Prilikom obavljanja poslova s tvrtkama ponekad osjećamo potrebu podnijeti pismo žalbe jer su ponuđeni proizvod ili usluga nezadovoljavajući. U ovom članku wikiHow objašnjava kako napisati pismo.
Korak
Metoda 1 od 3: Pisanje žalbenog pisma
Korak 1. Podnesite pismo žalbe odjelu službe za korisnike
Na taj način veća je vjerojatnost da ćete dobiti odgovor od tvrtke jer je odjel korisničke službe zadužen za odgovaranje na pritužbe kako bi se vaše pismo obradilo učinkovito i djelotvorno.
- Saznajte ime menadžera službe za korisnike ili direktora tvrtke i svrhu pisma njemu osobno. Započnite pismo tako da napišete "Poštovani/a", a zatim svoje puno ime i prezime. Ako ne znate njegovo ime, samo napišite: "Dragi voditelj korisničke službe".
- Adresa službe za korisnike obično se može pronaći na web stranici tvrtke, brošurama, oglasima ili pakiranju proizvoda.
Korak 2. Nastavite pisati srž pisma
Pomoću prve rečenice objasnite razlog pisanja pisma i podnesite žalbu. Navedite što je moguće više popratnih činjenica, kao što su datum, vrijeme i mjesto gdje ste primili uslugu ili kupili proizvod, zajedno s relevantnim podacima, poput serijskog broja i modela proizvoda.
- Uvjerite se da čitatelj može razumjeti suštinu slova za manje od 5 sekundi. Dakle, ne morate pisati dugačak uvod.
- Nakon što napišete pozdrav, navedite detaljne informacije kako biste objasnili problem koji imate, ali pobrinite se da prva rečenica skrene pozornost čitatelja na vašu pritužbu.
- Primjer prve rečenice: "Ovim pismom želim podnijeti žalbu zbog oštećene marke sušila za kosu _. Ovaj proizvod je kupljen _ u trgovini _ u Jalan _, Jakarta".
Korak 3. Jasno navedite željeno rješenje ili lijek
Ako tražite zamjenu proizvoda, povrat novca, popravak proizvoda ili naknadu na bilo koji drugi način, navedite to u drugom stavku. Stoga čitatelj mora ponuditi rješenje, umjesto da samo pošalje pismo odgovora ili da klišeiziran odgovor.
- Izrazite svoju pritužbu pozitivnim riječima koje pokazuju da očekujete najbolje rješenje i ostajete vjeran kupac. Ako zatražite povrat novca ili neki drugi oblik naknade, a zatim kažete da ćete stvar prenijeti na treću stranu, velika je vjerojatnost da čitatelj pisma nije zainteresiran za pružanje rješenja.
- Ako očekujete da će se tvrtka pozabaviti širim nizom pitanja, pišite im. Međutim, čitateljima obično treba više vremena da odgovore na ovakva pitanja.
- Nemojte prijetiti tužbom u prvom slovu. Možda je ovo najbolje rješenje koje želite, ali ovaj put jednostavno podnesite žalbu i pričekajte odgovor.
Korak 4. Priložite fotokopije popratnih dokumenata
Popunite pismo fotokopijama popratnih dokumenata, kao što su potvrde o plaćanju, računi za kupnju, jamstvene kartice, čekovi ili dokaz o prijenosu te fotografije ili video zapisi ako je potrebno. Uključite relevantne dokumente kao priloge uz pismo.
- Obavezno pošaljite fotokopija priloženi dokument, umjesto izvornika. Na taj način ne riskirate gubitak važnih podataka ili dokumenata ako ih morate pokazati drugima.
- Uključite priložene dokumente u pismo. Na primjer: "Uz ovo pismo prilažem fotokopiju potvrde o plaćanju, jamstvenu karticu za sušilo za kosu i fotografiju serijskog broja proizvoda."
Korak 5. Odredite rok za rješavanje problema
Morate uključiti određeni datum kao rok za podnošenje rješenja primatelju pisma. Ovaj korak čini da se osjećate mirno i problem se rješava brže.
- Vremensko ograničenje smanjuje rizik od gubitka ili zanemarivanja slova jer to može uzrokovati neugodu i neugodnost.
- Navedite realno vremensko ograničenje. Obično je dovoljno 1-2 tjedna, ali morate uzeti u obzir postojeći problem i očekivano rješenje.
Korak 6. Završite pismo na pristojan način
Recite hvala na pruženoj pomoći. Kako biste obje strane pomogle, podijelite kako vam čitatelji mogu reći kako bi komunikacija bila učinkovitija.
Napišite "Wasalam" kao završnu čestitku ako znate ime primatelja pisma. U suprotnom, dovršite slovo napisavši "S poštovanjem". Pismo žalbe nemojte završavati neformalnim završnim pozdravom, na primjer, "To je to" ili "Hvala"
Metoda 2 od 3: Korištenje ispravnog stila i formata
Korak 1. Napišite pismo ljubaznim stilom
Možda ste ljuti i osjećate se povrijeđeno, ali čitatelj pisma osjećat će se uvrijeđeno ako upotrijebite uvredljive riječi. Napišite pismo na pristojan način i ne ostavljajte komentare koji su prijeteći, ljuti ili sarkastični. Imajte na umu da čitatelj pisma nije nužno odgovoran za nastale probleme i radije služi uslužnim i uljudnim kupcima, nego ljuti i okrivljuje druge.
- Upamtite da tvrtka kojoj je pismo poslano nema namjeru otežavati vam stvari. Općenito, tvrtka stavlja veliki naglasak na zadovoljstvo kupaca.
- Imate veće šanse pronaći rješenje ako se prema čitatelju vašeg pisma odnosite kao prema osobi koja je spremna pomoći, umjesto da pretpostavljate da ima loše namjere.
- Ne pišite pisma kad ste uzrujani. Pričekajte dok se ne smirite. Ako i dalje želite napisati pismo, spremite ga 1-2 dana, a zatim ga ponovno pročitajte prije slanja. Možda ste napisali novo pismo u prijateljskijem stilu.
Korak 2. Napišite jednostavno pismo
Osoblje korisničke službe može primati stotine pisama svaki dan. Stoga, svakako napišite jasno slovo kako bi mogao doći do točke kada počne čitati. Pisma koja su vrlo dugačka ili detaljna navode čitatelja da poželi sažeti sadržaj kako ne bi razumjela ono što doista doživljavate i želite.
- Nemojte davati dugačke informacije niti koristiti oštre riječi koje vrijeđaju druge.
- Napišite pismo žalbe maksimalno 1 stranicu ili 200 riječi.
Korak 3. Koristite autoritativan stil jezika
Ovaj korak vam pomaže da pripremite pismo s učinkovitim rečenicama kako bi čitatelj shvatio da vašu žalbu treba shvatiti ozbiljno. Autoritativni jezik igra važnu ulogu pri podnošenju ozbiljne pritužbe, na primjer financijske.
- Autoritativni jezični stil sastoji se od različitih aspekata, poput sposobnosti odabira pravih riječi, poznavanja prava potrošača i obveza tvrtke te profesionalnih vještina pisanja pisama.
- Ovaj aspekt povećava vašu vjerodostojnost pa ćete vjerojatnije dobiti pozitivan odgovor.
Korak 4. Napišite slovo s ispravnim pravopisom i oblikovanjem
Kao što je gore predloženo, profesionalno oblikovano pismo utječe na to kako čitatelji reagiraju na vašu žalbu. Unesite datum slova u gornji desni kut. Preskočite jedan redak i s lijeve strane upišite puno ime ili naslov primatelja. U sljedeći redak upišite adresu tvrtke. Preskočite jedan redak, a zatim napišite pozdrav.
- Upisujte slova pomoću računala kako bi pisanje bilo urednije i lakše za čitanje. Ako morate pisati ručno, provjerite je li vaše pisanje uredno, bez pruga ili mrlja tinte i čitljivo.
- Za potpis pripremite nekoliko praznih redaka pod "S poštovanjem" ili "S poštovanjem". Uključite svoje puno ime jasno napisano ispod potpisa radi lakšeg čitanja.
- Napišite uredna, pravilno raspoređena slova i svi su odlomci gotovo iste duljine.
Korak 5. Provjerite pravopis i gramatiku
Vaša žalba može se zanemariti ako postoje pravopisne i gramatičke pogreške. Vrijeme je za provjeru pravopisa pomoću računala prije ispisa slova. Neka druga osoba pročita pismo prije nego što ga pošalje.
Metoda 3 od 3: Praćenje pisama
Korak 1. Pričekajte dok navedeno vrijeme ne istekne
Budite strpljivi i ne poduzimajte ništa do navedenog roka. Ako nema odgovora, možete nazvati ili poslati e -poruku s pitanjem je li vaše pismo primljeno ili ne. Nemojte imati predrasuda prema primatelju pisma.
Ako niste dobili odgovor na pismo ili je odgovor nezadovoljavajući, podnesite pritužbu nekome na višem položaju
Korak 2. Pošaljite pismo višem dužnosniku
Ako nakon komunikacije s direktorom službe za korisnike ne dobijete rješenje, pronađite nekoga na višoj poziciji i pišite mu. Kad god dostavite pismo službeniku višeg ranga, bilo od osoblja preko nadzornika do ravnatelja do zamjenika ravnatelja, priložite najnoviju korespondenciju. Dakle, osoba koja primi pismo dobiva potpune informacije s najnovijim statusom i očekuje se da će u kratkom vremenu moći pružiti najbolje rješenje.
- Kao prvi korak, dobra je ideja podnijeti žalbu odjelu službe za korisnike, umjesto da idete izravno predsjedniku. Osoblje korisničke službe bolje razumije kako postupati po pritužbama, a pisma upućena direktoru obično se vraćaju u ovaj odjel.
- Ako zaobiđete odjel za korisničku podršku, vaša se žalba možda neće riješiti.
- Ako se žalite direktoru ili izvršnom direktoru, pobrinite se da napišete pismo s vrlo jasnim, sažetim i sustavnim podacima jer on ili ona ne znaju što se dogodilo unaprijed.
Korak 3. Posjetite odvjetnika ako želite poduzeti pravne radnje
Odvjetnici razumiju kako podnijeti tužbu putem suda. Upamtite, ova metoda bi trebala biti posljednja opcija. Pismo žalbe koje izravno raspravlja o pravnim kanalima čini sadržaj pisma nesimpatičnim i vaš zahtjev za odštetu se odbija. Moglo bi biti, ovaj korak je samozatajan ako se odgovori na vašu prijetnju.
Savjeti
- Uključite svoje ime, kućnu adresu, adresu e -pošte i telefonski broj (dom, posao, mobitel). Osim toga, zamolite čitatelja pisma da dostavi podatke za kontakt kako bi obje strane mogle nastaviti komunicirati o napretku rješavanja pritužbe.
- Pročitajte pismo još jednom prije slanja i budite pozitivni pružajući točne i provjerljive podatke.
- Podnošenje pritužbe putem pošte ima veći utjecaj nego putem e -pošte, faksa ili pisanja na blogu/web stranici tvrtke. Mnoge tvrtke daju prioritet pritužbama podnesenim putem službenih pisama.
- Čuvajte fotokopije sve korespondencije i zabilježite datum slanja pisma.
- Prije nego što napišete pismo, odvojite malo vremena da razmislite o tome što se dogodilo. Nakon što ste malo razmislili, spremni ste za pisanje pisma kada znate koje rješenje želite i kako podnijeti zahtjev.
- Ako se želite žaliti na nekoga, razgovarajte o njegovom razočaravajućem ponašanju. Nemojte temeljito kritizirati tvrtku. Ako se protivite politici tvrtke, nemojte kritizirati čitač pošte ili upravu. Opišite problem i željeno rješenje.
- Iskoristite web stranice koje potrošačima otvaraju mogućnosti podnošenja pritužbi i saznajte postoje li kupci koji su imali problema s određenim tvrtkama. Preporučujemo da čuvate datoteku žalbi potrošača podnesenu putem ove web stranice.
- Ne šaljite pisma od svjedoka koji su legalizirani. Ako želite riješiti stvar na sudu, pobrinite se da zadržite izjavu i ime svjedoka. Imajte na umu da su sudske pristojbe obično vrlo visoke. Preporučujemo da sklopite neformalan sporazum ili putem arbitraže.
- Ne kritizirajte tvrtku. Upamtite da želite dobiti odštetu ili rješenje. To se ne ostvaruje ako napadnete čitatelja pisma. Ako želite napisati pismo jačim tonom, izbjegavajte pasivni glas, koristite izravan i opisni stil jezika. Na primjer, recite da ste "na gubitku" ili "teškoći" kao rezultat ovog problema, umjesto da se jednostavno "osjećate razočarano".
