Po svojoj prirodi, e -pošta nije toliko formalna kao pisano pismo. Međutim, postoje slučajevi kada morate koristiti formalniji ton pri pisanju e -pošte. Razmislite tko je primatelj, a zatim odaberite pravi pozdrav. Nakon toga možete smisliti format pozdrava i napisati uvodnu rečenicu.
Korak
1. dio od 3: Razmatranje primatelja
Korak 1. Odlučite koliko morate biti formalni
Čak i ako napišete "formalnu" poruku e -pošte, razina formalnosti ovisi o osobi koja ju prima. Na primjer, razina formalnosti e -pošte predavaču nije ista kao e -poruka za prijavu za posao.
Kako biste bili sigurni, pri prvom kontaktu upotrijebite formalniji ton
Korak 2. Pronađite ime primatelja
Istražite kako biste pronašli primatelje koje ne poznajete. Poznavanje imena učinit će pozdrav osobnijim čak i ako koristite formalnu tehniku.
Korak 3. Slijedite primjer primatelja
Ako vam primatelj prvo pošalje e -poruku, možete kopirati pozdrav koji koristi. Na primjer, ako koristi "Bok" i vaše ime, možete odgovoriti istim stilom, koristeći "Bok" i njegovo ime.
2. dio od 3: Biranje pozdrava
Korak 1. Upotrijebite “Poštovani”
Pozdrav "Dragi". (iza kojeg slijedi ime primatelja) iz nekog se razloga vrlo često koristi. Ovaj je pozdrav formalni, a da nije pretjeran, i toliko poznat da ne privlači veliku pozornost, i to je u redu. Ne želite pozdrav koji se ističe jer nije na mjestu.
Korak 2. Pokušajte "S poštovanjem" ako ne znate ime primatelja
Ovaj se pozdrav relativno formalno koristi u poslovnoj e -pošti, osobito ako ne znate ime primatelja. Međutim, bilo bi dobro prvo potražiti ime ako je moguće.
Također možete upotrijebiti “Koga to može zabrinuti” ako je poruka e -pošte vrlo formalna i ne znate ime primatelja. Međutim, ovaj pozdrav ponekad čini ljude uvrijeđenima jer nije osoban
Korak 3. Razmotrite "Bok" ili "Zdravo" u manje formalnoj e -poruci
E -poruke općenito izgledaju manje formalno od pisama. Dakle, možete koristiti pozdrav poput "Bok" u prilično formalnoj e -pošti. Na primjer, ako pišete e -poruku predavaču, posebno onom koji vam je poznat, ipak je prikladno pozdraviti se.
Korak 4. Nemojte koristiti "Hej"
Dok je "Bok" prihvatljivo u poluformalnim e-porukama, "Hej" je druga priča. Ovaj pozdrav je vrlo ležeran, čak i u izravnom govoru. Zato biste ga trebali izbjegavati. Čak i ako dobro poznajete svog šefa, izbjegavajte korištenje "Hej" u e -porukama upućenim njemu ili njoj.
Korak 5. Koristite naziv umjesto imena ako je potrebno
Ponekad, kad nekome napišete e -poruku, znate samo njegov položaj u tvrtki ili organizaciji. U tom slučaju samo upotrijebite naslov umjesto imena, kao što je “Poštovani. HR menadžer, „Poštovani. Povjerenstvo za zapošljavanje”, ili„ Poštovani. Profesor.
Korak 6. Dodajte pozdrav kako biste e -poruku učinili formalnijom
Ako je moguće, dodajte "Gospodine", "Otac", "Majko", "Dr." ili "Profesor" ispred imena primatelja radi formalnijeg dojma. Također, koristite svoje prezime ili puno ime, a ne samo ime.
Dio 3 od 3: Sastavite i započnite e -poštu
Korak 1. Stavite pozdrav u prvi redak
Gornji red zauzima pozdrav koji ste odabrali, a zatim ime primatelja. Upotrijebite naslov ili naslov ako je moguće, kao što su "Gospodin", "Majka" ili "Dr.", nakon čega slijedi vaše ime i prezime.
Korak 2. Koristite zareze
Općenito, nakon pozdrava trebate koristiti zarez. U službenom pismu možete koristiti dvotočku, ali to je obično previše formalno za e -poštu. Zarez će biti dovoljan, ali možete koristiti dvotočku ako pišete uvodno slovo u e -poruci.
Korak 3. Nastavite na sljedeći redak
Selam ima svoje mjesto na vrhu. Nakon toga pritisnite tipku Enter za nastavak na sljedeći redak. Ako umjesto razmaknutih rečenica koristite razmake za nove odlomke, postavite praznu crtu između pozdrava i prvog odlomka.
Korak 4. Predstavite se u uvodnoj rečenici, ako je potrebno
Za prvu e -poruku predstavite se čak i ako primatelja poznajete u stvarnom životu. Pružanjem osobnih podataka primatelji će biti potaknuti da pročitaju vašu e -poštu.
- Na primjer, "Moje ime je Jessica Hartono i direktor sam marketinga u tvrtki ABC." Možete se i predstaviti primatelju, na primjer, "Moje ime je Rama Susanto i pohađam vaš tečaj marketinga (Marketing 101 svakog utorka i četvrtka popodne)."
- Ako već znate primatelja i poslali ste mu poruku e -poštom, prvu rečenicu upotrijebite kao pozdrav. Na primjer, "Hvala vam na tako brzom odgovoru" ili "Želim vam dobro zdravlje".
Korak 5. Napišite tijelo e -pošte
Većina službenih poruka e -pošte dopire do srži stvari. To znači da bi prva i druga rečenica trebale objasniti zašto pišete primatelju. Zapamtite, budite što je moguće kraći o svom cilju.
