Saopćenje za javnost je pisana izjava za medije. Može sadržavati niz vijesti, uključujući raspored aktivnosti, promocije, nagrade, nove proizvode i usluge, prodajne rezultate itd. Priopćenja se također mogu koristiti za stvaranje posebnih priča. Novinari će obično više razmotriti vijest ako prvo dobiju priopćenje za javnost. Ovo je vrlo osnovni alat za odnose s javnošću, svatko tko ga želi koristiti može ga koristiti u pravom formatu. Pokazat ćemo vam kako.
Korak
Metoda 1 od 2: Stvaranje priopćenja za javnost zanimljivo za pogledati
Korak 1. Napišite izvorni naslov
Naslov bi trebao biti kratak, jasan i točan; drugim riječima, vrlo sažeta verzija glavne točke u priopćenju. Mnogi stručnjaci za odnose s javnošću predlažu da se naslov napiše posljednji, nakon što se napišu svi ostali sadržaji. Ako slijedite ove upute, nastavite pisati priopćenje i nakon njega napišite naslov. Naslov privlači pozornost i vrlo je važan dio priopćenja za javnost.
-
wikiHow je poznat kao najpopularniji izvor informacija.
Vidjeli ste, zar ne? Sada želite znati više o vijestima! Naslov mora privući pozornost novinara, baš kao što naslov u novinama privlači čitatelje. Naslov može opisati nedavna postignuća organizacije, događaj vrijedan prijavljivanja ili novi proizvod ili uslugu.
-
Naslov mora biti podebljan!
Naslov se obično piše podebljano i koristi veličinu fonta veću od tijela rukopisa.
- Prvo slovo je napisano velikim slovima. I također sve imenice koje se moraju pisati velikim slovima. Većina riječi u naslovu napisana su malim slovima, iako upotreba "malih slova" može učiniti vizualno privlačnijim. Cijele riječi nemojte pisati velikim slovima.
- Koristite važne ključne riječi. Najjednostavniji način za stvaranje naslova priopćenja za javnost je uzimanje najvažnijih ključnih riječi u vašem priopćenju. Od ovih ključnih riječi pokušajte oblikovati logičan iskaz koji privlači pozornost. Ako iza naslova dodate sažetu rečenicu, možete koristiti istu metodu. Korištenje ključnih riječi unaprijed će vašu stranicu lakše pronaći u tražilicama, a novinarima i čitateljima bit će lakše pokupiti ideje iz sadržaja vašeg priopćenja. Pogledajte cijelo objašnjenje u ovom prvom koraku i imajte na umu da svi oni mogu biti naslovi priopćenja.
Korak 2. Napišite tijelo skripte
Saopštenja za javnost trebaju biti napisana onako kako želite da budu u vijestima. I zapamtite ovo: većina novinara je jako zaposlena i nema vremena za istraživanje najava iz vaše tvrtke, pa će novinari koristiti ono što napišete za svoja priopćenja za pisanje o vašim velikim događajima. Što god želite da kažu, stavite ovdje.
- Počnite s datumom i gradom u kojem je napisano priopćenje. Ovaj se grad može izbrisati ako su rezultati zbunjujući - na primjer ako je izdanje napisano na Bandungu, ali opisuje aktivnosti u podružnici Jogjakarta.
- Prva rečenica trebala bi privući čitateljevu pozornost i jasno iznijeti svoje mišljenje. Na primjer, ako je naslov "Carpren Publishing objavljuje novi roman o Drugom svjetskom ratu", prva rečenica bi mogla biti nešto poput: "Carpen Publishing, Ltd., danas je objavilo njihov roman o svjetskom ratu poznate autorice Arcy Kay." Time se naslov dovoljno proširuje da pruži malo detalja, a čitatelja još više zanima vaša priča. Sljedeći odlomak ili dva trebali bi se proširiti na prvu rečenicu.
- Tijelo scenarija priopćenja za medije trebalo bi biti čvrsto. Izbjegavajte duge rečenice i odlomke. Izbjegavajte ponavljanje i pretjeranu upotrebu žargona ili otmjenog jezika. Neka vam pisanje bude jednostavno i ne gubite riječi.
- Prvi odlomak (dvije do tri rečenice) trebao bi zaključiti cijelo priopćenje, a dodatni sadržaj bi ga trebao dodatno objasniti. U ubrzanom svijetu nijedan novinar ili drugi čitatelj neće pročitati cijelo priopćenje za javnost ako je početak članka nezanimljiv.
- Radite s činjenicama - aktivnostima, proizvodima, uslugama, ljudima, ciljevima, ciljevima, planovima ili projektima. Pokušajte maksimalno iskoristiti činjenice. Ovo je vijest. Jednostavan način za stvaranje učinkovitog priopćenja za javnost je korištenje sljedećeg popisa pojašnjenja: Tko, što, gdje, kada, zašto i kako.
Korak 3. Jasno izgovorite "5W" i "1H"
Tko (tko), što (što), kada (kada), gdje (gdje), zašto (zašto) i kako (kako) može čitateljima reći sve potrebne informacije. Obratite pažnju na dolje navedene točke, upotrijebit ćemo gornji primjer za izradu našeg priopćenja za javnost:
- Tko su glavni glumci? Carpren Publishing.
- Koja je glavna priča? Knjiga izdaje Carpren Publishing.
- Kada se to dogodilo? Sutra.
- Gdje se odvija ta aktivnost? Po velikim trgovinama.
- Zašto je to u vijestima? Zato što je knjigu napisala poznata autorica, Arcy Kay.
-
Kako se odvijala ova aktivnost? Glavna aktivnost je autogram za knjige u Chicagu, nakon čega slijedi obilazak knjiga po cijeloj metropoli.
- Uz definirane osnovne podatke, nadopunite ih podacima o ljudima, proizvodima, robama, datumima i drugim stvarima vezanim uz vijesti.
- Ako vaša tvrtka nije glavna tema vijesti, već je izvor priopćenja, objasnite to u tijelu teksta.
- Neka scenarij bude kratak i jasan. Ako dostavljate tiskani obrazac, tekst mora biti s dva razmaka.
- Što je vaše priopćenje uvjerljivije, veća je vjerojatnost da će ga novinari pratiti. Saznajte što je "zanimljivo" za određeno tržište i upotrijebite to znanje za privlačenje urednika i izvjestitelja.
Korak 4. Izradite priopćenje za javnost koje je jasno, jasno i prikladno za vaše čitatelje
Šanse su da gdje god pošaljete svoja priopćenja za javnost, oni već imaju nakupljene desetke sličnih priopćenja za javnost i spremnih za bacanje. Ako želite da se izglasa vaše priopćenje za javnost, mora biti dobro. Ne samo da mora biti dobar, već mora biti i „spreman za objavljivanje“.
- Kad urednik vidi vaše pisanje, pomislit će koliko će vremena trebati za tiskanje vašeg priopćenja. Ako je vaše pisanje puno pogrešaka, ima vrlo malo sadržaja ili vam je potrebno mnogo izmjena, neće gubiti vrijeme na to. Zato svakako pišite s dobrom gramatikom, sa svim osnovama i potpunim sadržajem za pisanje.
-
Zašto bi ti ljudi trebali brinuti o tome što govorite? Ako ga pošaljete pravim čitateljima, ovo pitanje ima vrlo jasan odgovor. Ako ne, zašto gubite vrijeme? Dajte pravim ljudima prave vijesti (vijesti, a ne oglase) i na pravom ste putu.
Oni će to više cijeniti ako ga pošaljete ujutro. To im daje vremena da svoje pisanje dodaju onome na čemu rade. Uzmite u obzir to
Korak 5. Povežite se s drugim stvarima
Navedite veze do dodatnih informacija koje podržavaju vaše priopćenje za javnost. Ima li tvrtka o kojoj pišete dodatne informacije na internetu koje bi čitateljima mogle biti korisne? Dobro. Dodajte to.
Ako ste u nedoumici oko toga što imate, istražite ono što se obično objavljuje. Možda je netko napisao aktivnost poput vas. PR Web i PR Newswire sjajna su mjesta za početak
Metoda 2 od 2: Ovladavanje formatom
Korak 1. Naučite osnovnu strukturu
U redu, sad kad znate što morate napisati, kako to staviti na papir? Za početak, neka vaše priopćenje za javnost bude što kraće, maksimalno jedna stranica. Nitko ne želi gubiti vrijeme čitajući pet odlomaka osim ako ne pišete o Trećem svjetskom ratu. Evo što će vam trebati (neki su već spomenuti):
-
ZA ODMAH OBJAVLJIVANJE mora biti napisano u gornjem lijevom kutu stranice.
Ako želite da se objava odgodi, napišite "UTJECANO DO …" i datum koji želite da bude. Izdanja koja nisu popraćena datumom izdavanja smatrat će se da su izdana odmah
-
Naslov, obično podebljanim slovima, stavlja se ispod njega i centrira na stranici.
Ako želite, dodajte podnaslov u kurzivu (ukratko objašnjavajući naslov)
- Prvi odlomak: najvažnije informacije. Može se napisati kao vijest, koja počinje datumom ili izvorom vijesti.
- Drugi (a možda i treći) odlomak: dodatne informacije. Bilo bi dobro uključiti činjenice i citate.
- Podaci o tvrtki: više informacija o vašoj tvrtki. Tko si ti? Koja ste postignuća postigli? Koja je vaša misija?
- Kontakt podaci: više informacija o autoru (možda i vama!). Ako privučete nečiju pozornost, možda će ih zanimati više informacija!
- Multimedija: u ovo moderno doba trebali biste imati Twitter račun za promotivne aktivnosti.
Korak 2. Zapišite podatke o tvrtki u tijelo teksta za priopćenje
Ovo je vrijeme za uključivanje podataka o vašoj tvrtki. Kad novinar napiše vaše priopćenje za svoju priču, morat će tamo spomenuti vašu tvrtku. Novinari mogu dobiti informacije o tvrtki iz ovog odjeljka.
- Naslov ovog odjeljka trebao bi biti otprilike ovakav: "O [COMPANY_XYZ]".
- Nakon naslova, napišite odlomak ili dva koji opisuju vašu tvrtku u pet ili šest redaka za svaki. Tekst bi trebao opisati vašu tvrtku, ključnu djelatnost i poslovnu politiku. Mnoge tvrtke već imaju brošure, prezentacije, poslovne planove itd. profesionalno napisano. Ovdje se mogu uključiti.
- Na kraju ovog odjeljka napišite svoju web stranicu. Veza mora biti u cijelom URL -u kako bi se nakon ispisa veza mogla pretraživati. Na primjer: https://www.example.com umjesto "Kliknite ovdje za posjet našoj web stranici!"
- Tvrtke koje na svojim web stranicama imaju zasebne medijske stranice moraju uključiti URL te stranice. Medijske stranice obično imaju podatke za kontakt i pribor za tisak.
Korak 3. Dodajte svoje podatke za kontakt
Ako vaše priopćenje zaista zaslužuje izvještavanje, novinari će definitivno tražiti više informacija ili intervjuirati ključne ljude koji su s njim povezani. Ako vam ne smeta da mediji intervjuirate te ključne ljude, možete navesti njihove podatke za kontakt na stranici za priopćenje. Na primjer, ako pišete o inovacijama, možete medijima dostaviti podatke za kontakt istraživačkog ili inženjerskog tima.
- U protivnom morate navesti detalje iz odjeljka za medije/odnose s javnošću u odjeljku "Kontakt". Ako za to nemate namjenski tim, trebate imenovati nekoga tko će djelovati kao veza između medija i vaše tvrtke.
-
Podaci za kontakt trebaju biti ograničeni i specifični za relevantno priopćenje za javnost. Podaci za kontakt moraju sadržavati:
- Službeni naziv tvrtke
- Službeni naziv i kontakt odjela za medije
- Adresa ureda
- Brojevi telefona i faksa s odgovarajućim pozivnim brojem grada/zemlje i telefonskim brojem
- Broj mobilnog telefona (nije obavezno)
- Vrijeme dostupnosti
- Email adresa
- Adresa web stranice
Korak 4. Ako je moguće, uključite vezu do internetske kopije priopćenja
Preporučujemo da na svojoj web stranici držite sve zapise priopćenja za javnost. To može olakšati proces dodavanja veza, a može se koristiti i za potrebe povijesti tvrtke.
Korak 5. Označite kraj priopćenja s tri oznake (#)
Postavite ga u središte stranice odmah ispod retka na kraju izdanja. To je standard novinarstva. Ovo može zvučati kao pretjerivanje, ali zapravo nije. Ovo je pravilan način pisanja.
Savjeti
- Istražite priopćenja za medije o pravom tonu, jeziku, strukturi i formatu priopćenja.
- Neka svako izdanje bude usmjereno na određeni medij i pošaljite ga novinarima koji pokrivaju ovu vrstu vijesti. Ti se podaci obično mogu pronaći na web stranici medija. Slanje identičnih priopćenja za medije raznim medijima i reporterima u tim medijima znak je da ste lijeni i ne ciljate na određeno tržište.
- Vrijeme za priopćenja vrlo je važno. Vijesti moraju biti relevantne i nove, ne prestare i ne odstupajući od vijesti koje su trenutno popularne.
- Saopćenje pošaljite e-poštom i pametno koristite dodatne formate. Veliki font i podebljane boje neće učiniti vašu priču zanimljivijom, ali će odvratiti čitatelje. Saopćenje za javnost stavite u tijelo e-pošte, a ne u privitak. Ako morate koristiti privitke, koristite format običnog teksta ili format obogaćenog teksta. Wordovi dokumenti općenito su prihvaćeni na većini medija, ali ako koristite najnoviju verziju (.docx), spremite je u stariju verziju (.doc). Novine obično imaju uske proračune, a mnogi nisu ažurirali svoju verziju Worda. Koristite PDF datoteku samo ako šaljete datoteku s puno slika. Ne pišite svoje priopćenje za javnost na drugi komad papira, a zatim skenirajte i pošaljite slikovnu datoteku e-poštom-to će samo izgubiti vrijeme i vama i uredniku. Upišite svoje priopćenje izravno u e-poštu.
- Izbjegavajte korištenje žargona ili posebnih tehničkih izraza. Ako ga morate upotrijebiti da bi vaše pisanje bilo točno, objasnite pojam.
- Uključite dodatne informacije u svoje priopćenje za javnost. Ovo su informacije o tome što želite od ljudi s podacima koje objavite. Na primjer, ako želite da vaši čitatelji kupe proizvod, navedite gdje ga možete nabaviti. Ako želite da čitatelji posjete vašu web stranicu kako bi se prijavili na natječaj ili saznali više o vašoj organizaciji, navedite web adresu ili telefonski broj.
- Ne gubite vrijeme na pisanje naslova prije dovršetka izdanja. Urednik će napisati izvorni naslov u novinama ili časopisu, ali bilo bi dobro napisati privlačan naslov za svoje izdanje. Ovaj naslov vam može biti jedina šansa. Neka bude precizan i kratak. Najbolje je ne pisati je dok ne dovršite priopćenje za javnost. Ne znate sa sigurnošću što ćete vi - ili osoba s kojom razgovarate - reći. Kad završite sa sastavljanjem izdanja, možete odlučiti hoćete li izmijeniti početni odlomak ili ne. Nakon toga, onda razmislite o naslovu.
- Koristite naslov kao temu e-pošte. Ako napišete vrlo privlačan naslov, to će pomoći da se vaša poruka istakne u poštanskom sandučiću urednika.
- Uključite naziv tvrtke u naslov, podnaslov i tijelo rukopisa iz prvog odlomka kako bi vaše izdanje bilo lakše pronaći u tražilicama i lakše čitati profesionalcima i drugim čitateljima. Ako šaljete tiskanu verziju, možete je staviti na memorandum.
- Dodatni pozivi mogu pomoći u razvijanju priopćenja za javnost u cijelu priču.
Upozorenje
- Članci trebaju biti napisani što pozitivnijim tonom. Izbjegavajte rečenice poput "nakon ostavke prethodnog predsjednika" ili "nakon razdoblja neaktivnosti". Novinari mogu odlučiti saznati za to, a ne pokrivati ono što je objavljeno u priopćenju za javnost i - čak i ako okolnosti nisu stvarno negativne, na primjer, prethodni predsjednik podnio je ostavku zbog teške bolesti - rezultati možda neće biti onakvi kakvi ste očekivali.
- Uvijek uključite citat - obično od važne osobe uključene u glavnu ideju izdanja. Tekst ne mora biti izravan citat, ali trebao bi imati smisla. Uvijek provjerite je li citirana osoba zadovoljna citatom. Citati omogućuju zauzetim novinarima da pripreme cjelovite članke bez potrebe za daljnjim intervjuima.
- Nemojte uključivati podatke za kontakt drugih ljudi bez njihovog pristanka. Osim toga, oni bi uvijek trebali biti dostupni u razumno vrijeme nekoliko dana nakon isporuke.
- Kada šaljete priopćenje putem e-pošte, nemojte ga slati s naslovom "priopćenje za javnost". Ovo će samo učiniti vaše priopćenje za tone među ostalim priopćenjima. Privucite pozornost urednika uključivanjem privlačnog naslova kao temu svoje e-pošte, na primjer "Brand Co. dobiva korporativni ugovor u iznosu od 300 milijardi kuna".
- Uvijek imajte na umu da mnogi urednički timovi imaju previše posla ili premalo osoblja. Ako im možete olakšati posao, veća je vjerojatnost da će biti objavljeno vaše priopćenje za javnost. Ako pišete priopćenje za javnost koje je slično onome što će urednik objaviti, vašem priopćenju vjerojatno neće trebati toliko uređivanja. Međutim, ako je vaše priopćenje puno grešaka i ne slijedi standardni stil pisanja, urednici će ga definitivno odmah izbrisati. Svi su govorili da su na vlasti. Ne gubite vrijeme urednika. Mjesto za opis tvrtke nalazi se u odjeljku s podacima o tvrtki u vašem priopćenju, ali neka to bude točno i činjenično.
