Budući da se često koristi u osobne i neformalne svrhe, pisanje službene e -pošte može biti zastrašujuće. Međutim, ako morate napisati službenu e -poruku učitelju, šefu, poslovnom partneru, državnoj agenciji ili drugoj osobi kojoj je potrebna formalnost, samo slijedite ove jednostavne smjernice. Ukratko i jasno iznesite svoje mišljenje i slijedite pravila pisanja, stila i formalnog formata slova. Na kraju, prije slanja provjerite i ispravite svoju e -poštu.
Korak
Metoda 1 od 3: Oblikovanje e -pošte
Korak 1. Upotrijebite profesionalnu adresu e -pošte
U idealnom slučaju, adresa e -pošte je varijacija vašeg pravog imena, a ne korisničko ime ili nadimak. Koristite točke, crtice ili podvlake, bez brojeva ili drugih slova, ako je moguće.
Na primjer [email protected] djelovalo bi neprofesionalno. U međuvremenu bi [email protected] bilo prikladnije koristiti
Korak 2. Koristite profesionalni font
Većina današnjih usluga e -pošte omogućuje vam pisanje u različitim fontovima i tekstovima. Međutim, za službene e -poruke najbolje je držati se službenih fontova poput Times New Roman i Arial. Izbjegavajte ukrasne fontove poput Comic Sans ili Old English. Osim:
- Napišite svoju e-poštu fontom koji se lako čita, poput veličine 12.
- Izbjegavajte posebno pisanje, poput kurziva, podebljanih ili raznobojnih fontova, osim ako to odgovara sadržaju i namjeni e -pošte.
- Ne pišite e -poštu u potpunosti velikim slovima. Ovakvo pisanje učinit će da izgledate kao da vičete na primatelja.
Korak 3. Dajte e -pošti kratak i precizan naslov (temu)
Upotrijebite nekoliko ključnih riječi koje se odnose na sadržaj e -pošte u naslovu. To će spriječiti primatelja da zanemari vašu e -poštu. E -poruke poslane bez naslova ili s nejasnim naslovom primatelju će se činiti nevažnima.
- Naslovi e -pošte, kao što su "Brza pitanja", "Kontaktiranje s vama" ili "Važna pitanja", primatelju će izgledati nejasno.
- U međuvremenu, naslov e -pošte "Raspored, popis gostiju, pozivnica za ručak i sažetak sastanka za 12. ožujka" činio bi se predugim i sadržavao bi više tema odjednom.
- S druge strane, naslov e -pošte "Sastanak o oštećenjima pokretnih stepenica 12. ožujka" prilično je kratak i jasan. Ovaj naslov može primatelju dati pregled glavne teme, kao i jasan datum.
Metoda 2 od 3: Pisanje sadržaja
Korak 1. Upotrijebite odgovarajući pozdrav
Službenu e -poruku uvijek započnite pozdravom. Možete izravno napisati ime primatelja (ako znate). Dopunite ime primatelja njegovim naslovom ili titulom (g., Gđa, dr. Itd.). Također možete napisati "Poštovani" prije imena primatelja i naslova ako želite.
- Ako ne znate ime primatelja e -pošte, jednostavno napišite "Poštovani/a" ili "Zainteresirane strane".
- Nemojte koristiti "Hello", "Hi" ili druge neformalne pozdrave.
Korak 2. Predstavite se u prvom stavku (ako je potrebno)
Ako pišete nekome s kim prije niste kontaktirali, kao što je novi kupac, upravitelj ljudskih resursa ili državni dužnosnik, predstavite se i objasnite zašto šaljete e -poštu. Zapišite ovo u prvu ili drugu rečenicu svoje e -pošte.
Na primjer, prilikom slanja prijave za posao putem e -pošte mogli biste napisati: "Moje ime je Maria Isabella. Kontaktirala sam vas da se prijavim za posao administrativne pomoćnice koja je oglašena na web stranici JobXYZ.com."
Korak 3. Odredite prioritete najvažnijim informacijama
Nakon što ste se predstavili i naveli svoju glavnu svrhu slanja e -pošte, možete nastaviti s tijelom e -pošte. Navedite najvažnije informacije pri samom vrhu. Na taj način ćete više cijeniti vrijeme primatelja i učiniti svrhu e -pošte jasnijom.
Na primjer, kada pišete e -poruku državnom dužnosniku, možete početi sa: "Moje ime je Maria Isabella. Dobio sam vašu e -adresu sa službene web stranice Gradskog suda u Salatigi. Šaljem ovo pismo kako bih izrazio prigovor na kartu koju sam dobio 29. veljače 2015."
Korak 4. Dođite izravno do točke slova
U službenom pismu možete izravno iznijeti svoje mišljenje. Razgovor će čitatelja samo zbuniti i teško će razumjeti što vam od njega treba ili treba.
- Na primjer, kada pišete pismo profesoru u kampusu, ne morate obilaziti i pisati stvari poput: "Ja sam Maria Isabella. Poznajete li me? Kemija 221 trenutno mi je najdraži tečaj jer vam nastavni materijali su vrlo dobro organizirani. Dakle, uvijek mogu pratiti i znati što će se testirati. Što se tiče ispita, podsjećam se na predstojeći ispit."
- S druge strane, ovakvim pisanjem e -pošte moglo bi biti jasnije: "Ja sam Maria Isabella. Studentica sam kemije 221 i htjela sam vam reći o mogućem sukobu rasporeda ispita."
Korak 5. Napišite kratku poruku e -pošte
Iako ne postoji određeno ograničenje duljine, dobra je ideja napraviti e -poruku dugačku samo na jednom ekranu prijenosnog računala ili računala.
Ako je vaša e -pošta dovoljno dugačka, podijelite je na nekoliko kratkih odlomaka. Između svakog odlomka ostavite prazan redak umjesto da ga upišete uvučeno
Korak 6. Koristite službeni jezik
Budući da se službena e -pošta izrađuje u profesionalne svrhe, morate ostaviti dobar dojam. Koristite potpune rečenice i pristojne izraze. Izbjegavajte sljedeće:
- Sleng
- Nepotrebne kratice
- Upotreba emotikona i emojija
- Riječi bez poštovanja
- Vic
Korak 7. Upotrijebite odgovarajući pozdravni pozdrav
Baš kao i pozdravni pozdrav, postoji nekoliko mogućnosti za zatvaranje pozdrava koji se mogu koristiti u službenim pismima. Obavezno navedite svoje puno ime i naslov, kao i sve ostale naslove (ako ih ima). Primjeri pozdravnih pozdrava koji se mogu koristiti uključuju:
- "Lijepi Pozdrav,"
- "S poštovanjem"
- "Hvala vam,"
- "Pozdrav",
- "Tvoj student,"
Metoda 3 od 3: Priprema za slanje pisama
Korak 1. Uključite potrebne privitke
Ako morate uključiti privitak, svakako ga uključite u tijelo e -pošte kako bi ga ljudi koji ga čitaju mogli vidjeti. Pokušajte ograničiti broj privitaka i veličinu datoteka te upotrijebite uobičajene i široko korištene vrste datoteka.
Na primjer, uključite obavijest poput "Prilažem PDF kopiju svog životopisa i portfelja"
Korak 2. Poboljšajte sadržaj, pravopis i gramatiku e -pošte
Ne oslanjajte se samo na usluge e -pošte za otkrivanje vaših pravopisnih i gramatičkih grešaka. Pročitajte svoju e -poštu naglas ili neka netko provjeri i popravi to. Na taj ćete način lako pronaći pravopisne pogreške i nejasne rečenice.
Korak 3. Uvjerite se da vaša e -pošta ne sadrži osjetljive podatke
Uvijek imajte na umu da e -pošta nije siguran način komunikacije. Imajte na umu da se poslužitelji e -pošte mogu hakirati ili primatelj može namjerno ili nenamjerno podijeliti informacije koje ne želite otkriti.
