Niz savjeta trebao bi čitatelju pomoći u obavljanju poslova brzo, učinkovito i uspješno. Da biste napisali upute, morate zapisati sve potrebne detalje. Ako nešto zaboravite ili pogriješite, vaši će čitatelji biti zbunjeni. Upotrijebite sljedeće smjernice za pisanje skupa uputa.
Korak
1. dio od 4: Priprema za pisanje uputa
Korak 1. Upoznajte svoje čitatelje
Prvo što trebate učiniti prije nego što napišete trag je da upoznate svog čitatelja. Za koga pišete ovaj vodič? Jesu li vaši čitatelji stručnjaci ili laici? Poznavanje čitatelja pomoći će vam pri odabiru riječi, strukturiranju tragova i određivanju koliko detalja trebate pružiti.
- Na primjer, ako profesionalnom kuharu objašnjavate kako peći kruh, ne morate objašnjavati kako savijati tijesto, zašto je važno staviti jaja na sobnu temperaturu ili razliku između višenamjenskog brašna i samoniklo brašno.). Objašnjavate li ovo nekome tko ne zna kuhati, definicije i objašnjenja zaista im mogu pomoći da naprave odličnu tortu.
- Ako želite biti sigurni, pretpostavite da su vaši čitatelji obični ljudi. Na taj će način vaše upute biti jasne i lako ih se slijediti.
Korak 2. Odredite potrebnu opremu
Prije nego započnete, morate jasno navesti što je potrebno za pravilno ispunjavanje uputa. To može biti u obliku popisa potrebnih materijala ili popisa opreme.
Korak 3. Provedite postupak
Jedan od načina da napišete jasne upute je da sami pratite proces. Na taj način možete zapisati određene korake. Ako samo pokušavate to zapisati na temelju onoga čega se sjećate, mogli biste slučajno nešto zaboraviti. Nakon toga možete zatražiti od nekoga drugog da izvrši postupak na temelju onoga što ste napisali. Zatražite povratne informacije od njih. Pitajte jesu li neki koraci zbunjujući ili nejasni.
- Pazite da ništa ne zaboravite. Ako propustite važan korak, vašim će čitateljima biti nemoguće uspješno dovršiti postupak. Također, morate biti sigurni da su koraci u ispravnom redoslijedu.
- Na primjer, ako ste napisali: „Pomiješajte sastojke mikserom. Stavite ih u pećnicu na 121 stupanj”, čitatelji će vjerojatno pretpostaviti da bi svoju posudu za miješanje trebali staviti i u pećnicu.
2. dio od 4: Upute za pisanje
Korak 1. Napišite kratko i sažeto
Učinkovite upute uvijek su napisane sažeto i sažeto. Nemojte koristiti dugačke, zamršene odlomke. Upotrijebite samo kratke i jasne rečenice, grafičke oznake i slike ili rekvizite.
Korak 2. Upotrijebite aktivni glagol
Upute bi uvijek trebale koristiti aktivne glagole i opisne riječi. Započni svoj trag glagolom. To čitatelju daje jednu jasnu radnju koju mora poduzeti. Svaki korak mora biti napisan u obliku naredbene rečenice.
- Prilikom davanja definicija ili objašnjenja, koristite opisni jezik što je jasnije moguće.
- Na primjer, recite: "Dodajte dva jaja" umjesto "Dva jaja treba dodati u tijesto za kolače."
Korak 3. Zapišite samo potrebne podatke
Kad zapisujete dodatne podatke, pazite da dodate samo ono što je potrebno. Zapitajte se: "Moraju li čitatelji znati ove definicije da bi razumjeli tragove?" ili "Trebaju li čitatelji ovaj savjet da bi pravilno dovršili postupak?"
Nemojte dodavati nepotrebne podatke. To će samo zbuniti vaše čitatelje i otežati im da slijede upute
Korak 4. Razgovarajte sa svojim čitateljima
Kada pišete upute, trebali biste razgovarati izravno sa svojim čitateljima. Učinite to koristeći riječ "ti". To će čitatelju osobno pomoći kroz korake.
Korak 5. Napišite jasno i konkretno
Prilikom pisanja uputa morate biti što precizniji. Opišite točno što bi trebali učiniti. To uključuje način na koji trebaju okrenuti ključ, koliko metara trebaju hodati ili kakva bi tekstura kolača trebala biti kad završi.
- Ispravno zapišite mjerenja. Ako čitatelj mora izrezati ploču dugu 1,6 centimetara, zapišite je.
- Na primjer, ako pokazujete kako se peče kolač, nemojte čekati četvrti korak da kažete: "Prije miješanja sastojaka prosijte brašno i stavite jaja na sobnu temperaturu."
Korak 6. Koristite oznake niza i vremenske veze
Povezivanje riječi pomoći će u povezivanju jednog koraka u sljedeći, a također će povezati ideje u vašem pisanju. U pisanju natuknica koristit ćete oznake niza i vremenske veze. To će čitatelju pomoći da razumije upute korak po korak.
Neki od uobičajeno korištenih veznika su: prvo, poslije, zatim, zatim, posljednje i prije toga
3. dio od 4: Savjeti za sastavljanje
Korak 1. Napišite uvod
Prije nego što počnete detaljno objašnjavati upute, morate čitatelju dati kratak uvod. Ovaj uvod objašnjava što će čitatelj naučiti u uputama, kao i opisuje postupak. Ovaj uvod trebao bi biti napisan jasnim i jednostavnim jezikom.
- Zapišite svrhu uputa, tko bi trebao pročitati ove upute i koji će uvjeti zahtijevati ovdje navedene postupke.
- Također možete dodati ono što nije uključeno u ovaj postupak.
- Ovdje možete unijeti osnovne podatke.
- U uvodu možete spomenuti i sva važna upozorenja ili informacije koje čitatelju trebaju prije početka procesa. Ali zapamtite da će većina ljudi preskočiti ovaj uvod, stoga nemojte uključivati ništa važno što niste pokrili na drugom mjestu.
- Na primjer, „Ove upute objašnjavaju kako ispeći čokoladnu tortu. Prvi dio objašnjava kako miješati suhe i mokre sastojke, a drugi dio objašnjava kako pravilno kuhati."
- Poredajte korake kronološkim redoslijedom. Upute moraju biti napisane određenim redoslijedom. Koraci bi se trebali logički slijediti. Korak 1 mora biti dovršen da bi čitatelj mogao prijeći na korak 2. Ovaj raspored važan je u pisanim uputama.
- Ako redoslijed nije bitan, prvo navedite najvažnije.
Korak 2. Rasporedite korake prema tome što ćete prvo učiniti
Upute se sastoje od niza međusobno povezanih koraka. Prije nego počnete pisati upute, morate odrediti koje korake trebate poduzeti. To znači da morate odlučiti što ćete učiniti prije nego što završite cijeli posao.
Na primjer, ako pečete kolač, morat ćete zagrijati pećnicu, pomiješati sastojke i napraviti šećer u prahu prije nego završite tortu
Korak 3. Podijelite upute u određenim koracima
Većina uputa mora se sastojati od nekoliko koraka koje je potrebno dovršiti prije dovršetka postupka. Podjelom vašeg vodiča na odjeljke za svaku radnju čitatelju će biti jasne upute.
- Na primjer, ako popravljate automobil, morate puno učiniti prije nego što počnete raditi na motoru. Morat ćete podići automobil, ukloniti ostale dijelove automobila ili ukloniti poklopce. Svaka od ovih radnji zahtijeva vlastite upute. Svaku radnju morate podijeliti na određene dijelove s vlastitim skupom uputa.
- Ovi odjeljci, poput koraka, moraju biti raspoređeni određenim redoslijedom. Ne možete ukloniti poklopac motora prije nego što podignete automobil ili uklonite druge dijelove poklopca. Ove bi odjeljke trebalo posložiti prema tome koje treba prvo dovršiti.
- Pokušajte da se svaka radnja sastoji od samo 10 koraka. Ako postoji više od 10 koraka, podijelite ih u odjeljke ili druge korake.
- To pomaže čitateljima da ponavljaju i prate svoj napredak. Oni mogu znati kada su uspješno završili odjeljak. Štoviše, ako su pogriješili, mogli su se odmaknuti i ispraviti bez potrebe da ponavljaju cijeli trag.
Korak 4. Svaki korak jasno označite
Kako biste čitateljima pomogli razumjeti upute, jasno označite svaki odjeljak. Naslov svakog odjeljka trebao bi dati ideju o tome što će se učiniti u tom odjeljku. Čitatelji moraju razumjeti radnju koju će proučiti prije nego što je počnu proučavati.
Korak 5. Napišite jedan korak u jednoj rečenici
Rečenice trebaju biti kratke i sadržavati samo jedan korak. Na taj ćete način raščlaniti zadatak koji je potrebno obaviti na određene radnje umjesto stvaranja jednog koraka koji se sastoji od mnogih radnji.
Ako je jedan korak povezan s drugim i morate ga dovršiti zajedno, opišite ga ispravnim redoslijedom u istoj rečenici. Na primjer, "Prije nego što izlijete tijesto u tavu, premažite posudu raspršivačem za kuhanje" ili "Premažite tavu prskanjem za kuhanje, a zatim ulijte tijesto u tavu."
Korak 6. Pobrinite se da se koraci koje zapišete mogu lako pratiti i nadzirati
Važan ključ za pisanje vodiča je pomoći čitateljima da prate njihov napredak. Zapišite korake koji im mogu pomoći da vide rade li sve kako treba. Format bi mogao biti otprilike sljedeći: "Kada imate _, rezultat će izgledati kao _."
Na primjer, „Nakon što je kolač gotov, zabodite čačkalicu u sredinu. Ako je čačkalica i dalje čista nakon što ste je izvukli, kolač je potpuno gotov.”
Korak 7. Zapišite alternativne korake
Za određene korake može postojati nekoliko načina da učinite istu stvar. Objasnite različite načine.
- Ako postoje određeni uvjeti koji određene metode čine prikladnijima, svakako o njima razgovarajte.
- Ako je određena metoda lakša, jeftinija ili učinkovita, svakako je objasnite.
Korak 8. Ako je potrebno, koristite step children
Za neke postupke možda ćete morati podijeliti korak u više podređenih koraka. Step children treba koristiti samo ako je radnja premala da bi bila samo jedan korak. Djeca koraka pomažu podijeliti korak na nekoliko dijelova.
Napišite dodatne informacije o djeci koraka. Dodatne informacije poput ove objašnjavaju više detalja o koraku, na primjer kako će izgledati stavka u tijeku prije i poslije nje, ili zašto je korak važan
Korak 9. Zapišite upozorenja i uvjete na početku
Ako postoje stvari koje bi čitatelj trebao znati, učiniti ili razumjeti prije početka, provjerite jeste li to rekli na početku.
Korak 10. Predvidite probleme
Razmislite o područjima gdje bi čitatelji mogli naići na probleme, a zatim dajte prijedloge za rješavanje tih problema. Također možete navesti primjere problema koji mogu nastati ako ne učine korak ispravno.
Ovaj korak je vrlo važan. Ako ste sami izvršili upute, znat ćete koji dijelovi mogu uzrokovati probleme. Zbog toga je toliko važno da prođete kroz proces dok zapisujete upute
Korak 11. Dovršite upute
Ovo je veoma važno. Neki od tragova nisu gotovi kada je posljednji čavao na mjestu ili kada se kolač izvadi iz pećnice. Razmislite što još čitatelji trebaju učiniti. Ako i dalje možete razmišljati: "Pa što sad?", To znači da imate još koraka za dodati.
4. dio od 4: Dopunjavanje savjeta
Korak 1. Postavite format natuknice
Prilikom pisanja uputa, provjerite jeste li jasno postavili format. To će čitatelju pomoći da shvati kako pravilno pročitati vaše upute, a da se pritom ne zbuni.
- Pomoću naslova označite svaki odjeljak traga.
- Koristite brojeve kada zapisujete korake po redoslijedu.
- Upotrijebite točke za napisivanje alternativnih koraka, dodatnih informacija ili bilo čega drugog što spada pod korak.
- Vizualno odvojite korake. Dodajte razmake između koraka kako bi izgledali drugačije.
Korak 2. Odaberite učinkovit naslov
Naslov bi trebao pružiti pregled onoga što je opisano u vašem vodiču.
Na primjer, "Upute za pečenje čokoladnog kolača bez jaja" mnogo su jasnije od "Čokoladnog kolača"
Korak 3. Koristite slike i dijagrame ako je potrebno
Neki tragovi zahtijevaju dijagrame, slike, tablice ili druge vizualizacije kako bi čitatelju pomogli razumjeti što se objašnjava. Po potrebi dodajte ovakve vizualizacije. Vizualizacije bi trebale samo ponavljati ideje sadržane u tekstu, a ne pružati nove informacije, jer je ovo samo dopunski materijal.
