Planovi za izvanredne situacije, poznatiji kao planovi za hitne slučajeve, vrlo su korisni u predviđanju pojave stvari koje rezultiraju prestankom operativnih aktivnosti. U upravljanju organizacijom mogu se stvarno pojaviti različiti rizici, počevši od tehničkih smetnji (npr. Gubitak podataka) do prirodnih događaja (npr. Poplave). Stoga svaka organizacija mora razviti učinkovit plan za nepredviđene situacije kako bi bila spremna nositi se s različitim štetnim događajima.
Korak
1. dio od 3: Predviđanje različitih rizika
Korak 1. Pripremite se prije izrade plana za nepredviđene situacije
Glavna svrha pripreme plana za izvanredne situacije je održavanje kontinuiteta operativnih aktivnosti organizacije u slučaju katastrofe.
- Prvo, definirajte formalnu politiku u kojoj se navodi da organizacija mora razviti plan za nepredviđene situacije.
- Napravite jednostavan i praktičan plan. Koristite riječi koje su lako razumljive i dajte smjernice koje čitatelj može lako primijeniti jer ovaj plan mora provoditi svo osoblje u organizaciji.
- Odredite posebne razloge zbog kojih morate napraviti plan za nepredviđene situacije. Zamislite pokazatelje koji služe kao mjerila za utvrđivanje uspješne provedbe plana za nepredviđene situacije kako bi organizacija mogla nastaviti s uobičajenim aktivnostima. Odredite operativne aktivnosti koje igraju važnu ulogu u kontinuitetu vašeg poslovanja.
Korak 2. Napravite plan za nepredviđene situacije odgovarajući na tri važna pitanja
Izrada plana koji može odgovoriti na sva tri ova pitanja način je da osigurate da ne propustite nijedan aspekt koji trebate razmotriti.
- Koji bi se događaji mogli dogoditi?
- Koje ćemo radnje poduzeti da to riješimo?
- Što trebamo učiniti da se pripremimo?
Korak 3. Saznajte s kakvim će se rizicima vaša organizacija vjerojatno suočiti
Određivanje rizika koji se mogu pojaviti jedan je od važnih aspekata u pripremi plana za nepredviđene situacije. Međutim, proces će biti različit ovisno o situaciji i stanju svake organizacije. Prilikom utvrđivanja rizika trebali biste uzeti u obzir i okolnosti vaše vlastite organizacije. Planovi za nepredviđene situacije potrebni su za predviđanje poslovnih rizika u obliku:
- Prirodne katastrofe, na primjer: poplave, uragani i suše. Ostali rizici: financijske krize, nesreće na poslu, problemi s osobljem (npr. Smrt vođe organizacije ili štrajk zaposlenika), gubitak podataka, kaos u upravljanju i problemi s proizvodom (npr. Neispravni proizvodi).
- Usredotočite se na pripremu planova o aspektima upravljanja, komunikacije, financija, koordinacije, logistike i rješavanja tehničkih problema.
- S tehničkim problemima obično se suočava tim koji se bavi komunikacijskom infrastrukturom. Morate uzeti u obzir rizik gubitka podataka ili korisnika.
Korak 4. Razmotrite rizike prema prioritetu
Odredite ocjenu rizika na temelju veličine šanse za nastanak rizika. Općenito, planovi za nepredviđene situacije ne mogu predvidjeti sve rizike jer šanse za nastanak nisu iste. Pokušajte saznati rizike za koje postoji najveća šansa da će se dogoditi i koji će uvelike utjecati na operativne aktivnosti.
- Usredotočite se na događaje s najsmrtonosnijim posljedicama. Zapišite sve događaje koji utječu na operacije i dodijelite ocjenu od 1 do 10. Razmislite o utjecaju svakog od ovih događaja, na primjer: požari motora imaju nižu ocjenu od tvorničkih požara.
- Nakon toga, odredite ocjenu na temelju učestalosti pojavljivanja rizika. Na primjer: dajte ocjenu 1 za rizik koji se javlja jednom mjesečno i ocjenu 10 za rizik koji se javlja jednom u 100 godina. Pomnožite dva broja kako biste dobili ukupan rezultat koji pokazuje veličinu rizika i njegov utjecaj na organizaciju.
- Izradite plan za nepredviđene situacije počevši od događaja s najvišom ocjenom. Pripremite rješenja za predviđanje ovih događaja. Osim toga, možete poboljšati radne procese za događaje s niskim bodovanjem. Temeljni aspekti koji osiguravaju kontinuitet aktivnosti organizacije moraju biti glavni prioritet, na primjer: upravljanje novčanim tokovima, razvoj tržišnog udjela i poboljšanje učinka zaposlenika.
2. dio od 3: Definiranje više scenarija
Korak 1. Odredite scenarij za događaj s najvećim rizikom
Kako bi se izradio učinkovit plan za izvanredne situacije, definirajte realne scenarije za svaki rizik. Stvorite poseban okvir kako biste predvidjeli kakav bi utjecaj bio da se dogodio najveći rizik.
- Učinak možete utvrditi nakon što temeljito sastavite scenarij. Detaljno razmislite o najvećem utjecaju svakog scenarija.
- Iz scenarija pripremite nekoliko verzija plana s stupnjevanim intenzitetom utjecaja, na primjer: blagi utjecaj, umjereni utjecaj i ozbiljan utjecaj.
Korak 2. Napravite raspored provedbe plana prema scenariju
Odredite koje je osoblje odgovorno za koje radnje i kada. Također pripremite ažurirani popis ili popis kontakata i odredite tko bi trebao slati obavijesti.
- Pripremite raspored tako da svo odgovorno osoblje zna što treba raditi prvog dana ili tijekom prvog tjedna. Za svaki scenarij izradite poseban raspored.
- Napravite raspored prema scenariju kako biste predvidjeli pojavu prepreka u različitim aspektima organizacije, na primjer u pogledu radnih objekata (infrastrukturna ograničenja), organizacije (ne postoji sustav upozorenja za hitne slučajeve ili stručan tim za reagiranje) i institucija (na primjer: nedostatak izvora financiranja ili vanjsko poslovanje partnera). Odredite osoblje koje bi trebalo biti odgovorno za određene aspekte.
Korak 3. Razmislite o najvažnijim čimbenicima za ponovno pokretanje vašeg poslovanja
Detaljno razgovarajte o tome provodeći pregled kapaciteta i ranjivosti unutar organizacije. Ima li organizacija odgovarajuće sposobnosti za rješavanje ili rješavanje svakog rizika?
- Na primjer: katastrofa koja se može dogoditi je poplava jer se riječna voda izlijeva i poplavljuje stanove na obalama rijeke. Loša infrastruktura može izazvati ranjivost, a dostupnost kvalificiranog osoblja organizacijski je kapacitet.
- Napravite poštenu procjenu resursa. Odredite što treba promijeniti ili smanjiti zbog ograničenih sredstava? Provedite analizu kako biste utvrdili utjecaj na poslovne aktivnosti kako biste mogli odrediti radnje koje se moraju poduzeti kako bi organizacija nastavila djelovati i bila u mogućnosti postići svoje ciljeve.
Korak 4. Odredite kako smanjiti rizik
Nakon što napravite plan za nepredviđene situacije, nemojte sjediti i nadati se da se ništa loše neće dogoditi. Poduzmite različite korake za smanjenje rizika i poduzmite prevenciju.
- Saznajte postoje li kolege spremne pomoći. Postoje li lokalni resursi koji se mogu koristiti u slučaju katastrofe? Ima li susjeda spremnih pomoći?
- Učinkovit plan za izvanredne situacije može otkriti različite aspekte koje je potrebno poboljšati tako da plan koji je u početku bio vrlo koristan, sada možda više neće biti potreban.
- Na primjer: shvaćate potrebu za osiguranjem ili provodite simulaciju upravljanja katastrofama. Instalirajte sustav sigurnosne kopije podataka kako biste spriječili gubitak podataka. Napravite plan za svaki scenarij.
Dio 3 od 3: Provedba plana za nepredviđene situacije
Korak 1. Priopćite svim zaposlenicima plan za nepredviđene situacije
Morate što je prije moguće obavijestiti plan o nepredviđenim situacijama na svim razinama uprave organizacije prije nego što dođe do hitnog slučaja.
- Objasnite uloge i odgovornosti svakog osoblja kako se ne bi zbunili kada se ovaj plan mora izvršiti kako bi se spriječila panika.
- Omogućite korisnu obuku kako bi svako osoblje moglo ispunjavati odgovornosti prema planu. Izvršite potrebne simulacije i izvršite prilagodbe nakon obavljenih promatranja.
Korak 2. Testirajte svoj plan
Testirajte u 4 faze kako biste bili učinkovitiji i djelotvorniji. Ako postoje problemi ili sukobi među odjelima, prilagodite plan i ponovno ga testirajte.
- Održavajte sastanke s višim osobljem. Neka odredi datum i vrijeme sastanka kako bi napravio potpuni pregled plana za nepredviđene situacije i cijenio ljude koji su posao odradili do kraja.
- Održavajte međuodjelne sastanke radi pregleda planova odjela. U ovoj fazi morate dodijeliti resurse i identificirati sukobe koji se pojavljuju.
- Pronađite uzrok ključnih kvara sustava. Evaluacija plana može se izvršiti unutar odjela simuliranjem grešaka sustava i/ili prodavača. Simulacije scenarija mogu se izvesti bez gašenja opreme ili odgode procesa koji se moraju nastaviti izvoditi.
- Napravite probni rad. Međutim, morate testirati plan za nepredviđene situacije privremenim zaustavljanjem operacija.
Korak 3. Držite plan za nepredviđene situacije na sigurnom i lako dostupnom mjestu
U slučaju katastrofe, ne dopustite da se plan zapali ili da ga poplava odnese. Da biste po potrebi olakšali pristup, nemojte tajiti pohranu datoteka plana.
- Datoteku plana i kopije čuvajte na nekoliko mjesta kako bi se po potrebi mogli koristiti što je prije moguće.
- Čuvajte kopiju plana na različitim mjestima od izvornika. Recite nekim ovlaštenim osobama kako mu pristupiti.
Korak 4. Uspostavite redovan raspored provođenja pregleda
Promjene se događaju cijelo vrijeme tako da pretpostavke na kojima se temelji priprema plana više ne vrijede. Rizik može biti veći nego pri izradi plana.
- Uključite nekoliko ljudi prilikom izrade i prilagođavanja planova. Na primjer: zamolite nove zaposlenike da daju doprinos ili poboljšaju stvari iz drugačije perspektive.
- Usporedite sve pretpostavke korištene pri izradi plana s trenutnim podacima ili provjerite od treće strane. Sigurnosni sustav na vašem računalu može pohraniti manje podataka nego što mislite.
Savjeti
- Nemojte zanemariti važnost plana za nepredviđene situacije kako ga ne biste izradili!
- Razviti planove za nepredviđene situacije u različitim scenarijima.
- Počnite s planiranjem formiranjem odbora i imenovanjem predsjednika. Odaberite ljude koji imaju vještine, alate i znanje kako bi svaki odjel bio u stanju razviti vlastite planove.
- Ponovno pročitajte sastavljene planove kako biste pronašli stvari koje ste propustili.
