Pisanje prijedloga upravi može se učiniti kada želite predložiti poboljšanja radnih postupaka, predložiti načine uštede, pružiti informacije o mogućnostima zarade ili predložiti promjene. Ako želite napisati prijedlog za upravljanje tvrtkom, odvojite vrijeme za prikupljanje potrebnih informacija. Razgovarajte o idejama sa suradnicima kako biste saznali što misle i lukavo se nosite s menadžmentom.
Korak
Metoda 1 od 2: Izrada prijedloga
Korak 1. Definirajte ideju ili pitanje koje treba riješiti u prijedlogu, kao što je poboljšanje tijeka rada ili smanjenje troškova
Općenito, ideje možete jasno vizualizirati. Međutim, ako želite riješiti problem ili dati prijedlog za nešto važno, obratite posebnu pozornost na sve što je povezano.
Korak 2. Istražite i provjerite trenutnu situaciju prije nego napišete prijedlog
Razgovarajte s relevantnim stranama, poput suradnika, menadžera ili kupaca. Potražite informacije o konkurentima i pogledajte kako oni rade.
Na primjer, ako mislite da je potrebno promijeniti ugostiteljsku uslugu u uredu, prvo razgovarajte s kuhinjskim osobljem. Jesu li radili drugdje, s različitim ugostiteljskim objektima? Što misle vaši suradnici? Moglo bi se dogoditi da vaše nezadovoljstvo nije problem kvalitete, već je samo pitanje ukusa
Korak 3. Napišite opis problema
Prijedlog započnite objašnjenjem trenutačnih uvjeta. Uključite sve relevantne činjenice, kao što su počinitelj, datum i mjesto. Kad pišete prijedlog za otvaranje, nemojte donositi prosudbe. Objasnite uvjete prema stvarnosti.
Na primjer, "PT Sukses Maju već 7 godina koristi ugostiteljske usluge gospođe Nyengir. Međutim, glavni izbornik postupno se smanjuje, s pet jelovnika na dva. Dostupnost vegetarijanskih jelovnika također utječe. Zapravo, u određene dane, vegetarijanski meniji nisu dostupni. dostupni."
Korak 4. Nakon što opišete problem, zapišite rješenje koje želite predložiti i korake za njegovu provedbu
Započnite s pisanjem srži rješenja i opišite ono što ste pronašli na temelju svojih zapažanja.
Na primjer, "Po mom mišljenju, PT Sukses Maju trebao bi potražiti novog ugostiteljskog pružatelja. PT Fast Bangkrut koristi nekoliko drugih ugostiteljskih usluga. Ugostitelji gospođa Sisca Soewitomo i gospodin Rudi Chaeruddin pružaju više izbornika po konkurentnim cijenama. Osim toga, jer ugostiteljstvo G. Rudi Chaeruddin svakodnevno nudi jelovnike vegetarijanske, veganske i bez glutena, catering je više u skladu s potrebama tvrtke. Ugostiteljstvo gospođe Sisce Soewitomo također se može nazrijeti, iako vegetarijanski meni u ugostitelju nije jednako raznolik kao i ugostitelj g. Rudija Chaeruddina. Prema anketi zaposlenih iz 2011., 40% zaposlenika PT Sukses Maju je vegetarijanac, 10% je vegan, a 2% mora jesti dijetu bez glutena."
Korak 5. Izradite plan provedbe
Objasnite svaki korak koji trebate poduzeti te vrijeme i troškove. Zapišite što znate i što još morate naučiti. Razmislite o pisanju koraka u obliku popisa, a zatim ih detaljno objasnite. Ne pretjerujte s promjenama. Međutim, ne zaboravite objasniti moguće rezultate ovih promjena.
Na primjer, "Da bi koristila drugu ugostiteljsku uslugu, tvrtka mora: 1. Raskinuti ugovor s gospođom Nyengir. 2. Zamoliti ugostitelja gospođu Siscu Soewitomo i gospodina Rudija Chaeruddina da izvrše test okusa. 3. Odaberite jednu od ugostitelji. 4. Potpišite ugovor s odabranim ugostiteljem. Potrebne ugostiteljske pristojbe ne razlikuju se mnogo od ugostiteljskih pristojbi gospođe Nyengir. Sve dok tvrtka ispunjava svoje ugovorne obveze s gospođom Nyengir, tvrtka neće biti kažnjena. Osim toga, ako zaposlenici više vole ponuđenu hranu, bit će zadovoljniji uvjetima rada."
Korak 6. Zapišite mogući otpor svom planu
Hoće li neki zaposlenici odbiti vaš plan? U tom će se slučaju nekim zaposlenicima svidjeti okus kuhanja gospođe Nyengir. Ili, ako predložite ideju proizvoda, možete li uvjeriti nadležne službenike agencije da je novi proizvod siguran za upotrebu? Zapišite korake koje možete poduzeti kako biste druge uvjerili u svoj projekt.
Korak 7. Nakon pisanja koraka, zapišite potrebne materijale ili ljudske resurse, ako ih ima
Također zapišite vrijeme potrebno za provedbu promjena, jer vrijeme je novac. Napravite jednostavan kontrolni popis. U slučaju gornjeg primjera, popis možete stvoriti na sljedeći način:
Potrebni resursi: pododbor za ocjenjivanje ugostiteljstva (4 osobe iz različitih odjeljenja), 2 sata za ispitivanje okusa i 3 sata za pisanje izvješća
Korak 8. Zaključite prijedlog prepisivanjem promjena koje želite napraviti i njihovih glavnih prednosti
Prepišite svoje tri glavne točke, a zatim napravite završnu rečenicu. Shvatite kraj prijedloga kao sažetak. Na primjer:
- "Kao što je prethodno objašnjeno, ugostiteljski objekti gospođe Nyengir u posljednjih 7 godina postupno smanjuju glavni meni. Cateringi gospođa Sisca Soewitomo i gospodin Rudi Chaeruddin nude raznovrsniji jelovnik po konkurentnim cijenama. Stoga predlažem PT Sukses Maju ovo. test okusa i odabir novog ugostitelja za tvrtku. S ovim novim ugostiteljem očekuje se povećanje zadovoljstva zaposlenika, a zaposlenici će vjerojatnije ostati."
- Navedite kvantitativne ili financijske koristi od promjene, ako ih ima.
- Objasnite kvalitativne prednosti promjene. Ponekad se koristi od promjene ne mogu mjeriti brojevima ili činjenicama. Objasnite to ako se vaša predložena promjena odnosi na sreću zaposlenika. Kvalitativna promjena može biti jednako vrijedna kao i kvantitativna promjena.
Metoda 2 od 2: Dijeljenje prijedloga
Korak 1. Neka suradnik pročita i pošalje povratnu informaciju o vašem prijedlogu
On se može, ali i ne mora složiti s vašim predloženim promjenama. Ako se ne slaže, razmislite zašto. Ako su razlozi valjani i utječu na vaš prijedlog, budite spremni revidirati ga. Neslaganje vašeg partnera možete dodati i u stupac "Neslaganje", ako razumijete misao, ali se ne slažete.
Korak 2. Nakon izrade prijedloga i traženja povratnih informacija od kolega, pregledajte tijek, gramatiku, točnost i broj riječi prijedloga
Nemojte davati predugi prijedlog kako bi upravitelj primijetio vaš prijedlog. Dajte prijedlog dugačke 1-2 stranice ako je moguće.
Korak 3. Nakon što je prijedlog spreman, znajte kome bi trebao biti dostavljen, a zatim ga pošaljite
U nekim su tvrtkama donositelji odluka jasni, ali drugi imaju fluidniju strukturu koja otežava znati kome se obratiti. Pogledajte pozadinu tvrtke kako biste saznali kome biste trebali poslati prijedlog.
