Plan rada je skup ciljeva i procesa koji mogu pomoći timu i/ili osobi da postignu taj cilj. Čitajući plan rada možete bolje razumjeti razmjere projekta. Bilo da se koriste na radnom mjestu ili u akademskim krugovima, planovi rada pomažu vam u održavanju projekata organiziranim. Kroz radni plan razlažete proces na male, lagane zadatke, a pritom znate što želite postići. Naučite kako izraditi plan rada kako biste bili bolje pripremljeni za svoj sljedeći projekt.
Korak
Korak 1. Odlučite čemu služi vaš plan rada
Postoji mnogo razloga zašto razvijamo plan rada. Postavite taj cilj unaprijed kako biste se mogli dobro pripremiti za projekt. Upamtite, većina radnih planova vrijedi za određeno vrijeme, na primjer 6 mjeseci ili 1 godinu.
- U uredu radni plan pomaže vašem šefu da zna na kojim ćete projektima raditi sljedećih nekoliko mjeseci. Vašem šefu te su informacije potrebne obično nakon godišnje provjere učinka ili kada vaš tim radi na velikom projektu. Plan rada može biti i rezultat sesije strateškog planiranja koju tvrtka napravi na početku nove kalendarske ili fiskalne godine.
- U akademskom svijetu planovi rada prikladni su za studente za rad na velikim projektima ili za predavače za izradu nastavnog programa po semestru.
- Za osobne projekte radni plan daje vam ideju o tome što namjeravate učiniti, kako ćete to učiniti i kada to planirate dovršiti.
Korak 2. Napišite uvod i pozadinu
Za profesionalni plan rada trebate napisati uvod i pozadinu. Vaš šef ili upravitelj dobit će potrebne informacije za razumijevanje plana rada. S druge strane, akademski planovi rada obično ne trebaju uvod i pozadinu.
- Uvod bi trebao biti kratak i zanimljiv. Podsjetite šefa zašto ste napravili taj plan rada. Upoznajte ga s projektom na kojem ćete raditi u određenom vremenskom razdoblju.
- Pozadina bi trebala isticati zašto ste kreirali plan rada. To možete učiniti, na primjer, prezentiranjem pojedinosti ili statistike najnovijeg izvješća, identificiranjem problema koje je potrebno riješiti ili drugim razlozima na temelju unosa i povratnih informacija koje ste dobili tijekom rada na prethodnim projektima.
Korak 3. Definirajte ciljeve i ciljeve
Ciljevi su dvije međusobno povezane stvari. U planu rada oboje dovodi do postizanja rezultata. Razlika je u tome što su ciljevi općeniti, dok su ciljevi specifičniji.
- Ciljevi su ukupna slika vašeg projekta. Zapišite koje krajnje rezultate želite od plana rada. Provjerite je li pokrivenost široka. Na primjer, recimo da želite dovršiti istraživački rad ili naučiti pisati.
- Ciljevi trebaju biti specifični i opipljivi. Drugim riječima, trebali biste moći prekrižiti korake na popisu ciljeva nakon što ih dovršite. Pronalaženje izvora za razgovor za vaš istraživački rad dobar je primjer mete.
- Ako su postojeći ciljevi previše raznoliki, možete ih raščlaniti na dugoročne kratak, točka srednji, i pojam dugo. Na primjer, kratkoročni cilj tvrtke povećanje broja publike za 30% u tri mjeseca razlikuje se od dugoročnog cilja jačanja vidljivosti robne marke na društvenim mrežama za godinu dana.
- Ciljevi se obično pišu aktivnim rečenicama pomoću glagola radnje s određenim značenjem. Na primjer, "planiranje", "pisanje", "poboljšanje" i "mjerenje". Izbjegavajte glagole s nejasnim značenjima poput "učiti", "razumjeti" i "znati".
Korak 4. Izradite plan rada sa "SMART" ciljevima
SMART je kratica koja se obično koristi za traženje opipljivijih i ostvarivijih rezultata u planovima rada.
- Specifično znači detaljno. Što ćemo za koga točno učiniti? Opišite populaciju kojoj ćete služiti i sve posebne radnje kojima ćete im pomoći.
- Mjerljiv znači mjerljiv. Je li cilj kvantitativan i mjerljiv? Možete li izračunati rezultat? Jeste li planirali posao tako da se "razina zdravlja u Južnoj Africi poboljša u 2012."? Ili to strukturirate tako da "broj slučajeva HIV/AIDS infekcije među novorođenčadima u Južnoj Africi padne za 20% do 2020."?
- Ostvarivo znači ostvarivo. Možete li ga dovršiti u predviđenom roku s resursima koji su vam na raspolaganju? S obzirom na sva ograničenja koja postoje, vaš cilj mora biti realan. Povećanje prodaje za 500% ima smisla ako je vaša tvrtka mala. Povećanje prodaje za 500% gotovo je nemoguća meta za tvrtku koja je dominirala tržištem.
- Relevantno vezano je za interese. Hoće li cilj imati utjecaj na vaš željeni cilj ili strategiju? Iako važno za opće zdravlje, je li istina da mjerenje visine i težine srednjoškolaca može izravno dovesti do promjena u postupcima mentalnog zdravlja? Pobrinite se da vaši ciljevi i metode rada imaju jasnu i intuitivnu vezu.
- Vremensko ograničenje vremenski je ograničen. Kada je cilj postignut i/ili kada ste znali da ste ga postigli? Odredite datum završetka projekta. Također napomenite, ako postoji, kakav je krajnji rezultat mogao uzrokovati rani završetak vašeg projekta, sa svim postignutim rezultatima.
Zapamtite, za izračunavanje promjene potrebno je navesti osnovni broj. Ako ne znate koliko je novorođenčadi u Južnoj Africi zaraženo HIV -om/AIDS -om, kako možete osigurati da se broj slučajeva smanji za 20%?
U određenim situacijama možda ćete se morati posavjetovati sa stručnjakom kako biste bili sigurni da su ciljevi u vašem planu rada ostvarivi
Korak 5. Navedite resurse koje imate
Na ovaj popis napišite sve što vam je potrebno za postizanje vaših ciljeva. Resursi imaju različite oblike, ovisno o tome čemu služi vaš plan rada.
- Resursi u uredu uključuju financijske proračune, zaposlenike, konzultante, zgrade ili sobe i knjige. Možete priložiti detaljan proračun ako je plan rada formalniji.
- Izvori u akademskoj zajednici uključuju pristup knjižnicama; istraživački materijali poput knjiga, novina i časopisa; pristup računalu i internetu; kao i profesori ili drugi ljudi koji vam mogu pomoći kada imate pitanja.
Korak 6. Prepoznajte postojeća ograničenja
Granice su prepreke koje vas mogu omesti u nastojanjima da postignete svoje ciljeve. Na primjer, kada radite istraživačke zadatke u školi ili na fakultetu, vaš raspored se pokaže pretijesnim pa ne možete dobro istraživati i pisati. Stoga vam je granica užurban raspored. Pokušajte ukloniti druge obveze tijekom semestra kako biste mogli učinkovito dovršiti svoj plan rada.
Korak 7. Tko je odgovoran?
Odgovornost je bitan element dobrog plana. Tko je odgovoran za izvršavanje svakog zadatka? Čak i ako postoji tim koji radi na zadatku, jedna osoba mora biti odgovorna za to da se zadatak dovrši na vrijeme.
Korak 8. Napišite strategiju
Promatrajte svoj plan rada, a zatim odlučite kako ćete koristiti svoje resurse dok svladavate ograničenja za postizanje svojih ciljeva.
- Napišite detaljan popis radnji. Odredite što se mora događati svaki dan ili svaki tjedan da biste postigli svoje ciljeve. Navedite i koje radnje drugi članovi tima trebaju poduzeti. Za organiziranje ovih podataka možete koristiti softver za upravljanje projektima ili osobni kalendar.
- Napravite raspored. Iako možete napraviti okvirni raspored rada, s vremena na vrijeme mogu se pojaviti nepredviđeni događaji ili situacije. Stoga napravite mjesta u svom rasporedu kako biste izbjegli kašnjenja.
Savjeti
- Definirajte prekretnice ako je vaš projekt velik. Prekretnice su točke u projektu koje ističu postizanje određenih ciljeva. To možete smatrati i mjestom za razmišljanje kada promatrate koliko je proces napredovao i istodobno pazite da ne odstupa od plana rada.
- Napravite plan rada koji vam odgovara. Može biti detaljan, može biti opsežan, ovisno o vašim željama ili potrebama. Možete pisati na komad papira ili pomoću profesionalnog softvera, koristeći slike i boje. Koristite ono što vam je najprirodnije i najučinkovitije.
