Ako vaš posao zahtijeva da kontaktirate klijente telefonom, vjerojatno ćete puno ostavljati glasovne poruke. Međutim, što točno treba reći nakon što se na telefonu čuje zvučni signal? Dostava svih relevantnih informacija putem govorne pošte može biti zastrašujuća pa se mnogi detalji na kraju zanemare. Zamijenite improviziranu dostavu glasovnih poruka ispravnim sustavom. Kroz nekoliko točaka koje se lako pamte, možete osigurati da se sve važne informacije prenose primatelju tako da će se povećati šanse za povratni poziv.
Korak
Metoda 1 od 3: Predstavljanje sebe
Korak 1. Upotrijebite odgovarajući ton glasa
Čim se poruka počne snimati, govorite jasnim i lako čujnim glasom. Ne mrmljajte i ne govorite prebrzo. Pokušajte učiniti da vaš glas zvuči privlačno i energično kako biste privukli pozornost slušatelja. Čak i ako vas ne može vidjeti, ton će vam biti jasan. Stoga, upotrijebite pravi ton glasa.
- Izgovorite svaku riječ naglas. Loš signal može vam zamagliti glas, čak vam i riječi ponestanu. Glas običnog razgovora može se nejasno čuti prilikom poziva.
- Kvaliteta vašeg glasa trebala bi odražavati svrhu poziva. Na primjer, možete ostaviti glasnu glasovnu poruku kako biste svojoj nećakinji čestitali na završetku škole. Međutim, ako želite izraziti sućut, ostavite ozbiljnu i poštujuću poruku.
Korak 2. Recite svoje ime
Navedite svoje ime na početku poruke. Na taj će način osoba na pozivu znati tko ste. Jednostavne riječi, poput "Ovo (vaš nadimak)" mogu se koristiti u raznim situacijama. Također možete koristiti pristojnije rečenice, poput "Moje ime je (puno ime)" ako vas osoba koja vas zove nikada nije upoznala. Prijatelji i obitelj mogu vas prepoznati bez dodatne identifikacije. Ako je poziv povezan s poslom, primatelju poziva potrebno je ime da bi znao svrhu poziva, kako bi mogli osobnije komunicirati.
- Gore navedeni koraci zvuče trivijalno, ali nervozni pozivatelji često ih zaborave pri ostavljanju glasovnih poruka.
- Ako imate profesionalni naziv ili opis sebe koji vam mogu pomoći da vas identificirate, navedite to iza svog imena. Na primjer „Moje ime je Dr. Arief, radiolog u Općoj bolnici Tangerang”, ili“Ovo je Tasya, ja sam Selvyjeva majka koja je u istom razredu s vašim djetetom”.
Korak 3. Navedite svoj telefonski broj
Navedite svoj telefonski broj nakon spominjanja imena. Većina primatelja telefona čekaju do kraja glasovne pošte da dobiju podatke za kontakt, ali ako ih primatelj ne ukloni odmah, morat će započeti poruku iznova. Ne zaboravite govoriti polako i jasno kada spominjete telefonski broj kako bi ga primatelj mogao dobro čuti.
- Jednostavan način izgovaranja telefonskog broja na početku poruke je reći nešto poput "Ovo je (vaše ime), moj broj (vaš telefonski broj)" ili "Ovo je (vaše ime) s broja (vaš telefonski broj).”
- Iako značajka ID pozivatelja omogućuje primatelju da vidi vaš broj, ipak se preporučuje da navedete telefonski broj u slučaju da vaš broj nije spremljen ili želite da vas primatelj nazove na drugi broj.
Korak 4. Uspostavite vezu
Kad čujete glasovne poruke vezane za posao od nepoznatih pošiljatelja, ljudi će se početi osjećati sumnjičavo ili će izgubiti interes ako ne znaju tko ste i koja je svrha poziva. Umirite ih spominjanjem imena poznatog prijatelja ili osobe koja je dala broj. Opet, ova metoda može učiniti da se poziv učini osobnijim. Govorna pošta neće biti očekivana i najvjerojatnije ćete dobiti odgovor koji očekujete.
- Pokušajte napraviti kratak uvod kako biste obavijestili slušatelje, na primjer, "Dobio sam ovaj broj od Andija, koji je rekao da ćete prodati svoj brod."
- Čak i ako ne zovete poslovno, uspostava osobne veze može učiniti da se primatelj osjeća ugodnije. "Ovo je Bob, vaš susjed s druge strane kuće" zvuči prijateljskije nego "Ovo je Bobby Rahmadika Setiawan".
Metoda 2 od 3: Objašnjenje vaših potreba
Korak 1. Unaprijed razmislite što ćete reći
Prije nego što napustite govornu poštu, morate znati što pokušavate prenijeti. Ovo nije problem ako imate na umu određeni cilj, ali čuti zvučne signale koji signaliziraju da se snima glasovna pošta može svakoga učiniti nervoznim. Podijelite informacije koje želite prenijeti na nekoliko točaka, a zatim objasnite sve prije nego što poklopite slušalicu.
- Posebno za vrlo važne glasovne poruke, možete napisati grubu skriptu prije snimanja poruke.
- Ako iznenada zamuckujete, usredotočite se na to da ukratko spomenete svoje ime, podatke za kontakt i razlog poziva.
- Zamislite da šaljete glasovnu poruku kako biste ostavili romantičnu poruku o spoju prethodne noći. Zamišljanje glasovne poruke koju ćete poslati prije snimanja poruke može vam dati hladan, miran i ugodan osjećaj umjesto da budete nervozni i sramežljivi.
Korak 2. Neka vaša poruka bude kratka
Ograničite svoju govornu poštu na 20-30 sekundi. Rijetko će vam trebati glasovna poruka dulja od tog trajanja. Ne želite da se primatelji umore od predugih i slovnih poruka. Ostanite koncentrirani i prenesite poruku izravno na stvar. Kratke poruke mogu izazvati znatiželju pa je primatelj zainteresiran za uzvraćanje poziva.
- S druge strane, ako je vaša govorna pošta prekratka, primatelj može smatrati da je nevažna, a zatim je izbrisati, a da ga prethodno ne slušaju. To se može dogoditi ako nazovete s nepoznatog broja.
- Svrha napuštanja govorne pošte je natjerati nekoga da nazove poziv, a ne podijeliti sve podatke koje biste htjeli dati prilikom izravnog poziva.
Korak 3. Pokrenite govornu poštu s najvažnijim podacima
Nemojte lupati po grmlju sa svojim razlozima za poziv. Ako samo želite pitati kako ste, samo to recite. Ako želite ponuditi određenu stavku ili potvrditi termin, recite to. Slušatelji će brzo izgubiti interes i izbrisati poruku ako ne navedete svrhu poziva na početku poruke.
- Imate jako malo vremena za prenošenje poruke. Ako previše govorite, slušatelji mogu isključiti poruku prije nego što dobije važne informacije.
- Bolje je izravno prenijeti loše vijesti, poput "Tata je u bolnici", a zatim iskoristiti ostatak vremena za prenošenje suosjećanja i objašnjenja, umjesto da se okrećete sve dok slušatelj nije zabrinut.
Korak 4. Ostavite poruke osobno i organski
Oduprite se želji da govorite ukočeno kao kad razgovarate telefonom. Budite prijateljski raspoloženi, budite svoji i govorite prirodno. Ljudi mogu uočiti prodavača koji ih pokušava natjerati da nešto kupe, pa će vjerojatnije poslušati vašu govornu poštu ako se osjećaju pristojno.
Govoreći kao da čitate scenarij ostavit će se dojam da je slušatelj samo jedan od mnogih ljudi koje pozovete da ponude isto
Metoda 3 od 3: Zatvaranje govorne pošte
Korak 1. Unesite određeno pitanje ili zahtjev
Kad završite poruku, objasnite zašto želite da primatelj uzvrati poziv. Postavite određeno pitanje ili podnesite zahtjev koji će ga motivirati da podigne slušalicu. Ako se primatelj osjeća zbunjen ili nesiguran u vaše odredište nakon što je čuo govornu poruku, poruka je bila neuspješna.
- Pokušajte upotrijebiti izraze poput "Javite mi ako vam se sviđa recept" ili "Bilo bi mi zanimljivo čuti vaše ideje o ovom prijedlogu."
- Ljudi su motiviraniji da nazovu ponovno ako podnesete određeni zahtjev, a ne jednostavno kažete "Nazovi me, u redu."
Korak 2. Ponovo unesite svoje ime i podatke za kontakt
Završite poruku ponavljanjem svog imena i telefonskog broja. Ponovite svoj telefonski broj dva puta kako primatelj ne bi čuo pogreške i mogao bilježiti. Obavezno navedite sve korisne detalje kada primatelj uzvrati poziv, primjerice kada imate vremena i kada je najbolje vrijeme za poziv.
- Izgovaranje telefonskog broja više od dva puta na kraju poruke previše je i može biti uvredljivo za primatelja poruke.
- Ne morate vježbati ovaj korak ako se poruka ležerno prenese prijateljima ili obitelji.
Korak 3. Nemojte doslovno dovršiti poruku
Kad dođe vrijeme za prekid veze, nemojte nastavljati čavrljati niti nepotrebno produžavati poruke. Ako primatelj nije netko do koga vam je stalo, nema potrebe ostavljati slatke riječi. Što je vaša poruka dulja, primatelj će dobiti manje pažnje. Dakle, ne gubite fokus na kraju. Zahvalite mu na ustupljenom vremenu i dopustite mu da nastavi komunikaciju.
- Završne riječi poput "Radujem se što ću vas čuti" mnogo su toplije i učinkovitije od sirastih komercijalnih riječi, poput "Ugodan dan".
- Nemojte žuriti sa zaključcima ili sažeti svoju poruku na kraju. Ako primatelj treba uvježbati određene detalje, on ili ona mogu kasnije ponoviti vašu poruku.
Savjeti
- Sjetite se kada ste dobili govornu poštu zbog koje ste pomislili: "Što ta osoba želi?" Ostavite glasovnu poruku koju želite čuti.
- Navedite e -adresu ili podatke za kontakt uz svoj telefonski broj ako je to još uvijek važno za vašu interakciju s primateljem poruke.
- Ne zaboravite spomenuti datum ako ostavite poruku s podacima o vremenu.
- Osmijeh! Vaš će se osmijeh prenijeti, čak i ako nije vidljiv.
- Ako zovete radi rješavanja osjetljive teme, ograničite podatke podijeljene u govornoj pošti tako da nitko drugi ne može čuti.
- U hitnim slučajevima ili prirodnoj katastrofi, upotrijebite govornu poštu da pokažete da ste dobro.
Upozorenje
- Ako pokušavate natjerati nekoga da nazove, nemojte mu govoriti o prošlim neuspjesima poziva. To će slušatelja iznervirati i neće se osjećati ugodno poslovati s vama.
- Profesionalno, uvijek biste trebali ostaviti govornu poštu ako se osoba s telefona ne javi. Vidjeti mnogo propuštenih poziva bez govorne pošte znači da vaše poslovanje nije važno.
