Dokument tehničke specifikacije je dokument koji sadrži pravila i zahtjeve koje proizvod ili proizvodni proces mora zadovoljiti. Proizvodi ili proizvodni procesi koji ne zadovoljavaju zahtjeve i pravila navedena u dokumentu ne zadovoljavaju specifikacije i općenito se nazivaju izvan specifikacija. Tehničke specifikacije koriste se pri izdavanju ugovora o proizvodnji ili pružanju tehničkih usluga radi utvrđivanja pravila ispunjenja ugovora.
Koristite sljedeće savjete za pisanje dokumenta sa tehničkim specifikacijama.
Korak
Metoda 1 od 3: Uzimanje općih razmatranja
Korak 1. Odlučite želite li napisati otvorenu ili zatvorenu specifikaciju
- Razmislite o pisanju otvorene specifikacije. Otvoreni dokument sa specifikacijama samo opisuje performanse koje treba postići, bez objašnjenja kako to postići. Stoga su implementatori oslobođeni uložiti sve napore kako bi zadovoljili specifikacije. Na primjer, ako pišete specifikaciju memorije računala, ne morate navesti određenu vrstu memorije koju biste trebali koristiti.
- Razmislite o pisanju zatvorene specifikacije. Osim što opisuje performanse koje treba postići, zatvoreni dokument sa specifikacijama također opisuje opremu, tehnologiju i metode sastavljanja koje se moraju koristiti u dizajnu proizvoda ili proizvodnim procesima. Na primjer, dokument sa specifikacijom sklopa stroja može zahtijevati od operatora korištenje motora s hidrauličkim pogonom.
Korak 2. Odredite zahtjeve ocjenjujući postojeće specifikacije
Korak 3. Odredite svoj stil pisanja
- Koristite kratke izravne rečenice.
- Izbjegavajte upotrebu odnosnih zamjenica. Jasno navedite na što mislite u tekstu.
- Objasnite tehničke izraze i kratice koje se obično koriste na tom području. Da biste objasnili tehničke izraze, dodajte poglavlje "definicije" na početak dokumenta.
Korak 4. Izradite sadržaj
Opće zahtjeve proizvoda ili proizvodnog procesa stavite na početak dokumenta, nakon čega slijede konkretniji odjeljci.
Metoda 2 od 3: Stvaranje specifikacija
Korak 1. Zapišite sve potrebe koje proizvod ili proizvodni proces mora zadovoljiti
Za opis potrebe upotrijebite riječ "mora". Izvođač mora u potpunosti zadovoljiti potrebe opisane riječju "mora". Uzmite u obzir sljedeće čimbenike kako biste utvrdili potrebu i po potrebi dodajte druge čimbenike:
- Odredite odgovarajuću težinu i/ili veličinu proizvoda.
- U potpunosti opišite uvjete okoliša prikladne za rad s proizvodom. Ako je proizvod podložan smanjenju performansi pri ekstremnoj vlazi ili temperaturi, zapišite to u specifikacijama.
- Dajte toleranciju izvedbi proizvoda ili proizvodnom procesu.
- Definirajte standarde izrade ili sigurnosne standarde trećih strana koji se moraju primijeniti na proizvod ili proizvodni proces. Na primjer, možda ćete zahtijevati da vaš proizvod prođe UL ili CSA certifikat.
- Opišite posebne tehničke specifikacije koje proizvod ili proizvodni proces moraju postići. Na primjer, u specifikaciji elektroničkog proizvodnog procesa možete navesti zahtjeve sučelja i brzinu proizvodnje, dok za specifikaciju mehaničkog proizvodnog procesa možete navesti standard gustoće ili kapaciteta.
- Odredite vijek trajanja proizvoda ili proizvodnog procesa. Ako proizvod ili proizvodni proces zahtijeva periodično održavanje, uključite detaljan opis procesa u specifikaciju. U specifikaciji morate navesti uvjete pod kojima je potrebno održavanje i koliko često treba održavati.
Metoda 3 od 3: Dovršavanje specifikacije
Korak 1. Izradite naslov i kontrolni broj za specifikaciju
Također svakako napravite dokument sa specifikacijama koji se može revidirati.
Korak 2. Definirajte ovlaštenje koje može izdati i izmijeniti specifikacije i uključiti polje za potpis kao potvrdu
Korak 3. Kritički pročitajte specifikacije
Postavite se kao neiskusni implementator ili izvršitelj koji želi uštedjeti novac zaobilazeći specifikacije kad god je to moguće. Nakon toga prilagodite specifikacije prema potrebi kako biste pomogli početnicima u implementaciji i zatvorili rupe lukavstva.
