Upravo ste izabrani ili imenovani za tajnika povjerenstva čiji ste član. Sef! Znate li stvoriti, pripremiti i prezentirati zapisnik? Bilo da se radi o "Robertovim pravilima reda" zakonodavca ili se vodi zapisnik u manje formalnom okruženju, ovdje je potrebno slijediti važne metode.
Korak
1. dio od 4: Početne pripreme
Korak 1. Shvatite pravila sastanka vaše organizacije
Ako se očekuje da će tajnik uzeti službeni zapisnik, pitajte poštuje li se skupina Robertova pravila ponašanja ili druge smjernice. U neformalnijem okruženju pitajte što treba unijeti u zapisnik ili kako će se koristiti.
- Kao bilježnik, ne morate biti upoznati sa cijelom stranicom Pravila reda. Međutim, dobivanje primjerka knjige (ili posudba od predsjedatelja) može biti korisna za odgovore na određena pitanja.
- Dobro shvatite svoju ulogu. Neki tajnici koji su vodili zapisnik nisu sudjelovali na sastanku, dok su drugi vodili zapisnik i također pridonijeli raspravi. U oba slučaja tajnik ne bi trebao biti netko tko ima drugu primarnu ulogu, poput voditelja sastanka ili voditelja.
Korak 2. Prethodno pripremite predložak
Svaki zapisnik sastanka sadržavat će većinu istih podataka. Predlošci stvaraju dosljedan format radi lakšeg snalaženja. Uključite razmake za sljedeće informacije.
- Naziv organizacije.
- Vrsta sastanka. Je li ovo tjedni ili godišnji sastanak, manji sastanak odbora ili sastanak koji se održava s posebnom svrhom?
- Datum, vrijeme i mjesto. Napravite mjesta za početak i kraj sastanka (otvaranje i raspuštanje).
- Ime predsjedavajućeg ili predsjedavajućeg sastanka i ime tajnika (ili njihovog nasljednika).
- Popis "sudionika" i "isprike za izostanak". Ovo je lijep izraz za popise prisutnosti. Zabilježite je li postignut kvorum (dovoljan broj ljudi za glasovanje).
- Napravite mjesta za svoj potpis. Kao bilježnik, uvijek biste trebali potpisati svoje bilješke. Kada se zapisnik odobri, u skladu s pravilima vaše organizacije mogu biti potrebni dodatni potpisi.
- Knjiga dnevnog reda, ako je dostupna. Ako predsjedavajući ili voditelj sastanka ne traže od vas da sastavite dnevni red, on bi trebao biti dostupan na zahtjev. Referentni dnevni red pomoći će vam u organiziranju zapisnika sa sastanka.
Korak 3. Ponesite sa sobom prijenosno računalo ili prijenosno računalo
Pobrinite se da vam sve što ponesete bude ugodno. Ako ćete često voditi bilješke, u tu svrhu vodite bilježnicu ili stvorite mapu na računalu.
- Ako uzmete zapisnike za prethodni sastanak koji nije odobren, ponesite ih sa sobom.
- Iako vam snimač zvuka može pomoći da kasnije prepišete minute, oni nisu zamjena za minute. Ako snimate sastanak, pobrinite se da se svi prisutni slože i nemojte se predati iskušenju da napravite prijepis od riječi do riječi.
- Stenografsko učenje ubrzat će bilježenje, ali ne morate zapisati svaku riječ da biste bilježili. Zapravo, trebali biste ga izbjegavati.
- Ako se od vas zatraži da javno vodite zapisnik na sastanku, upotrijebite OHP ili prezentacijsku ploču. Poslije toga vodite bilješke kod kuće bez blijeđenja tinte kako biste mogli pisati svoje bilješke pomoću stenografije.
Dio 2 od 4: Vođenje zapisnika sa sastanka
Korak 1. Podijelite popis prisutnosti
Čim su svi prisutni, podijelite komad papira (više za veće sastanke) s dovoljno prostora da ljudi zapišu svoja imena i podatke za kontakt. Ovaj papir možete koristiti nakon sastanka za popunjavanje odjeljka popisa sudionika u predlošku ili zalijepiti ovaj popis u gotove minute.
Ako niste upoznati s velikim brojem prisutnih ljudi, skicirajte raspored sjedenja i ispunite ga kada zamolite sve da se predstave. Pripremite ovaj list grafikona dok zapisujete zapise kako biste mogli imenovati ljude kad god je to moguće (kako je dolje objašnjeno)
Korak 2. Ispunite što je moguće više dostupnih predložaka
Dok čekate početak sastanka, zabilježite naziv organizacije, datum i mjesto sastanka te vrstu sastanka (tjedni sastanak odbora, sastanak posebnog odbora itd.). Kad sastanak počne, zabilježite vrijeme početka.
- Ako nemate predložak, zabilježite ove podatke pri vrhu bilješke.
- Ako se sastanak održava s posebnom svrhom ili događajem, spremite obavijesti poslane kako biste obavijestili članove. Morat ćete ga zalijepiti u bilješku nakon što je kopirana.
Korak 3. Snimite rezultate prvog pokreta
Većina formalnih sastanaka počet će prijedlogom za usvajanje dnevnog reda, pa će se ovaj korak koristiti kao primjer. Ako sastanak počne na drugačiji način, svakako zabilježite sve relevantne podatke:
- Odgovarajuća formulacija za početak podneska je "dajem prijedlog". To se općenito odnosi na rečenice poput "Predlažem usvajanje ovog dnevnog reda".
- Ime predlagača (osoba koja podnosi prijedlog).
- Rezultati glasovanja. Ako je glasovanje uspješno, napišite "prijedlog prihvaćen". Ako ne uspije, napišite "prijedlog odbijen".
- Dugi prijedlog možete poslati u pisanom obliku ako ga ne možete točno snimiti. Ako se to ponovi, pitajte na marginama sastanka može li se podnošenje prijedloga u ovom radu učiniti službenom politikom za prijedloge s određenim brojem riječi.
- Ako sastavite dnevni red, možete biti predlagatelj ovog prijedloga, ali i tajnik zapisnika. To se može učiniti; sve dok ostajete objektivni, ne bi trebalo biti problema u snimanju vlastitih vratolomija.
Korak 4. Snimite ostale pokrete tijekom sastanka
Pažljivo slušajte cijelu raspravu, ali (osim ako nije drugačije navedeno!) Nemojte je snimati. Kad napravite novi prijedlog, zabilježite relevantne podatke.
- Upamtite, svaki prijedlog mora sadržavati točan tekst prijedloga, ime predlagača i rezultat glasovanja.
- Neki prijedlozi zahtijevaju zagovornike prijedloga prije nego što izađu na glasovanje. Ako netko kaže "Podržavam ovaj prijedlog" ili slične riječi, zabilježite ime te osobe kao podržavatelja.
- Ako ne znate ime predlagača ili trebate ponoviti prijedlog, ljubazno prekinite sastanak. Točno bilježenje informacija važno je kako bi se opravdali manji prekidi.
- Ako je prijedlog ispravljen, jednostavno promijenite tekst prijedloga u svojim bilješkama. Osim ako je promjena kontroverzna i izaziva dugotrajnu raspravu, nema potrebe napominjati da se promjena dogodila na sastanku.
Korak 5. Slušajte izvješće i nabavite kopiju izvješća
Kad god se izvješće, bilten ili slična vijest pročita naglas, zabilježite naslov izvješća i osobu koja ga je pročitala (ili naziv pododbora koji ga je sastavio). Ako je prijedlog priložen, zabilježite ga kao i svaki drugi prijedlog.
- Najpraktičnije je dobiti kopiju izvješća na kraju sastanka. Zapišite bilješku kako biste nakon sastanka zatražili kopiju od čitatelja ili voditelja sastanka (predsjedatelja ili predsjednika). Priložit ćete kopiju svakog izvješća do prethodno kopiranih minuta.
- Ako kopija nije dostupna, zabilježite gdje je izvornik pohranjen. Možda ćete morati zatražiti ove podatke nakon sastanka.
- Ako članovi izrađuju usmeni izvještaj (a ne čitaju iz dokumenta), napišite kratak i objektivan sažetak izvješća. Nemojte doslovno uključivati posebne pojedinosti ili citate govornika.
Korak 6. Zabilježite poduzete ili date radnje
To uključuje "provjeru" zadataka na prošlim sastancima, kao i nove radnje. Je li nekome dodijeljeno da napiše pismo? Zapišite njihova imena i upute.
- Ovisno o tome koliko je vaš sastanak formalan, mnoge od ovih radnji spadaju u kategoriju "prijedlozi". Za manje formalne sastanke možda ćete morati pripaziti na odluke koje nisu vrlo jasne.
- Uključite kratak prijedlog razloga koji stoje iza odluke ako postoje.
Korak 7. Zapišite sve upute i odluke
Kad god se prigovor unese u postupak, zabilježite prigovor i njegovu osnovu, kao i cjelovitu odluku koju je donio predsjedavajući.
Obavezno uključite reference na Robertova pravila reda, unutarnja organizacijska pravila ili protokole tvrtke
Korak 8. Samo kad se to od vas zatraži, snimite sažetak rasprave
Službeno, zapisnici bilježe ono što je "učinjeno", a ne ono što je "rečeno." Međutim, ispunite sve zahtjeve koji se odnose na organizaciju.
- Kad snimate rasprave, budite što objektivniji. Uključite konkretne točke, a ne mišljenja, te minimizirajte upotrebu pridjeva i priloga. Suho, činjenično i dosadno pisanje vaš je cilj!
- Nemojte u sažetku rasprave spominjati ljude imenom. To je osobito važno u vrućim raspravama koje mogu uzrokovati probleme.
Korak 9. Zatvorite na kraju sastanka
Zabilježite vrijeme prekida sastanka. Ne zaboravite zatražiti kopiju izvješća ili podsjetiti nekoga da vam ga pošalje.
Skenirajte svoje bilješke kako biste provjerili jeste li nešto propustili ili trebate pojašnjenje. Ako nekome trebate postaviti pitanje, učinite to sada prije nego što ode
3. dio od 4: Kopiranje zapisnika
Korak 1. Započnite ovaj proces što je prije moguće
Službene zapisnike najbolje je kopirati odmah nakon sastanka, dok su vam događaji još uvijek u sjećanju.
Korak 2. Pomoću računala upišite zapisnike sa sastanka
To ste vjerojatno učinili ako koristite prijenosno računalo na sastanku. Spremite svoje bilješke i izradite novi dokument za zapisnike kako biste usporedili svoje bilješke i bilješke jedan do drugog.
Korak 3. Formatirajte bilješke u uredne odlomke
Svaki novi prijedlog, odluka ili uputa moraju biti uključeni u zasebni odlomak. Prilikom stvaranja formata provjerite jeste li:
- Koristi pravilan pravopis i gramatiku. Po potrebi upotrijebite provjeru pravopisa.
- U cijelom izvješću koristite isti oblik jezika. Koristite prošlo vrijeme ili sadašnje vrijeme, ali ih nikada ne mijenjajte u istom dokumentu.
- Pišite što objektivnije. Vaše mišljenje ne treba zaključivati iz zapisnika. Pokušavate stvoriti objektivan zapis koji će svi koristiti.
- Koristite jednostavan i jasan jezik. Nejasan jezik treba zamijeniti određenim riječima. Cvjetni opis treba potpuno izostaviti.
- Navedite samo poduzete radnje, a ne raspravu. Osim ako se od vas traži da snimite raspravu, trebali biste se usredotočiti na što učinjeno, a ne što rekao je.
- Navedite brojeve stranica radi lakšeg snalaženja.
Korak 4. Podijelite nacrt zapisnika sa članovima
Pošaljite kopiju svakom članu koristeći podatke za kontakt na popisu prisutnih. Ako nemate njihove podatke za kontakt, voditelj sastanka trebao bi ih moći kontaktirati.
Korak 5. Donesite svoje zapisnike na odobrenje
Možda će vas na sljedećem sastanku zamoliti da naglas pročitate zapisnik i predate ga na odobrenje. Ako je prijedlog uspješan, označite da je zapisnik prihvaćen.
- Ako je zapisnik opravdan prije prihvaćanja, zabilježite promjene u dokumentu i na kraju naznačite da je zapisnik ispravljen. Nemojte posebno opisivati ispravak.
- Ako se podnese prijedlog za ispravljanje minuta nakon što su zaprimljeni, uključite točan tekst prijedloga u relevantni zapisnik i je li prijedlog odobren ili ne.
4. dio od 4: Korištenje predložaka zapisnika sa sastanka
Korak 1. Posjetite web mjesto za skupljanje predložaka sastanka
Ovaj gotovi predložak pomoći će vam uštedjeti vrijeme na pripremi zapisnika sa sastanka, a istovremeno spriječiti greške pri bilježenju.
Korak 2. Odvojite malo vremena za istraživanje ovih stranica
Upotrijebite značajku pretraživanja i istražite dostupne opcije kako biste pronašli najbolju za sebe.
Ako vam je potreban poseban predložak, na primjer opći ili standardni, pregledajte web mjesto kako biste pronašli onaj koji odgovara vašim specifičnim potrebama, a zatim ga preuzmite klikom na gumb "preuzmi" ili "koristi predložak". Pobrinite se da ga držite negdje lako dostupnim kako ga ne biste izgubili
Korak 3. Otvorite datoteku predloška
Nakon preuzimanja otvorite zip datoteku, a zatim je otvorite pomoću programa Microsoft Word ili Excel. Da biste dobili najkvalitetniji predložak i olakšali njegovu upotrebu, upotrijebite najnoviju verziju programa Microsoft Word. Korištenje najnovije verzije učinit će vaš posao jednostavnijim, a omogućiti vam i korištenje novih značajki.
Korak 4. Dodajte logotip tvrtke i oznaku autorskih prava na glavu predloška
Uklonite uzorak logotipa, ali svakako pročitajte uvjete korištenja izvornog mjesta predloška. Ne želite se suočiti s nepotrebnim pravnim problemima, zar ne?
Korak 5. Promijenite naslov
U odjeljku naslova označite riječ "Sastanak/grupa", a zatim upišite naslov zapisnika sa sastanka.
Korak 6. Promijenite temu (izborno)
Kako biste minute sastanka učinili ljepšima i profesionalnijima, razmislite o promjeni boja ili odabiru unaprijed izrađene teme. Trik je jednostavan, potražite "Izgled stranice", a zatim otvorite odjeljak "Boje i teme". U ovom odjeljku možete postaviti izgled predloška. Možete čak i prilagoditi boju tako da odgovara boji logotipa tvrtke.
Korak 7. Imenujte dijelove predloška
Predložak bi trebao sadržavati nekoliko odjeljaka. Možda će vam trebati više, ili manje, ili vam se ime jednostavno ne sviđa. Možete ga promijeniti tako da odgovara vašim specifičnim potrebama sastanka.
Korak 8. Spremite ovaj predložak na prijenosno računalo kako biste ga mogli ponijeti sa sobom na zapisnik sa sastanka
Ako još uvijek koristite Microsoft Office, ovaj posao bit će lako i brzo obaviti. Također biste trebali biti u mogućnosti redovitije i točnije prisustvovati sastancima nego prije. Alternativno, možete ispisati predložak i ručno napisati zapisnik. No, pobrinite se da odjeljci budu dovoljno široki da možete uključiti onoliko informacija koliko je potrebno.
Korak 9. Provjerite svoj predložak
Sef! Dovršili ste stvaranje predloška zapisnika sa sastanka. Vaša produktivnost i točnost rada tijekom sastanaka trebali bi se značajno poboljšati sada kada imate predložak vodiča za organiziranje bilješki sa sastanka. Kao i svaki drugi posao, pročitajte pojedinosti u predlošku da vidite da li nešto nedostaje ili nije jasno. Nakon što provjerite je li sve ispravno, ovaj se predložak može koristiti i bit ćete bolje pripremljeni za sljedeći sastanak.
Savjeti
- Upišite svoje zapisnike čim sastanak završi. Najbolje je to učiniti dok su vam događaji još svježi u sjećanju. Važno je da sudionici dobiju kopiju radnje što je prije moguće nakon sastanka.
- Sjednite što je moguće bliže vođi sastanka. To će vam omogućiti da sve čujete i zatražite pojašnjenje bez podizanja glasa.
- Zamolite ljude da zabilježe svoje pokrete kako ne biste morali snimati na licu mjesta.
- Zapisnike čuvajte u sigurnoj datoteci.
Nemojte se bojati prekinuti i zatražiti pojašnjenje u bilo kojem trenutku.
- Bilješke su jako važne. Ti se zapisi čuvaju i mogu se koristiti za buduću referencu. Na primjer, kada su u pitanju pravna pitanja, nečija reputacija može ovisiti o vašim zapisnicima.
- Pročitajte odjeljke u Robertovim Pravilima reda, posebno odjeljak o tajničkoj profesiji.
- Zapišite važne stvari dok razgovaraju. Ako se ista tema pokreće dva puta, nemojte ih grupirati.
Upozorenje
- Ne unosite previše detalja u zapisnik. Čak i ako se od vas zatraži snimanje rasprave, neka bude što kraća i izravnija. Ograničite se na bilježenje važnih stavki ili ćete biti preplavljeni popunjavanjem minuta nepotrebnim detaljima.
- Osobna tumačenja i osjećaje zapisničara ne smiju se uključivati u bilješke.
- Ako jedan dio sastanka spada u kategoriju povjerljivosti odvjetnika i klijenta, nemoj snimiti taj dio. Imajte na umu da "Odvjetnik obavještava da ova rasprava uključuje povjerljivost odvjetnika i klijenta. Ova rasprava nije snimljena."
- Ako se od vas traži da snimite povjerljive razgovore, primjerice između odvjetnika i klijenata, napravite "drugačije" zapisnike i držite ih odvojeno od redovnih zapisnika. Označite kao povjerljivo i jasno razjasnite tko ima pristup dokumentu.
