Organiziranje učinkovitog sastanka potrebno je kako bi se podržalo nesmetano funkcioniranje tvrtke ili organizacije. Sastanci su prilika za koordinaciju rada, razmjenu informacija, poboljšanje timskog rada i učinkovito postizanje ciljeva. Učinkoviti sastanci zahtijevaju dobru pripremu, vodstvo i delegiranje zadataka. Tijekom sastanka pokušajte povećati motivaciju sudionika i uključiti cijeli tim.
Korak
1. dio 3: Održavanje sastanaka
Korak 1. Pripremite se za sastanak najbolje što možete
Prije svega, sastavite dnevni red sastanka koji sadrži raspored i teme o kojima će se raspravljati te odredite važne stvari koje je potrebno ponovno potvrditi prije završetka sastanka.
- Dođite u sobu za sastanke na vrijeme jer će vaš rad utjecati na to kako vas drugi ljudi percipiraju. Čekanje u sobi za sastanke 15 minuta ranije čini da drugi ljudi misle da ste manje produktivni ili želite napustiti drugi posao pod izgovorom da idete na sastanak.
- Pripremite fotokopiju dnevnog reda. Iako možete izraditi digitalni dnevni red, pripremite i fotokopiju dnevnog reda kako biste ga olakšali u korištenju.
Korak 2. Vodite sastanak
Kad vodite sastanak, pobrinite se da pokrijete sve teme na dnevnom redu i poslušajte što svi sudionici imaju za reći na sljedeće načine:
- Proslijedite popis prisutnih. Sastanak je sredstvo za širenje informacija unutar tima i postaje prilika za raspravu kako bi svi znali svoje odgovornosti kako bi bili u mogućnosti pružiti očekivani radni učinak. Slanjem popisa prisutnosti znate tko nije stigao kako biste ih mogli kontaktirati i pridružiti se sastanku. Također pokazuje da su informacije koje ćete podijeliti na sastanku važne.
- Koristite dnevni red kao vodič kako biste olakšali svakom sudioniku sastanka da se usredotoči i zna što treba učiniti. Sudionici sastanka mogu se izmjenjivati. Dakle, priprema dnevnog reda prije sastanka čini vas koncentriranijima kada vodite sastanak.
Korak 3. Izradite plan rada
Plan rada konačni je sažetak koji potvrđuje posao koji treba obaviti nakon sastanka i kontinuirani je plan koji utječe na sve sudionike sastanka. Napravite plan rada prema sljedećim uputama:
- Odredite nekoga kao osobu zaduženu za određenu metu. Imenovana osoba ne mora osobno postići cilj jer će biti voditelj projekta zadužen za povezivanje članova tima koji trebaju biti uključeni i pripremu potrebnih resursa.
- Službeno i neformalno zatražite izvješća o napretku kako bi imenovano osoblje prijavilo rad koji je postignut u određenom vremenskom razdoblju.
Korak 4. Usredotočite se na temu prema dnevnom redu sastanka
Nakon što ste razgovarali o jednoj temi na dnevnom redu i proveli potrebne rasprave, predstavite sažetak rezultata rasprave, pružite priliku za postavljanje pitanja, a zatim nastavite sastanak raspravom o sljedećoj temi.
Korak 5. Odredite raspored za predstojeći sastanak
Najavite raspored sljedećeg sastanka kada se svi okupe kako biste im olakšali zakazivanje. Na taj ste način unaprijed obavijestili raspored sastanaka kako biste spriječili sudaranje rasporeda.
Zamolite članove tima da putem e -pošte predlože koje teme trebaju biti na dnevnom redu. Nakon što sastanak završi, obavijestite ih da ćete koristiti isti dnevni red za sljedeći sastanak i zamolite sudionike sastanka da dostave prijedloge tema koje podržavaju postizanje ciljeva tvrtke/organizacije
Dio 2 od 3: Priprema za sastanak
Korak 1. Odlučite tko će voditi sastanak
Ova se uloga obično dodjeljuje voditelju, ali članovima tima možete dati priliku da vode sastanke odjela kako bi kasnije mogli voditi sastanke na višoj razini.
Korak 2. Pozovite govornike
Govornik je osoba koja je pozvana na sastanak iz određenog razloga jer ima iskustvo u upravljanju ljudskim resursima i drugim resursima kako bi članovi tima postigli najbolje performanse, uključujući učinkovito objašnjavanje radnih procesa i rezultata. Osim toga, također je u mogućnosti dati savjet za predviđanje nepredviđenih okolnosti i povećanje resursa prema potrebi.
Korak 3. Odredite pravi raspored sastanaka
Prilikom postavljanja rasporeda uzmite u obzir dostupnost vremena i ograničenja sudionika. Na primjer: svi sudionici mogu prisustvovati sastanku u petak popodne, ali nije pravo vrijeme za raspravu o velikim pitanjima.
- Kako bi svi članovi tima mogli prisustvovati nadolazećem sastanku, prvo pitajte projektnu osobu zaduženu za raspored, a zatim zamolite sve sudionike da rasporede svoje rasporede prema planu.
- Odredite tko će voditi zapisnik i pobrinite se da se informacije o rezultatima sastanka također šalju odsutnim sudionicima.
Korak 4. Pripremite dnevni red sastanka
Dnevni red sastanka trebao bi sadržavati barem popis tema o kojima će se raspravljati, delegiranje prezentacijskih zadataka i dodjelu vremena za raspravu o svakoj temi. Dnevni red sastanka možete dogovoriti prema sljedećim prijedlozima:
- Zatražite podatke od svih sudionika sastanka slanjem e -pošte najmanje 2 dana prije sastanka. E -pošta je najbolji alat za to jer ćete zahtjeve primati u pisanom obliku.
- Napravite dnevni red sastanka na kojem ćete zabilježiti sve teme o kojima će se raspravljati, govornike i raspodjelu vremena. Ako postoji zahtjev za temu koja odstupa od opće teme, obratite se dotičnoj osobi i zamolite je da podnese poseban zahtjev o kojem će se raspravljati na sljedećem sastanku.
- Napravite realan raspored. Objašnjenja i rasprave koje traju 30 minuta ne smiju se prisiliti da završe u 15 minuta. Napravite raspored prema potrebi i završite sastanak ranije kada se rasprave sve teme.
Korak 5. Predložite pravila sastanka
Ne morate donositi formalna pravila niti uvoditi sankcije, ali provedbom pravila sastanak se odvija bez problema i svi mogu dobro izraziti svoje mišljenje.
Navedite pravila kada se sastanak otvori govoreći: „Kako bi uštedjeli vrijeme, sudionici mogu postavljati pitanja i odgovarati nakon što govornik završi s izlaganjem. Ako i dalje imate povratne informacije nakon isteka vremena za raspravu, pošaljite mi poruku e -poštom kako bismo mogli dalje razgovarati o tome.”
Korak 6. Odredite vremensku podjelu
Odredite dnevni red sastanka tako što ćete odrediti koliko će svakom govorniku trebati i razgovarati o svakoj temi.
- Obavijestite podjelu vremena prije početka sastanka kako bi svi sudionici znali kada mogu pridonijeti i spriječili nasumične ili iskrivljene rasprave.
- Kao vodič, ostavite najmanje 10 minuta za raspravu nakon što se razgovara o određenim temama.
Korak 7. Predajte dnevni red sastanka
Dan prije sastanka pošaljite dnevni red sastanka svim sudionicima kako bi svi imali fotokopiju rasporeda i znali svrhu sastanka. Osim toga, također vas mogu obavijestiti ako na dnevnom redu postoje netočne informacije.
Korak 8. Pošaljite podsjetnik
Prije nego započnete prvi ili nerutinski sastanak, pošaljite podsjetnik sat vremena unaprijed kako bi svi sudionici bili na vrijeme.
3. dio 3: Postanite učinkovit vođa sastanka
Korak 1. Budite dobar vođa sastanka
Pokušajte komunicirati sa svim sudionicima tijekom sastanka kako bi se postigli ciljevi sastanka. Prenesite odgovornost za predsjedavanje sastancima na pozvane predavače radi rasprave o određenim temama. Vi sami morate aktivno sudjelovati u raspravi.
Korak 2. Obavijestite radne ciljeve koji su bili, a nisu postignuti
Ako je svrha sastanka raspraviti nekoliko ciljeva, obavijestite o napretku koji je postignut i tko je odgovoran za postizanje.
- Ako postoji plan rada koji nije napredovao od zadnjeg sastanka, pitajte zašto.
- Ako je to zbog nedostatka vremena ili drugih resursa, razgovarajte o rješenju s osobom koja je imenovana da vodi projekt ili detaljno razgovarajte o tom pitanju izvan sastanka.
Korak 3. Preusmjerite se ako rasprava odstupa od teme
Ponekad rasprava izgubi svoj put zbog entuzijazma ili razočaranja sudionika. Usredotočite pozornost i preusmjerite zalutale rasprave na sljedeće načine:
- Shvatite sastanak kao misiju prikupljanja činjenica. Dajte svakom sudioniku priliku da govori kako biste prikupili što je moguće više informacija. Ova metoda također tjera sudionike sastanka da govore naizmjence, uključujući i one koji vole dominirati sastankom.
- Koristite Cyberstorming, program za elektroničku komunikaciju za razmjenu ideja u grupama i možete ga koristiti za neformalne sastanke. Ova metoda sprječava natjecanje među članovima tima u želji da ih se čuje jer svi u grupi mogu vidjeti unose drugih članova.
- Budite neutralni ako netko na sastanku raspravlja o temi s dnevnog reda, na primjer govoreći: “Zanimljiva ideja, Bob! Možemo o tome kasnije.” Mnogi ljudi ne shvaćaju da raspravljaju o stvarima koje odstupaju od dnevnog reda sastanka, ali doći će k vama na razgovor ako je to pitanje zaista važno.
- Kontrolirajte smjer rasprave. Osim sudionika koji predugo pričaju, problemi na sastanku mogu se pojaviti jer netko nastavlja raspravljati o temama koje nisu na dnevnom redu. Da biste to prevladali, prvo poslušajte što ima za reći, a zatim predložite da se o tom pitanju dalje raspravlja na sljedećem sastanku. Naglasite da će se na sastanku nastaviti raspravljati o temama navedenim na dnevnom redu.
- Obavite privatni razgovor s osobom koja dominira sastankom i pitajte zašto. Pokažite zabrinutost, umjesto da se živcirate. Usredotočite se na ono što ste primijetili tijekom sastanka i dopustite mu da objasni svoje ponašanje. Ponudite mu pomoć da prestane dominirati sastankom.
Korak 4. Prijeđite na sljedeću temu prema rasporedu
Vježbajte upravljanje vremenom tako što ćete biti asertivni, nemojte biti nepristojni. Dobro određivanje vremena daje do znanja svakom sudioniku da je sastanak još uvijek u tijeku i da se rasprave koje nisu povezane sa sastankom mogu nastaviti nakon što sastanak završi.
Nemojte žuriti. Čak i ako morate preuzeti kontrolu nad situacijom, sastanak će biti manje koristan ako se rasprava skrati. Prije nastavka sastanka dajte sudionicima priliku da postave pitanja ili da daju svoje mišljenje. Pobrinite se da se svi članovi tima osjećaju uključeno, umjesto da se osjećaju zanemareno
Korak 5. Naglasite važnu temu
Naglasite glavne ciljeve koje treba postići i njihov odnos s drugim ciljevima koji podržavaju postizanje glavnih ciljeva.
Objasnite sudionicima sastanka kako bi razumjeli opseg projekta na kojem rade i njihove uloge kao važan dio cjeline
Korak 6. Ako je potrebno, pomozite pri bilježenju
Prije početka sastanka odlučite tko će voditi zapisnik. Ako je preopterećen, pružite ruku pomoći ili sami vodite bilješke.
Korak 7. Pojasnite u slučaju nesporazuma
Nakon što se razgovara o svim temama, voditelj sastanka sačinit će sažetak tako da sudionici znaju rezultate sastanka i postavljaju pitanja ima li još stvari koje nisu jasne.
Kao voditelj sastanka, pružite detaljna objašnjenja kako bi svi sudionici razumjeli rezultate sastanka
Korak 8. Prije zatvaranja sastanka navedite detaljan sažetak
Čelnici koji odlučno donose odluke spriječit će stagnaciju i neodlučnost, natjerati zaposlenike da rade marljivo i motivirano, reagirati na promjene i nove informacije. To se može vidjeti iz sljedećih karakteristika:
- Imajte jasne ciljeve kako biste osigurali usklađenost odluka s ciljevima tvrtke/organizacije i etikom.
- Njegujte pokazujući uzor u životu i poštujući radnu etiku kao temelj za učinkovito i djelotvorno donošenje odluka.
- Pokažite transparentnost, naime nesebičnost dokazujući da odluke koje su korisne za tvrtku daju svima priliku za razvoj.
- Gledajući na neuspjeh kao na priliku za učenje koja će biti odskočna daska za donošenje boljih odluka. Kad nešto pođe po zlu, odlučan vođa može razumjeti situaciju.
- Otvoreno i učinkovito komuniciranje u skladu s korporativnom/organizacijskom kulturom radi sprječavanja nedosljednosti ili kontradikcija u komunikaciji s podređenima ili nadređenima.
