2. Saznajte više o podacima koje je zatražio pošiljatelj pisma
Ako pošiljatelj pisma zatraži informacije o nečemu, velika je vjerojatnost da to već znate i da vam može odgovoriti odmah, ili obrnuto. Ako ne razumijete tražene podatke, odvojite što je moguće više vremena za prikupljanje podataka prije nego što odgovorite na pismo.
Na primjer, pošiljatelj pisma možda želi potvrditi status svoje prijave za posao u vašoj tvrtki. Ako zapošljavanje novog zaposlenika nije vaše područje stručnjaka, obratite se zaposleniku iz odjela za ljudske resurse kako biste provjerili status prijave pošiljatelja prije podnošenja odgovora
Korak 3. Proslijedite pismo drugoj osobi koja je sposobnija odgovoriti na postavljeno pitanje
Posebno u poslovnom svijetu, ponekad će korisnici poslati pismo na adresu tvrtke ili kontakt broj tvrtke koji pronađu na internetu. Stoga, ako primite pismo, ali smatrate da niste kvalificirani odgovoriti na pitanja u njemu, proslijedite ga odgovarajućoj osobi. Učinite to kako biste osigurali da pošiljatelj pisma može dobiti najtočniji i najkorisniji odgovor.
Ako osobi treba mnogo vremena za odgovor, pokušajte obavijestiti pošiljatelja da ste pismo proslijedili nekome s većom sposobnošću da odgovori na njegova pitanja. Pošiljatelj pisma barem zna da je pismo koje je poslao primljeno i obrađeno
Metoda 2 od 3: Sastavljanje odgovora
Korak 1. Obratite pismo osobi koja traži informacije ili postavlja pitanja u izvornom pismu
Uvijek započnite slovo ljubaznim pozdravom, poput "Poštovani", iza kojeg slijedi ime primatelja pisma, umjesto da koristite previše općenitu početnu rečenicu, poput "Primatelju ovog pisma". Osim što zvuči bezlično, rečenica odaje dojam da je pismo odgovora napisalo računalo. Stoga uvijek pozdravite primatelja imenom kako biste pokazali da je vaše pismo odgovora napisano s velikom pažnjom i uvažavanjem.
- Ako osobno ne poznajete pošiljatelja pisma, upotrijebite pozdravni gospodin ili gospođa iza kojeg slijedi njegovo prezime. Međutim, ako pošiljatelj pisma ima određeni naslov, upotrijebite taj naslov umjesto g. Ili gđa.
- Ako doista ne poznajete pošiljatelja pisma ili ne znate spol, samo upotrijebite njegovo ime.
- Općenito, možete koristiti ime pošiljatelja navedeno u izvornom pismu. Na primjer, ako pošiljatelj pisma navodi ime „Dr. Johnson "u svom pismu, otvorite svoje pismo s pozdravom:" Dragi. Dr. Johnson."
Korak 2. Istaknite da je ovo pismo napisano kao odgovor na originalno pismo koje je poslao
Na početku pisma ne zaboravite čitatelju prenijeti svrhu vašeg pisma, a to je odgovor na pismo. Na ovaj će način primatelj pisma znati da je pismo pročitano i obrađeno, kao i namjeru iza pisma koje ste poslali.
- Jednostavna rečenica, "Ovo pismo je odgovor na pismo koje ste poslali 13. lipnja" savršena je za otvaranje pisma odgovora.
- Ako niste primatelj prvog slova, navedite identitet osobe koja vam je pismo poslala. Na primjer, mogli biste napisati: "Jedna od naših djelatnica službe za korisnike, Michelle Harris, proslijedila je pismo koje ste mi poslali."
Korak 3. Odmah odgovorite na pitanja pošiljatelja
Nakon što napišete pozdrav, odmah prijeđite na srce slova. U središtu pisma odgovorite na sva pitanja i/ili pritužbe navedene u izvornom pismu što je moguće potpunije. Pobrinite se da ništa ne propustite kako bi se primatelj pisma osjećao zadovoljno dok ga čita.
- U svom odgovoru ukratko ponovite sadržaj izvornog pisma. Na primjer, mogli biste reći: „Kao odgovor na vaš upit u vezi osoblja u našoj tvrtki koje ima izravan kontakt s medijima, htjeli bismo vas obavijestiti da se osoblje zove Janet Walters. Evo njegove adrese e -pošte i telefonskog broja."
- Da biste odgovorili na dulja pitanja, upotrijebite sustav numeriranja kako biste konkretnije odgovorili na svako pitanje. Osim što je lakša za čitanje, ova će metoda učiniti čitatelja zadovoljnijim jer smatraju da su na sva pitanja detaljno odgovoreni.
- Navedite što potpunije informacije u rečenicama koje nisu preduge. Općenito, može se reći da je odgovor na jedno pitanje u nekoliko kratkih rečenica dobar odgovor.
Korak 4. Budite iskreni u pogledu svih zahtjeva koje ne možete ispuniti
Ponekad postoje pitanja na koja ne možete odgovoriti ili zahtjevi koje ne možete ispuniti. Kad se nađete u takvoj situaciji, uvijek iskreno odgovorite. Drugim riječima, nemojte koristiti zamršene rečenice samo za suzbijanje negativnih stavova pošiljatelja pisma. Vjerujte mi, pošiljatelj pisma će mnogo više cijeniti izravan i jasan odgovor. Ono što je najvažnije, pobrinite se da se informacije uvijek pristojno prenose i da im prethodi isprika kako se pošiljatelj pisma ne bi osjećao uvrijeđenim.
- Uvijek koristite čvrst, ali razumljiv ton kada odbijate zahtjev pošiljatelja pisma. Na primjer, mogli biste reći: „Nažalost, ne možemo udovoljiti vašem zahtjevu. U ovom trenutku nemamo potrebne podatke i ne možemo vam reći kada će biti dostupni."
- Ako smatrate da možete dati detaljnije informacije, pokušajte reći: „Prije nego što odgovorim na vaše pitanje, potrebno je prvo potvrditi nekoliko stvari. Ako vrijeme dopušta, navedite datum podnošenja prijave, zajedno s imenom službenika kojeg ste kontaktirali. Nakon što proces potvrde bude gotov, odmah ću vam se javiti.”
Korak 5. Hvala vam na poslanom pismu
Bez obzira na to jeste li u mogućnosti udovoljiti zahtjevu ili odgovoriti na pitanje u pismu, uvijek pokažite svoju zahvalnost zahvalivši mu se. Ostavite dojam da cijenite njihovu pažnju i želite održati pozitivan odnos s njima.
Neki ljudi radije otvaraju svoje pismo sa zahvalom. Položaj govora zapravo nije važan. Ono što je najvažnije, svakako je izgovorite u jednom trenutku
Korak 6. Završite pismo upisujući svoje puno ime i naslov
Zatvorite pismo službenim završnim pozdravom, poput "S poštovanjem", nakon čega slijedi vaše puno ime. Ako je pismo namijenjeno poslovnim svrhama, navedite i svoju poziciju pod punim imenom i prezimenom.
Bilo da je to otkucano ili ručno napisano pismo, uvijek ostavite mjesta za potpis nakon što navedete svoje puno ime. Međutim, ako je pismo poslano e -poštom, općenito je dovoljno unijeti svoje puno ime bez potpisa
Korak 7. Ponovno pročitajte tijelo pisma s odgovorom kako biste bili sigurni da je odgovoreno na sva pitanja
Upamtite, primatelj pisma može biti iziritiran ili frustriran ako primi odgovor koji ne odgovara na njegovo pitanje. Osim toga, nezadovoljstvo riskira da mu pošaljete dodatno pismo i na kraju dodate svoj posao! Kako biste osigurali zadovoljstvo čitatelja, pobrinite se da što potpunije odgovorite na sva pitanja ili zahtjeve. Prije slanja ponovno pročitajte svoje pismo kako biste bili sigurni da nisu propušteni zahtjevi ili pitanja.
Ako je potrebno, zatražite pomoć prijatelja ili suradnika za čitanje pisma. Posebno ih zamolite da se stave na mjesto primatelja i izmjere svoje zadovoljstvo nakon što pročitaju vaše pismo
Metoda 3 od 3: Korištenje profesionalnog tona
Korak 1. Upotrijebite standardni format poslovnog pisma
Razumjeti različite vrste pisama odgovora koje se koriste kao sredstvo poslovne komunikacije. Zatim slijedite format za koji mislite da je najprikladniji za pisanje pisma odgovora profesionalnog zvuka.
- U gornjem lijevom kutu slova navedite svoje ime, naslov, naziv tvrtke (ako postoji) i adresu svoje tvrtke. Ispod toga, uključite datum pisanja pisma, zatim puno ime i adresu primatelja pisma.
- Ako želite upisati pismo odgovora, uvijek koristite marginu od 2,5 cm sa svake strane papira. Također provjerite je li slovo napisano s 1 razmakom između redaka i 2 razmaka između odlomaka.
- Ako je pismo odgovora upisano umjesto ručno napisano, uvijek koristite standardni font od 12 pt i format za pisanje. Međutim, ako je pismo napisano ručno, provjerite je li rukopis uredan i lak za čitanje.
Korak 2. Ostavite dojam da vas poslani zahtjev ili pitanje čini sretnima
Ova je metoda osobito obvezna za poslovne ljude ili pružatelje usluga zasnovanih na korisnicima. Upamtite, kupac je kralj. To znači da morate pokazati poštovanje za vrijeme i misao koju su uložili u pisanje pisma. Stoga ne zaboravite zahvaliti im na zahtjevima ili pitanjima, a u odgovorima uvijek koristite tople i prijateljske rečenice.
- Rečenica jednostavna poput: „Hvala vam što ste nas kontaktirali. Zaista cijenimo vaše povratne informacije, "to može značajno promijeniti ton pisma u pozitivnijem smjeru! Stoga pokušajte steći naviku da takve fraze uvijek uvrštavate u svoja pisma s odgovorima.
- Ne ostavljajte dojam da vas njegov zahtjev ili pitanje iritira i živcira. Vjerujte mi, bolje je biti previše prijateljski nastrojen nego natjerati primatelja da pomisli da ste ljuti ili uznemireni zbog njega.
Korak 3. Nema potrebe pisati predugo pismo kako bi ga primatelj mogao brzo pročitati
Cijenite slobodno vrijeme! Nemojte slati pismo od 3 stranice ako se u stvari može odgovoriti na pitanje ili zahtjev u 1 stavku. Stoga dajte odgovarajuće odgovore, a zatim odmah pošaljite pismo. Nemojte dodavati druge podatke koje on zapravo ne mora znati.
- Ova je metoda važna za provedbu, osobito ako je namjera odgovora da odgovori na pitanja vaših kupaca ili poslovnih suradnika. Naravno, ne želite frustrirati kupca tako što ćete sate morati čitati odgovor koji je trebao biti prepolovljen, zar ne?
- S druge strane, nemojte pisati tako kratko da nećete moći odgovoriti na zahtjev ili pitanje navedeno u izvornom pismu. Ako na pitanje trebate odgovoriti s dugačkim objašnjenjem, slobodno ga ponudite. Ono što je najvažnije, pobrinite se da su svi navedeni podaci doista važni za čitatelje.
Korak 4. Napišite što je jasnije kako bi primatelj pisma mogao razumjeti vaš odgovor
Ne koristite preduge ili komplicirane rečenice! Umjesto toga, pišite koristeći dikciju koja je jasna, jasna i nema potencijal zbuniti čitatelja. Što je vaše pisanje kraće i gušće, to će rezultati biti bolji.
Zamislite da primatelj pisma nema dovoljno vremena da detaljno pročita sadržaj vašeg pisma. Čak i da je samo pregledao sadržaj pisma, bi li mogao razumjeti na što mislite? Ako ne, ispravite dikciju koju upotrebljavate kako biste razjasnili svoje mišljenje
Korak 5. Izbjegavajte korištenje žargona i tehničkih izraza koji su čitateljima teško razumljivi
Ovaj aspekt mora biti ispunjen kako bi se povećala razina čitljivosti i jasnoće sadržaja vašeg pisma. Stoga, ako primatelj pisma nije profesionalac koji je u stanju razumjeti tehničke izraze, nemojte ga koristiti. Umjesto toga, pokušajte zamijeniti žargon ili tehničke izraze drugom dikcijom koju čak i laici mogu razumjeti.
Da biste uredili pismo, postavite sljedeće pitanje: "Može li netko tko ne razumije moj rad razumjeti o čemu je moje pismo?" U protivnom promijenite jezik koji se koristi u pismu kako bi ga većina ljudi razumjela. Zapravo, to je moćan način da se smanji upotreba tehničkog žargona u vašim pismima
Korak 6. Ponovno pročitajte tijelo vašeg pisma
Da biste izbjegli pogreške u pisanju koje vaše pismo mogu učiniti manje profesionalnim, ne zaboravite ponovno pročitati pismo i ispraviti pravopisne, gramatičke, oblikovne i tiječne pogreške. Vjerujte mi, samo nekoliko minuta da provjerite sadržaj pisma može uvelike učiniti da pismo izgleda profesionalnije.
- Nemojte se oslanjati samo na računalni program za provjeru pogrešaka u vašoj pošti. Općenito, takvi programi mogu otkriti samo pravopisne i interpunkcijske pogreške, a ne i gramatičke. Stoga ponovno pročitajte svaku riječ napisanu u vašem pismu kako biste pronašli greške koje računalo ne može otkriti.
- Ako je sadržaj vašeg pisma vrlo važan, na primjer kada je pismo upućeno poslovnom partneru, zamolite nekoga da ga pročita. Ponekad drugi ljudi mogu pronaći greške za koje prije niste bili svjesni.
